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マイナンバーの導入による社会保険の手続きの変更まとめ 企業の対応ポイントを解説

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最終更新日: 2019年07月05日

2016年1月から、社会保険などの手続きで段階的に利用が開始されたマイナンバーは、主要な手続きでは既に必須になっており、その管理の重要性も増しています。

この記事では、どのような手続きにマイナンバーが必要になるのか、また、従業員のマイナンバーの収集や管理、廃棄する方法などについて詳しく解説しています。

社会保険等の手続きでマイナンバーが本格的に導入

社会保険等の手続きでマイナンバーが本格的に導入

会社における従業員の手続きには、社会保険(健康保険・介護保険、厚生年金保険)に関するものや雇用保険、労災保険に関するものがあります。

ここでは、日々手続きが発生する、健康保険および厚生年金保険、雇用保険の手続きについて、マイナンバーがどのように導入されているのかについて説明します。

社会保険等の手続きにおけるマイナンバーの導入状況

従業員が入社、退社する際、また、そのほか様々な場面で、健康保険・厚生年金保険の被保険者としての届け出が必要になります。

この届け出は、日本年金機構に行うことになりますが、これらの届出書類には、2018年3月から、基礎年金番号の代わりに原則としてマイナンバーを記入するようになっています(マイナンバーの提供が困難な場合には基礎年金番号を記入することもできます)。

同じく従業員の入社、退社などのタイミングで、雇用保険の被保険者としての届け出をハローワークに行うことになりますが、これらの届出書類にもマイナンバーを記入するものがあり、これまでは記入しなくても受理されていましたが、2018年5月以降は原則として記入することが求められています

マイナンバーの記入が必要な社会保険・雇用保険の届出書類

健康保険・厚生年金保険、また、雇用保険の届出書類で、マイナンバーの記入が必要なものは次のとおりです。

健康保険・厚生年金保険の届出書類

健康保険・厚生年金保険の届出書類については、これまで記入が求められていた基礎年金番号が原則としてマイナンバーに変更され、被扶養者の届け出においては、被扶養者のマイナンバーの記入も必要になっています

主な届出書類には次のようなものがあります。

マイナンバーの記入が必要な健康保険・厚生年金保険の届出書類
届出が必要な場合該当する届出書類
従業員を採用したとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者資格取得届/【厚生年金保険】70歳以上被用者該当届
従業員が退職・死亡したとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者資格喪失届/【厚生年金保険】70歳以上被用者不該当届
従業員が70歳になったとき【厚生年金保険】被保険者資格喪失届/【厚生年金保険】70歳以上被用者該当届(70歳到達届)
従業員の被扶養者に異動があったとき【健康保険】被扶養者(異動)届/【国民年金】第3号被保険者関係届
毎年7月の算定基礎届を提出するとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者報酬月額算定基礎届/【厚生年金保険】70歳以上被用者算定基礎届
従業員の報酬に大幅な変動があったとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者報酬月額変更届/【厚生年金保険】70歳以上被用者月額変更届
従業員が育児休業を取得したとき【健康保険・厚生年金保険】育児休業等取得者申出書(新規・延長)/終了届
従業員が産前産後休業を取得したとき【健康保険・厚生年金保険】産前産後休業取得者申出書/変更(終了)届

例えば、従業員が入社したときに届け出る「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」については、次のようなマイナンバーを記入する様式に変更されています。

原則としては、基礎年金番号ではなくマイナンバーの記入が求められていますが、従業員本人(および配偶者)については、基礎年金番号でも構わないこととされています。

資格取得届 マイナンバー
出典:日本年金機構

参考資料:個人番号を記載する届書等一覧|厚生労働省

雇用保険の届出書類

雇用保険の届出書類で、マイナンバーの記入が必要なものは次のとおりです。

マイナンバーの記入が必要な雇用保険の届出書類
届出が必要な場合該当する届出書類
従業員を採用(雇用)したとき雇用保険被保険者資格取得届
従業員が離職・死亡したとき雇用保険被保険者資格喪失届
従業員が高年齢雇用継続給付を受けようとするとき高年齢雇用継続給付受給資格確認票・(初回)高年齢雇用継続給付支給申請書
従業員が育児休業給付金を受けようとするとき育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書
従業員が介護休業給付金を受けようとするとき介護休業給付金支給申請書

