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社会保険の新規適用手続きを解説  必要書類の書き方や提出方法

最終更新日: 2020年01月06日

会社が初めて社会保険に加入することを「新規適用」と言い、社会保険加入のときには「新規適用届」という書類を届け出る必要があります。

会社を設立して間もない起業家の方、あるいは複数人を雇用するようになった個人事業主の方はすみやかに新規適用手続きをする必要があるかもしれません。

今回はこの新規適用手続きについて解説していきます。

法人は原則社会保険加入

社会保険 加入義務
法人は原則社会保険加入

社会保険への加入要件にはどのようなものがあるか確認していきましょう。

社会保険の適用を受ける事業所を適用事業所といいます。そして、適用事業所には法律によって加入が義務づけられている強制適用事業所と、任意で加入する任意適用事業所の2種類があります。

社会保険に加入が必須な「強制適用事業所」

事業主や従業員の意思に関係なく、健康保険・厚生年金保険への加入が法律で義務付けられている事業所のことを「強制適用事業所」といいます。

対象の事業所は一定の事業を行い、常時5人以上の従業員を使用する個人経営の事業所または常時従業員を使用する国、地方公共団体又は法人の事業所と定められています。

つまり、法人の場合は事業の種類に関わらず、1人でも雇用していれば社会保険への加入義務が発生するため、期日までに「新規適用届」を添付書類と共に年金事務所または年金事務センターへ提出する必要があります。

また、個人事業主であっても常時雇用する従業員が5人以上で一部の業種の場合、社会保険への加入が必要となります。

社会保険加入が義務ではない「任意適用事業所」

強制適用事業所とならない事業所で、厚生労働大臣の認可を受け、健康保険・厚生年金保険の適用となった事業所のことを「任意適用事業所」といいます。会社で働く被保険者となるべき者の半数以上が適用事業所となることに同意し、事業主が申請して厚生労働大臣の認可を受けると適用事業所になることができ、働いている被保険者となるべき人は全員が社会保険に加入することになります。

5人以上雇用している個人事業主でも、特定の業種は任意適用事業所となり、従業員の半数の希望があれば社会保険へ加入することができます。

任意適用事業所が社会保険へ加入する場合、「新規適用届」に加えて「任意適用申請書」と添付書類を年金事務所または年金事務センターに提出します。

新規適用手続きの必要書類と手続き方法

新規適用手続きの必要書類と手続き方法
新規適用手続きの必要書類と手続き方法

会社を設立した場合、代表者1人だけの法人でも、給与の支払があれば社会保険の適用事業所に該当するため新規適用事業所として手続きが必要となります。新規適用に必要な書類や届出方法について詳しくご説明します。

