支払調書とは？提出範囲や書き方など基礎からわかりやすく解説

支払調書はフリーランスや個人事業主などへの業務発注によって「どのような内容で」「いくら支払ったのか」を税務署に報告するための書類です。法定調書のひとつで、年間の支払金額や源泉徴収税額などを記載します。

この記事では書類の概要や提出範囲、発行のタイミングや書き方など、支払調書の基礎からわかりやすく解説します。

この記事を監修した税理士

支払調書とは

支払調書とは、法人や個人に報酬や料金を支払ったことを税務署に報告して証明する法定調書のひとつです。年間の報酬額や源泉徴収税額を記載して「誰に」「どのような内容で」「年間いくら支払ったのか」を明らかにします。

支払調書の提出が求められる理由は、フリーランスなどの個人事業主が正しく税金を申告しているかを、税務署が確かめるためです。税務署は報酬を支払う企業に対して、支払調書の作成と提出を求めることで、報酬を受け取った個人の確定申告の内容と整合しているかを確認できます。

支払調書は税務署へ提出する義務があります。提出義務が発生する提出範囲については、所得税法・租税特別措置法・相続税法などで規定されています。支払調書の提出期限は年に1回、1月31日までです。

源泉徴収義務者には発行と提出の義務がある

法人のように源泉徴収義務者である場合、支払調書の発行義務と提出義務が生じます。ただし支払調書は、あくまでも税務署に対して提出する義務がある書類です。報酬等を支払った相手に対して必ず交付をしなければいけないわけではありません。

フリーランスなど報酬等の受領者にとっては、支払調書の写しをもらえれば確定申告のときに計算がラクになるメリットがあります。日本では慣例的に、報酬等の受領者に支払調書の写しをほとんどの企業が送付しています。

源泉徴収票との違い

法定調書は所得税法、相続税法、租税特別措置法、国外送金等調書法に規定される60種類があり、その代表的なものが「支払調書」と「源泉徴収票」です。

「源泉徴収票」には1年間に会社が支払った給与や賞与などの総額に加え、納めた所得税が記載されています。給与等の支払を行なった事業者が、一般的には年末調整を通じて作成する書類です。

一方で「支払調書」は給与所得者ではない個人事業主やフリーランスなどに対して、誰にどのような内容で年間いくら支払ったかが記載された書類です。報酬等の支払を行なった事業者が、年末から年明けにかけて作成します。

これらの法定調書は受け取った側が確定申告を行なう際の参考資料として使用されます。

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を中心に4種類に分かれる

支払調書は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を中心に、4種類に大きく分かれます。

企業で扱われる支払調書は一般的に「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」もしくは「不動産の使用料等の支払調書」がほとんどです。それぞれの支払調書は取引内容や報酬支払いの対象者に応じて使い分けられます。

〈報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書〉

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」は外交員や集金人への報酬、顧問料など弁護士や税理士などの士業専門家に支払う報酬、講演料、社会保険診療報酬支払基金の診療報酬など、一定の報酬・料金・契約金・賞金などが対象です。報酬等を支払う人が税務署に提出します。

〈不動産の使用料等の支払調書〉

「不動産の使用料等の支払調書」を税務署に提出しなければならない人は、不動産、不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の借受けの対価や不動産の上に存する権利の設定の対価の支払をする法人と不動産業者である個人です。

〈不動産等の譲受けの対価の支払調書〉

「不動産等の譲受けの対価の支払調書」を税務署に提出しなければならない人は、譲り受けた不動産、不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の対価の支払をする法人と不動産業者である個人です。

〈不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書〉

「不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書」を税務署に提出しなければならない人は、不動産、不動産の上に存する権利、総トン数20トン以上の船舶、航空機の売買または貸付けのあっせん手数料の支払をする法人と不動産業者である個人です。

支払調書の提出範囲【誰にいくら支払ったら提出義務があるのか】

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出義務がある方は、外交員報酬、税理士報酬など所得税法および租税特別措置法に規定されている報酬・料金・契約金・賞金の支払をする人です。税理士や弁護士など士業をはじめ、ライターやデザイナーなどのクリエイターなど対象職種は多岐に渡ります。

提出範囲の金額については、消費税および地方消費税の額を含めて判断します。しかし、消費税および地方消費税の額が明確に区分されている場合には、その額を含めないで判断しても問題ありません。

原稿・デザイン・講演等への報酬・料金

作家や画家に対する原稿料・画料・講演料等については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「5万円」を超えると、支払調書を提出することになります。

弁護士・税理士など士業に対する報酬・料金

弁護士や税理士等の士業等専門家に対する報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「5万円」を超えると、支払調書の提出が必要です。

外交員・集金人・電力量計の検針人の業務に関する報酬・料金

外交員・集金人・電力量計の検針人等の報酬・料金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「50万円」を超えると、支払調書の提出が必要です。

