社会保険の保険証再発行手続きを解説　年金手帳の紛失の手続きも

「健康保険証をなくしてしまった」と従業員から言われたことはありませんか？

財布を失くしたり、荷物ごと奪われたりするなどして、保険証をなくしてしまう方が稀にいます。

実は、身分証明書の中でも一番に悪用されやすいのが社会保険の保険証です。少し前までは健康保険証1枚で携帯電話の契約ができたのですが、あまりにも偽装被害が多すぎるために、他の補助書類の添付が必要になりました。

失くしたまま放っておくと、大変なことになるかもしれません。

今回は、保険証の再発行の方法を解説していきます。

社会保険の保険証再発行に必要な手続き一覧

健康保険証は「機能を停止させる」ということはできません。そのため日頃から厳重注意を行い、失くしたと判ったらすぐに発行手続きを取りましょう。

健康保険証

なくしてしまった健康保険証の再発行は2つにわけられます。

①会社で働いている場合：勤務先で再発行手続きをとる

②退職をしており、社会保険を任意継続している場合：加入者本人（元従業員）が再発行手続きをとる

①会社に在籍している場合

協会けんぽに加入している場合、会社から「健康保険被保険者証再交付申請書」を協会けんぽへ提出をします。この場合費用はかかりません。

再交付された保険証は会社へ郵送され、会社から従業員本人に渡します。届くまで1週間～10日ほどかかります。

一方で健康保険組合に加入している場合、保険組合によって必要な手続きが異なるため、確認を行ってください。保険組合によっては発行手数料を1,000円程度徴収しているところもあるようです。

②すでに退職しており、社会保険を任意継続している場合

協会けんぽに加入している場合は、加入者本人が「健康保険被保険者証再交付申請書」を協会けんぽへ提出する必要があります。在籍している場合と提出する書類に違いはなく、基本的に費用はかかりません。

再発行された保険証は、加入者の住所へ郵送されます。届くまでの期間は1週間～10日ほどです。

健康保険組合の場合はそれぞれの保険組合に問い合わせてみてください。

雇用保険被保険者証

雇用保険証の再発行は、ハローワークで手続きを取ります。

「雇用保険被保険者証再交付申請書」へ記入をして、本人確認書類を持参します。書類に不備がない限り、即日再発行されます。

会社で手続きを行うことができますが、必要な書類が増えます。加入者本人に手続きを行ってもらうことが、一番早くて簡単です。また、費用はかかりません。

年金手帳

最寄りの年金事務所で、加入者本人が再発行手続きをとると、ほとんどの場合で即日発行されます。「年金手帳再交付申請書」に記入をし、本人確認書類とマイナンバーがわかる書類を持参しましょう。

代理人による申請では、委任状なども必要になる上、年金手帳は後日郵送になります。

健康保険証再発行を再発行する手続き

無くしたと気づいたらすぐに警察に相談しましょう。万が一、悪用された場合に遺失届さえ出していれば回避できるトラブルもあるからです。

健康保険証を再発行する場合

ここでは従業員が協会けんぽの健康保険証を紛失した場合に、会社が行う手続きの流れを紹介します。またこれらの手続きは従業員の扶養家族の健康保険証再発行の場合ついても同様です。