なお、これらの届出書類はマイナンバーを記入する欄があるものですが、そのほかの届け出においても、その従業員のマイナンバーをハローワークに届け出ていない場合には、別にマイナンバーの登録が必要になることがあります。

参考資料:雇用保険手続の際には必ずマイナンバーの届出をお願いします|厚生労働省

参考資料:雇用保険の届出にマイナンバーの記載が必要です|厚生労働省

マイナンバーの導入によって省略された届出書類

基礎年金番号とマイナンバーが紐付けられるようになったため、2018年3月から、健康保険・厚生年金保険に関する次の届出は不要になっています

マイナンバーの導入によって省略された届出書類
届出が必要な場合該当する届出書類
従業員・被扶養配偶者の住所に変更があったとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者住所変更届
従業員の氏名に変更があったとき【健康保険・厚生年金保険】被保険者氏名変更(訂正)届

ただし、届出が不要になるのは、マイナンバーと基礎年金番号が結びついている被保険者の場合であり、マイナンバーを有していない海外居住者、短期在留外国人については、これまでどおり届出が必要になりますので注意が必要です。

参考資料:届出省略に伴う変更について(概要)|厚生労働省

従業員のマイナンバーの収集方法・利用できる範囲

従業員のマイナンバーの収集方法・利用できる範囲

会社には従業員のマイナンバーを収集し、各行政機関の関係書類に記入したうえで届け出る義務がありますが、従業員からマイナンバーの提供を受けて利用するためには、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「マイナンバー法」)などで定められた手続きを経なければなりません。

ここでは、マイナンバーの収集が必要な従業員の範囲や、収集する際の注意事項、また、利用できる範囲について説明します。

マイナンバーの収集が必要な従業員の範囲

マイナンバーは、従業員である以上、社会保険のほか税金関係の手続きでも必要になるため、正社員はもちろん、アルバイト・パートについても提供してもらう必要があります

また、税理士などの外部の専門家に業務を依頼して報酬を支払う場合にも、一定額を超えると、マイナンバーを記入した支払調書を税務署に提出しなければなりませんので注意が必要です。

参考資料:No.7431 「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等|国税庁

外国人労働者について

外国人を雇用する際にも、日本人と同様にマイナンバーを提出してもらう必要があります。

マイナンバーは、原則として住民登録がある者、全員に付番されるものです。日本に90日を超えて滞在する予定の外国人(中長期在留者)には在留カードが交付され、住民登録も必要になるため、原則としては、マイナンバーを持っています(企業が外国人を雇用する際には、在留カードにより在留資格などを確認しなければなりません)。

マイナンバーの利用目的を従業員に明示する必要がある

企業は、従業員にマイナンバーの提供を求めるにあたって、あらかじめ具体的な利用目的を明示しなければなりません。

例えば、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」のためにマイナンバーが必要なのであれば、その旨を説明したうえで、マイナンバーの提供を求める必要があるということです。

何に利用するのかを説明しないまま、マイナンバーの提供を求めることはできないということです。

マイナンバーの提供を拒否された場合は?

