固定資産管理システム比較おすすめ11選

固定資産管理システムとは、1年以上保有する有形固定資産や無形固定資産、投資その他の資産を管理するシステムです。資産情報の管理や減価償却費の計算など、様々な機能を搭載しています。正確な資産管理や台帳作成を効率化するのが目的です。

また、リース契約の内容や毎月の支払額なども管理できるため、中小企業にも多数導入されています。リース資産の契約内容を可視化できると、設備投資の計画が立てやすくなります。

しかし、固定資産管理システムは選択肢が多いです。どのシステムを選ぶべきか、わからない方も多いでしょう。この記事では、固定資産管理システムのメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて、まとめました。

固定資産管理システムは以下4種類に分類されます。

• ERP型
• 多機能型
• 固定資産管理特化型
• 現物管理特化型

各タイプの特徴をみていきましょう。

ERP型

ERP型は固定資産管理に留まらず、企業経営のコア業務に位置づけられる業務に必要な機能を搭載しています。固定資産を管理する機能は、あくまでシステムの一部であるとの位置づけです。

ERP型は1台で多くの機能を搭載している点が特徴です。人事や販売管理、生産管理など、様々な業務を効率的に進められます。部署ごとに何台もシステムを導入する必要がありません。選定や導入の手間を削減できます。

半面、一般的な固定資産管理システムよりも、初期費用は高額です。選択肢も多く、ミスマッチを招く可能性も十分あります。資金力に余裕がある大企業向けのタイプと言えるでしょう。

多機能型

多機能型は国内だけでなく、海外に拠点を持つ企業に適したシステムです。取引通貨への換算や外国語表示に対応できます。システムによっては売上や利益、資金残高など、経営管理に必要な情報を表示可能です。

リアルタイムの情報を常に確認できるため、経営者は意思決定の精度やスピードを高められます。また、ERP型と同様に、会計管理や在庫管理、購買管理など、複数の業務を効率化できる点も魅力です。

一方、日本国内の税制や法改正への対応力にはやや不安を抱えています。場合によっては、システムのカスタマイズや業務プロセスの変更を強いられる可能性もあります。

固定資産管理特化型

固定資産管理特化型は、固定資産やリース資産の管理に特化したタイプです。資産別の情報管理や減価償却の自動計算、会計システムとの連動などによって、業務の正確性と効率性を高められます。

固定資産管理特化型は、税法や法改正への対応力に優れている点が特徴です。ベンダーは国内の中小企業をターゲットにシステムを開発しており、安定した運用が望めます。半面、ERP型や多機能型よりも搭載されている機能は少ないです。

固定資産やリース資産の正確な管理が導入目的であれば、大きな問題にはなりません。ただし、利便性や機能性を高めたい場合はカスタマイズが必要になり、追加費用が発生します。

現物管理特化型

現物管理特化型は、棚卸業務の効率化を目的としたシステムです。バーコードやQRコード、RFIDなどを搭載しており、現物確認に割く時間を大幅に削減できます。スマートフォンアプリでチェックリストも作成できるため、紙書類を用意する必要もありません。

コストの安さも魅力ですが、経理や税務処理に関する機能は搭載されていません。外部システムとの連携性にも乏しいです。会計システムやERPを既に導入しており、棚卸実査を効率化したい企業に適したシステムです。

固定資産の情報を一元管理できる

IT機器やオフィス用備品など、自社が保有する固定資産の情報をシステム上でまとめて管理ができます。固定資産を管理する台帳を一元化し、各資産の状況を一目で把握できます。台帳はシステム上で管理するため、紙書類の印刷や保管をする必要はありません。

ペーパーレス化を促進し、管理コストを削減できます。また、固定資産の取得価格や耐用年数、償却率など、管理項目は自由に設定できます。仮想環境下にあるソフトウェアや保守契約の有無など、関連情報もあわせて登録しておくと、より正確な管理体制を整備できます。

管理台帳には常に最新の情報が反映されており、認識のズレが起きる心配はいりません。

リース資産も正確に管理ができる

固定資産管理システムを導入すれば、リース契約を締結した設備や機器の契約状況も正確に把握できます。リース契約とは、リース会社に毎月一定の料金を支払う代わりに、自動車や工作機械など、各種設備を利用できる契約形態です。

自社が設備を直接購入するわけではないため、導入費用を抑えられます。機器や設備の入れ替えもしやすく、最新シリーズが利用しやすいのも魅力的なポイントです。

固定資産管理システムでは、毎月支払うリース料や契約満了日、保守契約情報など、契約内容全般を管理できます。保管場所や管轄部署の移動が頻繁に起きている場合でも、問題ありません。また、契約満了日が近づくとアラートを発し、契約漏れを防ぎます。

設備計画の立案や迅速な意思決定を実現する

減価償却の計算方法が充実していると、毎年発生する費用を正確に把握できます。減価償却は、資産の取得に掛かった費用を耐用年数で分割することです。取得した費用を一度に計上するのではなく、一定の費用を数年に分けて計上していく形です。

