事業を営んでいるならば個人でも法人でも、領収書の書き方を知っておく必要があります。記載すべき項目やルールが決まっているので、書き方をしっかりと覚えておきましょう。領収書の基本からレシートとの違い、発行時に注意すべき点を解説します。
最終更新日: 2023年12月20日
領収書の基礎知識
領収書は商品やサービスの売買において、代金の受け渡しが正確になされたことを証明する書類です。具体的な書き方を理解する前に、まずは領収書の役割と保存期間について覚えておきましょう。
領収書の役割は？
領収書は商品やサービスの提供に対して、金銭が支払われたことを証明するものです。会社員の場合は交通費やクライアントとの飲食代など、経費の精算をするために必要で、フリーランスや個人事業主にとっては、確定申告書の作成時に使用します。
また領収書は二重請求や払い過ぎの防止、社員の経費の不正利用を防ぐといった、役割も持っています。個人・法人にかかわらず、事業主にとっては欠かせない書類の一つです。
領収書の発行義務と保存期間
事業主の場合は個人・法人を問わず、商品・サービスの購入者から発行を求められたら、必ず領収書を発行する義務があります。
さらに領収書は税務上の帳簿書類に該当するので、個人事業主で白色申告をする場合は5年間、青色申告の場合は7年間、法人の場合も7年間の保管義務があります。
ただし個人事業主が青色申告をする場合、前年の一昨年の所得が300万円以下ならば、その年の領収書の保存期間は5年間です。なお保存期間の起算点は、確定申告の申告期限(通常は3月15日)となる点も、押さえておきましょう。
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領収書とレシートの違い
領収書について学ぶ際には、レシートとの違いも知っておく必要があります。両者の税務上の扱いについて、理解しておきましょう。
レシートも領収書として認められる
領収書は金銭の受け渡しを正式に証明するもので、レシートは簡易的なものと考えている人が多いようです。
しかしレシートも税法上は、領収書として扱って問題ないとされています。宛名や事業主の印鑑だけでなく、領収書という文言も記載されていませんが、同じものと考えて差し支えありません。
むしろレシートの方が品名や金額、売買の日時が正確に印字されるので、手書きの領収書よりも、信頼に値すると考えられます。
しかし一方で、顧客からの印象をよくするために、あえてレシートではなく領収書を発行する事業主も少なくありません。これは領収書の方が、より正式な書類と考えている消費者が多いためでしょう。
金銭の授受が確認できる書類であればよい
レシートのように、たとえ「領収書」と表記されていなくても、金銭の受け渡しがされた旨を確認できる書類ならば、領収書として扱うことが可能です。
具体的には代金を受け取った日付、金額、発行元の記載があれば、請求書や納品書などでも、原則として領収書とみなすことができます。
さらに領収書の形式は、法的に指定されているわけではないので、必要事項が記載してあれば、手書きでも問題ありません。顧客から手書きの領収書を求められることもあるので、事業主はいつでも発行できるように準備しておきましょう。
領収書の記載項目と書き方のポイント
ここでは領収書の記載項目と、書き方のポイントを解説します。以下の項目は領収書の発行に必要な事柄なので、正しい記載方法をしっかりと覚えておきましょう。
日付
領収書には商品やサービスの購入者から、代金が支払われた日付を、正確に記載しなければいけません。
和暦・西暦の選択は任意ですが、例えば「令和4年」「2022年」など、誰が見ても分かるように、省略せず記載する必要があります。元号が変わった初めの年は「元年」と表記する点も、知っておきましょう。
なお銀行振り込みで入金があった場合、その翌日以降に領収書の発行を求められたとしても、発行する領収書には、振り込みのあった日付を記載します。
宛名
代金を支払った者の氏名や、企業名の記載も必要です。こちらも正式名称で記入しなければいけません。
特に宛名が法人の場合は「(株)〇〇」といった表記ではなく、正式に「株式会社〇〇」と記載しましょう。いわゆる「前株」か「後株」かも注意が必要です。
なお顧客によっては宛名を「上様」にしてほしいといわれるケースもあります。その場合は依頼通りにしても構いませんが、領収書の証明力を担保するという観点からは、できるだけ正式名称で記載するのが望ましいといえます。
宛名がはっきりしない場合、法的に無効と判断される可能性があるので、注意しましょう。
金額
領収書の金額は、支払総額である税込みの額を記入します。金額の前に「￥」か「金」の文字を記載し、数字3桁ごとにカンマを入れなければいけません。さらに金額の末尾には「-(ハイフン)」や「※(米印)」「也」のいずれかを記入します。
例えば商品代金として5,000円を受け取って領収書を発行する場合は、金額の欄に「￥5,000-」あるいは「金5,000也」などと記載するわけです。末尾の記載は金額の改ざんを防止する意味もあります。