社会保険の新規適用の必要書類

法人の社会保険の新規適用に必要な書類と添付書類は以下の通りです。会社設立をした場合は、手続別に次のような書類を準備しましょう。

①健康保険・厚生年金保険新規適用届

会社が健康保険・厚生年金保険の適用事業所になった場合に事実発生から5日以内に提出します。

新規適用届の添付書類

○法人(商業)登記簿謄本

法務局でとれる履歴事項全部証明書で会社の登記内容が記されています。登記した所在地と事業所所在地が違う場合は賃貸借契約書のコピーを添付します。

○法人番号指定通知書の写し

国税庁から発行されている通知書です。法人番号が記載されています。都度取得するものではありません。手元にない場合は国税庁法人番号公表サイトのコピーを添付します。

○健康保険厚生年金保険 保険料口座振替納付(変更)申出書

保険料を口座振替する場合に引落口座などの情報を記入して提出します(保険料を口座振替により納付する場合のみ添付)。

参考:健康保険・厚生年金保険新規適用届|日本年金機構

②健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届

新規適用届を提出する際、一緒に提出しましょう。新たに加入すべき対象者が発生した場合にも提出します。年金受給者も届出が必要です。

資格取得届の添付書類

原則不要です。

参考:【社会保険の資格取得届】書き方・添付書類・提出先(保存版)|ミツモア

③健康保険被扶養者(異動)届

加入対象者に扶養家族がいる場合に届出します。

健康保険被扶養者(異動)届の添付書類

○戸籍謄本もしくは住民票の写し

市町村や郵便局・コンビニ(対応していない場合もあり)などでとれます。健康保険被扶養者(異動)届に被保険者と被扶養者のマイナンバーが記入されていれば不要です。

○収入要件確認のための書類

直近の3カ月の給与明細や年金の受給証等です。所得税法上の控除対象配偶者・扶養親族であることを事業主が確認している場合や扶養認定を受ける方の年齢が16歳未満の場合は不要です。

○仕送りの事実と仕送り額の確認のための書類

別居している被扶養者が対象で振込用紙や通帳のコピーなどを提出します。

参考:【2019年度版】健康保険被扶養者(異動)届の書き方と提出方法まとめ|ミツモア

新規適用の手続き

社会保険の新規適用の手続き書類についてご説明していましたので、この見出しでは提出先や提出方法、期限を確認します。 

提出先 事業所の所在地を管轄する年金事務所
提出方法 電子申請、郵送、窓口持参
提出期限 事実発生から5日以内

管轄の年金事務所は以下の年金機構のサイトよりご確認ください。

全国の相談・手続き窓口|日本年金機構

電子申請の方法

新規適用の手続きは電子申請でも行うことができます。「e-Gov電子申請システム」のサイトから届出用紙を選ぶと必要項目が表示され入力して申請書類を作成できます。入力後は添付書類を添付して、そのまま申請ボタンを押すと届出が完了です。

e-Gov電子申請

現在は電子申請には下記一覧の認証局の電子証明書が必要です。電子申請は書類を窓口に持参したり郵送したりする手間が省けますが、電子証明書の取得をするのが面倒でした。

社会保険関係手続の電子申請で利用可能な電子証明書(認証局)一覧

しかし、2020年4月より電子証明書がなくても、無料で取得できるID・パスワードがあればオンラインで申請できるようになりますので、益々利便性が増すと思われます。

参考:事業主の皆さまへ、電子申請のご案内|厚生労働省

また、新規適用の手続きは社労士に依頼することもできます。社労士を代理人として届出しておけば煩雑な社会保険の手続きを一括で委託することもできます。また、電子申請も代行して行ってくれますので検討してみてはどうでしょうか。

新規適用届提出後に交付されるもの

新規適用届を提出し、受理された場合、年金事務所から「適用通知書」と「資格取得確認及び標準報酬決定通知書」が送付されてきます。

適用通知書には、「事業所整理番号」や「事業所番号」が、資格取得確認及び標準報酬決定通知書には「被保険者の氏名や標準報酬月額」が記載されています。

社会保険の新規適用届の書き方

社会保険 新規適用届 書き方
社会保険の新規適用届 書き方や手続きの流れ

新規適用届の記入例や必要書類・提出場所を記載します。いくつか間違えやすいポイントについて説明していきます。

新規適用届は以下のリンクからダウンロードできます。

事業所を設立し、健康保険・厚生年金保険の適用を受けようとするとき|日本年金機構

提出書類 健康保険・厚生年金保険 新規適用届
添付書類 【法人の場合】法人(商業)登記簿謄本(90日以内に発行・コピー不可)・法人番号指定通知書等のコピー

【強制適用となる個人事業主の場合】事業主の世帯全員の住民票(コピー不可・個人番号のないもの)

提出先 年金事務所
期限 事実発生から5日以内

表面の記入例

社会保険 新規適用届 記入例
新規適用届の記入例(表面) 出典:日本年金機構

新規適用届の各項目に会社の名称、会社の所在地、代表者名等の必要事項を記入します。

なお※の部分(①「事業所整理番号」、②「事業所番号」など)は何も記入しないで空欄のまま提出してください。

事業の種類

事業の種類は会社の事業の内容を記載しますが、日本年金機構の事業所業態分類票というものがありますので、こちらを確認して記入をします。

事業所業態分類票(エクセル 44KB)|日本年金機構

現物給与の種類

給与は通常、日本円などの通貨で支払いますが、たとえば食事やユニフォーム、通勤定期券など、賃金を通貨ではなく現物にて支給をすることがあるかと思います。このようなものを現物給与と呼びます。現物給与の支給がある場合は、⑪「現物給与の種類」欄の該当のものに〇、もしくは記載をしてください。

