従業員が退職するときに必要な会社側の手続きとして、離職票の発行手続きがあります。離職票の発行手続きには期限があり、記載内容に誤りなどがあると、後々退職者とのトラブルに発展する可能性もあるため慎重に行う必要があります。
最終更新日: 2019年12月24日
今回は離職票の発行手続きや、混同されやすい退職証明書との違いなどについて詳しく解説します。
離職票とは？退職証明書との違い
離職票と退職証明書は従業員が退職したときに会社が渡す書類です。そのため、離職票と退職証明書は同じものと思われてしまいがちですが、両者は違うものです。離職票の概要や、退職証明書の違いについて詳しく解説します。
離職票とは
離職票は退職者が失業給付を申請する時に必要な書類で、正しくは「雇用保険被保険者離職票」と言います。従業員が退職した場合、会社は速やかに離職票を交付しなければいけません。離職票の交付が遅れてしまうと、退職者は失業給付の手続きができず、適切に給付が受けられません。そのため手続き期限が設けられています。
離職票は失業給付の申請に必要な書類のため、退職者がすぐに転職し失業給付を受けないのであれば必要ありません。しかし、後々の退職者とのトラブルを避けるために、退職者が「離職票は不要」と明確に意思表示しない限り、退職者全員に離職票を交付しておくことが無難です。
退職証明書との違い
退職証明書は退職者が転職先の会社から提出を求められた場合や、国民健康保険や国民年金の加入手続きの時に必要な書類です。
退職証明書は公的機関への提出は原則必要なく、公文書ではないので、会社に発行義務はありません。しかし退職者から退職証明書の交付請求があった場合は、速やかに対応しなければいけません。特に様式は決まっていませんが、労働基準法第22条で、使用期間、業務の種類、当該事業における地位、賃金、退職の理由など在職中の契約内容に関して記載するように明記されています。
なお、東京労働局がダウンロード可能なフォーマットを公開しているので、こちらを使用してもいいでしょう。
離職票の交付に必要な手続きの流れ
離職票は退職日から2週間以内に、退職者へ交付できるように準備をします。記入内容に不備があれば、交付までに日数がかかり、期日に間に合わない恐れもあります。
離職票の交付に必要な手続きの流れや、離職票の交付時のトラブルを未然に防ぐための注意点を紹介します。
離職票を交付するための手続き
① 必要書類の提出
離職票を交付するためには、「雇用保険被保険者資格喪失届」と併せて「雇用保険被保険者離職証明書」を事業所管轄のハローワークに提出します。
転職先が決まっていて失業給付を受ける必要がない場合、離職票は不要なので、事前に退職する従業員に離職票の交付が必要か確認しましょう。
ただし、59歳以上の従業員に関しては本人の意思に関わらず、必ず交付手続きが必要です。59歳以上の従業員の場合、60歳になったときに次の会社で「六十歳到達時等賃金証明書」をハローワークに提出しなければならないためです。
また、当初、従業員が「離職票はいらない」と意思表示しても、後日に本人から交付の請求があった場合、離職証明書の作成及び提出を行わなければいけません。
② 離職票の交付
ハローワークで雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書の内容を精査後、問題がなければ会社へ「離職票－１」と「離職票－２」が交付されます。
③ 退職者へ離職票を郵送
会社は交付された離職票を速やかに退職者に郵送などで送付します。
退職理由の確認は必ず行う
離職証明書には離職理由を記載します。離職理由によって失業給付の内容が異なるため、離職日や離職理由に関しては、事前に内容を労使双方で書面等で確認しておきましょう。特に自己都合による退職の場合は、退職届を提出してもらいましょう。
離職理由が特定受給資格者あるいは特定理由離職者に該当しているにも関わらず、誤って自己都合退職の扱いしてしまった場合、退職者が不利益を受けてしまう恐れがあるため注意してください。離職票の本人記入欄に署名等をしてもらうときにも、離職理由について会社側と本人側で相違がないかを確認しましょう。
