経費精算システムとは？機能やメリット・デメリットを解説

紙やエクセルで行うのが一般的な経費精算。しかし紙の運用だと、申請や承認の中でミスが発生したり、申請ごとに仕訳を行う手間が発生したりします。

そんな課題を解決できるのが、経費精算システムです。この記事では機能やメリット、デメリットなど、経費精算システムの基礎知識をわかりやすく解説します。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費の入力や申請、承認といった経費精算の一連の流れを電子化して効率化できるシステムのことです。

発生した経費を従業員がパソコンやスマホから申請すれば、後は上司や経理部門が内容を確認して承認するだけで、システムが経費を適切な勘定科目に自動で振り分けて経費処理を行います。

営業部門や総務部門が存在しており、従業員から経費精算がスタートする場合は、ぜひ導入しておいたほうがよいシステムだといえます。

経費精算システムと会計ソフトの違い

同じ経理業務を担当する経費精算システムと会計ソフトでは、目的や機能、ユーザーにそれぞれ違いがあります。

つまり、経理業務の効率化に特化したものが経費精算システムで、会計業務の効率化に特化したものが会計ソフトだといえます。

経費精算システムの必要性

経費精算システムは業務効率化による手間や時間の削減と、不正防止の両側面から必要性が高いシステムだといえます。

手作業に頼る経費処理では、非効率やミス、不正などの問題が発生しやすくなります。特に営業担当者が多い企業では、経費計上に時間を取られることで、本来の営業活動に支障をきたす可能性があります。

経費精算システムを導入することで、従業員の経費計上にかかる手間を大幅に削減できます。これにより営業活動が活発化すれば、企業の利益向上につながります。また月末の経費精算の遅れや歩留まりの問題も解消できるため、業務の停滞を防ぐこともできます。

経費精算システムは従業員の利便性と企業の効率化を両立するソリューションであり、業務改善に効果的なツールだといえます。

経費精算システムの機能

経費精算システムには、経費精算の効率化につながる豊富な機能を搭載しています。経費精算システムに搭載された機能を「入力補助機能」「申請・承認の支援機能」「経理業務の補助機能」の3項目に分けて解説します。

経費申請の入力を補助する各種機能

経費申請・承認を支援する各種機能

経理業務の負担を軽減する各種機能

経費精算システムのメリット

経費精算システムには、経費精算の効率化につながるさまざまなメリットがあります。「申請者」「承認者」「経理担当者」の3つの視点に分けて、経費精算システムのメリットを解説します。

申請者のメリット

経費精算システムを導入すれば、申請者は経費精算に必要な申請・依頼にかかる工数を大幅に減らせます。

経費精算書の記入にかかる手間を削減できる

経費精算システムを導入すると、紙で作成していた申請書類の作成がパソコンやスマートフォンで入力するだけで可能に。入力フォーマットを事前に設定しておけば、項目の選択や金額の入力をするだけで申請が可能になり、作成時間を大幅に削減できます。

また領収書を写真撮影すると自動入力できるOCR機能や、入力を外注できるオペレーター入力代行機能のあるサービスを利用すればさらに経費申請の手間を減らせます。

経費申請の承認依頼がWeb上で完結する

経費精算システムは承認依頼もWeb上で完結します。承認者へ直接会いに行く必要がなくなるため、承認依頼に割いていた時間を削減可能です。

また承認ルートを予め設定しておけば、申請内容に合わせて選択するだけで、簡単に承認ルートを切り替えることもできます。

交通費自動控除やICカード読み取りで交通費申請の手間が削減できる

経費精算システムによっては定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りが可能。申請時の面倒な計算作業がなくなることで、大幅に手間を削減できるだけでなく、計算ミスを防ぐことも可能です。

承認者のメリット

承認や否認、差し戻しがボタンひとつで行える

経費精算システムでは承認作業がWebで行えるため、ボタンひとつで承認や否認、差し戻しができます。紙の申請書にハンコを押す作業や申請書類のやり取りが無くなることで、承認作業にかかる時間を大幅に減らせます。

場所や時間に縛られず、出先から承認作業ができる

経費精算システムはパソコンやスマートフォンで使用できるため、時間や場所に縛られず承認作業が可能。承認業務のために帰社する必要が無くなり、出先でのスキマ時間を有効活用できます。

通知で経費申請の承認漏れを防止できる

経費精算システムを導入すれば、対応が必要な申請を通知で教えてくれるため承認漏れを防止できます。また対応済み、未対応、差し戻しなどのステータスを一目で確認できるので、承認依頼の管理も簡単に行えます。

経理担当者のメリット

自動チェック機能で記入ミス・漏れの確認作業を削減できる

経費精算システムに搭載されている申請内容を自動チェックする機能を利用すれば、記入ミスや漏れの確認作業を大幅に削減できます。

また申請書の必須項目や選択項目を事前に設定しておけば、申請者のミス自体を減らすことも可能です。

自動化で仕訳の作業から解放される

経費精算システムでは、事前に設定した勘定科目を従業員が申請時に選択することで、仕訳作業の自動化が可能になります。

また会計システムに合わせた形式で仕訳データを作成できるため、会計システムへの転記もスムーズに行えます。

FBデータの自動作成で振り込み作業から解放される

経費精算システムでは、FBデータが自動作成され振込業務を行えます。作成したFBデータは各銀行のインターネットバンキングに取り込むだけで振込作業が完了し、煩雑な振込作業から解放されます。

