初めての出張で旅費精算をする場合、どういった手順で精算すればよいのか、期限などはあるのか、そもそも何が旅費として申請できるのか不安ですよね。
最終更新日: 2023年12月20日
そこで本記事では旅費精算の手順・注意点・領収書が無い場合の対処法や旅費精算を効率化する方法をまとめました。
旅費精算のやり方を把握し、出張でかかった費用を経費でしっかり落としましょう。
旅費精算の手順
旅費精算とは、従業員が立て替えている出張時にかかった費用を細かく計算し、会社から支払ってもらうことです。
宿泊費や交通費は一旦自分で立て替えておくことが多いですが、出張手当または出張日当は会社によっては先に渡される場合もあります。
実際に旅費精算を行うには6つの手順を踏みます。
【旅費精算の流れ】
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【STEP1】出張前に旅費の申請を行う
| 【ポイント】
出張後に行う経費精算がスムーズに進むよう、出張前に宿泊費や交通費などの大まかな金額を上司に報告して承認をもらう。 |
旅費精算の手順は出張前から始まります。まずは出張に行く前、上司に出張に行くことを報告し承認を得ておきましょう。
ホテルを予約したり電車や飛行機のチケットを取ったりしている場合は、その大まかな金額も併せて申請しましょう。計画性があり、必要な経費であることがわかるとよいです。
この手順は出張後に申請する出張計画書または出張清算書の手順をスムーズに進めるために必要です。会社の規程によっては事前の報告・承認を得ておかないと、旅費精算を申請できない場合もあります。
また出張前に会社の出張旅費規程で、旅費として申請できるものや金額の目安などを確認しておくようにしましょう。
【STEP2】出張中の旅費を立て替える
| 【ポイント】
旅費として申請できるものは必ず会社名で領収書をもらう。 |
出張中、旅費として申請できる代金は会社名で領収書をもらうようにしましょう。
会社によっては無くてもいいところもありますが、確実に旅費精算を行うには領収書をもらっておくことが大切です。
【STEP3】旅費精算書を記入する
| 【ポイント】
領収書の内容と照らし合わせながら、記入漏れや記入ミスのないよう旅費申請書または旅費精算書に必要事項を記入する。 |
出張から帰ってきたら旅費精算書に必要事項を記入します。記入するのは主に次のような内容です。
- 申請日
- 氏名
- 所属部署
- 出張先
- 出張目的
- 出張期間
- 交通手段
- 交通経路(始発・乗り換え・終点がわかるよう、具体的に記入する)
- 交通料金(金額は領収書に記載されている金額のまま、間違いのないように)
- 宿泊先
- 宿泊料金(金額は領収書に記載されている金額のまま、間違いのないように)
- 出張手当または出張日当
記入漏れや記入ミスがあると差し戻されてしまいますので、気を付けましょう。
旅費精算書のテンプレート
エクセルのテンプレートを使って旅費精算する場合は、すぐに入力できるよう事前にテンプレートを準備しておきましょう。
会社によってテンプレートが用意されている場合と、自分で旅費精算書を作らなければいけない場合があります。
自分でテンプレートを用意する必要がある際は以下をご参照ください。
【STEP4】部署の上司から承認を得る
| 【ポイント】
宿泊費や交通費などが事前に申請した金額と大きく異なる場合、理由を説明する。 |
旅費精算書の必要事項をすべて記入したら、上司に提出します。そして【STEP1】での事前申請内容と金額が大きく異ならないことを確認してもらい、承認をもらいましょう。
金額が【STEP1】で出張前に申請した内容と大きく異なる場合は、ここで上司に理由を説明します。説明するときは
- 「何の費用に使ったか」例：JRの運賃
- 「なぜ金額が増えたか」例：悪天候のため予定の便に乗れなかった、予定外の支出があった
をしっかり言えるようにしておきましょう。
【STEP5】経理部に提出し確認・仕訳を行う
| 【ポイント】
旅費精算は会社の税務に関わるため、申請内容に誤りや不正がないか経理部が細かくチェックする。 |
上司の承認印を得たら、旅費精算書を経理部に提出します。経理部では
- 電車代や飛行機代・タクシー代は適切か
- 交通機関は高い経路を利用していないか
- 申請内容に定期区間分は含まれていないか
- ホテル代は適切か
といったことについて、旅費精算書を領収書などと照らし合わせながら時間をかけてチェックしていきます。
旅費精算の仕訳の方法
例えば社員が交通費3,000円を立て替えており、旅費精算書を受理して現金で精算した場合の仕訳は以下の通りです。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 交通費 | 3,000円 | 現金 | 3,000円 |
また決算をまたぐ形で現金精算をした場合は、一度未払金として処理を行います。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 交通費 | 3,000円 | 未払金 | 3,000円 |
その後決算を終えてから、現金精算の仕訳を行います。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 未払金 | 3,000円 | 現金 | 3,000円 |
【STEP6】現金・振込で経費精算を行う
旅費精算書に問題が無ければ出金です。申請者の従業員へ現金で直接手渡し、または銀行振り込みによって経費精算を行います。
