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企業がマイナンバーを確認するタイミングは以下3回です。

• 年末調整を行う際
• 入社対応を行う際
• 退社対応を行う際

マイナンバーを掲載する必要がある書類について、具体的に紹介します。

収集対象は「「本人のみ」や「配偶者を含める」など書類によって変わってくるため、しっかりと確認し従業員から取得するようにしましょう。

企業が従業員からマイナンバーを収集し利用する際、「取得」「利用」「保管・廃棄」の面で守るべき点がいくつかあります。

気を付けるべきポイントを4つにまとめたので、確認し正しく管理しましょう。

①何に利用するのかを伝える(取得)

企業が従業員や取引先からマイナンバーを取得する時には、何に利用するのかを必ず伝えなくてはなりません。文書などで利用目的を明示しましょう。

またなりすまし防止のために「身元確認」と「番号確認」を同時に行う必要があります。そのためマイナンバーだけでなく、本人ということが分かる書類を同時に提出してもらいましょう。

なおマイナンバーカードの場合、それ1枚のみで身元確認と番号確認が完了します。

• マイナンバーカード
• 顔写真付きの身元確認書類（パスポートや運転免許証など）＋通知カードやマイナンバーが記載されている住民票

②利用できる範囲を守る(利用)

マイナンバーを利用できる場面は、社会保障・税・災害対策の3つに関する事務作業時のみです。こちら以外の利用は原則禁止されているため注意しましょう。

③利用後は速やかに廃棄する(保管・廃棄)

マイナンバーを取り扱う手続きの終了後、取得したマイナンバーを目的なく保管することは禁止されています。直ちに廃棄または削除しましょう。

しかし帳票作成のたびにマイナンバーを取得していては、事務作業が大幅に増加し大変です。そこで以下の2つの場面に限り、長期間の保管が認められています。

• 年単位で雇用関係が継続予定である
• 保管期間が法令で定められている（扶養控除等申告書や退職所得の受給に関する申告書など）

上記2つの場面であっても、保管期間を終えた時には速やかに廃棄をしましょう。

④4つの安全管理措置を満たす

マイナンバーを適切に管理するためには、以下4つの安全管理措置を講じる必要があります。どのような措置なのか具体的に確認し、管理する際守れるようにしましょう。

• 組織的安全管理措置

マイナンバーの管理者を決め、マイナンバーの取り扱い方を明確化すること。さらに実際の取り扱いがルール通りなのか、問題ないのかを確認できる仕組みの構築も必要。

• 人的安全管理措置

マイナンバーの管理者を監督・教育し、不正な情報漏洩や盗難防止対策を行うこと。

• 物理的安全管理措置

マイナンバーを保管する場所やサーバを決め、マイナンバー担当者しか内部に侵入できない状態にすることします。またマイナンバーを廃棄する際に、マイナンバーの復元ができない仕組みの構築も必要。

• 技術的安全管理措置

アクセス制限やウィルス対策ソフトなどの技術的な処置をし、管理者のみがマイナンバーを取り扱えるようにすること。

参考：マイナンバーの正しい管理方法！情報の扱い方とガイドラインを紹介

安全管理措置対策になる

マイナンバー管理システムを利用すれば、4つの安全管理措置へ以下のような対策を行えます。

• 組織的安全管理措置

マイナンバーの取り扱い担当者等を限定できます。また操作履歴を残すことでルール通りの運用ができているか確認可能です。

• 人的安全管理措置

マイナンバーの取得や利用、保管の方法がシステム上で決まっているため、教育・監督が容易です。

• 物理的安全管理措置

マイナンバーを保管しているサーバは自社に置かず、システム提供者が物理的管理を行うので安全です。

• 技術的安全管理措置

二重認証やデータの暗号化、ISMS、WAFなどによってウイルス侵入や不正アクセスを防ぎ、データの改ざんや流出を防止します。

マイナンバーを扱う帳票発行の手間を減らせる

マイナンバーの記載が必須の支払調書や源泉徴収票などの法定調書は、従業員が多いほど発行部数が増えます。入社や退社、育休などによる、雇用保険や健康保険関係の提出書類も多くあるため、担当者の業務量は多いです。

マイナンバー管理システムを利用すれば、マイナンバーの収集や保管、利用内容の記録をクラウド上で完結できます。さらに給与計算ソフトや労務管理ソフトと連携することで、マイナンバーの転記が必要なくなり各種書類の発行もスムーズです。

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法令変更への対応がスムーズ

クラウド上のマイナンバー管理システムを利用する場合、法令変更への対応に手間がかかりません。システム提供者が法令変更に応じたシステム変更をしてくれるためです。各企業の担当者が対応する必要がなく、対応業務を削減できるでしょう。

マイナンバーに関する法律はこれまでにも何回か改正されており、今後マイナンバーを利用する場面が増えることで、新たに法令変更が起こることも予想されます。マイナンバー管理システムを導入することで、法令変更への対応をスムーズに行えることは、大きな魅力の1つです。

マイナンバー取得

従業員や取引先が自分でマイナンバーを入力しつつ、本人確認書類等の写真をアップロードします。システムによってはマイナンバーを手動で入力せずに、通知カードの写真をアップロードだけで完了することも可能です。

またナンバー入力や写真のアップロード先がクラウド上のため、スマホで入力完了するシステムがほとんど。ペーパーレスでマイナンバー取得が行えるので、安全管理措置対策になります。

