人事業務を効率化する5つの方法！役立つツールも紹介

人材の採用や育成、また異動配置や評価など人事業務はやることがたくさん…。

そんな多忙な人事業務に取り組んでいると「少しでも効率化する方法はないか」と感じている方も多いかと思います。

そこで本記事では、人事業務を効率化する具体的な方法や、役立つツールも紹介します。

人事業務を効率化する5つの方法

人事業務の効率化は「ムダ」「ムラ」「無理」を削減して、生産性を高めるアプローチで進めていきます。「人事計画」や「採用」、「人材育成」や「評価」といった主要4業務の効率化を進められれば、事業推進のスピードを担保できます。

繁忙期に業務が集中しないよう年間計画を作成

まずは年間計画を立てて、繁忙期と業務量に余裕のある時期を分け、年間を通して仕事配分ができるだけ均一になるように調整します。

人事業務には新入社員の受け入れ対応や、賞与計算・年末調整など、特定の時期に集中して発生する業務と、毎月対応しなければならない定例業務があります。

時間に余裕がある時期に、業務を前倒しにしたり、繁忙期に向けた準備を行ったりできないか、関係部署と相談してみましょう。スケジュールを立てるときは、急な仕事が入っても対応できるように業務量を控えるのもコツです。

業務フローの可視化・標準化で属人化を解消

人事業務を効率化する要点の1つは、属人化の解消です。属人化とは業務に関する情報が、共有されていない状態を指します。専門的なスキルや経験のある社員など、特定の担当者に仕事量が偏りすぎることもあるでしょう。業務が属人化している場合、その担当者がいないと、業務が回らなくなる恐れがあります。

対策は業務の流れや手順のルールを共有し、誰でも同じような精度で業務を進められる体制を作ることです。誰でも一定の質で仕事ができるようになれば、業務負担を分散・カバーし合えるようになります。繁忙期や担当者の不在時にも仕事が滞りにくくなり、仕事全体の質がアップするでしょう。

デジタル化で情報検索・共有を簡単にする

社員情報や申請手続きなど社内の情報を手広く扱う人事部では、情報管理のデジタル化によって大幅なコスト削減を期待できます。

紙の書類に比べて、デジタル化は情報の検索と共有がしやすいので、必要な情報を探すのにかかっていた時間的コストや業務負担を省けます。外出先やテレワーク中の自宅など、どこからでも情報にアクセスできるため、スピード感のある業務進行が可能になるでしょう。

また何度も同じ情報を打ち込まなくて済む情報を一元管理できるツールは、業務効率化に寄与してくれます。

ITツールを導入しルーチン業務を自動化

ITツールは人事関係の定型的な業務を自動化するのに役立ちます。例えば採用業務において手間が掛かって作業量が多くなりがちな、応募者との連絡業務や面接日程の調整は、採用管理ツールによって単純化できます。

他にも労務管理や人材育成向けなど様々な規模と種類のツールがあり、対応する業務の効率化が可能です。自社の課題を解決してくれるツールを導入しましょう。

定型業務を自動化することで時間や作業量を減らし、より専門的なスキルや経験が必要とされるコア業務に注力できます。

業務の一部をアウトソーシング化する

ツールの導入以外に、一部の業務をアウトソーシング化する方法もあります。法律などの専門知識が必要な労務管理は人材をすぐに集めにくく、忙しい時期が前もって分かるため、アウトソーシング化に適した業務です。

一方で人事評価に関しては、負担の軽減というより、適切な評価体制で従業員のポテンシャルを上げるのを目的とし、アウトソーシングサービスが用意されています。

人事業務の労務管理・採用管理・人事評価・人材育成のそれぞれの分野に、外部委託サービスがあります。繁忙期の人手不足やルーチン業務の負担を、アウトソーシングで補う方法を検討してみましょう。

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

人事業務の効率化をスムーズに進める5つのポイント

人事業務を効率化する方法を押さえたら、自社の課題を洗い出して、適切なツールの導入を検討しましょう。どのようにすれば現場の混乱を抑えて効果を大きくできるのか、改善の進め方を見ていきます。

業務内容の棚卸し

人事業務全体を見渡し、どこに課題があるのか把握するためには、業務フロー図が役立ちます。ただしいきなり業務フロー図を作ると無駄に複雑化しやすいので、先に情報を整理する必要があります。

最初に他の部署にも協力を仰いで業務内容を整理しましょう。会社全体の業務内容・担当部署・他部署との関わり・必要な人員・所要時間と工数・使用システム・書類などを一覧表にします。作業名と範囲は統一し、条件によって変動する細かな分岐は省いて、基本的な流れを押さえます。

一覧表をもとに大まかな流れを図式化したプロセスマップを作成すれば、業務全体の関係がより把握しやすく、業務フローを作る際に抜け漏れがないか確認も容易になるでしょう。

関連部署も含めてフローを図式化

次にプロセスマップで切り分けた業務ごとに、より詳しい工程を書いた業務フロー図を作成します。業務フローが明確になれば「どの仕事を自動化できるか」といった判断がしやすくなるからです。

