小口現金とは？管理方法や管理の負担を軽減する4つのアイデアを紹介！

ちょっとした消耗品の補充や備品の購入など「銀行から引き出すほどではないけど少しだけ現金がほしい」ということがありますよね。小口現金は、そんなときに使用するために会社内に保管されている少額の現金のことです。

小口現金の仕組みや管理方法、管理の負担を軽減する4つのアイデアを紹介します。

この記事を監修した税理士

小口現金とは

小口現金とは、会社内の金庫や手提げ金庫などに保管されている少額の現金のことです。備品購入や消耗品の補充、交通費など、会社で日々生じる細かな経費を精算するために活用します。

小口現金は小銭や千円札といった少額のお金を中心に保管され、合計しても数万円～数十万円程度であることが一般的です。

小口現金は、基本的には経理担当者や財務担当者が管理しているケースが多いです。しかし、各部署や各営業所などにも小口現金が配置されている場合は、総務や事務担当が担当者となり、その部の管理職が責任者となっているケースもあります。

小口現金と現金の違い

小口現金と現金の違いは金額にあります。小銭や千円札など少額を中心とした現金を小口現金と言い、一方の現金はある程度まとまった金額の主に札束を指します。

現金は取引先から売上代金を現金で受け取った場合の一時保管や、現金払いでしか対応できない取引に対応するため、会社の金庫に保管されていることが一般的です。

どちらも社内に保管されている現金ですが、小口現金と現金では管理方法が大きく異なっています。小口現金は現金に比べて比較的利用しやすい場所に保管されることが多く、現金は厳重に金庫で保管されるケースがほとんどです。

保管場所が分かれている理由には、利用頻度が関係しています。小口現金はお茶の購入や交通費の精算など毎日利用する可能性がありますが、現金は小口現金ほど利用頻度が高くありません。そのため、現金は盗難や紛失などが起こらないよう、金庫で厳重に管理されているのです。

小口現金の精算方法

小口現金は使用すると残高が減ります。減った残高は定額資金前渡制度と随時補給制度のどちらかの方法を使って補給をします。

定額資金前渡制度とは、1週間や1か月など期間を定め、その期間が経過したときにその期間内で使用した現金額を補給する制度のこと。ある一定額から減った額を補給していくため、最終的に補給日には毎回同じ金額が残高として残っていることになります。

一方、随時補給制度とは、特に期間を定めることなく、必要に応じて必要な額を随時補給していく制度のことを言います。

どちらの方法を選んでも間違いではなく、会社で自由に決められます。しかし、部署や支店ごとに補給方法が異なってしまうと、処理が煩雑になりかねません。どちらか一方に決めて社内で統一ルールとしましょう。

定額資金前渡法（インプレストシステム）

インプレストシステムとは「定額資金前渡法」のことで、小口現金の一般的な管理方法です。インプレストシステムでは、1週間や1ヶ月などまとまった期間ごとに、前もって各部署の小口現金担当に定額を渡します。

会社ではさまざまな部署で、日常的に小さな支出が生じます。

たとえば、

• 来客用のお茶が切れていたので急きょ購入した
• 営業社員が隣駅まで行くため電車賃が必要になった
• 人事部でボールペンが10本必要となり購入した

といった場合です。

インプレストシステムを採用していれば、各部署の現金管理者が部署内の細かい出費を管理しているので、会計や経理担当に負担が集中することを防げます。インプレストシステムの流れは以下の通りです。

1. 月(週)の始めに一定額の現金を各部署の現金管理者へ渡す
2. 月末に現金管理者は支払報告書を提出する
3. 支払報告書に記載されている支払金額を現金管理者へ渡して補充する

小口現金はいくらまでが上限？

小口現金の上限は会社の規模や部署によって異なりますが、前述の定額資金前渡法の場合、「この部署は過去にいくらぐらい現金を使ったか」という変動を把握しておき、過去のデータから導き出される平均額をカバーできるよう補充しておくと安心です。

小口現金の管理方法

小口現金は「小口現金出納帳」を用いて管理を行います。日々の取引を記録し、残高確認を行うためです。毎回記録していると、合わなかったり少なかったりしたときにどこが間違っているのかすぐ特定できます。