但し書き(商品名など)
金額とともに、金銭授受の対象となる商品・サービス名を但し書きとして記載します。「飲食代として」「セミナー参加費として」など、何が購入されたのか、具体的に分かるように書かなければいけません。
「品代」や「お品代」と記載する事業主もいるようですが、何が買われたのか判然とせず、領収書として認められない可能性もあるので、避けた方が無難です。
発行者名
領収書の発行者名の記載方法は、印字はもちろん、手書きや印刷、ゴム印など何でも構いません。
印鑑も必須ではありませんが、押印する場合は発行者名に、少しかかる場所にするのが一般的です。個人名や会社名、個人事業主の場合は屋号など、省略せずに正確に記入しましょう。
また税務上は発行者名だけで構いませんが、住所や電話番号、メールアドレスなども記載しておけば、顧客が領収書の内容について、問い合わせる場合に便利です。
収入印紙
領収書に記載する金額が5万円以上の場合は、課税の対象となるので、金額に応じた収入印紙の貼付が必要です。
例えば金額が10万円ならば200円、150万円ならば400円といったように収入印紙の額も決まっているので、詳しくは国税庁のWebサイトなどで確認しておきましょう。
また収入印紙を貼った後は消印処理が必要です。領収書と印紙とをまたぐ形で消印を押すことで、印紙の防ぐ目的があります。
なおクレジットカード払いの場合は、印紙の貼付は不要ですが、領収書にクレジットカードで支払った旨の記載をしておかないと、収入印紙の貼付が必要となってしまうので注意しましょう。
領収書を発行するときの注意点
続いて領収書を発行する際、特に注意すべき点を解説します。知らずにいると余計に税金を取られてしまう可能性もあるので、ここでしっかりと覚えておきましょう。
二重課税にならないように気を付ける
5万円未満の領収書に収入印紙は必要ありませんが、税込価格で5万円を超える領収書を発行する場合は、注意が必要です。
金額の内訳が記載されていない場合、たとえ税抜金額が5万円未満でも、記載する金額が5万円を超えると、収入印紙を貼らなければいけません。
そうなると結果的に税金を二重に支払うことになってしまうため、必ず内訳を記載して二重課税を防ぐようにしましょう。
なお売上が総額で5万円を超える場合でも、領収書を分割して発行できる場合は、5万円未満の領収書を複数発行することで、収入印紙の貼付が不要になるので、節税になります。
領収書の再発行について
領収書に不備がある場合、二重線などでの修正は不可とされているため、基本的には領収書を発行し直さなければいけません。発行済みのものは相手から返却してもらう必要があるので、顧客にも手間をかけることになってしまいます。
金額の間違いはもちろん、日付や但し書きなどのちょっとした記載ミスでも、再発行となるので、事前にしっかりと内容をチェックして、間違いがないように心がけましょう。
また領収書の二重発行とみなされないように、発行し直した領収書には「再発行」や「(再)」と記載したり、不備があった領収書に「×印」を付けたりするなどの、処置も必要です。
領収書の作成でよくある疑問
最後に領収書の作成において、多くの人が疑問に思う点を解説しておきます。記載すべき項目とともに覚えておきましょう。
領収書は誰が書いても問題ない？
領収書は正社員しか発行できないと思い込んでいる人は、少なくないようですが、その企業の社員はもちろん、アルバイトやパートでも問題ありません。
役職は問われないので、アルバイトにも書き方を教えておけば、顧客に対してスムーズに対応できるようになるでしょう。
ただし上記のように、内容に不備があると再発行となり、余計な手間がかかってしまうため、間違いのないように正しい書き方を教えておく必要があります。
法人と個人事業主では書き方が違う？
事業形態や立場によって、領収書の書き方が違うということはありません。法人でも個人事業主でも、基本的な書き方は同じです。
法人ではないから、領収書の発行が不要だと考えている事業主もいるようですが、経費として申告するのに必要であり、相手方から発行を求められた場合、必ず応じなければいけません。
収入印紙の扱いも個人・法人で同じなので、この機会に書き方とルールをしっかりと覚えておきましょう。
領収書の書き方を知っておこう
領収書の書き方の基本や注意点を解説しました。領収書は金銭の受け渡しが正確にされたことを証明する書類で、事業主は買い手から求められた場合、基本的に発行しなければいけません。
日付や宛名など、領収書の記載項目にはそれぞれ注意点があるので、よく確認しておく必要があります。簡単に領収書を発行できる機能を持つ、経費精算システムも多いので、作業の手間を省くために導入を検討してもよいでしょう。
領収書のテンプレートも多いので、いつでも使えるようにしておけば、手書きで発行する必要がなくなり、業務効率化につながります。特に今後独立を考えている人は、この機会に、書き方の基本を押さえておきましょう。
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