勤怠表の作成を怠ると法律違反になるだけでなく、大きなリスクを抱えることにもなります。またただ作成するだけでなく、必要項目を記載する必要があるでしょう。
最終更新日: 2024年03月04日
勤怠表の必要が定められている法律・罰則や必要項目、その他のリスクとメリット、便利な勤怠表ツールまで紹介します。
勤怠表に関するあらゆるリスクを洗い出して、健全な勤怠管理体制を整えましょう。
勤怠表とは？
勤怠表とは従業員の出勤状況を、個別に表にまとめたものです。
勤怠表には従業員の出勤日や出退勤時間、有給の取得状況などを記録します。企業によっては「出勤簿」「勤怠管理表」とも呼ばれることもあるでしょう。
勤務時間数や残業時間、深夜残業や休日出勤など、労働時刻・時間数を正確に記録して給与に反映させるための重要な書類です。
勤怠表の作成が義務付けられているのは、正社員だけではありません。派遣社員やパート・アルバイトの出勤状況の記録も必要です。また2019年4月に施行された「働き方改革」により、それまで不要とされていた管理職の記録も義務付けられました。
勤怠表に記録すべき項目
勤怠表に記録が必要な項目は、主に以下のとおりです。
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法定休日とは、労働基準法で定められた最低ラインの休日のことです。「従業員には週1回以上、または4週間の間に4回以上の休日を与えなけらばならない」と定められています。
また勤怠表の書式には決まりがないため、自社の雇用形態や勤務状況に合わせた勤怠表で管理しましょう。
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勤怠表の保存期間は5年
勤怠表の作成は、労働基準法により以下のように義務付けられています(労働基準法第109条)。
「労働基準法第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を５年間保存しなければならない。」（ただし、法改正の経過措置として、当分の間は３年間。）
労働基準法第109条 条項より引用
勤怠表は労働関係に関する重要な書類とされ、5年間の保存が必須とされています。ただし、2020年4月に2年から5年の保存期間に改正され、施行日より以前のものに関しては経過措置として3年となったため注意が必要です。
勤怠表に関する罰則とリスク
労働基準法で作成義務がある勤怠表を作成しなかった場合、どのような罰則やトラブルが予想されるのでしょうか。
労働時間の把握と記録ができていないと罰則がある
勤怠表は労働基準監督署のチェック対象となる書類のひとつです。
監査の際に勤怠表の提出ができない場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
その他の要因で勤怠表の作成、保管が確認できなかった場合も、勤怠表は最後の記載から5年間の保管の義務(労働基準法第109条)に違反したとみなされるでしょう。その場合は、30万円以下の罰金が科されます。
さらに賃金台帳の作成義務(労働基準法施行規則第54条)に関しては、労働日数や労働時間数、残業時間数を賃金台帳に記載するのを求められているのです。
勤怠表がないと、上記の情報を記録することができず、正しい賃金代表を作れなかったとみなされ、30万円以下の罰金が科されてしまうでしょう。
【法律以外のリスク】給与未払いで訴えられる可能性も
時間外労働や休日出勤を正確に記録していなければ、支払うべき賃金に未払いが発生することもあるでしょう。
平成31年度・令和元年度では、労働基準法違反として未払い残業代の支払いを命じられた企業は1,611企業、1企業あたりの支払い額は平均611万円となっています。
社員から給与の未払いで訴えられ、悪質とみなされると「付加金」や「遅滞損害金」が加算される可能性もあります。
正確に給与を支払っていたとしても、勤怠表による記録がなければ証明ができません。不要なトラブルを避けるためにも、勤怠表の作成は必要なのです。
勤怠表を作成するメリット
勤怠表に関するメリットは複数あります。
中でもすぐに経営や状況に反映されそうなメリットは「労働時間の把握ができる」「安全な経営体制にできる」の2点でしょう。
労働時間を把握し、給与未払いなどを防げる
従業員の労働時間を正確に把握していなければ、労働に応じた給与を支払うことができません。
労働基準法では1日8時間、1週40時間までを「法定労働時間」とし、時間外労働や深夜労働には割増賃金を加算しています。
賃金の割増率はおおむね以下のとおりです。
| 種類 | 割増率 |
| 時間外労働 | 1.25倍以上 |
| 月45時間を超えた時間外労働 | 1.25倍以上 |
| 月60時間を超えた時間外労働 | 1.5倍以上 |
| 法定休日労働 | 1.35倍以上 |
| 深夜労働(22時から5時) | 1.25倍以上 |
時間外労働(1.25倍)と深夜労働(1.25倍)が重なると、割増率は1.5倍になるなど、給与計算は複雑になります。
勤怠表で労働時間数や時刻を記録することで、給与の払い漏れを防げるのです。
労働基準法を守った安心できる経営体制となる
働き方改革の施行により、企業には労働基準法を守った職場作りが求められています。労働時間を適切に管理し、従業員の健康を守ることが、企業の発展にもつながるためです。
勤怠管理を怠り長時間労働が慢性化した企業では、離職率は高くなり、業績が伸び悩むこともあるでしょう。勤怠表で全従業員の勤務状況を常に把握できていれば、近年問題視されている、超過勤務による過重労働の予防にもなります。
労働基準法を守って経営する企業の姿勢は、従業員の満足度を高め、業績の向上に繋がるのです。
勤怠表の作成方法
勤怠表の導入を行う場合「自作で作る」「ツールを導入する」のいずれかになるでしょう。
勤怠表を自作で作る場合
勤怠表を自作で作る場合は、エクセルがおすすめです。関数を入れてベースを作ってしまえば、出勤時間と退勤時間を入れるだけで管理できるでしょう。
大まかなエクセルでの勤怠管理表の作成手順は以下の通りです。
【エクセルでの勤怠管理表の作成手順】
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関数などの入れ方など、やさしい作成の手順は以下の記事にて解説しています。詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください。
ツールを使う場合
現在では数人であれば無料のツールも増えてきました。
基本的に打刻方法や使いやすさが論点となるでしょう。
次の記事ではおすすめの勤怠管理システムを紹介しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
自社に合った方法で勤怠表を作成しよう
勤怠表をExcelで手入力するとツールにコストはかかりませんが、人的コストがかかります。また、入力ミスによる賃金未払いが発生する可能性を防ぎ切れません。
業務効率化をはかりたい企業には、低価格な勤怠管理システムの導入をおすすめします。オンライン見積もりや無料体験期間を有効活用して、自社に最適な勤怠表の作成方法を見つけましょう。
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