「旅費交通費」とは仕事に必要な出張時に発生します。しかし発生条件によっては旅費交通費の対象外になったり、本来非課税であるのに一部費用が課税対象になったりして取り扱いが難しいのです。旅費交通費について、注意ポイントや仕訳方法を解説します。
最終更新日: 2023年12月20日
旅費交通費とは
「旅費交通費」とは経費精算時に関わる勘定科目の一つです。会社の資金運用に関わる重要な項目ですが、その実態はどのようなものなのでしょうか？
旅費と交通費を足したもの
「旅費交通費」は簡潔にいうと「旅費」と「交通費」を足したもののことです。通常の業務を行う勤務地以外へ向かうのに必要な運賃や、業務を行うのに必要な経費が含まれます。
旅費は会社によって定める範囲が異なり、業務で必要だと思ってかけたお金が規定外に該当するかもしれません。一般的には宿泊費や出張手当などが旅費に含まれます。交通費は目的地までの往復費用や、現地での移動で交通手段を使用した際に発生する費用です。
よく「出張費」と混同されますが出張費は一般的な「呼び名」であり、旅費交通費は経費精算に必要な「勘定科目」にあたります。出張にともなう「出張手当」や業務上必要な「接待費」などはすべて旅費交通費に含まれるのです。
旅費交通費に該当する費用
旅費交通費は「業務上に必要な」旅費や交通費のことで、以下のものが該当します。
- 電車代
- タクシー代
- 航空運賃
- バス代
- 有料道路通行料
- 駐車場代
- 出張手当
- 宿泊費 など
通常の勤務地以外での業務の目的によって、交通費と宿泊費が旅費交通費として計上ができない場合があります。例えば社内研修での宿泊は「研修費」となり、自社開催のイベントへクライアントを案内する際にかかる交通費は「交際費」となるのです。
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旅費交通費に該当しない費用とは？
出張に出向いてかかった経費は、すべてが旅費交通費として精算できるわけではありません。旅費交通費として認められない費用について紹介します。
仕事と関係のない出費
「業務上に必要な」旅費や交通費に対して支払われるのが旅費交通費であるため、仕事と関係のない出費は該当しません。そのため出張に伴う宿泊費は含まれていても、仕事とは無関係な「食事代」は認められないことが多いようです。
また宿泊費に関しては、会社によって上限額が定められています。決められた額の中でやりくりをしなければならず、もし上限額を超えた場合は従業員自身で負担しなければなりません。
個人事業主の日当
会社に属し指示によって出張した場合は「出張手当」として日当が支給されます。しかし個人事業主は通常勤務地以外で必要な業務を行ったとしても、日当を経費として計上できません。
日当をはじめとした通常給与とは別の「非課税所得」は、会社に所属し行った仕事によってお金を得ている「給与所得者」に支払われます。個人事業主は自ら事業を営みお金を得ている「事業所得者」であるため該当しないのです。
旅費交通費の注意ポイント
旅費交通費は取り扱いが難しい勘定項目で、精算時に気を付けなければならないポイントがあります。どのような部分に注意すればよいのでしょうか？
消費税の課税区分に気を付けよう
旅費交通費は必要な経費の発生状況によって課税区分が変わります。基本的に「仕事に必要な経費」は課税対象外です。会社が定めた旅費交通費の上限額を超えた場合、課税対象になり得ます。
例えば出張で新幹線を利用した場合、通常の運賃で乗車できる普通車での移動は課税対象に当たりません。しかしグリーン車を利用した場合、仕事上必要ではないのに旅費交通費が高額になるため課税対象になる可能性があります。
また課税は「国内での取引」に対して発生するため、海外出張に関わる旅費交通費は「不課税」となり消費税が発生しません。外国での宿泊費や交通費、食事代などは不課税対象となり、国内から外国への航空費は「免税」扱いです。
旅費交通費の仕訳
経費精算の際「何にいくらかかったか」という仕訳作業を行います。旅費交通費の仕訳はどのように行われるのか紹介します。
仮払いと実費精算の違い
旅費交通費の仕訳は「仮払い」と「実費精算」の2種類に分けられます。大きな違いは出張にかかる費用を「出発前」に支払うか、「出張後」の出勤時に支払うかという点です。
仮払いは出張にかかる交通費や宿泊費などの総額を「概算」し、出張する社員へあらかじめ費用を渡します。移動距離や出張日数によって高額な旅費交通費がかかりそうな場合、事前に会社側が費用を立て替えておけば社員の負担が減らせるのです。
しかし仮払いは経理担当の負担が増えます。出張後に概算して渡した費用と実際にかかった費用を照合し、お金が足りず社員が負担した場合は不足分の支払いを行い、余った場合は社員に返金してもらわなければなりません。
一方実費精算は出張にかかったすべての費用の領収書を社員が経理へ提出し、実際にかかった費用を精算します。実費精算だと経理の手間が減らせるとともに、確実に正しい数字で計算ができるのです。
仮払金の仕訳例
仮払金処理では「出張前」と「出張後」に仕訳を行わなければなりません。仮払金として100,000円を社員へ支払い、実際にかかった旅費交通費が仮払金を超えた場合を例にして仕訳例を説明します。
【100,000円の仮払金支給時の仕訳】
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
| 仮払金 100,000円 | 現金 100,000円 | 仮払金支払(〇〇出張) |
【実際の旅費交通費が120,000円で現金精算するときの仕訳】
| 借方 | 貸方 | 摘要 |
| 旅費交通費 120,000円 | 仮払金 100,000円 | 仮払金支払時 |
| 現金 20,000円 | 旅費精算 |
このように事前に支払う際の詳細と、実際の精算時に過不足分がいくら出たのかを明記しなければなりません。
旅費交通費を正しく理解しよう
旅費交通費は「仕事で必要な旅費や交通費」ですが、目的や発生条件によって一部費用が対象外になったり、課税対象か否かも変わったりするため取り扱いが難しい勘定科目です。支払う側も受け取る側も理解していないと損することがあります。
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