操作履歴

操作履歴を収集しつつ、システム上に保存します。どんな操作を誰がいつ行ったのか、詳細な履歴を保存することで安全管理措置の対策が可能です。さらに履歴内の検索ができるため、過去の操作の参照も簡単に行えます。

廃棄予約

退職や派遣契約期間満了などを理由にマイナンバーを取り扱う必要がなくなった場合は、マイナンバーの廃棄が必須です。廃棄日時が決まったタイミングで、保管期限を入力して通知が来るよう設定したり、廃棄日時を予約したりできます。

廃棄したマイナンバーは物理的に削除され、復元できません。物理的安全管理措置となり安心です。

データの一括管理

マイナンバーと本人確認書類のデータを、システム上で一括管理します。ペーパーレスでの管理となる上、セキュリティ対策されたクラウド上で安全に保管可能なため、安全管理措置対策となり便利です。

データを一括管理することで検索も容易となり、すぐに必要な情報を表示できます。

CSV出力

データを一括管理するため、該当するユーザー情報を一括でCSV出力可能です。これにより外部システムとの連携や、提出書類への記載が容易になります。

さらにユーザー情報だけでなく、操作利用のログをCSV出力可能なシステムもあり、大変便利です。これによって安全管理措置対策が、より行いやすくなるでしょう。

外部システム連携

API連携ができるシステムでは、ほぼワンクリックでマイナンバーを外部システムに連携可能です。

CSVファイルで外部システムへデータ連携をすることも可能です。ただこの方法はCSVファイル上にマイナンバーが残ります。ファイルの廃棄は必須なため注意しましょう。

マイナンバー管理特化タイプか労務管理システム一体型か

マイナンバー管理システムには以下の2つのタイプがあるため、既存システムや自社の状況に応じて選択します。

• マイナンバー管理特化タイプ

他の労務管理システムや人事システムと連携して利用

• 労務管理システム一体型

労務管理システムや人事システムの一機能として、またはオプションで利用

なおシステム初導入の場合には、一体型のほうが業務効率化が進めやすいでしょう。

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マイナンバーの収集方法

マイナンバーを収集する場合、大きく分けると以下の2つの方法があります。

・システム上でIDとパスワードを発行しておき、リクエストメールを送信する

・ワンタイムパスワードやURLが記載されたメールを送信する

2番目のワンタイム方式は、1度しかマイナンバーを使用しない場合に利用します。何回もマイナンバーを使用しないにも関わらず、毎回IDとパスワードを発行していては手間がかかるからです。このように収集方法を選べるようにすることで、マイナンバーの管理担当者の業務効率化できます。

逆に「1度しかマイナンバーを使用しない取引先が少ない」のであれば、ワンタイム方式のないシステムも検討しましょう。

既存のシステムとの連携

マイナンバー管理システムと連携する必要があるシステムは、給与計算ソフトや労務管理システムなどでしょう。なぜならこれらのシステムから出力する帳票の中には、マイナンバー記載が必須な支払調書や源泉徴収票などの法定調書があるからです。

既存システムでマイナンバー記載が必須の帳票を作成している場合は、マイナンバー管理システムを導入することでスムーズに帳票作成できるかの確認をしましょう。そのためには既存システムとマイナンバー管理システムを、どのように連携するか検討すべきです。

システムの連携方法は、CSVファイル連携かAPI連携になります。

CSVファイル連携は、一度CSVファイルを出力して外部システムへCSVを取り込む方法です。この方式はCSVの加工をする必要が出てくる場合もあるので、手間がかかります。さらにマイナンバーの記載されたCSVを出力した場合には、CSVファイルの廃棄を失念するリスクもあるため注意が必要です。

しかしAPI連携であればファイル出力せずに、システム連携ができます。ワンクリックでデータ同期ができるので、確実かつ安全にマイナンバーを連携可能です。

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セキュリティの強さ

マイナンバー管理システムは個人情報を取り扱うので、万全のセキュリティであるべきです。そこで以下のようなセキュリティ対策をしているか、確認しておきましょう。

・二重認証によってIDとパスワードだけでなく、ワンタイム方式も採用している

・暗号化で外部からのデータの改ざんや、データ流出の防止をしている

・ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム：ISO27001）に準拠している

・WAF（Web Application Firewall）で、ウイルスや不正アクセスなどの外部攻撃を防御している

利用人数と料金体系

マイナンバー管理システムは利用人数が多ければ多いほど、一人あたりの月額費用は安価になることが多いです。そのため利用人数によって月額費用が変わります。年間で利用料金を設定しているシステムは、利用人数によって金額が変わることが少なく、費用の見積もりがしやすいです。

また導入費用はかからないシステムが多く、その場合は月額や年額の利用料のみで利用できます。従業員1人当たりの月額は300円～1,000円程度です。

V政府がマイナンバーを利用した政策を推し進めたいという背景もあり、「マイナンバー管理システム」の利用を検討する企業が増えています。システムを導入することで法令に則ったマイナンバー管理が行え、また法令変更への対応や帳票発行も容易になるため、業務効率化へ大きな一歩となるでしょう。

しかしどのマイナンバー管理システムでも良いというわけではありません。自社の既存システムとの連携が可能で、現在の業務がよりスムーズになるシステムを選ぶ必要があります。料金体系もさまざまなため、製品の機能と料金を比較検討するのがおすすめです。

自社に最適なマイナンバー管理システムを選ぶため、最短2分でできる無料の自動診断を試してみましょう。マイナンバーの取得方法や管理方法、セキュリティ対策、その他の必要な機能などを比較していくことで、自社に合ったマイナンバー管理システムが見つかります。