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雇用保険被保険者資格取得届の書き方 従業員が入社した時の手続き

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最終更新日: 2019年09月09日

雇用保険とは労働保険の一種で、雇用の安定や促進を目的として作られた公的な保険制度です。雇用保険は会社が対象となる労働者を初めて雇用した時に「雇用保険適用事業所設置届」を所轄のハローワークに提出して保険関係が成立します。

雇用保険の適用事業所になると、従業員が入社するたびに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出して雇用保険の加入手続きをします。

ここでは、雇用保険被保険者資格取得届の書き方や提出方法について詳しくご説明します。

雇用保険被保険者資格取得届とは

労働保険とはこのような制度です
労働保険のなかの雇用保険 出典:厚生労働省

雇用保険被保険者資格取得届は、従業員が入社や労働時間の変更などで加入対象となった時に提出します。雇用保険への加入は事業主の義務ですので提出期限までに必ず提出するようにしましょう。

処理もれで前年度までさかのぼって加入すると雇用保険料が変わるため、労働保険の修正申告をすることになりますので注意が必要です。

雇用保険被保険者資格取得届とは

雇用保険とは
雇用保険制度の概要(体系)  出典:厚生労働省

雇用保険被保険者資格取得届は従業員を雇用保険に加入させるために提出する書類です。この届出を提出していないと雇用保険の被保険者になれません。雇用保険被保険者でないと雇用保険の各種の給付が受けられないので非常に重要な書類です。

また、被保険者の届出は2年までさかのぼって提出することができます。

雇用保険の加入対象者

雇用保険の加入対象者は、以下の①と②両方の要件を満たす労働者です。また、当年度4月1日に64歳以上の高齢者は加入していても保険料の負担がありません(平成31年度まで高年齢被保険者の保険料は免除されますが、来年度以降は免除となっていません。注意が必要です)。

① 週の所定労働時間が 20 時間以上の正社員・契約社員・パートタイマーなどすべての労働者で次の項目に該当しない者
・昼間学生(昼間学校に通う大学生や高校生)でないこと
・臨時内職的に雇用される従業員でないこと
・4か月以内の期間を予定して行われる季節的事業に雇用される者でないこと、または1週間の所定労働時間が30時間未満の者でないこと
・外国において雇用関係が成立したあと、日本国内にある会社に勤務する外国人でないこと。

② 31日以上引き続き雇用されることが見込まれる労働者
・有期雇用契約で31日未満での雇止めの明示がない場合は対象です
・雇用契約に更新規定はないが同様の雇用契約により雇用された労働者が31日以上雇用された実績がある場合も対象です
・雇入時には31日以上雇用されることが見込まれない場合でも、その後、31日以上雇用されることが見込まれることとなった場合は、その時点から対象です

雇用保険被保険者資格取得届の入手先

雇用保険被保険者資格取得届の様式はハローワークの窓口でもらうことができます。また、ハローワークインターネットサービスからもダウンロードできます。

雇用保険被保険者資格取得届|ハローワークインターネットサービス

雇用保険被保険者資格取得届をダウンロードして印刷する際には「様式のみ印刷」と「内容を入力して印刷」のいずれかを選択します。その際には以下の点に注意が必要です。

[印刷時の注意点]

●第1面と第2面の両方を印刷する(片面印刷でも両面印刷でも可)

●A4の白色用紙に等倍(倍率100%)で印刷する

●「内容を入力して印刷」を選択した場合でも、個人番号のように出力後に手書きする箇所がある

●OCRで読み取るため読取時の基準マーク(用紙の端の3点の■)が印刷できていることを確認する

●印刷面が指定されている紙(片面専用の印刷用紙など)を使用する場合は指定された印刷面に印刷していることを確認する

●印刷した様式が用紙に対して極度に傾いていないことを確認する

●印刷した様式の文字や枠線にかすれがないことや2重に印刷されていないことを確認する

正しく印刷されていないと受理してもらえないので、事前に印刷設定を確認すると共に印刷後にも再度確認することが大切です。

●必要事項を入力して印刷する場合の内容入力画面

雇用保険被保険者資格取得届(入力画面)
入力画面

●内容を入力するとこのように印刷されます

雇用保険被保険者資格取得届(印刷帳票)
印刷帳票

資格取得届提出後に交付される書類

ハローワークに雇用保険被保険者資格取得届を提出し、加入手続きが完了すると雇用保険被保険者証が交付されます。雇用保険被保険者証は雇用保険に加入した証明書です。交付される書類には会社が保管するものと従業員へ交付するものがあります。被保険者のしおり以外はA4サイズ1枚に印字されていますので切り分けることになります。