小口現金出納帳とよく似た帳簿に「現金出納帳」があります。名前こそ似ていますが、この2つには大きな違いがあります。それは何なのでしょうか。

小口現金出納帳とは

小口現金出納帳とは、小口現金の日々の取引を記録するための帳簿です。小口現金の入出金の都度、紙の帳簿やエクセルを利用して記録をつける必要があります。

小口現金出納帳の記載事項は「使用・入金のあった日付」「金額」「摘要」「用途(使用目的)」「支払内訳」です。この記録は仕訳計上の元資料にもなりますので、レシートや領収書を確認しながら間違いのないよう記入をしましょう。

記入後には残高の確認を行います。前回の残高から今回の使用額を引き、算出された残高が実際に残っている小口現金と一致しているかどうか、実際に小口現金を数えて確認を行います。こまめに残高を確認することは、紛失や間違い、盗難等の早期発見につながります。

最低でも月末に1回、実際の小口現金の残高と小口現金出納帳の残高の一致を確認しましょう。

小口現金出納帳の記載方法

小口現金を使った際は、小口現金出納帳に記載が必要です。具体的にどのように記載していくのかを見ていきましょう。

インプレストシステムを採用している場合、月初に定額を受け取ります。たとえば毎月5,000円受け取っている場合、月初は下記の旨を記載します。

以降は、お金を使った日付・金額(支払金額)・用途(支払内訳)を、記載していき、月末に合計を算出します。

ここまでの内容を記入した小口現金出納帳は、下記のようになります。

1ヶ月間に支払った金額（4,000円）と同額が月末に補充されますので、

という旨を記載し、次月は再び5,000円からスタートします。

以上、小口現金の一般的な管理方法インプレストシステムの概要を見てきましたが、支払内訳や頻度が増えるほど手間がかかることが分かります。

小口現金出納帳と現金出納帳の違い

小口現金出納帳とよく似た名前の帳簿に「現金出納帳」があります。現金出納帳とは、現金の入出金を記録する帳簿です。帳簿の種類では補助簿に該当します。

現金出納帳は「現金」の入出金の管理と残高確認のために作成されます。一方、小口現金出納帳は「小口現金」のみが管理対象です。この点がこの2つの大きな違いになります。

現金出納帳は一般的に会社の中で一つだけ作成されますが、小口現金出納帳は複数存在するケースがあります。それは、支店や営業所ごとに小口現金を設置しているケースです。設置場所ごとに小口現金の残高や使途を把握する必要があるため、小口現金出納帳は小口現金の設置場所の数だけ存在します。

また、もし会社に現金を保管しておらず小口現金の設置も1か所のみである場合は、現金出納帳で小口現金出納帳を兼ねられます。

小口現金の仕訳

小口現金出納帳に記載する勘定科目は、小口現金の使途にあわせてさまざまな勘定科目が考えられます。今回はその中でも代表的なものを紹介していきます。

勘定科目のあとには、実際の仕訳についてみていきましょう。前渡し・支払い・入金・補充・補充と出金をまとめた場合の5つに分け、小口現金の使用シーンごとに仕訳をご紹介していきます。

小口現金で用いる勘定科目

小口現金自体を表す勘定科目は、名称通り「小口現金」です。一方、小口現金の相手方となる勘定科目は入出金の理由によって多岐にわたります。

その中でも代表的な勘定科目と内容は以下の通りとなります。

• 旅費交通費：電車代、バス代、タクシー代
• 消耗品費：事務用品、コピー用紙、少額の備品
• 租税公課：収入印紙代
• 通信費：切手代、宅配便代
• 会議費：お茶代、会議のお弁当代
• 水道光熱費：電気代、ガス代、水道代

小口現金を前渡しするときの仕訳

まずは小口現金を各営業所や各部署に配布するときの仕訳です。このときに配布される小口現金は、銀行預金からまとまったお金を引き出して配布するのが一般的です。金庫に多額の現金を保管している場合は、この現金から支出されるケースもあります。

