経費申請をパソコンやスマートフォンでおこなうことで効率的に管理・精算できる経費精算システム。
最終更新日: 2024年03月30日
この記事では、経費精算システムのメリットを申請者、承認者、経理担当者の3つの視点で解説します。
申請者の経費精算システム導入メリット
経費精算システムを導入すれば、経費精算に必要な申請・依頼にかかる工数を大幅に減らせます。
申請書記入の手間を削減
経費精算システムを導入すると、紙で作成していた申請書類の作成がパソコンやスマートフォンで入力するだけで可能に。入力フォーマットを事前に設定しておけば、項目の選択や金額の入力をするだけで申請が可能になり、作成時間を大幅に削減できます。
また領収書を写真撮影すると自動入力できるOCR機能や、入力を外注できるオペレーター入力代行機能のあるサービスを利用すればさらに経費申請の手間を減らせるでしょう。
承認依頼もWeb上で完結
経費精算システムは承認依頼もWeb上で完結します。承認者へ直接会いに行く必要がなくなるため、承認依頼に割いていた時間を削減可能です。
また承認ルートを予め設定しておけば、申請内容に合わせて選択するだけで、簡単に承認ルートを切り替えることも出来ます。
交通費自動控除やICカード読み取りで交通費申請の手間も軽減
経費精算システムによっては定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りが可能。申請時の面倒な計算作業がなくなることで、大幅に手間を削減できるだけでなく、計算ミスを防ぐことも可能です。
承認者の経費精算システム導入メリット
経費精算システムを導入すれば、承認にかかる工数が削減できるだけでなく、承認漏れも減らせるでしょう。
承認・否認や差し戻しがボタンひとつで可能
経費精算システムでは承認作業がWebでおこなえるため、ボタンひとつで承認や否認、差し戻しができます。紙の申請書にハンコを押す作業や申請書類のやり取りが無くなることで、承認作業にかかる時間を大幅に減らせるでしょう。
場所や時間に縛られず、出先から承認作業が可能
経費精算システムはパソコンやスマートフォンで使用できるため、時間や場所に縛られず承認作業が可能。承認業務のために帰社する必要が無くなり、出先でのスキマ時間を有効活用できます。
通知が来るので承認漏れをゼロに
経費精算システムを導入すれば、対応が必要な申請を通知で教えてくれるため承認漏れをゼロにできます。また対応済み、未対応、差し戻しなどのステータスを一目で確認できるため、承認依頼の管理を簡単におこなえるでしょう。
経理担当者の経費精算システム導入メリット
経費精算システムを導入すれば、煩雑な仕訳や振込業務を自動化し大幅に工数を減らせます。
自動チェック機能で記入ミス・漏れの確認作業を削減
経費精算システムに搭載されている申請内容を自動チェックする機能を利用すれば、記入ミスや漏れの確認作業を大幅に削減できます。
また申請書の必須項目や選択項目を事前に設定しておけば、申請者のミス自体を減らすことも可能です。
仕訳作業を自動化で仕訳作業から解放
経費精算システムでは、事前に設定した勘定科目を従業員が申請時に選択することで、仕訳作業の自動化が可能になります。
また会計システムに合わせた形式で仕訳データを作成できるため、会計システムへ転記もスムーズにおこなえるでしょう。
FBデータを自動で作成で振込作業から解放
経費精算システムでは、FBデータが自動作成され振込業務をおこなえます。作成したFBデータは各銀行のインターネットバンキングに取り込むだけで振込作業が完了し、煩雑な振込作業から解放されます。
電子保存によって書類の管理スペースや手間を削減
電子帳簿保存法に対応した経費精算システムであれば、領収書の電子保存が可能です。膨大な領収書を保管する場所の確保や管理の手間から解放されることで、スペースや時間を有効活用できます。
経費精算システムで経費精算にかかる工数をコア業務へ
経費精算システムを導入すれば、紙の申請書からWeb上に移行することにより、申請者、承認者、経理担当者の経費精算にかかる工数を大幅に削減できます。また承認漏れや申請ミスなども減らせるため、コア業務に集中できるようになるでしょう。
以下の記事では、おすすめの経費精算システムを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
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