会社にはマイナンバー法および各関係法により、各届出書などに従業員のマイナンバーを記入する義務がありますが、従業員には自身のマイナンバーを会社に提供する義務はありません

このため、従業員からマイナンバーの提供を拒否された場合には強制的に提供させることはできません

従業員からどうしてもマイナンバーの提供を受けられない場合、例えば、健康保険・厚生年金保険に関する「被保険者資格取得届」の従業員の個人番号については、代わりに基礎年金番号を記入することができますし、「被扶養者(異動)届」の配偶者の個人番号についても同様です。その他の被扶養者の個人番号については記入しないまま、事情を説明したうえで届け出ます

マイナンバーの提供を受けられない場合について、国税庁のホームページでは、「マイナンバーを記載することは法律で定められた義務であることを伝え、それでも提供を受けられなかった場合には、マイナンバーの記載がなくても書類自体は受け付ける。」としています(ただし、提供を求めた経過などを記録、保存しておくこととされています)。そのほか、厚生労働省のホームページなどでも同様の記載があります。

いずれにしても、従業員には制度の趣旨や利用目的を十分に説明し、理解を得ることが必要です。

参考資料:法定調書に関するFAQ|国税庁

参考資料:雇用保険の届出にマイナンバーの記載が必要です|厚生労働省

マイナンバーの本人確認を行う必要がある

マイナンバー法では、本人またはその代理人からマイナンバーの提供を受ける時に、下記のとおり、本人確認を行うことが義務付けられています。

マイナンバー 本人確認
マイナンバーの本人確認 出典:政府広報オンライン

「身元確認」とは、マイナンバーの提供を行う者が番号の正当な持ち主であることの確認であり、「番号確認」とは、提供されたマイナンバーが正しい番号であることの確認です。

従業員が、マイナンバーカード(個人番号カード)を持っている場合には、それだけで、「身元確認」と「番号確認」ができますが、マイナンバーカードを持っていない場合には、運転免許証やパスポートなどで「身元確認」を行い、マイナンバーの通知カードやマイナンバーが記載されている住民票などで「番号確認」を行うことになります。

従業員のマイナンバーを利用できる範囲

マイナンバーの利用は、マイナンバー法においては、「社会保障」、「」及び「災害対策」に関する事務に限定されています。企業はこれらの事務においてのみ従業員のマイナンバーを利用できることになっています。

具体的には、上記で説明したような、健康保険・厚生年金保険や雇用保険の被保険者資格取得の届出のほか、年末調整時に作成する扶養控除申告書(この後説明します)などに、従業員や扶養家族のマイナンバーを記入させて届け出ることがそれにあたります。

企業は、これらの手続き以外のために、従業員や扶養家族のマイナンバーを利用することはできません。

従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になる手続き

従業員の扶養家族のマイナンバーが必要になる手続き

社会保険ほかの手続きには、従業員自身のマイナンバーだけでなく、従業員が扶養する配偶者や子、親などのマイナンバーが必要になるものもあります。

扶養家族のマイナンバーの本人確認は、国民年金第3号被保険者(従業員の配偶者)であるのか、それ以外であるのかによって確認方法が異なります。

健康保険被扶養者(異動)届 / 国民年金第3号被保険者関係届

社会保険の手続きにおいて、扶養家族のマイナンバーが必要となる手続きには、従業員の扶養家族を届け出る「健康保険被扶養者(異動)届/国民年金第3号被保険者関係届」があります。

この届け出は、扶養家族を従業員の健康保険に加入し、配偶者を国民年金上の第3号被保険者として登録するためのものです。(共通様式のため、どちらか一方の手続きであることもあります。)

【健康保険被扶養者(異動)届 / 国民年金第3号被保険者関係届】

青枠が従業員のマイナンバー、赤枠が扶養家族のマイナンバーを記入する箇所です。これまでは複写様式(A4)でしたが、2018年3月からは単票様式(A4)に変更されました。

社会保険 扶養 マイナンバー
出典:日本年金機構

この様式で届け出る扶養家族は、国民年金上の第3号被保険者とその他の扶養家族に分けられますが、本人確認の方法に違いがあるため、それぞれ分けて説明します。

国民年金第3号被保険者の本人確認

厚生年金の被保険者(国民年金の第2号被保険者)である従業員が扶養している配偶者は、年間収入が130万円未満であるなどの要件を満たすことで、国民年金の第3号被保険者になります。