裏面の記入例

社会保険 新規適用届 記入例
新規適用届の記入例(裏面) 出典:日本年金機構

社会保険の加入状況

社会保険への加入人数等を記入してください。

なお、役員については法人から労務の対償として報酬を受けている場合は原則加入対象、報酬を受けていない場合や非常勤である場合等は、加入の対象外となりますので、取り扱いにご注意ください。

社労士コメント

ドラフト労務管理事務所 - 大阪府大阪市東成区

電子申請の場合、事業所の所在地がわかる地図のコピーを添付する必要があります。なお、地図は、グーグルマップ等のコピーで大体の場所がわかれば問題ありません。 また、新規適用届と同時に社会保険資格取得届を提出することになります。「事業所整理番号」と「事業所番号」がないので、その欄は空白(電子申請で記入が必要な場合は、適当に入力)で構いません。年金事務所の方がわかりやすいように、備考欄等に「新規適用届同時申請」と書いておくとよいでしょう。
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新規適用届は5日以内に提出 遅れた場合はどうなる?

社会保険 新規適用
新規適用届を出しそびれた場合はどうなる?

新規適用届の提出期限は事実発生日、つまり、強制適用事業所となった日から5日以内となっています。4/1が事実発生日であれば4/5までに書類を提出する必要があります。

では、もし提出期限が過ぎた場合どうなるのでしょうか。

書類が間に合わず、5日以内は無理だった

書類が間に合わず期限に間に合わないこともあるかと思います。

例えば会社設立の場合は法人登記の手続きに2週間ほどかかる場合もありますので、登記簿謄本の準備が間に合わないことも多くあります。

通常は5日を過ぎてしまっても2年以内であれば賃金台帳、出勤簿等の添付書類を提出すれば事実発生日まで遡って保険料を納付することが可能です。

管轄の年金事務所によって添付書類等異なる場合があるので、もし5日を過ぎてしまった場合には、管轄の年金事務所に確認の上届出をしましょう

義務と知らなかったのでかなり過ぎてしまった

加入義務が発生していたが、加入義務要件について知らなかったため、提出期限からかなりすぎてしまった、というケースもあり得るかと思います。

義務と知らずにかなり期限が過ぎてしまった場合は、状況によって対応が異なりますので、すみやかに管轄の年金事務所に問い合わせをし、手続きをしてください

なお、加入義務があるにもかかわらず加入していない会社には年金事務所から調査が入り、遡って加入し、保険料を納めなければいけないケースもありますので、すみやかに手続きをするようにしてください。

社労士コメント:新規適用届の注意点

ドラフト労務管理事務所 - 大阪府大阪市東成区

社会保険の新規適用届と資格取得届は同時に提出します。提出が月をまたいだ場合は、5日以内であっても、出勤簿や賃金台帳、雇用契約書等の添付書類が必要となります。また、役員の場合は賃金台帳と報酬決定の記載のある議事録を添付します。 新規適用届の申請から健康保険証が届くまで通常より時間がかかります(最低でも1か月はみてください)。通常、健康保険証が届くまでに医療機関で受診する必要がある場合「健康保険被保険者資格証明書」が交付されます。しかし、新規適用の場合は先ほどの書類が発行されません。もし、医療機関で受診することになった場合は、受付で保険証は作成中なので待ってくださいと伝えるか、一旦全立替える必要が出てくるでしょう。強制適用事業所に至った場合はすみやかに手続きをおこないましょう。
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任意適用事業所で社会保険へ加入する場合の手続き