定額法や定率法など、様々な方法で計算できると、減価償却費を正確に把握できます。シミュレーション機能を搭載していれば、減価償却費を長期的な視点で把握でき、設備投資のタイミングを正確に見極められます。

また、マネジメントコックピット型のシステムを選ぶと、経営判断に必要な情報をすぐに入手可能です。売上や利益、資産残高の推移をリアルタイムで把握でき、意思決定の正確性とスピードを共に高められます。

多くの業務を効率化できる

ERP型の固定資産管理システムを選択すると、バックオフィス業務全般の効率化が望めます。人事や購買管理、在庫管理など、多くの業務を自動化でき、従業員の業務負担を軽減できます。業務の正確性と効率性を高いレベルで両立できる点も魅力的なポイントです。

また、クラウド型の場合、インターネット環境さえ整っていれば、アクセス地点は問いません。在宅勤務やサテライトオフィスワークの導入など、働き方の柔軟性を高めるきっかけにもなります。

働き方の選択肢が拡がると、通勤の負担軽減や優秀な人材の流出防止など、従業員と企業双方にとって多くのメリットをもたらします。

導入形態はクラウドとオンプレミスのどちらにするか

クラウドとオンプレミスの特徴を正確に理解することが重要です。クラウドは、全体的にコストを抑えられる点が魅力です。導入の際、インフラ環境の構築は必要ありません。

アップデートやメンテナンスも依頼できるため、ランニングコストも削減できます。常に最新の状態を保っており、法改正へのスムーズな対応が望める点も魅力です。半面、カスタマイズ性は低く、自由に設定できる余地はほとんど残されていません。

一方、オンプレミス型は、カスタマイズ性やセキュリティレベルの高さが魅力です。しかし、自社でサーバーやネットワーク機器を調達しなければならず、多額の初期費用が必要です。双方の特徴を把握してから導入形態を決断しましょう。

課題解決に必要な機能は揃っているか

自社が抱える課題を明確化することが重要です。導入目的が曖昧な状態だと選定基準に沿った決断ができず、ミスマッチを招く可能性が高くなります。

たとえば、リース資産の契約状況の管理が統一されていない場合、リース資産の管理機能が充実したシステムを選びましょう。契約内容の登録によって、契約満了日や毎月のリース支払額など、必要な情報をすぐに見つけ出せます。

物件情報や保守契約の有無もあわせて管理すると、管理部署や保管先が頻繁に変わっても、正確な資産管理を実現できるでしょう。上記のように導入目的を明確化すると、自然と固定資産管理システムに求める機能を絞りこめます。

セキュリティ対策は万全か

高いセキュリティレベルを実現しているシステムの選定が求められます。固定資産管理システムには、自社の資産に関する情報を多数保存しています。仮に情報漏洩が発生した場合、社会的信用低下は避けられません。

取引先や顧客からの信頼を失い、今後の企業経営が厳しい状況に追い込まれるでしょう。システム選定時に、不正行為防止に向けた強力な措置が取られているかを確認してください。

たとえば、本人認証やログ取得の機能があれば、不正行為をした犯人を早期に特定可能です。また、不正検知機能を搭載していれば、不正行為の発生を未然に防げます。同じ取引先への複数回の振込や在庫額を上回る購買発注などが発生した場合、アラートを発します。

使いやすいシステムかどうか

ユーザビリティに優れたシステムを選択することが重要です。固定資産管理システムを導入する目的は、多くの従業員が固定資産の情報登録や編集を行えるようにすることです。

しかし、情報入力や契約内容確認など、一つひとつの作業に時間が掛かると、かえって業務効率が悪化します。ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。無料トライアルは1ヶ月前後、システムを無料で利用できる制度です。

クラウド型であれば、多くのベンダーが無料トライアル期間を設定しています。コストを掛けずに、機能性や操作性を確認できます。仮に導入を見送ったとしてもコストは掛かっておらず、ダメージは発生しません。

外部システム連携との連携性に優れているか

既存システムも含め、外部システムとのスムーズなデータ連携が望めるシステムを選びましょう。固定資産管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連動した方が、より多くの業務を効率化できます。

特に会計システムや購買システムは業務との関連性が強いです。ホームページ上や商談時に、データ連携が望めるかを確認してください。また、ERP型の固定資産管理システムを選択するのも一つの選択肢です。

企業経営の中心を担う業務に対応する機能が搭載されており、多くの分野でミスの削減と業務効率改善が期待できます。

導入・運用サポート体制が充実しているか

手厚いサポートが望めるベンダーを選択しましょう。初めて固定資産管理システムを導入する場合、不安な点も多いでしょう。しかし、導入から運用まで、段階に応じた丁寧なサポートが望めれば、安心して利用できます。

ヒアリング調査やコンサルティングサービスなどに対応していると、自社の業務課題を反映した運用方法の提案が望めます。運用マニュアルの作成も依頼できれば、早期の安定運用にもつなげられるでしょう。

また、税理士や会計士からのサポートが得られるベンダーを選ぶのも有効です。既存資産の移行やシステム導入後の効果測定など、税務面での手厚いサポートが期待できます。

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