プロスポーツ選手・ファッションモデルなどへの報酬・料金

プロスポーツ選手・ファッションモデルなどに支払う報酬・契約金については、その年中の同一人に対する支払金額の合計額が「5万円」を超えると、支払調書の提出が必要になります。ただしプロボクサーに関しては、同一人に対する年間支払額が「50万円」を超える場合と定められています。

ホステス・コンパニオン等の業務に関する報酬・料金

ホステス・コンパニオン等の報酬・料金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「50万円」を超えると、支払調書の提出が必要です。ただし、芸妓、配ぜん人・バーテンダーの報酬・料金はここには含まれません。

またバー等の経営者以外から支払われた場合、基本的には源泉徴収の対象ではないです。しかし客からバー等の経営者を通じて支払われる報酬・料金については、バー等の経営者が支払うものとして源泉徴収を行ないます。

芸能人や芸能関係の業務に関する報酬・料金

テレビ・ラジオ放送、演劇、映画等の芸能の企画・演出・出演にかかる報酬・料金や、役者・監督・プロデューサー等の役務提供に関する報酬・料金については、同一人に対する年間支払額が「5万円」を超えると、支払調書の提出が必要になります。

社会保険診察報酬支払基金が支払う診察報酬

社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「50万円」を超えると、支払調書の提出が必要です。

事業広告宣伝のための賞金

事業広告宣伝のための賞金については、同一人に対するその年中の支払金額の合計額が「50万円」を超えると、支払調書の提出が必要です。

馬主に支払われる競馬の賞金

馬主に支払う競馬の賞金は、その年中の1回の支払賞金額が「75万円」を超えるものの支払を受けた者に係るその年中のすべての支払金額について、支払調書の提出が必要になります。

税務署への提出期限は報酬等を支払った翌年の1月31日まで

支払調書は原則として、報酬等を支払った翌年1月31日までに税務署に提出する義務があります。その際「給与所得の源泉徴収等の法定調書合計表」を添付しなければなりません。

支払調書の提出は所轄税務署への持参や発送はもちろん、CDなどの光ディスクでも可能です。また国税電子申告やe-taxなどインターネットを通じて、税務署に出向くことなく事務所や自宅からも提出できます。ただし電子媒体で申請をする場合には、あらかじめ所轄の税務署に申請して承認を受けなければなりません。

また2021年1月1日以降の提出については、前々年の提出すべき提出すべき法定調書が種類ごとに100枚以上になる場合、光ディスクかe-taxを利用しての提出が義務づけられています。以前は前々年の提出すべき提出すべき法定調書が種類ごとに1,000枚以上になるときに、電子申告などによる提出義務が定められていました。

支払調書発行のベストタイミングは1月

支払先に支払調書を発行する場合、そのタイミングはできれば1月が望ましいでしょう。個人事業者の確定申告に間に合うタイミングを考慮して、2月上旬に届くようにするためです。

所得税の確定申告の時期は原則、2月16日から3月15日です。土日祝を挟む場合の提出期限は翌営業日になります。電子申告の場合はもう少し早めに提出ができます。

確定申告書に支払調書を添付する義務はありません。しかし報酬の受領者の中には、確定申告書作成時に支払内容を確認するための書類として、支払調書を利用している人もいます。支払調書を発行する場合は2月上旬に届くようにしておくと、受領者も安心して申告を進められるでしょう。

支払調書の書き方

各記載欄に沿って「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の書き方を解説します。

支払調書のフォーマットは国税庁のホームページからダウンロード可能です。「手書用」と「入力用」があるので、作成方法に応じてダウンロードしましょう。毎年同じ支払先の調書を作成するといった場合にはエクセルの活用もおすすめです。金額を自動計算できる会計ソフトもあるため、自分で利用しやすいものを選びましょう。

1.支払を受ける者

「支払を受ける者」とは支払をした相手側です。この項目には住所や氏名、個人番号など3点を記入します。

これらの情報は、支払調書を作成する日の状況に合わせて記入します。

個人番号（マイナンバー）や法人番号を記入するのは、税務署に提出する場合です。支払先に写しを提出する際はマイナンバーを記載することはできません。なお個人番号や法人番号を記載する際は、記入欄に右詰めで記載します。

2.区分

「区分」は報酬や料金の名称を記入する項目です。具体的な記載例を紹介しましょう。

区分欄には「報酬が何に対して発生したのか」がわかるように明確に記す必要があります。

3.細目

「細目」は「区分」欄に記載した報酬や料金の名称に関連し、より具体的な補足内容を記入する項目です。以下のように、作品名や案件名などを記載します。

4.支払金額

「支払金額」には1月1日から12月31日までの1年間で確定した支払金額を記載します。控除額以下などの理由で源泉徴収されなかった金額や未払い分についても、記載しなければなりません。

未払いの報酬がある場合、支払金額の欄を2段に分けるように記載します。上段に未払い分の額を、下段に年度内に支払いが確定した支払金額の合計を税込みで記載してください。

