日々の業務では交通費や雑費など細々した経費が発生します。わずかな金額でも従業員から提出された領収書や明細書を引き換えに精算をするのが「小口精算」です。小口精算についての基礎知識と、小口現金の管理や仕訳について紹介します。
最終更新日: 2023年12月20日
小口精算とは
「小口精算」とは経費業務の一つです。日常の業務を行うのに必要な項目ですが、どのような精算方法なのでしょうか？
領収書などと引き換えに現金精算する方法
「小口精算」は従業員が業務上必要な経費を立て替えた際、いくら使ったかを証明する領収書や明細書などを経理担当に提出し現金精算する方法です。小口精算を行うには、ある程度の現金を手元に用意しておく必要があります。
メリットは、領収書を提出し申請すれば立て替えてから期間を空けずに現金が支給され、従業員の負担が軽減できるという点です。また精算のために一定額の現金があると急な支払いに対応できます。
一方で都度の現金精算と記帳、現金のチェックを毎日欠かさず行わなければならず、経理担当者の手間が多い点がデメリットです。また現金を手元で管理しなければならないため、負担も大きいといえます。
そもそも小口現金とは
小口精算を行うには「小口現金」を用意しておかなければなりません。小口現金とは日々の業務で発生する経費を精算するために会社に置いておく「現金」です。
通常現金は盗難や紛失を防ぐために銀行に預金します。しかし従業員が業務に関わる外出で発生した経費を立て替えた際、銀行に全額預けていてはすぐに精算ができません。小口現金を用意しておけば日常の細々とした支払いを精算するのに便利です。
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小口現金の管理方法
全財産でなくとも一定額を手元に会社内に置いておく小口現金は、どのように管理すればよいのでしょうか？小口現金の管理方法や使用可能な勘定科目を見てみましょう。
補充する方法は二つ
小口現金が度重なる精算によって不足しそうな場合、二つの方法で補充をします。一般的に使われているのは、試用した金額分を補充する「定額資金前渡制度」です。インプレストシステムとも呼び、常に補充後の金額は一定でなければなりません。
もう一つは必要に応じて随時小口現金を補充する「随時補給制度」です。取り扱う金額が一定のため「定額資金前渡制度」の方が経理担当にとって管理はしやすいといえます。
小口現金出納帳で管理
小口現金は「小口現金出納帳」で管理します。日々の業務で発生する交通費や雑費などの経費を精算する小口現金は、利用する頻度が高い支出です。そのためこまめに使用や補給を記録しないと漏れが発生する恐れがあります。
小口現金出納帳は「日付」「受入金額」「支払金額」「支払内訳」「摘要」の五つの項目が記載され「いついくら支出をしたか」または「いくら収入があったか」を記帳する帳簿です。記帳後は支払金額と受入金額の合計が一致しているか確認します。
小口現金出納帳と混同されやすい「現金出納帳」は「経理担当のみが管理を行う」点が大きな違いです。小口現金出納帳は各部署ごとの担当者による記載が可能ですが、現金出納帳は会社が行う現金での取引を管理するため経理担当のみが記載します。
小口現金で使われる勘定科目
日々の細々とした精算に対応する小口現金は、帳簿記載に必要な勘定項目が多数あります。よく記載される小口現金の勘定項目は以下の通りです。
- 交通費
- 通信費
- 消耗品費
- 水道光熱費
- 修繕費
- 雑費 など
小口現金の勘定項目は会社ごとに違います。仕訳する際は会社が定めたルールの確認が必要です。
小口現金の仕訳のやり方
お金の流れを記帳する「仕訳」は小口現金の管理にも必要な作業です。小口現金を補充するときと精算するときに分けて、仕訳のやり方を紹介します。
補充時の仕訳
小口現金を補充するには「定額資金前渡制度(インプレストシステム)」と「随時補給制度」のいずれかです。ここでは期間を定めて残高が元に戻るように補充する「定額資金前渡制度」を例に仕訳のやり方を紹介します。
【30,000円支出し補充した場合】
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 小口現金 | 30,000円 | 預金 | 30,000円 |
【A部署から合計10,000円の支払報告を受けた場合】
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 水道光熱費 | 3,000円 | 小口現金 | 10,000円 |
| 事務消耗費 | 3,000円 | － | － |
| 旅費交通費 | 4,000円 | － | － |
精算時の仕訳
必要経費を小口現金から精算する場合、お金の流れを把握できるようその都度記録しなければなりません。以下のように「何に」「いくら支払ったか」を仕訳します。
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
| 水道光熱費 | 3,500円 | 小口現金 | 40,000円 |
| 旅費交通費 | 15,000円 | ||
| 消耗品費 | 12,000円 | ||
| 通信費 | 5,500円 | ||
| 雑費 | 4,000円 |
精算は経理担当に報告してそのまま仕訳する場合もあれば、各部署が小口現金の担当者を定めている場合は部署ごとで仕訳を行うこともあります。各部署でつけられた仕訳は会社が指定する締め切り日に経理へ報告するフローだと、経理担当の負担軽減が可能です。
小口精算はこまめな帳簿記載がポイント
交通費や消耗品費など、日々の業務では細々とした支払いが発生します。支払いをした従業員の負担を軽減するためには、すぐに精算できるよう一定額の現金が手元にあると精算作業がスムーズです。
しかし一方で、頻発する精算作業は経理担当の負担が増えます。各部署に小口現金を用意し担当者を定めておくと、すべての部署の小口精算を行わずに済み経理の負担軽減が可能です。
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