例えば労務管理についてなら、先に作成した一覧表をもとに、労務管理の中の給与計算、さらに給与計算プロセスと細かく分けていきます。

ただし人事業務の無駄や課題を洗い出すのが目的なので、業務の流れを把握できる程度の書き込み・タスクの分解で十分です。あまり細かく分けすぎても全体像を見失うので注意しましょう。

業務ごとに手順マニュアルを作成

属人化の防止は業務効率化の大きなポイントです。業務の流れが可視化できたら、処理作業ごとの手順マニュアルを作成します。マニュアルは業務フローの中の単一業務について、業務の前提条件や、進め方・判断基準などのより詳しい手順やルールを記したものです。

マニュアルによって、一定のスキルを持つ誰もが業務をこなせるようになれば、仕事の質にばらつきがなくなり、担当者が不在のときや繁忙期でも負担を分散できます。

マニュアルはフォーマットを統一し、担当部署を決めてから正式文書にすると、後でトラブルが起きにくくなります。更新するときは、関連部署が対応する内容も同時に変更しましょう。

定型業務と非定型業務に分け無駄を省く

業務フローやマニュアルの完成後は、業務を分類する作業です。給与計算や書類作成などの、手順が決まっていて繰り返し行われる定型業務と、採用方針のように方法が決まっておらず、経験や高度なスキルを必要とする非定型業務に分類します。

そして定型業務の中に省略できる業務や、自動化・アウトソーシング化できる業務がないか検討します。検討を効率化するには、先に改善の可能性だけを考え、コストの高さや難しさについて考えるのは後回しにするとよいでしょう。

定型業務を効率化し、浮いた人員を非定型業務へ

改善の可能性がある定型業務について、ツールの導入によるデジタル化・自動化・アウトソーシング化を考え、かかる費用や実現性を検討しまします。

検討の際には「ECRSの原則」が便利です。コストがかかりすぎている定型業務について、廃止・統合・分割・順序の入れ替え・代替・単純化の順で効率化を考える方法です。改善の効果が大きく、トラブルを避けられるといわれています。

改善策が定着してきたら、浮いた人員を非定型業務へ振り分けます。作業時間と人員を増やすことで、非定型業務も効率化できるでしょう。ただし、現実的な改善を行うには現場の意見を常に踏まえることが大切です。

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する

人事業務の効率化に役立つツール

人事業務の効率化に役立つツールは、オールインワンタイプの人事管理システムから、特定の分野に特化したタイプまでさまざまです。それぞれのシステムの特徴と、効果を解説します。

人事管理システム

人事管理システムとは人材採用・人事評価・労務管理などの、人事業務に役立つシステムの総称です。人事業務全般をカバーするタイプの人事管理システムは、業務を一元管理できるメリットはあるものの、広い領域で改革が必要になるため、導入が大変です。

採用管理・人事評価・労務管理・給与計算・勤怠管理など、特定の業務に特化したシステムの導入は、1度に変更する点が少ないので、比較的混乱がなく定着させやすいでしょう。

後でデータ共有が簡単になるように、システム同士が連携できる製品を選び、課題の優先順にスモールスタートするのがおすすめです。

採用管理システム

採用管理システムは応募者の情報管理や、連絡メールの管理ができるツールです。工程が多くなりがちな採用業務を一元化し、スピーディな対応を可能にします。

説明会の案内や面接の日程調整など、時間と手間のかかるルーチン業務は、自動返信機能や日程調整機能で効率化が可能です。

応募者情報や進捗具合を簡単に検索・共有でき、採用基準を数値化して採用評価シートに落とし込むと、企業の求める人物像にマッチした人材を選びやすくなります。

浮いたコストで内定者との交流に力を入れれば、内定辞退を減らし、入社後の定着率を上げられるでしょう。

労務管理システム

労務管理システムは給与計算・勤怠管理・雇用契約や社会保険の手続きなどを、効率化できます。給与計算・勤怠管理などの各業務に特化したシステムもあり、煩雑な計算作業を楽にしてくれます。

電子申請は書類内容に不備があったときに書き直しやすく、従業員の情報入力が手軽なので、手続きを効率化できるでしょう。

就業時間や出退勤・欠勤などを扱う勤怠管理システムは、給与計算システムと連携して、勤怠情報に基づいた給与計算の自動化を行える場合もあります。シフトの作成や有給休暇などの、休暇管理機能のある製品も便利です。

労務管理システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

人材育成系ツール

人事業務で活用できる人材育成系ツールは、主に目標管理・人事評価タイプと、タレントマネジメントタイプ(人材育成だけでなく人事情報・人材配置も含む)、スキルマネジメントタイプに大別できます。

またスキルアップにも、OJTやメンター制度などの職務の中で訓練する方法と、研修やeラーニングなどで、知識・スキルを向上させる方法があります。

モチベーションアップには、目標管理・1on1ミーティングが効果的です。人材育成ツールのタイプは、人材育成における自社の課題と求める社員像、かけられるコストから選ぶとよいでしょう。

ぴったりの労務管理システムを無料で診断する