この第3号被保険者に該当したことについては、第3号被保険者が従業員の会社を経由して日本年金機構に届け出ることになりますが、その本人確認の方法については、次の3種類があります。

社会保険 マイナンバー 扶養 本人確認
国民年金第3号被保険者の本人確認 出典:日本年金機構

①の「直接提出」のように、第3号被保険者が従業員の会社に直接届け出ることは基本的にありませんので、一般的には、②の従業員による「代理提出」によって会社で本人確認を行うか、③の会社から従業員への「確認事務の委託」によって、従業員に本人確認をしてもらったうえで提出してもらうかということになります。

会社としては、③の「確認事務の委託」の方が、本人確認の手間がなくなって負担も減りそうですが、従業員に対して監督義務が生じ、従業員もマイナンバーを取り扱う者としての責任が生じるなど、その管理が面倒になってしまいます。このため、②の「代理提出」によって、従業員に第3号被保険者のマイナンバーカードなどのコピーを提出してもらって、会社で本人確認を行うことが多いと言えます。

②の「代理提出」による場合には、下記のとおり、届出様式の「※届書の提出は配偶者(第2号被保険者)に委任します」の右のチェックボックスにチェックをすることで、従業員に第3号被保険者の代理人として届け出てもらうことができます。

社会保険 マイナンバー 扶養
出典:日本年金機構

国民年金第3号被保険者以外の扶養家族の本人確認

国民年金第3号被保険者以外の扶養家族である子や父母などについては、国民年金としての手続きはなく、健康保険の被扶養者としての登録のみになります。

健康保険関係の届出書類における被扶養者のマイナンバーについては、従業員が本人確認を行うことになっていますので、会社で本人確認を行う必要はありませんし、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらう必要もありません(記入誤りを防ぐために、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらっても構いませんが、その場合には厳密な管理が求められます)。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

年末調整時に作成が必要な「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」にも、配偶者や扶養親族のマイナンバーの記入が必要になります。

税法上の書類における扶養親族のマイナンバーについても、従業員が本人確認を行うことになっていますので、会社で本人確認を行う必要はありませんし、マイナンバーカードのコピーなどを提出してもらう必要もありません。

【給与所得者の扶養控除等(異動)申告書】

青枠が従業員のマイナンバー、赤枠が控除の対象となる配偶者や扶養親族のマイナンバーを記入する箇所です

出典:国税庁

マイナンバーを管理・廃棄する方法

マイナンバーを管理・廃棄する方法

マイナンバーは、マイナンバー法やガイドラインに基づいた厳格な取り扱いが必要であり、一定の保存期間を経過すると、書類やデータは、速やかに廃棄または消去しなければなりません。

最後に、マイナンバーが記入された書類やデータをどのように管理して、廃棄しなければならないのかについて説明します。

マイナンバー法・ガイドラインに基づいた取扱いが求められる

マイナンバーおよびマイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」とされ、マイナンバー法において、通常の個人情報よりも厳格に管理することが求められ、違反した場合には罰則も設けられています。

罰則については、マイナンバーの事務に従事する者が正当な理由もなく特定個人情報ファイルを提供した場合には、4年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金 、または併科することなどが規定されています。

より具体的なマイナンバーの取扱いについては、内閣府の外局である個人情報保護委員会が、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」というものを策定しており、企業にはこれに基づいた適正な管理が求められています。

例えば、マイナンバーを取り扱う「事務取扱責任者」や「事務取扱担当者」を選任することや、マイナンバーの「管理区域」や「取扱区域」を設けて一般事務を行う区域と明確に区分するなど、人的および物理的に安全管理措置を講ずることが求められています。

参考資料:特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)|個人情報保護委員会

マイナンバー関係書類の保存期間

マイナンバーを記入している書類をいつまで保存しておかなければならないのかについては、マイナンバー法やガイドラインではなく、それぞれの手続きにかかわる法律で定められています。

