残業するのに事前許可が必要な「残業申請制」を導入する企業が増えています。過剰労働を防ぐために残業を事前に申請してもらう制度ですが「申請しないと残業できないのはおかしい」という意見も少なくありません。残業申請が必要な理由を、スムーズに導入する方法と併せて解説します。
最終更新日: 2024年04月02日
残業申請が必要とされる理由
働き方改革の実現に向けて、課題とされているのが「長時間労働の削減」です。残業申請制は過剰労働から労働者の心身の健康を守り、働きやすい環境を整備するために必要とされています。
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残業時間の適切な管理
残業申請制は、企業側が労働時間や残業時間を把握するのに有効です。
労働基準法では労働時間を1日8時間、週40時間までと定めています。超過して働かせる場合には、企業と労働者の間で36(サブロク)協定の締結が必要です。
36協定は時間外労働や休日労働に関する、労使(労働者と使用者)間の取り決めを指します。締結したとしても時間外労働は月45時間、一年で360時間までとなっています。
労働基準法や36協定に違反しないようにするには、残業時間を適切に管理しなければなりません。企業側も労働者側も、気付かないうちに超過してしまうと、発覚したときに労働基準法違反として罰則の対象になる可能性があります。
コストの削減
残業申請制は人件費などのコストも削減できるとされています。
正規の労働時間を超えた労働には、残業代(時間外労働手当)を支給しなければなりません。残業時間が増えれば、労働者に支給する残業代もそれだけ必要になります。
またオフィスや工場に残って仕事をすることで、光熱費もかさむでしょう。残業が恒常化すると、企業の経営状況にも影響しかねません。
残業申請のメリットは、事前に残業の必要性が判断しやすくなることです。急ぎではない仕事などの不要な残業を減らすことで、残業代や光熱費といったコスト削減も期待できます。
残業を減らして生産性を高める
急なトラブルの対応や、物理的に仕事が多すぎるといった理由で残業しなくてはならない場合もあるでしょう。しかし一方で、効率的に行えば時間内にこなせる仕事や、緊急性のない仕事のために残業しようとする人もいるかもしれません。
残業申請制の目的は、残業自体はもちろん、不要な残業を減らすことにあります。残業に正当な理由や許可が必要になれば、自分の評価に影響しかねないため、従業員側も「時間内に仕事を終わらせよう」と意識するようになるでしょう。
「どうすれば効率的にこなせるか」という業務の見直しにもつながり、生産性も高まります。
従業員が申請せずに残業をしたら残業代は必要？
残業申請制を導入していても、急に残業が必要になった場合や、許可を求めるべき管理者が不在だった場合など「申請ができなかった」というケースは少なくありません。従業員が残業申請をせずに残業したり、後日申請してきたりした場合、残業代はどうなるのでしょうか。
会社側は残業代の支払い義務がある
許可のない残業については、企業の指揮下にない、つまり労働時間とみなされないとして、本来残業代は発生しません。しかし実際には許可の有無に関わらず、企業は残業代を支払うことが義務付けられています。
理由は残業代(時間外手当)の支給が、労働基準法に定められているからです。企業の残業に関する取り決めよりも、法律の方が効力が強いのは言うまでもないでしょう。
ただし残業申請制を導入しているのにも関わらず無許可の残業が恒常化している場合は、該当する従業員に面談や指導を行い、改めてもらう必要があります。
残業申請制をスムーズに導入するには
これまでタイムカードだけで、労働時間や残業の管理をしていた企業では、残業申請制の導入によって、混乱や従業員からの反発が生じるかもしれません。残業申請制をスムーズに導入するためのポイントを押さえておきましょう。
残業申請制に関するルールを明確化する
新たに残業申請制を導入する場合は、申請の仕方や許可の受け取り方などの、ルールを明確にしておくことが不可欠です。
「残業を申請制にします」と宣言だけしても、肝心のルールが曖昧なままでは、従業員側も困惑するでしょう。スムーズに機能しなかった場合、会社の制度がなし崩し的に元に戻ってしまうことも考えられます。何より企業側も、本来の目的である労働時間や残業時間の管理が適切に行えません。
残業申請制について就業規則に明記し、申請書の書き方や急な残業で後日申請するときの方法など、ルールをきちんと決めてマニュアル化しておきましょう。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムには残業申請、承認だけでなく、残業時間の設定や確認といった、管理業務を一元化できるものもあります。これから残業申請制を導入するなら、併せて検討してみるとよいでしょう。
各従業員のパソコンやスマホからアクセス、登録ができるため、紙ベースの残業申請書よりもスムーズです。煩雑になりがちな申請書、承認書のやり取りを簡略化することで、残業申請のハードルが低くなり、従業員側も受け入れやすいでしょう。
残業管理メニューを搭載したシステムなら、残業申請を基に、申請漏れや残業時間の見直しもチェックできます。集計の手間がかからないのもメリットです。
次の記事ではおすすめの勤怠管理システムを紹介しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
「残業申請制はおかしい」という意見に対応できる環境を
残業申請制を新たに導入する場合、手間がかかる、面倒といった理由で従業員になかなか受け入れられないかもしれません。
しかし残業申請は企業だけでなく、従業員の心身の健康や働きやすい環境を守るのに必要です。
残業申請がスムーズにできるようにルールを定め、従業員の理解を求めましょう。また「申請しないと残業できないのはおかしい」という意見に対しても、必要性をきちんと説明するなど、対応できる環境を整えることが大切です。
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