電子帳簿保存法改正の5つのポイントをわかりやすく解説

「電帳法の要件が緩和されたらしいがどう変わったの？」「具体的な要件緩和の内容は？」と疑問に感じていませんか。令和3年度税制改正大綱により、電子帳簿保存法の改正の方向性が示されました。

当記事では、電子帳簿保存法の基礎から改正案の内容まで、網羅的にわかりやすく解説します。

2021年度で改正された電子帳簿保存法

国税庁による2021年 (令和3年度) の税制改正にあたり、電子帳簿保存法の抜本的な見直しと改正が行われました。

今回の改正では承認制度の廃止やタイムスタンプ要件が緩和されており、領収書や請求書などを電子データとして保存・管理することのハードルが大幅に下がる見込みとなっています。

今回の改正内容は2022年1月より施行されており、2024年1月からは電子取引に関するデータの保存が義務化されます。

「電子帳簿保存法とはそもそも何か？」といった内容に関しては次の記事でくわしく解説しているので、制度の理解をはじめに進めたい場合はあわせて参考にしてみてくださいね。

改正の背景や目的

今回の電子帳簿保存法の改正は、昨今の経済社会におけるデジタル化をさらに進めるために行われました。

いわゆるデジタルトランスフォーメーション (以下DX) による経理の電子化を通じて、業務生産性や記帳の水準を向上させることを目的とします。

また与党大綱の『令和3年度税制改正の基本的考え方』において、DXへの取組の考え方が以下のように示されています。

行政のデジタル化を進め、今後5年間で自治体のシステムの統一・標準化を行うこととしており、こうした改革と合わせ、税制においても、国民の利便性や生産性の向上の観点から、わが国社会のデジタルトランスフォーメーション(DX)の取組みを強力に推進することとする。

この考え方からも、DXを背景としながら、税制業務の効率化を目的として電子帳簿保存法の改正が実施されることがわかります。

電子帳簿保存法改正の歴史

電子帳簿保存法は各時代において、時代の要請に応じて柔軟に変化してきました。

しかし電子保存の要件や承認制度のハードルが高く、企業にとっては実際の適用が難しい法律だったのです。

令和3年の改定では、新型コロナウイルスの流行拡大を背景とした紙の電子化需要に対応するため、制度創設以来の抜本的な制度変更を実施。これまでの改正内容と比べても、企業が電子保存をより進めやすい環境となりました。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

電子帳簿保存法の改正内容5つのポイント

電子帳簿保存法の改正内容を簡単にまとめると、次の5つのポイントに分類されます。

• 承認制度の廃止
• タイムスタンプ要件の緩和
• 適正事務処理要件の廃止
• 検索要件の緩和
• 不正に対するペナルティの強化

また電子帳簿保存法の改正に伴って、下記の表の内容に変更されました。

承認制度の廃止

数度の制度改定を実施するも、導入企業の伸び悩みが課題でした。そこで、導入企業を増やすために導入にあたり課題となっていた税務署長による承認要件を撤廃する予定です。この施策により電子帳簿保存法の導入が飛躍的に伸びると予想されています。

タイムスタンプ要件の緩和

対象書類の受け取りから、3営業日以内にタイムスタンプを付与する要件は企業に非常に厳しく、電子帳簿保存法の導入の足枷になっていました。したがって、改正案により企業の導入ハードルが下がる想定です。

適正事務処理要件の廃止

内部統制を目的として社内規定の整備や、紙の原本と電子文書のダブルチェックなどが求められており、企業にとって非常に工数のかかる業務でした。

今回の改正では、電子帳簿保存法導入にあたって課題となっていた内部統制に係る工数を減らすために、適正処理要件の廃止を実施する予定です。

検索要件の緩和

検索要件が限定的になる予定です。したがって、システムの導入も容易になるので電子帳簿保存法の導入は進むでしょう。

不正に対するペナルティの強化

要件が大幅に緩和されることで電子帳簿保存法の加入企業が増えると予想されます。企業の電子帳簿保存法に対する不正行為を予防するために改正案ではペナルティが設けられる予定です。

適正事務処理要件が廃止になったからといって、内部統制をおろそかにすることなく、ペナルティを回避するための施策が企業に求められています。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

改正前後の保存要件の違い

電子帳簿保存法の対象書類は保存方法により、以下の3種類に分けられます。

• 国税関係帳簿・書類にかかる電子データ保存
• 国税関係書類にかかるスキャナ保存
• 電子取引にかかる電子データ保存

所得税法や法人税法など各種法律において、総勘定元帳や仕分帳などの国税関係帳簿書類の備付け、および一定期間の保存が義務付けられており、企業はその保存要件に従わなければなりません。