銀行口座からお金を下ろして前渡しする場合の仕訳

金庫の現金を使用して前渡しする場合の仕訳

営業所や部署ごとに費用や資産の管理を行っている場合は、仕訳もそれに合わせて細分化しましょう。

小口現金の支払いの報告を受けたときの仕訳

小口現金を支払ったときの仕訳は使途によって相手方の勘定科目が変わってきます。今回は切手を購入したケースで仕訳例を記載します。

小口現金を使って切手を購入した場合の仕訳

もし1回の出金で複数の用途に対して小口現金を使用した場合は、その用途に合わせて仕訳を細分化しましょう。下記の例では、切手・封筒・会議の際のお弁当を同時に購入したケースを想定とします。

切手・封筒・お弁当を購入した場合の仕訳

小口現金の入金の報告を受けたときの仕訳

払い過ぎた経費精算を現金で戻してもらったときや売上を現金で受け取ったときなど、ごくまれに小口現金の入金が発生することがあります。

下記の仕訳は払い過ぎた経費精算を小口現金で戻してもらった場合です。内容は電車代とします。

経費精算した電車代の返金を受けた場合の仕訳

小口現金の補充をするときの仕訳

小口現金は決められた日、または残高が少なくなってきたときに補充をする必要があります。そのときは金庫に保管している現金を利用するか、または銀行預金からお金を引き出して補充されるケースが一般的です。

金庫の現金を使用して補充した場合の仕訳

銀行口座からお金を下ろして補充した場合の仕訳

報告と補充をまとめるときの仕訳

小口現金は使用の都度補充も可能です。その際は、使用した額と同額を現金または預金から補充します。

下記の仕訳礼では、小口現金を新幹線代に利用し、減った額をそのときに金庫の現金から補充したとします。この場合には2通りの仕訳が考えられ、どちらを選んでも間違いではありません。

小口現金を使用して同時に補充した場合の仕訳①

小口現金を使用して同時に補充した場合の仕訳②

丁寧に仕訳を計上したい場合は①を、仕訳数を減らして簡略化したい場合は②を利用するといいでしょう。

小口現金の管理の負担を軽減する4つのアイデア

こまめに残高をチェックしたり手提げ金庫からお金を出したり、小口現金の管理は日々手間暇がかかります。これがあるがために出社せざるを得ない日もあり、担当者にとっては負担のかかる業務と言えます。

これらの負担を軽減するためのアイデアを4つ紹介します。

Excel（エクセル）を利用する

現在小口現金出納帳を手書きで作成している場合は、エクセルを使用するだけでも効率が良くなります。エクセルを利用するメリットは、コストがかからない点と使いやすい形に調整できるという点です。

とはいえゼロからオリジナルを作成するのは意外と面倒ですので、無料で配布されているテンプレートを活用しましょう。「小口現金出納帳 テンプレート 無料」などのキーワードで検索すると、複数のテンプレートが見つかります。使いやすいものをダウンロードしてみましょう。

小口現金管理システムを利用する

小口現金管理に特化したソフトやシステムを利用することも有効です。たとえば株式会社ニューコムの提供する小口現金管理システム「dbSheetClient」 では、普段業務で使用しているエクセルシートをそのまま活用できるWebシステムを構築することができます。

エクセルの業務をシステム化するメリットについて、dbSheetClientの公式サイトには下記のように記載されています。

今までExcelファイルに保存していたデータをデータベースに全て保存することで、大量のExcelファイルを保管したり、一つずつファイルを開いて集計する、という膨大なオペレーションがなくなります。このようにdbSheetClientを使ってExcelの業務をシステム化することで、現在の業務が劇的に改善され、業務の効率化を図ることができます。

出典：dbSheetClient とは｜株式会社ニューコム

マネーカウンターを導入する

マネーカウンターとは、紙幣や貨幣を高速で計数してくれる機械です。マネーカウンターを導入することで、手動計数と比較して処理スピードが格段にアップすると同時に、計数ミスも減らせます。

