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年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務化! 基礎知識や作成方法について解説!

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最終更新日: 2019年07月08日

働き方改革により2019年4月から、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対し、「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務づけられ、「年次有給休暇管理簿」作成・保存義務化されました。それに伴い、年次有給休暇の管理方法が今までの残日数を基準にした方法から、取得日を基準にした方法になります。年次有給休暇の管理方法について詳しく解説します。

年次有給休暇管理簿とは

有給休暇をとる参考のカレンダー
年次有給休暇管理簿とは

働き方改革で、年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対し、「年5日の年次有休休暇の確実な取得」が義務付けられ、取得日を基準にした管理方法のための書類として「年次有給休暇管理簿」にスポットがあたっています。年次有給休暇管理簿について詳しく解説します。

年次有給休暇管理簿とは

年次有休給休暇管理簿とは年次有給休暇(時季指定・時季変更・計画的付与)の、時季・日数・基準日を労働者ごとに管理する書類のことです。2019年4月から年次有休給休暇を管理する書類として作成・保存が義務化されました。

2019年3月以前の年次有給休暇は、取得日数による管理が推奨されていなかったため残日数に重点をおいて管理されていました。しかし、今回の働き方改革で会社の責任において年10日以上の年次有給休暇が付与される従業員に対し、従業員に年5日の年次有休給休暇を取得させなければならなくなったため、取得日に重点を置いて管理する年次有給休暇管理簿を作成することになったのです。

年次有給休暇管理簿の対象となる労働者と事業者

年次有給休暇管理簿は会社の規模にかかわらず作成しなければなりません。管理簿で管理する対象社員は年次有給休暇を10日以上付与する直接雇用している従業員(労働者)です。また、年次有給休暇管理簿は基準日において作成しておくのが望ましいとされています。

対象となる従業員

① 通常の労働者で6か月以上勤務している者
② 週所定労働時間が30時間未満の者は週の所定労働日数により次の表のような者が対象です。具体的に年次有給休暇を10日以上付与されるのは以下の表の赤枠の部分の該当者です。

有給休暇の勤務日数別付与一覧
有給休暇付与一覧

出典:厚生労働省リーフレットシリーズ労基法39条「年次有給休暇の付与日数」

年次有給休暇を作成しなかった場合の罰則は?

年次有給休暇管理簿を作成して管理していない場合の労働基準法上の罰則は特にありません。

社労士コメント:年次有給休暇管理簿を作成しなかった場合の罰則について

京浜労務コンサルティングオフィス - 東京都港区南青山

年次有給休暇管理簿の作成及び保存に規定を怠った場合において、労働基準法上の罰則はありませんが、法律違反により、労働基準監督署の指導対象になりますし、5日の年次有給休暇の取得義務の規定は、使用者に課されているものです。従業員から、申出がなかったから付与をしなかったとしても使用者は、従業員1人につき30万円以下の罰金が課されます。 そのためにも従業員に確実に年次有給休暇を取得してもらい、また年次有給休暇日数を管理しやすいよう年次有給休暇管理簿の作成及び保存は必要となります。
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年次有給休暇管理簿の作成

有給休暇取得日をカレンダーをみて考える
年次有給休暇管理簿の作成

年次有給休暇管理簿を作成するといっても運用が始まったばかりの書類であり、社内にも前年の見本書類がなくイメージするのが難しいと思います。必要記載事項の用語も専門用語ですので戸惑います。記載事項について詳しくご説明するとともに、サンプルフォーマットやエクセルでの作成例をご紹介します。

年次有給休暇管理簿の記載内容

年次有給休暇管理簿の必要記載事項は次の3点です。

①基準日

年次有休休暇を付与する日を「基準日」といいます。
会社によっては、就業規則で定めて、中途入社した社員に対して雇入日と一斉付与日の年2回年次有給休暇を付与することがあります。この場合は「第一基準日:雇入日」「第二基準日:一斉付与日」として記載します。

(例)年度は4月1日から翌年3月31日の期間で一斉付与日4月1日の会社。
会社の就業規則に「1月に雇入れた社員は年次有休休暇を2日付与する」と定められている。
  ↓   
この会社に1月1日に入社した場合の基準日は
第一基準日:1月1日
第二基準日:4月1日

②取得日数

取得日数とは基準日の1年以内に年次有休休暇を取得した日数の累計日数のことです。基準日が2つある場合は第一基準日から第二基準日の1年後までの取得累計日数が取得日数となります。

③年次有休休暇を取得した日付

年次有休休暇を取得した日付です。

(例)2019年4月4日(木)・2019年6月3日(月)など

年次有給休暇管理簿のフォーマット

年次有給休暇管理簿に決まったフォーマットはなく、必要記載事項3項目が記載してあれば問題ありません。必要なときにいつでも出力できる仕組みであれば、システム上で管理できるエクセルなどの表計算ソフトで作成して管理しても問題ありません。単独の書類として作成する以外にも、労働者名簿又は賃金台帳とあわせて調製することができます。

年次有給休暇管理簿 作成
年次有給休暇管理簿の作成 出典:厚生労働省

社労士コメント:年次有給休暇管理簿のフォーマットについて

京浜労務コンサルティングオフィス - 東京都港区南青山

年次次有給休暇を取得した際、賃金台帳、給与明細には取得の旨を記載する必要は、労働基準法上は必要ありませんが、給与明細には、現在の年次有給休暇の残日数を記載した方が、従業員にとって、取得しやすい環境になりますので、望ましいことです。 また、会社として、年次有給休暇管理簿と賃金台帳をひとつで管理することも認められています。
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年次有給休暇管理簿のエクセルでの作成例