社会保険 任意適用
義務でなくても社会保険に加入したい場合

社会保険への加入が必須な強制適用事業所ではないが、社会保険に加入したい場合は任意適用申請書を提出することになります。

任意適用申請の手続き|日本年金機構

提出書類 健康保険・厚生年金保険 任意適用申請書
添付書類 健康保険・厚生年金保険 新規適用届

健康保険・厚生年金保険 任意適用同意書(従業員の半分以上の同意を得たという証明書類)

事業主の世帯全員の住民票(コピー不可・個人番号のないもの)

公租公課(税金・国民年金保険料等)の領収書(原則1年分・コピー可)

提出先 管轄の年金事務センターまたは年金事務所

任意適用申請書を提出

社会保険加入が法律で義務づけられている事業所以外の事業所であっても、次の要件を満たした場合は、厚生年金保険等へ加入することができます。

○被保険者となるべき従業員の半数以上が厚生年金保険等の適用事業所となることに同意し、事業主が申請して厚生労働大臣の認可を受けた場合

引用:日本年金機構

ご自身の事業所にて、この要件を満たした場合には、新規適用届に下記の書類を添付の上、提出してください。

なお、認可を受けた場合は、対象従業員全員が加入することになり、保険給付や保険料は、適用事業所と同じ扱いになります。

(1)任意適用申請書

(2)任意適用同意書(従業員の2分の1以上の同意を得たことを証する書類)

(3)事業主世帯全員の住民票(コピー不可)※1

(4)公租公課の領収書(原則 1 年分)(コピー可)

なお、任意適用事業所が社会保険に加入する例はあまり多くはないですが、たとえば個人事業主が新しく従業員を採用するため、採用の際のアピールとして社会保険に加入する場合などがあります。社会保険に加入していないと新規採用が難しいケースも多く、そのため社会保険に加入することがあります。

社会保険に加入すると毎月保険料費用がかかりますが、給付や制度等の処遇が充実しているというメリットがあります。

社会保険には扶養の制度があり、一定の要件を満たせば家族を保険料負担なしで扶養に加入させることができますが、国民健康保険には扶養制度自体がありません。

また、年金で比較すると、国民年金より厚生年金の方が将来もらえる年金額が多くなります。

さらに、出産手当金や傷病手当金など働けなくなった期間に一部保障が受けられる制度が社会保険にはありますが、国民健康保険にはそういった制度がありません。

社会保険の新規適用手続きは社労士におまかせ

社会保険の新規適用手続きは期限が短く、届出以外にも多くの添付書類が必要な場合があります。そのうえ状況によって添付書類が違うため煩雑です。また、提出書類には重要な個人情報であるマイナンバーが記入されていたり、住民票などが添付されていることもあり扱いに注意が必要です。

処理漏れや遅れなどのリスクと情報管理を考えると専門家である社労士に依頼するのもひとつの方法でなないでしょうか。

新規適用手続きを社労士に依頼した場合の相場は?

ドラフト労務管理事務所 - 大阪府大阪市東成区

(健康保険・厚生年金保険の)新規適用届の料金(税抜き)の相場は次のようになります。 1~4人:8万円 5~9人:10万円 10~19人:12万円 20人以上:1人増えるごとに1,000円追加 上記は、社会保険労務士の報酬基準(現在は廃止されています)であり、こちらをもとに料金を設定している社会保険労務士が多いでしょう。社会保険労務士事務所により、申請までの書類準備等の対応や、他の手続きも併せて依頼する等、対応は様々です。何社か見積もりを取り、自身に合った社会保険労務士を探してみてください。
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この記事を監修した社労士

ドラフト労務管理事務所 - 大阪府大阪市東成区

鈴木圭史社会保険労務士 1974年生。大阪府出身。ドラフト労務管理事務所代表社会保険労務士/働き方改革推進支援センター相談員。人材派遣会社の本社勤務後、大阪玉造に事務所を設立して12年目を迎える。同一労働同一賃金や労務問題の改善に尽力。派遣法(派遣先均等均衡・労使協定方式)が専門で派遣元責任者講習の講師を担当。
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