申請書の作成から申請や承認、仕訳、会計ソフトとのデータ連携まで、経費精算に必要な一連の業務を効率的に行える経費精算システム。この記事では経費精算システムに搭載された機能を「入力補助機能」「申請・承認の支援機能」「経理業務の補助機能」の3つに分けてわかりやすく解説します。
最終更新日: 2024年04月30日
経費申請する従業員が申請書を探したり、金額や項目を手入力したりする手間を軽減する機能です。領収書の写真撮影やカードリーダー読み取りだけで経費精算ができるため、負担を大幅に軽減できます。
| 申請書テンプレート | 経費の種類にテンプレートを選択するだけで作成の手間を軽減 |
| OCR読み取り | 領収書の写真をとり、アップロードするだけで金額・項目を自動入力 |
| オペレーター入力代行 | 領収書の写真を送信し、入力を外注。OCR読み取りより高い精度が魅力 |
| 乗換案内連携 | 目的地・経路を選ぶだけで交通費を入力。経路に定期圏内を含む場合は自動控除も可能 |
| 交通系IC連携 | カードリーダーでICカードを読み取るだけで交通費を自動申請 |
| 法人クレジットカード連携 | 社員の立て替え負担を軽減。支払履歴からそのまま経費申請が可能 |
| スマホ決済連携 | 支払履歴からそのまま経費申請が可能 |
| ECサイト連携 | 購入履歴からそのまま経費申請が可能 |
| スケジューラ―連携 | 訪問予定と経路をいれるだけ自動交通費申請 |
経費申請・承認を支援する機能
申請者・管理者がいつでも・どこでも申請承認が可能に。さらに自動分岐・差し戻し機能で管理者の負担を軽減し、承認までの期間も短縮できます。
| スマホアプリ対応 | いつでも・どこでも申請・承認。申請者は申請のための帰社を削減し、管理者は隙間時間に申請内容を確認可能に |
| チャットツール連携 | 承認・差し戻しの自動通知で対応漏れを防ぐ |
| コメント機能 | 申請・差し戻し時にコメントすることで詳細の伝達も可能 |
| 承認ルート自動分岐設定 | 金額や内容に応じて、承認ルートを自動分岐。自社規定に合わせたルート設定が可能 |
| 規定違反チェック | 社内規定に満たない申請は自動で差し戻し |
| チャットボット機能 | よく聞かれる質問をチャットボットが自動返答 |
経理業務の負担を軽減する機能
自動仕訳やFBの作成、会計ソフトへの入力などの業務を自動化。電子帳簿保存法に対応したシステムや、BPOサービスを利用すれば保管の手間も軽減できます。
| 自動仕訳 | 勘定科目を自動仕訳。入力の手間をなくし、確認するだけで仕訳が完了 |
| FB(ファームバンキングデータ)の作成 | FBの自動作成で振込業務を効率化 |
| 会計ソフト連携 | 連携により転記の手間やミスを軽減。連携方法によっては自動転記も可能 |
| 電子帳簿保存法への対応 | 写真を撮ってアップロードするだけで保管が可能。原本管理が不要に |
| BPOサービス | 紙の領収書の回収や突合せ、保管・破棄の代行 |
まとめ
経費精算システムの機能は入力補助機能、申請・承認の支援機能、経理業務の補助機能の3種類に大別されます。自社の課題に合った機能を搭載した製品を選ぶことで、経費精算にかかる工数を大幅に減らせるでしょう。
以下の記事では、おすすめの経費精算システムを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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