国税関係帳簿書類を紙で保存することを前提に各種法律が規定されている中で、特定の条件下で国税関係帳簿書類のシステムでの保存を特例的に認めている点が特徴的です。

対象となる帳簿や書類により保存要件が定義されているため、改正前後の変更点を種別ごとに確認しておきましょう。

国税関係帳簿・書類にかかる電子データ保存

現状、帳簿、書類別に電子データ保存要件が定められている一方で、改正案では、帳簿を優良な電子帳簿(※)とそれ以外、および書類に分けて要件を定義している点が特徴的です。

(※) 優良な電子帳簿とは5つの要件を満たすシステム上で作成された帳簿を指します。

国税関係書類にかかるスキャナ保存

現行では重要書類と一般書類、過去分重要書類別にスキャナ保存要件が別に定義されています。改正案では、電子帳簿保存法の導入にあたり大きなハードルとなっていた税務署長の承認や適正事務処理要件などを廃止する予定です。

(※1) 決算関係書類以外の国税関係書類(一般書類を除く)を指します。
(※2) 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第３条第６項に規定する国税庁長官が定めるものを指します。
(※3) スキャナ保存の承認を受けている保存義務者であって、その承認を受けて保存を開始する日前に作成又は受領した重要書類を指します。

電子取引にかかる電子データ保存

現行では検索機能の確保やタイムスタンプの要件が細かく設定されている一方で、改正案では要件が大きく緩和されます。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応すれば、バックオフィス業務の効率化やコスト削減といった大きなメリットが得られます。

バックオフィス業務の効率化

社内文書のペーパレス化および電子化が進むことで、バックオフィス業務の効率化につながります。

情報の電子化が進むことで、対象文書の検索効率の上昇や、承認フローの電子化による業務の省力化など、さまざまなメリットを受けられるでしょう。

社内文書の電子化にはOCRツールの使用をおすすめします。OCRとは画面や画像内の文字を認識して、テキストデータに変換する文字認識技術のこと。OCRツールを使うことで、スキャンした文書を自動でテキスト化できるようになります。

データのテキスト化さえできてしまえば、文書のフォルダへの自動振り分けや、テキスト情報の基幹システムへの自動連係など、業務効率化に向けた様々な施策を検討できます。

紙や印刷にかかるコスト削減

社内文書の電子化により、文書の維持管理費や紙特有の作業にかかる工数の削減を期待できます。

経団連が発表したデータによれば、国内企業が領収書や契約書などの税務書類を保管するコストは年間で3000億にのぼると試算されています。この保管コストを電子化により削減できれば、法人税率を0.6％押し下げるのと同等のコスト削減効果を得られるそうです。

したがって、例えば、年間利益が1億円の会社であれば年間60万円を削減できるので、非常に大きなコストメリットを得られることがわかります。

＞＞請求書管理システムをお探しの方はコチラ

電子帳簿保存法に対応する際の注意点

電子帳簿保存法に対応するにあたり、いくつか注意点があります。思わぬルール違反を防ぐためにも、事前にしっかりと押さえておきましょう。

スキャン回数や色のルール

契約書など複数ページにわたる文書をスキャンする場合、複数回に分けてのスキャンが認められています。一度にまとめてスキャンできない場合は複数回に分けてスキャンしましょう。

グレースケール(白黒)でスキャン可能であるのは、見積書などの一般書類のみです。重要書類はカラーでスキャニングしなければいけない点に注意してください。

書類の保管期間

税法上、国税関係帳簿書類の保存期間は7年です。また、2018年4月1日以後の事業年度で欠損金(※)がある場合の保存期間は10年と設定されています。

基本的には7年保管すればよいですが、欠損金がある場合は10年の保存が必要なので、システムを導入する際に考慮する必要がある点に注意が必要です。

(※) 欠損金とは税法上の赤字のことで、欠損金の繰越控除は法人の特定事業年度に事務上の赤字が発生した場合にその赤字を繰り越し、翌年度以降の課税所得と相殺することで税負担を軽減する制度です。

ぴったりの経費精算システムを無料で診断する

電子帳簿保存法の改正に対応して電子化を進めよう

電子帳簿保存法は民間のペーパレス化および電子化を推進する法律です。

電子帳簿保存法を活用しペーパレスおよび電子化を推進することで、コストメリットおよび業務の効率化につながるなど企業にメリットが非常に大きいことがお分かりいただけたいのではないでしょうか。

とはいえ、まだまだ導入に足踏みしている企業も多いと思います。「電子帳簿保存法に対応したいけれども何から手をつけてよいかわからない」という方は、文書管理システムを提供している企業のセミナーに参加することをおすすめします。

セミナーに参加することで、文書の電子化にあたり自社企業で検討しなければいけないシステム要件や業務要件が浮き彫りになるはずです。

社内文書の扱いに課題を持っている企業は是非一度電子帳簿保存法への対応をご検討ください。

＞＞文書管理システムをお探しの方はコチラ

またソフトウェアの使用目的や重視したいポイントなど簡単な質問に答えていくだけで、あなたの会社にぴったりなプランも無料でご提案します。