従業員の結婚や離婚に伴う社会保険の氏名変更手続きを解説

「今度結婚することになりました」

自ら採用に携わった社員から報告が。人事担当をしていると、こんなおめでたい情報に接することもあります。

一方で結婚によって氏名や住所が変わった場合の、社会保険上の手続きがわからないと本人へ大きな迷惑をかけてしまうことも。結婚のみならず、氏名や住所が変わるケースは色々考えられますので、適切な対応ができるようにしていきましょう。

社会保険制度を確認！氏名変更手続きは必要？

氏名変更が必要な社会保険制度は、以下のとおりです。

1. 健康保険
2. 厚生年金保険
3. 雇用保険

今までは全てにおいて、氏名を変更した際の届出が必要でしたが、マイナンバー制度によって手続きが簡素化されました。

マイナンバー制度で健康保険・厚生年金保険の氏名変更届は原則不要に

マイナンバー制度の目的のひとつに、行政手続きを簡素化し、利便性の向上を図ることがあげられています。そのため、社会保険手続きの簡素化の一環として、マイナンバーを事前に届け出ている場合には、氏名変更等の届け出が不要となりました。

マイナンバーを日本年金機構等へ届出するためには、社員からマイナンバーを受け取らなければなりません。社員から提出を受ける際には、以下の作業が必要です。

参考：マイナンバーの導入による社会保険の手続きの変更まとめ　企業の対応ポイントを解説｜ミツモア

手続きが必要なケース

一方で以下の様に、氏名変更手続きが必要なケースも存在します。

加入している健康保険が健康保険組合の場合

厚生年金保険は政府が管掌し、日本年金機構が運営主体となっています。健康保険の運営主体は、健康保険組合と全国健康保険協会の2種類です。

事前に日本年金機構へマイナンバーを提出していれば、厚生年金保険における氏名変更の届け出は不要です。

一方で健康保険は、健康保険組合の場合は届出が必要です。

マイナンバーと基礎年金番号が紐づけされていない場合

社員のマイナンバーが指定されていない、または登録されていないケースが3つあります。

1. マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない被保険者
2. 海外居住者
3. 短期在留外国人

①は、届け出たマイナンバーが誤記載等が原因で、正しく紐づいていない社員が想定されます。②は、日本国内に住所がなくマイナンバーが指定されていないケース。③は、観光目的で来日した外国人が想定されます。

住所変更届は必要？

これまでは住所変更の都度住所変更届の届出が必要でしたが、マイナンバー制度により原則不要となりました。しかし、氏名変更の届出が必要になるケース（基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていないケース）では、住所変更届の提出が必要となるので忘れないように対応しましょう。

参考：【社会保険】従業員の住所変更届はマイナンバーで原則不要に｜ミツモア

氏名と住所を変更した場合の確認体制は明確に

社会保険制度で、住所変更や氏名変更が不要であるならば、社内での確認もいらないのではと思った人事担当者の方もいるかもしれません。しかし、社会保険制度以外にも変更後の住所や、氏名を記載しなければならない書類は数多くあります。人事担当者であれば担当すると思われる年末調整や給与支払報告書といった税法上の書類はその最たる例といえるでしょう。

そのため社内届出様式を通じて、社員の情報は最新の状態にアップデートすることを心掛けてください。

年金手帳の氏名変更はしなくてもよい？

年金手帳の氏名変更は、必ずしも行う必要はありません。そもそも年金は、基礎年金番号によって記録が管理されています。そのため、年金手帳の氏名が旧姓だったとしても年金の支給にはほとんど影響がないのです。

このことから年金手帳で氏名の確認をすることは、ほぼありません。それでも不安に感じる社員がいる場合は、年金手帳の基礎年金番号が記載されているページの下部に、氏名変更について手書きで修正できますので、教えてあげるとよいでしょう。

被保険者の氏名変更手続き【健康保険・厚生年金保険編】

健康保険証には氏名が記載されているため、氏名が変われば、健康保険者証も新しくしなければなりません。

厚生年金保険は、老齢・障害・死亡時に受け取れる給付なので、氏名変更手続き不備によって、ただちに不利益を被るわけではありませんが、将来のためにも適切な届け出は必要です。

それでは、健康保険や厚生年金保険における氏名変更の手続きについてみていきましょう。

自動手続き後、新しい保険証はいつ届く？

協会けんぽの場合、マイナンバーによって氏名変更情報を確認した場合は、自動で被保険者証を発行します。健康保険組合の場合、組合へ氏名変更届を提出することで被保険者証を発行します。