【交付される書類の一覧表】

会社で保管するもの 従業員へ渡すもの
①雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用) ①雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(被保険者通知用)
②被保険者証
※退職時に離職票と一緒に本人へ渡す。
②被保険者のしおり
③雇用保険被保険者資格喪失届氏名変更届

特定社会保険労務士からのコメント

上野社会保険労務士事務所 - 福岡県筑紫野市天拝坂

本来②の被保険者証は被保険者本人に渡すべき書類です。但し、紛失等のリスクやその後の事務の合理化などのため上記記載の運用をしている事業主が多いようです。
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 雇用保険被保険者資格取得届の書き方

雇用保険被保険者資格取得届の書き方
雇用保険被保険者資格取得届の書き方

雇用保険被保険者資格取得届は記入項目が多く、個人情報から労働契約の内容まで各種の情報が必要です。機密扱いの情報もあるため、調べながら記入することは至難の業です。事前に記入項目を確認して、必要な情報を集めてから作成することをお勧めします。

また、ペン書きではなく鉛筆もしくはシャープペンシルで記入する書類です。

雇用保険被保険者資格取得届の記入例をあげながら書き方をご説明します。

雇用保険被保険者資格取得届の書き方
雇用保険被保険者資格取得届

1. 個人番号

1.個人番号
1. 個人番号

身元確認と本人確認を行ったうえでマイナンバーを記入します。マイナンバーは重要な番号で管理については政府からガイドラインがだされていますので取り扱いには注意してください。

従業員がマイナンバーの提出を拒否した場合は、会社は提出を強要することはできません。従業員に提出を依頼した時点で会社の義務ははたしており、従業員が拒否した事実を記録して管理します。可能であれば「マイナンバー提供拒否確認書」を従業員に提出させ必要な時に提出できる状態にしておけば安心です。

マイナンバー未記載で提出する場合、「本人事由によりマイナンバー届出不可」と付記しておきましょう。

2. 被保険者番号・3. 取得区分

2.被保険者番号・3.取得区分
2. 被保険者番号・3. 取得区分

被保険者番号は雇用保険被保険者証の被保険者番号を転記します。被保険者番号は個人に付与されるので会社が変わっても同じです。そのため、中途採用者は前職で雇用保険に加入していれば被保険者番号をもっています。被保険者番号が不明な場合は、ハローワークで調べてもらえます。備考欄に、直近の前職の会社名と在籍期間を記入します。

学卒者は雇用保険に初めて加入しますので番号はなく空欄です。

取得区分を確認します。取得区分は「1:新規」「2:再取得」があります。学卒者や過去に雇用保険の加入歴がない場合は「1:新規」です。被保険者番号を記入した場合と被保険者番号が不明で備考欄を記入した場合は「2:再取得」を選択します。ただし、被保険者でなくなった日から7年以上経過している場合は「1:新規」となります。

雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証

4. 被保険者氏名・5. 変更後の氏名

4. 被保険者氏名・5. 変更後の氏名
4. 被保険者氏名・5. 変更後の氏名

被保険者氏名はマイナンバーカード・運転免許証・住民票など身元を確認できる書類に記載されている正しい氏名を記入します。フリガナは雇用保険被保険者証の被保険者氏名を転記します。フリガナを記入する時は、姓と名の間には空欄をいれ、濁点・半濁点は一文字とします。

変更後の氏名は被保険者証の氏名と身元確認書類の氏名が異なる場合に記入します。主に婚姻や養子縁組などで姓が変わっている場合です。同一人であることを確認して、変更後の身元確認書類の氏名を記入します。