消費税の取り扱い

支払調書に記載する支払金額は、原則として消費税を含んだ金額です。

ただし、消費税などの金額が報酬額と明確に区分されている場合は、消費税抜きの金額を記載してかまいません。その場合は、消費税の額を「摘要」欄に記載します。

5.源泉徴収税額

「源泉徴収税額」欄には、年度中に源泉徴収する所得税と復興特別所得税の合計額を記入します。

もしも支払金額が未払いで源泉徴収できていない場合は「支払金額」欄と同様に内書が必要です。「源泉徴収税額」欄を2段に分けて、上段に未徴収分の金額を、下段に源泉徴収税額の合計額を税込みで記載してください。

ただし、災害により被害を受けたため徴収の猶予を受けた税額がある場合には、その金額を含まずに記載します。

源泉徴収税額は次の計算式で求められた数値から、1円未満の端数を切り捨てたものを記載しましょう。

6.摘要

「適用」は特定の事由がある場合に記載する項目です。

【記載内容の具体例】

7.支払者

「支払者」の項目には報酬や料金を支払った法人や個人の情報を記載します。つまり、支払調書を作成する企業や個人の情報を記載する部分です。住所や名称、法人番号など3点を記載します。

支払先に写しを提出する場合、「支払を受ける者」の場合と同じくマイナンバーを記載することはできません。

支払調書には支払者・受領者ともにマイナンバーが必要

支払調書の項目である「支払を受ける者」「支払者」には、それぞれマイナンバー(個人番号)および法人番号の記載が必要です。マイナンバーの記載は正しい納税申告を担保するために必ず記載しなければなりません。しかしここで問題になってくるのが「受領者である支払先にマイナンバーの提供を依頼しなければならない」ことです。

たとえば税理士や弁護士などの専門家、デザイナーなどのフリーランスに支払う報酬がある場合、それぞれの個人番号を取得しなければなりません。

受領者の個人番号取得はセキュリティ対策を十分に

支払調書を発行するうえで、大きな課題となり得るのが受領者のマイナンバーを集めることです。マイナンバーは個人を識別する重要な個人情報。情報漏えいを防ぐためにも、個人番号を集める際には十分なセキュリティ対策が欠かせません。

たとえば対面で確認したり、インターネットでも暗号化されたシステムを使ったりするなどの対策が求められます。

マイナンバーは支払調書の写しに記載してはいけない

支払調書にマイナンバーの記載が必要になるのは税務署に提出する際に限られます。支払先である受領者に写しを提供する際に、マイナンバーを記載してはいけません。これは番号法上、特定個人情報の提供制限を受けるためです。

税務署に提出したものと同じ支払調書は使用できないので注意しましょう。

マイナンバーの提出を受領者に拒否された場合

マイナンバーは重要な個人情報であることから、支払先が提出に抵抗を示す場合もあります。マイナンバーの提供を受けられないからといって、安易にマイナンバーを記載せずに支払調書を提出することは避けましょう。

支払先にはマイナンバーの記載が法律で定められた義務である旨を伝え、提供を求めるよう努めてください。それでも提供を受けられなかった場合は提供を求めた経過などを記録しておき、単なる義務違反でないことを明らかにしておきましょう。

支払調書を提出しないとどうなる？

支払調書は確定申告のような納税に関する書類ではないため、期限に遅れただけで直ちに罰則を受けることはありません。しかし提出義務者である以上、提出状況によっては罰則が課せられる場合も考えられます。

支払調書を提出しなかった場合

支払調書の提出義務者であるにも関わらず、期限までに提出せず放置していると、所得税法に基づいて「1年以下の懲役、または50万円以下の罰金」が科せられる可能性があります。提出義務者に該当する場合は期限を守って必ず提出をしましょう。

万一提出期限に間に合わないと、督促はがきが送付され税務調査の対象となります。

支払調書を提出した後で誤りに気付いた場合

支払調書を提出した後で誤りに気付いた場合、正しい内容の調書を作成して税務署に再提出しなければなりません。誤ったまま放置していると、所得税法242条5号により「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」に処せられる可能性があるため注意しましょう。

支払調書の再提出方法

再提出に際しては、先に提出した支払調書を無効にしなければなりません。そのため、次の4点の提出が必要です。

支払先に支払調書の写しを送付している場合は正しい書類を作成し、「摘要」欄に記載誤りとなった箇所等を記載します。さらに「再交付」と表示し、改めて交付しましょう。

支払調書の作成で税務署への正確な報告を

支払調書は源泉徴収義務者が税務署に提出する法定調書のひとつです。提出範囲に該当する報酬の支払いがあった場合は提出義務が生じ、翌年の1月31日までに必ず提出しなければなりません。

従業員への支払を源泉徴収票に年に1度まとめるのと同様に、支払調書は企業や個人事業主などに支払った報酬の金額を正しく取りまとめて税務署に報告するための書類です。

そして支払先への提出も行なえば、今後の継続的な取引のきっかけになるかもしれません。支払調書の対象となる提出範囲や書き方、マイナンバーの取り扱いなどに留意して、スムーズな作成を進めていきましょう。

監修税理士からのコメント

ミツモアで税理士に相談する

この記事の監修税理士