予実管理とは？必要性やポイントをわかりやすく解説

予実管理は自社の経営状況を知る上で重要な業務です。

作業の基本的な流れや管理表の作成方法を知っておけば、担当者がスムーズに業務を進められるようになるでしょう。

当記事では、予実管理の必要性や大事なポイントについて解説します。

予実管理とは？

予実管理とは経営目標を達成するための売上や経費に対して、予算を設定し、実際の売上や経費を比較して分析する業務を意味します。

目標を基に設定された予算と、実績の推移との数量差異を分析すれば、目標に対する実績の達成度合いを把握することが可能です。

予実管理はなぜ必要なのか

予実管理は企業活動における課題の本質を明確化するために必要となります。予実管理をおこなうと、どれくらい予算と実績に差異が生じているか？原因として考えられるものは何か？などを突き詰めることができます。

たとえば、赤字を出している理由が経費の肥大化と売上不足のどちらか分からない場合などに必要です。それぞれの予実差異をハッキリさせることで、赤字の原因を明確化します。

定期的に予実管理を行うことで、早めに問題を解決することも可能になります。決算時だけでなく、期中に課題を感じたとき、状況改善策を検討する際にも予実管理作業は有効です。

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予実管理の手順

予実管理をおこなう際は基本的に4つの手順で進められます。

それぞれの手順の中で、具体的には以下のような作業を進めます。

1.計画の策定

予実管理において始めにおこなうことは、計画と目標の策定です。まず、達成すべき目標を具体的で測定可能な指標として設置しましょう。

次に、戦略を実行に移すための具体的な行動計画を立てます。タスクの内容、担当者、期間と必要な予算を見積もります。特に予算は計画の中で最も重要な要素です。現実的なラインを踏まえて、しっかりとした計画を立てることが、予実管理の始まりとなります。

2.実績の記録

予実管理では実績の正確な記録は欠かせません。実際に数値がどのように変化したのかの結果を漏れなく記録することが重要です。

売上、費用、利益などのデータは計画との比較や考慮分析に直接使用します。また進捗状況を定期的に観測し、必要な修正を行います。データの誤りや遅れは、予実管理の効果を大きく損ねる可能性があるため、適切なタイミングで迅速に行うことが肝要です。

3.予実結果の分析

予実管理をおこなうにあたって最も重要な作業は予実結果の分析になります。
当初の計画と実績を比較し、差異が生じている項目を特定します。特定した項目で差異が生まれた原因を内部要因や外部要因で分け、必要な対策を講じましょう。

業務プロセスの非効率性や人的ミス、市場環境の変化や競合の動向などから原因を特定し、業務の改善や戦略の修正につなげるにはどうすればいいのか考慮しましょう。

4.レビューと改善

予実管理のプロセスは、一度で終わるものではありません。継続的なレビューと改善が必要です。レビューは一定期間ごとに予実管理の進め方を振り返ることを意味します。

計画の策定、実績の記録、暫定の分析、対策の確保と実行などの一連の流れを評価します。レビューで特定した問題点や課題に対して改善策を立て、予実管理のプロセスを継続的に改善するまでが予実管理です。

予実管理のポイント

予実管理のポイントとして以下の要素が挙げられます。

適正な予算の設定

現実的な目標を立てた上で、過去の売上・経費実績を確認しながら無理のない適正な予算を設定することが重要です。

部署ごとに決めた予算を全社的な予算としてまとめ、事業目標と大きな相違がないか確認しましょう。

リアルタイムの状況管理

月次より週次、週次より日次のチェックを意識し、売上や市場の動向を小まめに把握することを心がけましょう。

より的確な情報収集を実行するためには、素早く集計作業を行える環境整備が欠かせません。さまざまな情報を幅広く迅速に収集できる環境を整えるために、ツールやシステムの導入を検討してもよいでしょう。

PDCAサイクルの活用

予実管理をうまく回すポイントとして、PDCAサイクルの活用が挙げられます。PDCAサイクルとは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」のループにより、業務品質の改善を目指す手法です。

PDCAサイクルを回すことで、ゴールに向けて何をすべきなのかを明確化できます。PDCAサイクルを活用し、目標完遂を最短ルートで達成しましょう。

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予実管理表の作り方

予実管理表はさまざまな場面で、いろいろなツールで作成されます。以下に基本的な作成手順をまとめました。

詳しくは以下の関連記事にまとめていますので、ご参照ください。

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予実管理をより効率化するためには？

成功のためのポイントを抑えながら、予実管理業務をより効率的に進めるには予算管理システムの導入がおすすめです。

予算管理システムは、予算計画の策定からデータ収集、分析までを迅速かつ自動的におこなえるツールです。大容量データでも処理できるため、エクセルのようにシステムが重くなる心配もありません。

予算管理や編成のクオリティを高めることもでき、PDCAサイクルを高速で回せるため、分析や改善をきちんと行えるようになるでしょう。

効率的な予実管理で企業の課題改善を

予実管理とは、経営目標を基に設定した予算と実績を比較・分析する業務です。課題の本質的な改善ができるようになるため、目標達成を効率的に実現できます。

予実管理はエクセルでも行えますが、業務に手間や時間がかかりやすくなる上、人的ミスも多くなってしまう点がデメリットです。予算管理システムを導入し、より質の高い管理で自社の課題改善を目指しましょう。

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