8. 事業所番号

8.事業所番号
8. 事業所番号

事業所番号は会社に付与される11桁の数字です。「雇用保険適用事業所設置届」の右上の点線部分に事業者番号が記載されていますので、そこで確認することができます。記入する用紙にはハイフンが印字されていますのでマス目にあわせて正しく記入します。

雇用保険適用事業所設置届(事業所番号)
雇用保険適用事業所設置届(事業所番号)

9. 被保険者となったことの原因

9.被保険者となったことの原因
9. 被保険者となったことの原因

被保険者になったことの原因は番号を選択します。番号記入欄の下に選択肢が印字されています。判断に迷うこともあると思いますので具体例を紹介します。

1:新規雇用(新規学卒)
・新規学校卒業者のうち、資格取得年月日(8 欄)が卒業年の3月1日から6月30日までの間にある者を雇用した場合。

2:新規雇用(その他)
・中途採用などはここに該当します。
・役員が身分変更により労働者となった場合など。

3:日雇からの切替
・日雇労働や31日未満の有期雇用で雇用保険に未加入であった者を一般の労働者として雇用した場合。

4:その他
・4か月以内の期間を予定して行われる季節的事業に雇用されるため雇用保険未加入であった者が引き続き同じ会社で雇用されることになった場合。
・その被保険者の雇用される事業が新たに適用事業となった場合。
・船員と陸上勤務を本務とする労働者(船員でない労働者)との間の異動があった場合など。

5:出向元への復帰等(65歳以上)
・65歳以上であり、出向先から出向元に復帰し雇用保険の加入事業者が変わった場合など

10. 賃金

10. 賃金
10. 賃金

賃金は雇入通知書や労働契約書で月給・日給などの態様と月給・日給などの賃金計算の基礎となる金額を確認します。それをもとに、毎月定まって支払われる固定額の各種手当や通勤手当を加算して金額を計算し記入します。

通勤手当で6カ月定期代を支給している場合は1カ月の代金を按分計算して通勤費とします。残業見込みや宿直手当などの変動する手当は含みませんので注意してください。

【計算方法と記入例】

●月給で賃金を計算しており6カ月定期を支給している場合の賃金

基本給:250,000円、通勤手当:6カ月定期30,000円、住宅手当:25,000円
計算式:(基本給:250,000)+(通勤手当:30,000÷6)+(住宅手当:25,000)=280,000
記入例:1-280
※日給月給の場合も「月給」として届出ます。「日給」ではないので注意してください。

●日額で賃金を計算しており通勤手当は1カ月定期を支給している場合の賃金

日給:10,000円、月の所定労働日数:22日、通勤手当:1カ月定期6,000円、住宅手当:25,000円
計算式:(日額:10,000円×月の所定労働日数:22)+(通勤手当:6,000)+(住宅手当:25,000)=251,000
記入例:3-251

●時給で賃金を計算している場合の賃金

時給:1,000円、月の所定労働時間:120時間
計算式:(時給:1,000円×月の所定労働時間:120時間)=120,000
記入例:4-120
※週給の場合は週の所定労働時間で計算します。

11. 資格取得年月日

11.資格取得年月日
11. 資格取得年月日

資格取得年月日は雇入日を記入します。試用期間や研修期間も含まれますので、その期間も含めた雇入日を記入します。現在の元号は「5:令和」に固定です。令和1年7月1日の入社であれば「5-010701」と記入します。

過去にさかのぼって加入手続きをする場合は平成31年4月1日であれば「4-310401」と記入します。

12. 雇用形態

12.雇用形態
12. 雇用形態

雇用形態は1~7の選択肢のなかから選択します。正社員という選択肢がありまあせんが、正社員は「7 その他」を選択します。

【選択肢】

1「日雇

2「派遣
・登録型の派遣労働者

3「パートタイム
・週の所定労働時間が30時間未満の短時間労働者(2「派遣」以外)

4「有期雇用労働者
・フルタイムで契約期間の定めのある労働者(2「派遣」・3「パートタイム」以外)
・トライアル雇用の労働者

5「季節的雇用

6「船員

7「その他
・正社員などの常用労働者(常用型派遣労働者を含む)