福井労働局が年次有給休暇管理簿のエクセル様式をダウンロードできるようにしています。記載例もあるのでこのまま使ってもいいでしょう。

有給休暇の計画的付与、時間単位年休及び年5日の時季指定に対応した有給休暇の管理台帳を作成しました|福井労働局

年次有給休暇管理簿の注意点

有給休暇取得日を決めている
年次有給休暇管理簿の注意点

年次有給休暇管理簿を作成するためには年次有給休暇の知識が必要となります。付与日数については前項「年次有給休暇管理簿の対象となる労働者と事業者」でふれましたので、ここでは、年次有給休暇の取得に関する注意点について詳しくご説明します。

年次有給休暇管理簿の保存義務は3年間

年次有給休暇管理簿の保存義務は3年間です。3年の認識の数え方は、年次有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後から数えます。基準が複数ある場合は、1番最後に年次有給休暇を付与した基準日の1年後から数えます。

また、賃金台帳と併せ調整する場合は保存期間の長い方を優先します。賃金台帳は国税通則法で7年保存を義務付けられていますから7年保存することとなります。

有給休暇の時効の管理

有給休暇には時効があります。当年度に付与された分は翌年度末で時効となります。そのため多くの会社の有給休暇の付与数は最大40日までとなります。

通常、有給休暇を取得した場合は前年繰越から減っていきますが、就業規則で「有給休暇は当年付与分から先に取得する」との内容を記載すれば当年付与分から取得したことにできます。就業規則を変更した時は労働基準監督署への届け出を忘れないようにしてください。

有休の時効と繰越は次のように計算します。前年繰越分から先に取得した場合と当年付与分から先に取得した場合では時効となる有給休暇の日数が違います。それぞれの例をあげますので参考にしてください。

【前年繰越分から先に取得する場合の計算】

(例)年次有給休暇を4月1日に一斉扶付与している会社に勤めて10年・前年繰越なしの場合。

前年繰越:なし
2017年付与:20
2017年取得日数:3 ←2017年付与分を3日使う。
2017年有休残日数:17
2017年翌期繰越:17
↓   新年度になる
前年繰越:17
2018年付与:20
2018年付与計:37 ← 前年繰越+ 2018年付与
2018年取得日数:5 ←前年繰越から5日使う。
2018年有休残日数:32 ←前年繰越12+2018年付与20
2018年翌期繰越:20 ← 2018年有休残日数:32のうち「12」は2017年翌期繰越の未取得分なので時効。2018年付与分の残日数「20」だけが繰越
↓   新年度になる
前年繰越:20
2019年付与:20
2019年付与計:40 ← 2018年翌期繰越+ 2019年付与

【当年付与分から先に取得する場合の計算】

(例)年次有給休暇を4月1日に一斉扶付与している会社に勤めて10年・前年繰越なしの場合。

前年繰越:なし
2017年付与:20
2017年取得日数:3 ←2017年付与分を3日使う。
2017年有休残日数:17
2017年翌期繰越:17
↓   新年度になる
前年繰越:17
2018年付与:20
2018年付与計:37 ← 前年繰越+ 2018年付与
2018年取得日数:5 ←当年付与から5日使う。
2018年有休残日数:32 ←前年繰越17+2018年付与15
2018年翌期繰越:15 ← 2018年有休残日数:32のうち「17」は2017年翌期繰越の未取得分なので時効。2018年付与分の残日数「15」だけが繰越
↓   新年度になる
前年繰越:15
2019年付与:20
2019年付与計:35 ← 2018年翌期繰越+ 2019年付与

まとめ

年次有給休暇管理簿の作成は、働き方改革の対応として2019年4月から義務化されたため、参考となる前年資料がなく人事担当者も初めてのため時間のかかる大変な作業となります。そのうえ、罰則がないとはいえ、労働基準監督署の調査が入った場合は運用状況を確認されます。そうなると対応できる詳しい人材は社内にいないため事業主に大きな負担がかかります。

転ばぬ先の杖ではありませんが、ミツモアで社会保険労務士に相談してみてはどうでしょうか?社会保険労務士はプロですから、年次有給管理簿の作成から運用まで詳しく説明してくれます。場合によっては委託することもできますのでお気軽にご相談ください。

この記事を監修した社労士

京浜労務コンサルティングオフィス - 東京都港区南青山

はじめまして、東京都港区の社会保険労務士の宮澤誠と申します。 大学卒業後、サービス業で営業、人事、総務等を経験し、8年程前に独立開業致しました。 現在は、社会保険労務士として会社様への労働社会保険関連の手続及びアドバイスと並行して、社会保険労務士おの資格試験および公務員試験の受験生向けの改正法や各法律のテキストの作成及び講義等を行っています。 そのため、女性活躍推進、育児介護や有期契約労働者等に関する直近の改正法や、残業時間の規制等今後の労務関連の動きに対して御社に的確なアドバイスが可能です。 アルバイトの労働条件や、残業代の計算方法等ご不明な点がございましたら、お会いさせていただいた際、是非お聞かせください。 また、IT業界、サービス業及び建設業を中心に関与をしていますので、これらの業界特有の労務関連の対応も可能です。お会いさせていただいた際にご不安な点はご相談ください。 どうぞ、宜しくお願い致します。
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