更に経理部では出金後にデータを帳簿やシステムに記入します。紙の精算書であれば法律に従って7年間保管する義務があるので、他の書類と混同しないよう仕分けられるのが一般的です。
旅費精算の際に注意するポイント
出張中の費用である旅費は宿泊費や交通費が含まれるため金額が高くなりやすいです。そのため経理部では不正が行われていないか厳しくチェックします。
旅費精算をスムーズに行うには、適切な用途や金額か、旅費に該当する項目か、期限を過ぎていないか、出張旅費規程に当てはまるかを事前にしっかり確認しておきましょう。
適正な用途・金額か
旅費として申請する費用は正しい用途か、金額は適正かということを確認しましょう。例えば
- 高額なホテルに宿泊しなかったか
- 交通機関は最短経路を利用したか
ということです。経理部が妥当な用途・金額と判断できない場合は過剰なお金を使ったと判断されてしまいます。
旅費として申請できる項目か
旅費精算できるのは宿泊費や交通費など、会社が定めている費用です。それ以外は申請しても受理されないことが多いので注意が必要です。
【旅費に含まれるものの例】
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旅費にならないもの
一見すると旅費として申請できるように思えても、旅費にならないものもあります。以下の例に当てはまっていないか、よくよく確認してください。
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旅費精算の期限を過ぎていないか
旅費は経費の一部なので、年度内に処理しなければいけません。そのため適正な処理が行えるよう、旅費精算には期限が設けられているのです。
旅費精算の期限は会社によって異なりますが、例えば「前月の経費の精算期限は翌月10日まで」「出張費の精算は出張から戻ってきてから一週間以内」という規定があります。
こうした期限を過ぎると場合によっては会社に損害を与える可能性もあります。出張旅費規程で経費精算の申請期限や申請が遅れた場合の罰則などを確認しておきましょう。
会社の出張旅費規程に沿っているか
旅費の範囲は会社によって異なります。社内で定められている出張旅費規程で細かな条件などを確認し、旅費精算作業をスムーズに行えるようにしておきましょう。例えば
- 宿泊費や交通費以外で旅費に含まれる項目
- 新幹線やグリーン車を旅費として申請できる条件
- 宿泊費の金額の目安
- 出張扱いになる移動距離
などです。この出張旅費規程には細かな旅費の条件や範囲を規定するだけではなく、次のようなメリットがあります。
- 自分で立て替えた旅費だけではなく、出張手当や出張日当などの支給が可能になる
- 出張旅費規程で定めた出張手当や出張日当は、所得税・住民税が課税されず、社会保険料の対象にもならない
領収書が無い場合でも旅費精算は可能？
領収書が無くても旅費精算は可能です。しかし円滑に経費精算を行うためには、きちんと領収書もしくはレシートをもらっておくのがいいでしょう。
領収書・レシートがあることが望ましい
消費税法では3万円未満なら領収書が無くても経費として精算可能とされています。
領収書がもらえない場合やもらい忘れてしまった場合でも、レシートやクレジットカードの利用明細書、出金伝票で対応可能な場合が多いです。
しかし会社によっては社内規定により、領収書やレシートなどがないと旅費を始め経費の精算ができないところがあります。
また消費税法により、経費申請したい金額が3万円以上の場合は領収書の提出が必要です。
円滑に経費精算を行うためにも、出張先でかかった費用の領収書やレシートは取得しておくことが望ましいといえるでしょう。
旅費精算を効率化する方法
旅費精算は経費精算システムやアプリを使うと申請も仕訳管理も便利です。また電子帳簿保存法に則り、領収書をデータ保存するようにすればなお管理が楽になるでしょう。
経費精算システム・アプリを導入する
経費精算システムやアプリを使って旅費精算する場合、記入から申請や処理までの一連の作業がすべてオンライン上で行えます。
領収書の管理がラクになったり、外出先からスマホで旅費精算作業ができたりするなど、さまざまなメリットがあるのでおすすめです。
次の記事ではおすすめの経費精算システムを紹介しています。ぜひ、あわせてご覧ください。
領収書を電子データで保存する
2020年10月に施行された電子帳簿保存法により、税務関係帳簿書類のデータ保存が可能となりました。
令和5年12月31日までに行う電子取引は保存すべき電子データをプリントアウトしておけば問題ありませんが、令和6年以降は保存要件に従い電子データのまま保存する必要があります。
具体的な保存要件としては、改ざん防止のためタイムスタンプ付与や履歴が残るシステムでの授受・保存、「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにしておくこと等が挙げられます。詳しくは以下をご参照ください。
IT化を推進して旅費精算を効率化しよう
旅費精算は手順に沿って期限までに行えば問題なく済ませられます。ただし申請前に適切な用途や金額か、社内の旅費規定に当てはまる内容か等を確かめることが必要です。
また経費精算システムやアプリの導入、領収書の電子データ保存が実施されていれば、旅費精算の申請や処理が格段に効率的になります。
社内規定やシステムをきちんと把握し、旅費精算をつつがなく終えましょう。
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