ワークフローシステムの機能を一覧で紹介！何ができるのかわかりやすく解説

申請や承認の流れを電子化できるワークフローシステム。承認ルートの設計や申請フォームの作成など豊富な機能を有しており、業務の効率化と標準化を実現します。

この記事では、ワークフローシステムに搭載されている機能を一覧で網羅的に紹介。実際に何ができるのか、わかりやすく解説します。

承認ルート設計機能

ワークフローの申請から承認、決裁までの流れを定義する機能です。作成した承認ルートはテンプレートとして複数の申請フォームに紐づけられるので、変更や更新があった際の手間もかかりません。

承認者や条件分岐のアイコンを配置して承認ルートを結ぶだけで、ワークフローを簡単に構築できる製品も多いです。申請内容による条件分岐や、複数承認者を指定するグループ承認など、ルートは詳細に設定可能です。

申請フォーム作成機能

申請用のフォームを作成する機能です。各業務プロセスに応じた申請書が存在するように、記載項目やレイアウトを自由にデザインしてシステム上で表現できます。

入力フィールドの配置やレイアウト調整は、ドラッグ&ドロップの簡単なマウス操作で行えます。プログラムに関する専門知識は必要ありません。また中には、ExcelやWord、PDFなど各ファイルを活用して申請書を再現できる製品もあります。

申請機能

申請機能では作成した申請フォームを活用して、必要な申請を手軽に行えます。必要な業務プロセスに応じて適切な申請フォームを選択するだけで、申請をスタートできます。

間違えずに入力できるようにする入力補助や、関連する申請内容を呼び出す関連付けなど、申請を便利に進める機能もあります。

またフォームの内容とは別で伝達する際に活用できるコメント機能や、複数の書類を一括で送付できる一括申請などの機能もあります。

申請状況はシステムにリアルタイムで反映されるので、進捗状況はいつでも確認可能です。

承認・決済機能

申請者からの申請内容を承認したり決裁したりする機能です。

承認者はメールやチャットツールで通知を受取り、申請内容の確認後に承認や差し戻しをワンクリックで行えます。また同一ステップに存在する承認者全員の承認を必要とするAND承認や、誰かひとりの承認を必要とするOR承認といったグループ承認の設定も可能です。

モバイル端末に対応している製品であれば、スマホで外出先から承認することもできます。

検索・集計機能

申請書類や過去の申請情報を参照できる機能です。

書類や申請の種類や件名、日時範囲などさまざまな項目で検索できます。また一覧表示やサマリ集計、クロス集計などさまざまな形式での集計にも対応。保管したデータを活用して新たな申請に役立てたり、監査対応を進めたりすることができます。

集計データはグラフで視覚的に表示したり、CSVやPDFなどのファイル形式で出力したりすることも可能です。

外部システム連携機能

チャットツールやグループウェア、電子契約システムなどの外部システムとワークフローシステムを連携させる機能です。APIを通じてデータを自動的に交換することで、情報の二重入力や手作業による転送の必要がなくなります。

たとえばシングルサインオンでログインの手間を省略したり、グループウェアの画面上からそのまま申請や決裁を進めたりすることができます。ほかにも経費精算システムと連携して、交通費や定期代の自動入力を進めることも可能です。

連携できるサービスは製品によって異なります。さらなる業務効率化のためにも既存システムを使っている場合は対応有無をチェックしておくとよいでしょう。

セキュリティ・内部統制機能

ワークフローシステムを安心して運用できるように、セキュリティ機能や内部統制機能が搭載されています。

書類や設定の紛失を防ぐバックアップ機能や、操作できるユーザーを制限するアクセス管理、いつ・誰が・何をしたかを明らかにする操作ログの取得など、さまざまな機能が搭載されています。

データの保護やアクセスの制御によって、不正行為の予防や追跡を可能にします。

まとめ

ワークフローシステムは、企業の業務効率化、データ管理、セキュリティ強化において、極めて強力なツールです。

承認ルートの最適化、柔軟な申請フォームの作成、迅速な申請と承認プロセス、詳細なデータ分析とレポート作成、他システムとのスムーズな連携、そして厳格なセキュリティと内部統制の強化といった、多様な機能で組織の運営を支援します。

組織のニーズに合わせてこれらの機能を適切に活用することで、ビジネスプロセスの効率化と透明性の向上、コスト削減に大きく寄与できるでしょう。

以下の記事ではおすすめのワークフローシステム各製品を特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。