また、解雇や会社都合による離職者を出してしまった場合や、特定受給資格者に該当する退職者が「雇用保険加入従業員総数の6％」を超え、かつ「4人以上」発生する場合は、キャリアアップ助成金やトライアル雇用奨励金などの助成金の給付が受けられません。これらの助成金の受給を考えている場合は注意してください。
離職証明書の書き方と記入例
離職証明書には離職年月日、失業給付の計算の基礎となる在職時の賃金額、離職理由などを記載します。提出期限内に提出する必要があり、記載内容によっては退職後にトラブルが発生してしまう恐れもあります。離職証明書の具体的な記入例と共に書き方を説明していきます。
離職証明書の様式
離職証明書はA3サイズで横長の3枚複写式の書類です。複写式の用紙のため、ハローワークに直接取りに行く必要があります。取りに行くのが難しい場合は、提出先のハローワークは郵送で取り寄せ可能か確認して下さい。また、事前に管轄のハローワークへ印刷物による届出の承認申請を行うことで、専用用紙ではなくコピーでの提出もできます。
1枚目が「雇用保険被保険者離職証明書（事業主の控え）」、2枚目が「雇用保険被保険者離職証明書（安定所提出用）」、3枚目がハローワークから退職者に交付される「雇用保険被保険者離職票－2」です。
離職証明書の書き方
事業主印が必要な箇所
事業主印が必要な箇所は2箇所です。事業主欄とその横に捨て印を押します。
捨印を押し忘れても受理してもらえますが、捨印があることで、軽微な修正などはハローワークが代行して修正をしてくれます。特に郵送で提出するときは捨印を押しておくことで、修正のための手間を省けることもあるでしょう。
⑥ 離職者の住所又は居所
失業給付の支給申請は退職者の住所を管轄するハローワークで行うので、在職中の住所ではなく退職後の住所を記入します。退職後に引っ越しをする場合で、転居先が未定のときは、一旦現住所を記入し、転居後の管轄ハローワークで本人が修正することとなります。
⑧ 被保険者期間算定対象期間Ⓐ
離職日の翌日から1ヶ月ごとに遡って記入します。雇用保険の受給資格の有無の判断材料になるため、原則として賃金の支払基礎日数が11日以上ある月を12ヶ月分（最大2年間）記入します。
特定受給資格者（倒産・解雇などによる離職者）や特定理由離職者（正当な理由による自己都合退職など）、65歳以上の離職者の方は、原則として賃金の支払基礎日数が11日以上ある月を6カ月分記入することで足ります。また、直近2年間で病気や育児休業などにより30日以上賃金の支払いを受けることができなかった期間がある場合は、離職日以前最大4年間の期間のうちで賃金の支払基礎日数が11日以上ある月を12ヶ月分記入することになります。
⑨ ⑧の期間における賃金支払基礎日数
⑧で記入した賃金支払対象期間のうち賃金の支払い対象となった日数のことです。完全月給制の場合は賃金支払対象期間の暦日を記入し、日給制、時給制の場合は出勤した日数を記入します。日給月給制のように公休日を除いた期間を給与の支給対象としている場合は、その期間の日数を記入します。いずれの給与体系でも、有給休暇を取得した日も含みます。欠勤日数がある場合は、所定労働日数から欠勤控除を引いた日数を記入します。
⑩ 賃金支払対象期間、⑪ ⑩の基礎日数
「⑩ 賃金支払い対象期間」には、被保険者期間算定対象期間に対応する給与の締め期間を記入します。失業給付の計算のために必要な情報のため、離職日を含む月以外に最低でも6ヶ月記入します。ただし、離職日を含む月が完全月（例：12/21～1/20）の場合で、賃金支払対象期間の基礎日数が11日以上あるときは、その月を含んで6ヶ月分を記入すれば問題ありません。
また、「⑪ ⑩の基礎日数」には⑩で記入した期間における賃金の支払基礎日数を記入します。
⑫賃金額Ⓐ
「⑩ 賃金支払対象期間」に対応する賃金額を記入します。賃金額は通勤手当などの全ての手当を原則含め、社会保険料や税金の控除前の総支給額を指します。
月給者で残業手当などの変動手当を翌月に支給している場合は、その額を当月に算入します。通勤手当を複数月分まとめて支払い場合は、当該月数で割り、それぞれの月に参入します。なお、月給者の賃金はＡ欄に記入し、日給者や時給者はＢ欄に記入をします。月給と日給の両方がある場合は、Ａ欄とＢ欄にそれぞれ記入をし、その合計を計欄に記入します。