持ち運びできるサイズのものや、商品券やビール券もカウントできるものなど様々な種類があります。

小口現金を廃止する

小口現金業務の負担を軽減する1番の方法は、小口現金自体を廃止してしまうことです。小口現金の管理を担当をしたことがある方でしたら、一度は頭をよぎったことのある方法ですよね。この想像を現実のものとしてしまうのです。

小口現金をなくすと「少額の支払いはどうするの？」や「緊急の支払いはどうすればいいの？」と社内から心配されることもあるでしょう。しかし、問題ありません。このような場合は、経費精算で立替払いを行えばいいのです。

もし高額の立替が頻出することが想定される場合は、法人カードの発行や事前に仮払申請を行う手段もあります。

そもそも現代社会において、「現金」のみでしか取引ができないケースは年々数が減少しています。小口現金を廃止しても複数の代替手段がありますので、安心して検討を進めるようにしましょう。

小口現金を廃止するメリット

小口現金は管理担当者にとって煩雑な業務です。廃止できると手間も時間も省け、他の業務へ割くリソースが増えます。入出金や残高確認のために出社をする必要もなくなるのです。

小口現金の廃止は担当者以外にの人もメリットをもたらします。そのメリットとはなんでしょうか？詳しくみていきましょう。

不正や紛失のリスクがなくなる

現金を手元に置いておき人の手で処理するとなると、不正や紛失のリスクが生じます。小口現金を廃止することで、これらのリスクを未然に防止できます。

毎日の現金の管理の必要がなくなる

小口現金を廃止すれば、小口現金出納帳への記載や照合にかかる時間、現金を数える手間などから解放されます。数字にズレがあった場合、その原因の追究と解消しない場合の責任の追及には多くの手間と時間がかかります。その結果、他の仕事に集中できるようになり、業務の効率化を図ることができます。

報告や記帳の手間が省ける

小口現金を廃止すると、今まで小口現金出納帳の記帳に使っていた手間が省けます。社員から報告を受け、現金を渡し、金額や用途を記帳し、使用後のレシートや領収書を受け取って、小口現金出納帳の残高と小口現金の残高を数えて合わせる。この一連の業務をすべてなくすことができます。

このことは報告を行う社員にとってもメリットがあります。小口現金を使用するために担当者を探して金庫を開けてもらう必要も、使用報告のためにレシートや領収書を提出しに行く必要もなくなるのです。

小口現金の廃止は、小口現金の担当者だけでなく他の社員にとってもメリットをもたらす業務改善案なのです。

月末の残高確認の必要がなくなる

小口現金が廃止されると、毎月に残高確認を行う必要がなくなります。金庫を開けて、現金を数えて、担当者が記入をして、上司が承認をして。この一連の流れを小口現金を持っている全営業所・全支店などで廃止できるのです。

その作業にかかっていた人的リソースを他の業務に当てることができるため、業務の効率化に繋がります。

また、もし在庫のない商品・サービスを取り扱っている会社で、現金等価物も小口現金以外ない場合、小口現金の残高確認のためだけに行われていた監査法人の実査をなくすこともできます。

「小口現金を数える必要がない」というだけで削減できる手間・時間が数多くあるのです。逆を言えば、小口現金があるがために必要としていた無駄な手間や時間がどれだけ多かったかが実感できますね。

出社しなくてよくなる

小口現金は出社していなければ扱うことができません。そのため「小口現金の受け渡し予定があるから明日は出社する」「小口現金のために経理が交代で出社している」そんな会社もありますよね。

しかし、小口現金をなくしてしまえば小口現金のためだけに出社をする必要はなくなります。他の業務が理由で出社する必要はあるかと思いますが、「小口現金のためだけ」の出社はゼロにできるのです。