電子保存で書類管理にかかるスペースや手間を削減できる

電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、領収書の電子保存が可能です。膨大な領収書を保管する場所の確保や管理の手間から解放されることで、スペースや時間を有効活用できます。

経費精算システムのデメリット

多くのメリットが存在する経費精算システムですが、中にはいくつかのデメリットも考えられます。

経費精算システムの導入コストがかかる

経費精算システムの導入には、初期費用や月額費用などの導入コストがかかります。クラウド型の経費精算システムの場合は利用人数に応じて月額費用が決まります。そのため、規模が大きい会社になればなるほど、運用コストは高額になります。

経費精算システムの中には、月額料金が固定制のものや従量課金制のものもあります。自社にとって有利になる料金形態を選びましょう。経費精算システムの導入によって削減される業務量や時間をあらかじめ計算しておき、費用対効果を算出しておくことも重要です。

経費精算のシステム化に抵抗を覚える従業員がいる

新しい経費精算システムの導入には、従業員の適応と習熟が欠かせません。

特に、技術的に不慣れな従業員にとっては、システムの使用方法を学ぶことが負担になるケースも考えられます。またこれまでの業務プロセスに慣れ親しんだ従業員は、新しいシステムへの変更に少なからず抵抗を覚えるかもしれません。

そのため、従来のプロセスをふまえたうえで利便性をさらに向上できるような事前設定が重要になってきます。従業員の申請から承認フローまでの条件設定や、従業員が選ぶ経費の項目と勘定科目の照合、仕訳データの出力設定など、自社の経費精算に沿った形で要件を定義して、初期設定を進めましょう。

システムの初期設定を自社で完結させるのは、困難を伴います。ベンダーによっては初期設定の伴走サポートを提供しているケースもあるので、社内外の強力を仰ぎながら進めていくとよいでしょう。

すべての経費精算業務をシステム化するのは難しい

経費精算システムを導入しても、すべての経費精算業務をシステム化するのは難しいです。

たとえば申請内容と原本の突合など、ある程度人力で行わなければいけない業務が残ります。他にも交際費を申請する際に、いつ・どこで・誰と・何のために会食したのか、など詳細な情報を手入力しなければいけないケースもあり、紙での記帳と比較して手間がそこまで大きく変わらないケースも考えられます。

自社にとって必要な機能要件を明確にしたうえで、搭載機能に過不足がない製品を選び、システム導入における成果の最大化を図りましょう。

経費精算システムの導入がおすすめの企業

「経費精算システムって本当に自社に必要なのか…？」とお悩みの方に向けて、導入がおすすめのケースを紹介します。

営業部門の人数が多い企業

経費精算システムは営業部門の人数が多い企業に特におすすめです。営業職は日々の活動で交通費や交際費など、多くの経費が発生します。経費精算の件数が多い中、すべてを手作業で処理するのは非効率の代表的なケースです。

経費精算システムを導入すれば、現場メンバーと経理部門双方の業務負荷を大きく削減できます。

経費精算のプロセスが複雑な企業

経費の申請や承認のプロセスが複雑な企業にも、経費精算システムは強くおすすめできます。多くの部門や担当者が関与する場合、経費精算システムを導入することで、プロセスの簡素化と標準化を図ることができます。

コンプライアンスの強化が必要な企業

経費精算システムはコンプライアンス強化にも効果を発揮します。経費の不正使用や申請漏れなどのリスクを防ぎ、ルールに基づいた経費精算を徹底できます。

経費データの分析や活用が必要な企業

経費精算システムは経費データの分析や活用を進めたいケースにもおすすめです。

経費データを分析して経費削減や予算管理に活用したい場合、経費精算システムを導入することでデータの集計や分析が容易になります。

リモートワークが多い企業

リモートワークの増加により、従業員が自宅や外出先で経費を立て替える機会が増えています。経費精算システムを導入すれば、場所を問わずにスムーズな経費精算を行うことができます。

ペーパーレス化を推進したい企業

経費精算システムはペーパーレス化を推進したい場合にもおすすめです。

経費精算の電子化により、紙書類の削減やデータの一元管理が可能になります。経費精算システムを導入することでペーパーレス化を推進し、コストカットや業務効率化を図れます。

まとめ

従業員が立て替えた経費を申請し、承認・精算するまでの一連のプロセスを電子化できる経費精算システム。

経費精算システムを導入すれば、申請書の作成や領収書の添付、承認者への回覧など、従来の紙ベースの経費精算業務でかかっていた多くの手間と時間を削減できます。

経費精算の効率化を推進するためにも、経費精算システムの導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

以下の記事では、経費精算システムの各製品を特徴や機能などの観点から比較しています。選び方のポイントも解説しているので、ぜひあわせて参考にしてみてください。