健康保険組合に加入している場合は、それぞれ確認してみてください。

手続きする時期

紛失が分かり次第すぐに行いましょう。また、警察にも遺失届を提出するように指示しておく方が安心です。

必要書類

協会けんぽでは健康保険被保険者証再交付申請書を公表しています。手書き用、入力用がありますので、お好みで使い分けてください。

この時に再発行が受理された時点で控えを送り返してもらえるように、一筆書いておくといいです。

健康保険被保険者証再交付申請書の書き方

①記号番号は、保険証に記載があります。会社で控えもあるはずなので、それを確認して記入しましょう。番号は社員で通しになっているはずです。

もし、そういったものが見当たらない場合は、協会けんぽからの各種お知らせに記載があります。

②再交付が必要な方の氏名のみを記載します。再交付の理由のチェックを必ず書くようにしましょう。

③再交付理由が「減失」や「その他」の場合は、理由を詳しく記入します。

④自社の社員が健康保険証を紛失した場合は、事業主欄の記入が必須です。会社印も忘れずに押印しましょう。

⑤マイナンバーに関しては、①記号番号を記載している方は不要です。

提出先

管轄の年金機構の事務センターへ送ります。

個別の郵便番号が設定されていますので、

1. センター名
2. 郵便番号

2点を封筒に記載するだけで事務センターへ届きます。

提出方法

提出は郵送で行います。

封筒の中には、切手を貼った返信用封筒も入れておきましょう。保険証の再発行まで1週間～10日程度かかります。この控えは会社にとっても、従業員にとっても保険証の再発行中である証拠になります。

保険証をき損した場合は、交付申請書と共にき損した保険証を同封しましょう。保険証そのものを送るため、郵便方法は簡易書留などを利用すると安心です。

健康保険証の再発行中に病院に行く場合

原則として、健康保険証がなければ治療費は全額自己負担です。

しかし、「健康保険被保険者資格証明書」という書類は、健康保険証が発行されるまでに使用できる仮の保険証になります。この書類は、再発行手続きとは別に事業主か従業員が手続きを行う必要があります。

「健康保険被保険者資格証明書交付申請書」に必要事項を記入します。

提出方法は郵送と窓口への提出の2種類です。郵送の場合は再交付申請書とともに同封し、管轄の日本年金機構の事務センターへ提出します。窓口への提出の場合は、事業所の最寄りの年金事務所の窓口に身分証を持参し、直接提出します。事業主または被保険者以外の方が手続きする場合は、委任状も必要です。

保険証そのものの再発行には1週間～10日程度を要しますが、被保険者資格証明書交付申請書は特に問題が無ければ即日発行です。郵送ではなく、窓口で手続きを行うと当日中に手に入れることが可能です。

もし、持病がある従業員ならば、健康保険被保険者資格証明書交付申請書の提出も検討しましょう。

特定社会保険労務士からのコメント

雇用保険被保険者証を再発行する手続き

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入をしたり、退職後に給付を申請する場合に使用します。

日常的には使うことはありませんが、速やかに再発行しておくことをおすすめします。

雇用保険被保険者証の再発行手続きの流れ

最寄りのハローワークで再発行手続きをとります。基本的に加入者本人にやっていただくことが一番スムーズで、即日発行できます。

手続きする時期

紛失が分かり次第行うことをお勧めします。

必要書類

申請者が本人か代理人かで必要な書類が変わります。

提出先

最寄りのハローワーク窓口へ必要書類を提出します。

提出方法

ハローワークの窓口へ書類を提出します。書類に不備がない限り、即日発行が基本です。

年金手帳を再発行する場合

年金の手続きはいつ必要になるか分かりません。できるだけ早く手続きを済まておきましょう。

年金手帳の再発行手続きの流れ

管轄の年金事務所の窓口で再発行手続きを取るか、郵送で手続きを行います。窓口だと即日発行されることが多いため、加入者本人に手続きを取ってもらうと、一番簡単です。

代理人は委任状などが必要になります。

手続きする時期

日常で使用することはほぼありませんが、失くしたと判明したらすぐに手続きをしましょう。

必要書類

「年金手帳再交付申請書」の他に、申請者によって必要な添付書類が変わります。

提出先

管轄の年金事務所へ必要書類を提出します。

提出方法

基本的には年金事務所の窓口へ書類を提出します。
加入者本人が申請をすると即日発行される可能性もありますが、代理人の場合は郵送です。

まとめ

社会保険証の再発行の手続きについて解説いたしました。表でまとめてありますので、確認してみてください。

健康保険証、雇用保険証、年金手帳……それぞれ管理しているところが違うため、提出書類だけでなく提出方法や提出先にも違いがあります。

書類を用意したり、事務所へ赴いたりするのがおっくうな場合は、社会保険労務士へご相談ください。社会保険にかかる面倒な手続きを社会保険労務士へ依頼することで、本業に専念できますよ。

特定社会保険労務士からのコメント

この記事を監修した社労士

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