リモート勤務や在宅勤務を推奨したい会社は、経費精算や法人カードなどオンラインでも利用可能な代替手段への変更を検討してみてくださいね。

小口現金を廃止するための方法

小口現金を廃止するメリットが分かったところで、廃止するための具体的な方法を見ていきたいと思います。

それぞれの方法について詳細を確認していきましょう。

従業員が立替・月末に精算をする

現金管理者を介するのではなく、各社員にお金を立て替えてもらい、月末に精算して給料と一緒に振り込むという方法です。この方法の大まかな流れは、下記のとおりです。

この方法を採用すれば小口現金制度を廃止することはできますが、そのぶん、照合や精算の手間が生じてしまいます。

立替経費の申請をまとめて一度で行えるよう、 下記のようなテンプレートを活用すると良いでしょう。

キャッシュレス化を進める

2つ目は、会社名義のコーポレートカード(法人カード)やプリペイドカードを利用し、キャッシュレス化を進める方法です。会社名義のキャッシュレス精算ですので、立替にかかる経費や申請の手間が省略できます。またこの方法だと、誰が・いつ・何にお金を使ったかが一元管理できるというメリットがあります。

カードによっては、年会費や月額費用が発生します。どの程度のコストがいかかるのかは事前に確認しましょう。

備品はオンラインで発注する

お茶や文房具など定期的に購入しているものをオンライン発注に切り替えれば、買い出しに出かける手間や、申請から承認にかかる時間をカットできます。

さらに定期購買に切り替えておくと「使いたい時に必要なものが無い！」と慌てることもありませんし、在庫管理も楽になります。

小口現金を廃止するときの注意点

小口現金を廃止するメリットを見てきましたが、注意しておかなければならないこともあります。

小口現金の廃止にあたってこれらを実施しなければ、かえって効率が悪くなってしまいます。それぞれの注意点の詳細を確認していきましょう。

領収書の管理を徹底する

小口現金管理を廃止することで、精算までの日数が伸びるケースがあります。各自が領収書を持っておき月末にまとめて提出するようにしていると、紛失してしまったり、もらい忘れに気付くのが遅れたりといったリスクが考えられます。

そのため小口現金管理を廃止する際は、領収書の扱いをどうするのか社内でルールを統一し、周知するようにしましょう。

従業員の確認をとる

小口現金に限りませんが社内のルールや流れを変更するときは、事前に従業員の確認を取るようにしましょう。

いきなり廃止することが難しい場合、まずはコーポレートカードを導入するなど、少しずつ移行するすることで混乱を防げます。その際は、現行の小口現金管理のデメリットと、廃止することのメリットの双方を伝えておくと移行がスムーズです。

しっかりと社内の規定を作る

小口現金管理を廃止する前に、いつ・どのように支払うかなど、社内の規定を決めておき、そのとおりに運用できるようにしましょう。

周知が行き届いていないまま小口現金管理を廃止すると、従業員の混乱やトラブルを招いてしまいます。その結果、業務の効率が落ちてしまっては本末転倒です。

従業員の確認を取ると共に、社内の規程を策定し、承認フローについても確実に周知しましょう。

経理業務の効率化は税理士に相談できる

小口現金とは、会社に保管されている少額の現金のことです。少額の買い物や冠婚葬祭で急に現金が必要になったときなどに利用されています。また、小口現金は小口現金出納帳を使って日々管理されています。何に・いくら・いつ・なぜ使用したのかといった仕訳に必要となる基本的な項目を記入し、実際の小口現金の残高と帳簿上の残高が合っていることを確認します。

当たり前のように利用している小口現金ですが、実は廃止することができます。経費精算や仮払金、法人カードなどの代替手段を利用し、会社に小口現金を保有する理由をなくしてしまえばいいのです。

小口現金を廃止できると、小口現金の担当者は記帳や残高確認の業務から解放されます。小口現金の入出金のためだけに出社する必要もなくなり、働き方をリモート勤務や在宅勤務にシフトできます。

また、小口現金の廃止は担当者だけでなく小口現金を利用していた社員にとってもメリットがある業務改善策です。小口現金の使途を担当者に報告に行ったり、お釣りを精算したりする手間暇を削減できます。

小口現金の代替手段の検討や他の経理業務の効率化については、税理士に相談が可能です。専門家の意見を参考にすることで、私たちでは気が付かない解決策や見落としてしまった問題点を見つけることができます。経理業務の効率化を検討されている方は、税務の専門家である税理士に一度相談をしてみましょう。

監修税理士からのコメント

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この記事の監修税理士