13. 職種

13.職種
13. 職種

職種は1~11までの区分に細かくわかれています。従業員が従事する仕事内容から該当する番号を記入します。職種の一覧表はハローワークが配布している「雇用保険のしおり」の巻末のその他・付録に一覧が載っていますので参考にしてください。

「雇用保険のしおり」(平成30年9月)ができました|愛知労働局

雇用保険被保険者資格取得届 書き方
職業分類の説明 出典:愛知労働局

15. 1週間の所定労働時間

15.1週間の所定労働時間
15. 1週間の所定労働時間

1週間の所定労働時間は雇用形態が月給者であっても記入が必要です。就業規則や雇用契約書を確認して通常の週に勤務すべき1週間の所定労働時間を記入します。月給者などは就業規則の所定労働時間の項目を確認すれば「所定労働時間は週40時間」などと記載されていると思います。40時間の場合はマス目にあわせて「4000」と記入します。

16. 契約期間の定め

16.契約期間の定め
16. 契約期間の定め

期間の定めのある雇用契約(有期契約といいます)の場合は「1:有」、正社員や期間の定めのない雇用契約(無期契約といいます)の場合は「2:なし」を選択します。契約期間がある場合は雇用契約書の契約開始日と満了日を記入します。記入方法は資格取得日と同じ方法で、令和1年7月1日であれば「5-010701」と記入します。

また、有期契約の更新条項は契約書を確認して記入します。

事業所名

事業所名
事業所名

事業所名は事業所番号を確認した時に使用した「雇用保険適用事業所設置届」の事業所の名称を正しく転記します。株式会社などの法人格も忘れずに記入してください。

雇用保険適用事業所設置届(事業所の名称)
雇用保険適用事業所設置届(事業所の名称)

備考

備考
備考

備考欄は通常は空欄です。記入する場合は次のような場合です。

●「2. 被保険者番号」の項目でご説明しましたように、被保険者番号が不明な時は前職の会社名と在職期間を記入します。
●「9. 被保険者となったことの原因」の項目で「4:その他」を選択した場合も具体的な説明を記入します。

雇用保険被保険者資格取得届に必要な添付書類

雇用保険被保険者資格取得届に必要な添付書類
雇用保険被保険者資格取得届に必要な添付書類

雇用保険被保険者資格取得届には多くの記入項目があります。記入項目は、どれも重要な情報ですから、被保険者証や雇用契約書などで確認します。そのため、雇用保険被保険者資格取得届を提出する時に、記入事項の根拠となる書類を添付する必要がある場合があります。雇用保険被保険者資格取得届の添付書類についてご説明します。

原則添付書類は不要

雇用保険被保険者資格取得届を決められた期限までに提出した場合は、原則添付書類は不要です。逆にいえば、転記誤りなどがあると正しい情報で加入手続きが行われません。添付書類がないためハローワークでは内容を確認することができませんので、提出する会社の責任は重大です。

添付書類が必要な場合

雇用保険被保険者資格取得届を決められた期限までに提出しなかった場合など、一定の条件に該当すると添付書類が必要になります。提出前に確認してください。

【添付資料が必要な場合】
① 事業主として初めての雇用保険被保険者資格取得届を提出する場合。
雇用保険被保険者資格取得届の提出期限を過ぎて提出する場合。
③ 過去3年間に事業主の届出に起因する不正受給があった場合。
④ 労働保険料を滞納している場合。
⑤ 著しい不整合がある届出の場合。
⑥ 雇用保険法その他労働関係法令に係る著しい違反があった事業主による届出の場合。
⑦ 株式会社等の取締役等であって従業員としての身分を有する者の届出の場合。
⑧ 事業主と同居している親族の届出の場合。
⑨ 在宅勤務者についての届出の場合。

必要な添付書類

雇用保険被保険者資格取得届に添付する書類は、前項の「添付書類が必要な場合」の番号によりちがいます。基本的には次のようになりますが、都道府県により対応がことなることがありますので所轄のハローワークにご確認ください。

