就業規則・社内規定・36協定作成の社労士

就業規則は、労働者が働く上での労働条件や服務規律等の会社のルールを定めたものです。あなたの会社は、就業規則を作成していますか？雇用契約書があるから、問題ないと考えていませんか。就業規則は雇用契約書よりも強制力があるものです。法律で求められているポイントを押さえつつ、ルールを明確にしていきましょう。

3種類の記載事項とは

就業規則には具体的に何を定め、何を書く必要があるのでしょうか。

労働基準法では2つの記載事項が決まっており、他にも会社独自の項目があります。ひとつは就業規則に必ず書かなくてはいけない「絶対的必要記載事項」、もうひとつは定めている場合に書かなくてはいけない「相対的必要記載事項」です。会社独自の項目として「任意的記載事項」もあります。

なお、労働条件通知書における明示事項とは内容が異なることにご留意ください。

ここではこれら3つについて具体的にみていきましょう。

記載事項1　絶対的必要記載事項

必ず記載しなくてはいけない事項は以下の3つです。

1. 始業と終業の時間、休憩時間や休日、休暇並びに交代制の場合には就業時転換に関する事項
2. 賃金の支払方法、決定、計算、賃金の締切り、支払いの時期及び昇給に関する事項(退職手当、臨時に支払われる賃金、賞与等は除く)
3. 退職に関する事項 (解雇の事由を含む)

つまり絶対的必要記載事項は、労働者が何時から働いていつ賃金が支払われるのか等、就業に際しての根本的な内容を記載します。

記載事項2　相対的必要記載事項

もし事業場で定めている場合には、記載しなければいけない事項は以下の８つです。

1. 退職手当に関する事項
2. 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く賞与等）及び最低賃金額に関する事項
3. 労働者に負担させる食費や作業用品その他に関する事項
4. 安全及び衛生に関する事項
5. 職業訓練に関する事項
6. 災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
7. 表彰や制裁に関する事項
8. その他、当該事業場の労働者のすべてに適用される定め

絶対的必要記載事項と異なり、定めていない場合は、記載しなくても構いません。

記載事項3　任意的記載事項

法律では特に決まっていませんが、独自に定めているルールを記載します。例えば下記のような内容です。

1. 会社理念やクレド
2. 用語の定義（社員、契約社員、嘱託社員等の言葉の定義等）と各々に適用される規則の範囲
3. 採用や入社に関する事項
4. 服務規律
5. 教育研修や福利厚生に関する事項

独自の定義やルールを就業規則に記載することで、会社の信条や明確な意思を労働者に伝えることができます。特に労働者のSNSへの投稿禁止や副業の可否等、服務規律の部分が注目されています。会社の意思を伝えるために詳細に記載しましょう。

就業規則の作成義務

常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を定める義務があり、行政への届出と労働者への周知も必要です。罰則もあります。

ここでは就業規則にまつわる人数要件や作成するメリット、違反をした際の罰則について解説します。

作成義務がある会社とは

就業規則の作成が義務付けされているのは、常時10人以上の労働者を使用する事業場です。「常時10人以上の事業場」とは会社全体の人数ではありません。場所的に独立していれば、支店や営業所は、それぞれが事業場とみなされます。例えば会社全体では13人でも、本社4名店舗9名の内訳の場合はそれぞれ10人に満たないため、就業規則の作成の義務はありません。

また常時10人には、正社員の他パートやアルバイトも入ります。労働局のFAQでは、期間の定めのある労働者を一時的に 雇い入れた結果として10人を超えても、契約期間が満了すれば10人未満に戻るような場合は、作成義務の対象とはならないと説明されています。原則は事業場の在籍者数で考えますが、日雇や短期契約の臨時アルバイトは除きましょう。なお勤務日数や勤務時間の多寡は関係が無く、例え1日3時間の契約でも臨時でない場合は人数に含みます。