マイナンバーの記入が必要となる書類と、その保存期間を大枠で整理すると次のようになります。

マイナンバーの記入が必要な書類保存期間
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
給与所得者の配偶者控除等申告書
給与所得者の保険料控除申告書
給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
給与所得者の源泉徴収票
7年間
雇用保険に関する書類4年間
労災保険に関する書類3年間
健康保険に関する書類2年間
厚生年金に関する書類2年間

保存期間の起算日は、税関係のものは提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日、社会保険・労働保険に関するものは、退職または死亡した日となります

各書類について、それぞれ定められている期間は保存しておかなければなりませんし、労務管理システムなどにデータとして保存しているのであれば、それらも保存しておく必要があります。

なお、本人確認のために従業員から提出してもらったマイナンバーカードのコピーなどは保管する義務はありません。本人確認が終わった段階で、従業員に返却するか破棄することができますが、保管しておく場合には、マイナンバーが記入された書類と同様に厳格な管理が必要になります。

マイナンバーの管理方法

企業には、マイナンバーが記入された書類のほか、労務管理・会計システムなどに保存されているマイナンバーを含むデータの双方があることが一般的です。

完全にペーパーレス化を図ることができれば、データだけの管理でよいことになりますが、そうでなければ、紙媒体とデータのそれぞれを厳格に管理していかなければなりません。

紙媒体の管理方法

マイナンバーが記入された書類をファイリングして保管する場合には、施錠できるキャビネット、書庫などに保管することが求められます。

紙媒体で管理することのメリットとしては、保管場所さえあれば、コストはかからないこと、ネットワーク上に流失することはないことなどが挙げられますが、税法上の書類は7年間も保存する必要があるため、将来的なことも考えると段階的にでもデータでの管理に切り替えていく必要があります。

データの管理方法

マイナンバーを含むデータについては、不正なアクセスを防止するため、事務担当者を限定し、専用端末でのみ利用できるような環境にすることが求められますし、予期しないデータの消失に対応するために定期的なデータのバックアップなども必要になります。

データで管理することのメリットとしては、大量なデータを一元的に管理でき、業務の際にすぐに取り出せることなどが挙げられますが、新たに専用のシステムを導入したり、セキュリティを強化していくためには一定のコストが必要になります。(セキュリティ対策が施された専用のクラウドを利用すれば、比較的安価で導入することはできます。)

今後のペーパーレス化の動きを考えれば、コストはかかってもデータでの管理に力を入れていくことが求められます。

マイナンバーの破棄・消去方法

企業におけるマイナンバーは、そもそも必要な事務を行うために収集、保管しておくことができるものです。その事務を行う必要がなくなり、上記で説明した保存期間も経過した場合には、マイナンバーが記入された書類やデータはできるだけ速やかに廃棄または消去しなければならないことになっています。

紙媒体の廃棄方法

マイナンバーが記入された書類については、焼却や溶解、また、シュレッダーを利用するなど、復元できない手段で廃棄しなければなりません。

廃棄を外部に委託する場合には、委託先において確実に処理されたことを証明書などで確認することが必要です。

データの消去方法

マイナンバーを含むデータについては、専用の削除ソフトウェアの利用、また、ハードディスクの物理的な破壊など、復元できない手段で消去しなければなりません。

こちらも、委託できる業者はありますが、確実に消去されたことを証明書などで確認することが求められます。

まとめ

マイナンバーは、社会保険その他の手続きにおいて必須のものになっており、今後はさらにその管理体制を強化していくことが求められています。

もし、従業員のマイナンバー管理などについてお悩みでしたら、マイナンバー法に詳しい社会保険労務士に相談してみてはいかがでしょうか。

ミツモアを使えば、すぐに相談できる社会保険労務士を見つけられます。この機会にぜひ使ってみませんか。