マイナンバーの正しい管理方法｜情報漏洩や不正利用を防ぐ

マイナンバー制度は国と国民にとって、利便性の高いものになっています。その反面、取り扱いは細心の注意を払う必要があり、企業が扱う際は適切な管理方法を検討しなければなりません。

この記事ではマイナンバー管理のガイドラインや、企業がやらなければならないこと、効率よく管理するためのおすすめマイナンバー管理システムなどを紹介します。

情報漏洩や不正利用などのトラブルを発生させないためにも、しっかりと理解していきましょう。

マイナンバー管理のガイドライン

マイナンバーを適切に扱うために、国から管理方法に関するガイドラインが定められています。

これらの分野は大きく分けて4つあり、取扱規程の具体的な内容として、4つの対策を盛り込む必要があります。具体的に何を求められているのか、1つずつ詳しく理解していきましょう。

明確な担当者・利用目的を定める「組織的安全管理措置」

組織的安全管理措置とは、組織がマイナンバーを取り扱う場合、必ず実施しなければならない体制整備のことです。適切な人員配置と業務の記録化が必要となります。

企業は具体的に下記のような体制を整える必要があります。

管理担当者の意識を高める「人的安全管理措置」

人的安全管理措置とは、マイナンバーが適切に管理されるよう、人員体制を整えることです。マイナンバーを取り扱う担当者は、情報の重要性を知り適切な利用方法を知る必要があります。

企業が具体的に求められる施策は以下の通りです。

情報を保管する仕組みを整える「物理的安全管理措置」

物理的安全管理措置とは、マイナンバーが記載された紙などの物理的な保管において適切な体制を整備することです。盗難や漏洩防止の仕組みづくりはもちろん、マイナンバーの廃棄方法まで定める必要があります。

企業には具体的に以下のような施策が求められます。

システム上の安全性を高める「技術的安全管理措置」

技術的安全管理措置とは、システム面からマイナンバーを保護する措置をとることです。マイナンバーは書類で保管するよりも、データ化した方がほとんどの場合利便性がよくなるため、システム上の安全性を高めることが必須となります。

企業に求められる施策は以下の通りです。

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マイナンバー法に基づいて企業が行うべき管理方法

マイナンバーは重要な情報であるため、企業が利用する過程ごとにさまざまな注意点が必要です。ここでは企業が行うマイナンバーの管理について詳しく解説します。

マイナンバーの収集

マインバーの収集は、マインバーカードやマイナンバー通知カードのコピーを取得するだけではありません。実は聞き取った番号をメモしたりメモ紙を受け取ったりした場合も含まれるのです。

従業員からマイナンバー情報を収集する際は利用する目的を文書などで明示し、同意を得てから収集するようにしましょう。重要な個人情報なので、従業員とのトラブルに発展する場合があるからです。

派遣会社から派遣された社員が職場で働いている場合は、特に注意が必要です。派遣社員の社会保険や税務関連の事務は派遣会社が管理しているため、派遣先の会社が派遣社員のマイナンバーを直接収集することはできません。

マイナンバーの利用・管理

企業のマイナンバーの利用用途は、法律で行政手続きに限定されています。

例えば身分証明書が必要な場面において、人によってはマイナンバーカードを提示する場合がありますが、受け取る側は番号を控えることはできないのです。

企業がマイナンバーを管理する際は、厳重な保管が求められます。紙媒体でマイナンバーを取得した際は、鍵のかかった保管庫やキャビネットに保管しなければなりません。

データで収集した場合、パソコンやディスクなどの保存した媒体を施錠できるキャビネットにしまう必要があります。

システムで参照できるのであれば、そのシステムにパスワードや適したアクセス権の付与、操作履歴が確認できるログの実装が求められます。

マイナンバーの廃棄

企業は収集した従業員のマイナンバーが不要になった時点で、速やかに廃棄や削除を求められています。ここで注意しなければならないのは、廃棄する際は復元できないようにすることです。

例えば紙で保管していた場合、それらはシュレッダーで細断したり焼却したりする必要があります。

データで保管しているのであれば、専用のデータ削除ソフトを利用しましょう。ディスクなどの媒体であれば、物理的に破壊して読み取られない状態にします。マイナンバーを収集する際は、廃棄も含めて準備しなければなりません。

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マイナンバー管理システム導入のメリット・比較ポイント

マイナンバーの効率的な管理には、マイナンバー管理システムの導入がおすすめです。

マイナンバー管理システムは、情報の収集・保管・利用・破棄までのプロセスを、クラウド上で簡単に完結できるメリットがあります。

ここではマイナンバー管理システム導入によってもたらされるメリット、システムを選ぶ際のポイントについて詳しく見ていきましょう。

管理システム導入のメリット

マイナンバー管理システムは収集・利用・管理・破棄までの一連の流れをフォローしたシステムになっているため、自社で管理するよりも利便性が高いです。

具体的には下記のようなメリット・利便性があります。

管理システムを選ぶポイント

マイナンバー管理システムを選定する際「オンプレミス」か「クラウド」かの選択が重要なポイントになります。

システムのタイプ以外にも、搭載されている機能や価格も合わせて検討し、自社に合うシステムを導入しましょう。

中小規模事業者向け｜Excelを利用した管理方法

個人事業主や中小企業であれば「紙ベースでの管理には限界があるが、システムを導入するほどではない…」という企業も多いのではないでしょうか。

そんなときに役に立つのがExcelです。Excelで管理する場合は3つのロックをかける必要があります。

• エクセルファイル自体にパスワードを設定する
• 端末自体にパスワードや指紋認証などのセキュリティ対策を行う
• 端末自体を鍵のついた金庫に保管する

しかしExcelでのセキュリティ対策には限界があるため、Excelでのマイナンバー管理の推奨はされていません。

重要なマイナンバーの管理を行う際には、可能な限り管理システムの導入を検討するようにしましょう。

マイナンバーを適切に管理しなかった場合の罰則

マイナンバーは多くの個人情報が含まれているため、違反した場合の罰則も重いです。

例えばマイナンバーを管理している事業者が、行政手続き以外の正当な理由なくマイナンバーを利用した場合、４年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金が科せられます。

またマイナンバーを適切に管理しない企業は社会的信用をも失ってしまいかねません。マイナンバー法を十分に理解し、厳重なセキュリティ体制のもと管理するようにしましょう。

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自社にあった万全のマイナンバー管理体制を整えよう

マイナンバーは国民1人ずつに付与された、12桁の番号です。この番号を元に行政や税務などに関する個人情報が一括で特定できます。これを利用すれば行政上の事務処理は簡潔化され、国民にとっても利便性が高まるものとなっています。

しかしこの番号にあらゆる個人情報がひもづいているため、取り扱いは厳重な注意が必要です。マイナンバーを管理する専用のシステムを利用すれば、法律に遵守した取り扱いが可能になります。

自社に合った管理システムを選定し、万全のマイナンバー管理体制を整えましょう。