原則的な考え方は以下の通りです。

労働者として人数に含めるもの

• 正社員（管理監督者も含む）
• 契約社員、嘱託社員、パート、アルバイト
• 休職者
• 出向者　※出向先、出向元両方に含む

労働者として人数に含めないもの

• 役員
• 派遣社員　※派遣元に含む
• 業務委託契約
• 顧問契約
• 請負会社の労働者

罰則あり！作成や届出をしていないとどうなる？

労働基準法では、就業規則の作成や届出義務に違反した場合は30万円以下の罰金が課せられます。ただし実務上、労働基準監督署では全ての事業所の雇用人数を把握することはできず、届出について厳密な管理は行っていません。労使トラブルが生じた際に、労働者の通報を受けて、労働基準監督署から是正勧告を受ける場合はあります。しかし通常は会社の自主性に委ねられており、罰則が必ず適用されるとは言えないようです。

義務ではない小さな事業場が作成するメリットとは？

人数が少ない事業場では、就業規則の作成と届出は義務ではありませんが、以下のようなメリットがあります。

• 労働者に対して統一したルールを作成し、周知できる
• 減給や休職、懲戒などの根拠を示すことができる
• 助成金の申請の際に必要である

たとえば髭は必ず剃ること、遅刻を3回したら精勤手当は支払わない、レジのお金を横領したら懲戒の対象とする等、会社には独自のルールがあります。もし労働者に対して処罰を行う場合は、必ず根拠となるものを事前に伝えておかないといけません。根拠を個別の契約書で全てを網羅することは難しいでしょう。雇用契約書では最低限の内容を記載するに留め、あとは就業規則に沿って説明する機会を設ける方が効率的ではないでしょうか。就業規則を作成することは管理上メリットが高いものです。

就業規則の届出に必要な書類とは

作成した就業規則は、別紙で就業規則届と意見書を作成し管轄の労働基準監督署へ届出をします。この意見書は、事業場の過半数労働組合または労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴いて記載して貰うものです。昨今代表者の選任手続きは重要です。正しい選任方法を踏まえて遅滞無く届出を行いましょう。

必要書類1　就業規則届

作成した就業規則の表紙になります。各労働局のHPにPDFやワードファイルで雛形が掲載されています。作成の際は、必ず事業場毎の名称や住所を記載しましょう。

必要書類2　意見書

就業規則の作成は、労働者の意見を聴くことが求められています。意見書には、事業場の過半数労働組合または労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者の意見記載が必要です。代表者とは、正社員ばかりでなく管理監督者やパートおよび出向者も含めた労働者から選出する必要があります。管理監督者は労働者ですが、代表者になることはできません。一般的な選出方法としては、話し合いや挙手、投票等の方法があります。

もし選出された労働者代表が就業規則の内容に反対でも、就業規則の内容が合理的でかつ労働者に周知していれば、届出は問題なく行えます。

必要書類3　就業規則

新規で作成する場合は就業規則を用意します。他に育児休業規定や退職金規定等を別に定めている場合は、併せて届出します。

既に作成届出していた就業規則の内容を一部変更する場合は、就業規則そのものでなく変更前後の新旧条文対照表でも構いません。

就業規則の届出方法

就業規則届、意見書、就業規則を用意したら、届出をしましょう。控えは発行されませんが、電子申請も可能です。もし本社と各事業場の就業規則の内容が同一の場合は、本社が纏めて一括届出することもできます。法律上の期限は「遅滞なく」です。ここでは各事業場毎に行う届出について解説します。

事業場毎に就業規則を準備する

事業場が複数ある場合は、事業場毎にそれぞれの就業規則届と意見書および就業規則を用意します。多くの会社では、各事業場の勤務時間等を網羅し、統一した就業規則を作成している場合が多いでしょう。書類は各事業場毎に用意し、就業規則届、意見書、就業規則を順番に重ねてホチキス等で纏めます。

1セットは正副で構成する

正本は労働基準監督署に提出し、副本は会社保管用です。1セット正副で届出をすると、労働基準監督署の受付印を押された副本が返却されます。就業規則届と意見書の正本のみ原本、副本はコピーでも構いません。

管轄の労働基準監督署へ届出する

届出は事業場を管轄する労働基準監督署へ行います。持参や郵送または電子申請でも届出ができます。郵送の場合は、副本の返送用に切手を貼った返信用封筒を同封します。電子申請の届出は、公文書が発行されません。副本は手元に保管したいという場合は、持参や郵送で行いましょう。