被保険者証が届くまでには、確認または受理してから1週間程度を見ておくとよいでしょう。ただし新入社員が多い4月や年末年始は立て込みますので、2週間から4週間程度の時間を要する場合がありますので注意しましょう。

全国健康保険協会で、被保険者証の発行の確認をする場合の問い合わせは以下をご覧ください。

健康保険組合の問い合わせ先は、加入している組合のホームページから確認してください。

氏名変更届の提出

上記で説明したようなマイナンバーと基礎年金番号が紐付いていない従業員がいる場合、氏名変更の際には「健康保険・厚生年金保険　被保険者氏名変更（訂正）届」の提出が必要です。

外国人労働者の場合、「厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届」も添付する必要があります。

参考：ローマ字で氏名を登録（変更）するとき｜日本年金機構

管轄の日本年金機構の事務センターに、郵送で提出しましょう。

健康保険組合に加入している場合の氏名変更手続き

健康保険組合に加入している場合、全国健康保険協会と異なり、マイナンバーを届け出たとしても、氏名変更届の提出が必須となっています。加入している組合により提出書類等は異なるため、それぞれのHPを確認してください。上の画像は東京薬業健康保険組合の例です。

被扶養者の氏名変更手続き

参考：家族を被扶養者にするとき、被扶養者になっている家族に異動があったとき、被扶養者の届出事項に変更があったとき｜日本年金機構

既に被扶養者となっている家族の氏名変更を行う場合、被扶養者（異動）届に、古い氏名（赤字）と新しい氏名（黒字）を二段書きします。古い保険証を添えて、管轄の年金事務所に提出しましょう。

被保険者の氏名変更の手続き【雇用保険編】

社会保険の氏名変更の手続きは、社員によっては提出が必要であったり、保険者が異なると提出先が変わったりして複雑に思った人事担当者の方もいると思います。

一方で雇用保険上の手続きは、とてもシンプルで、最寄りのハローワークへ氏名変更届を提出するだけです。

また従来は、氏名変更届は社員の氏名変更後、速やかに提出しなければなりませんでしたが、2018年(平成30年)3月、雇用保険法施行規則改正により手続きが簡素化されました。

被保険者の氏名変更に伴う手続き

雇用保険における氏名変更も、事業主を通じて公的機関（雇用保険ではハローワーク）へ提出する点は、健康保険や厚生年金保険と違いはありません。

提出先や期限については、以下のとおりです。

氏名変更届の様式は上図のとおりです。なお氏名変更届をはじめとする雇用保険の届出のほとんどは、電子申請が可能です。手続き簡略化の1つの方法として覚えておいてください。

氏名変更手続きを行うタイミング

法改正により、氏名変更届が他の申請と併せて提出が可能になりました。併せて提出できる書類について、記載しましたのでご覧ください。

参考：氏名変更と併せて提出できる書類｜独立行政法人 労働政策研究・研修機構

例えば社員が結婚したのち、出産や育児休業に入った場合は育児休業給付金の申請と共に氏名変更届を提出すればよいこととなります。

特定社会保険労務士からのコメント

雇用保険手続の際には必ずマイナンバーの届出をお願いします｜厚生労働省

雇用保険被保険者証の添付は必要？

結論から申し上げますと、雇用保険被保険者証の添付は不要です。

しかし、氏名変更届を提出する際は、運転免許証や健康保険の被保険者証のような氏名変更の事実がわかる書類が求められます。不明な場合は、最寄りのハローワークに添付書類の確認をするとよいでしょう。

まとめ

それではもう一度、社会保険における氏名変更の手続きについておさらいしましょう。

マイナンバーを日本年金機構等へ提出することで、健康保険や厚生年金では氏名変更や住所変更が不要となりました。ただし健康保険組合に加入している企業の場合は、マイナンバーを届け出ていたとしても氏名変更や住所変更は必須です。

一方、海外勤務等で日本に住所がなく、マイナンバーが発行されていないケースまたはマイナンバーが結びついていないケースでも氏名変更や住所変更が必要でした。

雇用保険では、氏名が変更した場合の届出は必須です。しかし届出は他の申請書類と併せて提出することが可能となりました。

まとめた表が以下のとおりです。

社会保険の氏名変更の手続きは要点を押さえることで、適切な対応が可能です。多忙な業務に忙殺されて氏名変更や住所変更がおろそかにならないように、確実に実施していきましょう。

特定社会保険労務士からのコメント

この記事を監修した社労士

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