締め日の都合で給与計算が終わっていない場合は賃金額の欄を空欄にし、備考欄に「未計算」と記入すれば問題ありません。
離職理由
離職理由が自己都合なのか、もしくは会社都合かによって失業給付の受給開始時期や給付額が異なります。そのため離職理由を詳細に記入しなければいけません。
例えば従業員の一身上の都合により退職する場合は、「労働者の個人的な事情による離職」に◯をつけ、「具体的事情記載欄（事業主用）」に自己都合による退職と記入します。
離職理由から特定受給資格者や特定理由離職者に該当するか判断するため、離職理由は詳細に記入する必要があります。これらの事由に該当するかどうかの判断は難しいため、わからない場合は社会保険労務士に相談するといいでしょう。
離職証明書の提出に必要な添付書類
離職証明書の提出にあたって必要な添付書類は以下のようになります。離職証明書に記載された離職理由を確認できる書類を添付する必要があります。
| 当該労働者が雇用保険被保険者でなくなったことの事実およびその事実のあった年月日を証明できる書類 | ・就業規則
・雇用契約書又は労働条件通知書（写） ・出勤簿又はタイムカード ・賃金台帳 ・労働者名簿等 |
| 離職理由を確認できる書類等 | ・自己都合の場合は退職届
・契約期間満了の場合は最後の契約書 ・定年の場合は就業規則（写） |
離職証明書の提出先、提出方法、提出期限
離職証明書は提出期限があります。そのため従業員の退職が決まった場合、会社側は速やかに手続き進めなければいけません。いざ手続きが必要なったときに、慌てないためにもここでは提出先や、提出方法などを紹介します。
提出先
離職証明書は事業所の所在地を管轄するハローワークへ提出します。
提出方法
ハローワークの窓口へ持参するか、あるいは返信用封筒と一緒に郵送で提出します。郵送の場合は配達状況を追跡できるように簡易書留で送付するようにしましょう。返信用封筒にも簡易書留分の320円切手を追加して貼ります。このようにすることで郵送した書類を追跡できるため安心です。このときに「雇用保険被保険者資格喪失届」と添付書類を合わせて提出します。
また、一定の手続きをしていれば電子申請もできます。
提出期限
提出期限は退職日の翌日から10日以内です。
資格喪失後に離職票を発行する場合
退職者から後日離職票の発行を依頼されたときなど、雇用保険被保険者資格喪失届の手続き完了後に離職票の交付手続きを行う場合、資格喪失の事実、資格喪失日及び資格喪失の状況が確認できる書類と共に離職証明書をハローワークへ提出します。
また、会社が離職票を発行し退職者が離職票を紛失した場合、会社側で再交付の手続きは不要です。この場合、退職者自身で「雇用保険被保険者離職票再交付申請書」をハローワークに提出し再交付の手続きを行います。
離職票の電子申請について
令和2年4月よりで雇用保険のインターネット経由の手続きがさらに手軽に行うことができるようになりました。電子申請に必要だった電子証明書が不要となり、簡単に取得できるIDとパスワードだけで電子申請ができるようになります。
電子申請の問い合わせ先
初めての電子申請は不明点が多く、なかなか始められない方も多いことと思います。政府の方針として、電子申告を推奨する動きがありますので、不明点は気軽に問い合わせてみましょう。
- 電子政府利用支援センター 050-3786-2225
- 電子申請・電子媒体申請に関する紹介窓口 0570-007-123
まとめ）雇用保険被保険者資格喪失届 （離職票）は必ず発行すること
従業員が退職した場合、会社側は雇用保険の資格喪失手続きと共に、離職票の交付手続きを行います。離職票の発行手続きは、意外と面倒な作業です。また、退職理由の記載内容に誤りがあった場合、失業給付に影響を与えてしまうことから、後々退職者とのトラブルに繋がってしまうことも。このような最悪な事態を避けるためにも、社会保険の専門家である社労士に依頼するのがベストです。
この記事を監修した社労士
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