なお、添付書類が必要な場合の①~⑨に関係なく、有期契約労働者の場合は書面により労働条件を確認できる就業規則や雇用契約書が必要です

添付書類が必要な場合の①~⑥に該当する場合

・労働者を雇用したこと及び資格取得日が確認できる書類

(例)賃金台帳、労働者名簿、出勤簿(タイムカード)、社会保険の資格取得関係書類

※賃金台帳や労働者名簿には必ず記載しなければいけない項目があります。労働基準法で様式はありますが、記載事項を満たしていれば、会社で作成しているエクセルなどの様式を印刷して添付しても問題ありません。

労働者名簿と賃金台帳の記載事項
労働者名簿と賃金台帳の記載事項 出典:厚生労働省

こちらの大阪労働局サイトから「労働者名簿」「賃金台帳」の様式がダウンロードできます。

添付書類が必要な場合の⑦~⑨に該当する場合

・雇用関係を確認するための書類の写し

(例)雇入通知書、雇用契約書など

雇用保険被保険者資格取得届の提出先や提出方法、期限

雇用保険被保険者資格取得届の提出先や提出方法、期限
雇用保険被保険者資格取得届の提出先や提出方法、期限

雇用保険被保険者資格取得届の提出先や提出方法、期限雇用保険被保険者資格取得届の提出先・提出方法・期限について具体的にご説明します。特に提出期限は注意が必要です。期限内であれば添付書類が不要ですが、遅れると前項でご説明したような添付資料が必要になります。コピーする余分な仕事が増えますし、ハローワークから契約内容について確認連絡が入る可能もあります。

提出先

雇用保険被保険者資格取得届の提出先は所在地を管轄するハローワークになります。不明な時は「雇用保険適用事業所設置届」の受付印を確認してください。受付したハローワーク名が押印されています。事業所を移転していなければ、そこが所轄のハローワークです。また、管轄と思われるハローワークに電話で確認することもできます。管轄外でも、会社の住所を伝えれば管轄するハローワークを教えてくれます。

提出期限

雇用保険被保険者資格取得届の提出期限は「雇用した日の属する月の翌月10日まで」です。1日入社も21日入社も同じ期限で、同月入社の従業員は全員が翌月10日までです。提出する時に、翌月1日入社の従業員分の雇用保険被保険者資格取得届の作成が完了していれば一緒に提出してもかまいません。

もし、添付書類が必要で、提出期限までに準備できない場合はハローワークに電話して事情を説明して提出します。連絡なしで提出すると書類不備で電話連絡が入る可能性が高く、色々聞かれて大変なので事前に連絡したほうが賢明です。

提出方法

雇用保険被保険者資格取得届の届出方法には①~③の方法があります。

① 管轄するハローワークへ持参する

その場で雇用保険被保険者証等を交付してもらえます。

② 管轄するハローワークへ郵送する

雇用保険被保険者資格取得届にはマイナンバーを記載していることから一般郵便での送付は不可です。特定記録や簡易書留など受取を確認できる方法の郵送となります。

また、郵送の場合は返信用封筒を同封して送りますが、返信用も特定記録又は書留等追跡記録付の方法となります。返信用封筒は返信物の重さがわからないので、貼付する切手料金の判断に困ることもあると思います。ハローワークによっては「レターパックプラス」で対応してくれますので電話で確認してください(「レターパックライト」はポストへの投函で受取確認ないため断られます)。

③ 電子申請する

電子申請システム電子申請システム(雇用保険被保険者資格取得届)
電子申請の画面

e-Gov電子申請システムで申請できます。電子申請について詳しくしりたい方は以下の「雇用保険関係手続き電子申請のご案内」をご確認ください。

雇用保険関係手続き 電子申請のご案内(PDF)|厚生労働省

雇用保険被保険者資格取得届のよくある疑問

雇用保険被保険者資格取得届のよくある疑問
雇用保険被保険者資格取得届のよくある疑問

雇用保険被保険者資格取得届を作成するには多くの記入項目を確認しなければならず大変な手間がかかります。確認作業中に色々な疑問もわきます。また、多くの場合は添付書類が不要なため、転記ミスなど間違えた内容で提出しても登録されてしまうことがあります。

雇用保険被保険者資格取得届のよくある疑問と解決方法をご紹介します。

記入内容を間違えたまま提出してしまった場合は?

雇用保険被保険者資格取得届を提出し、雇用保険被保険者証が交付されたあとに氏名・生年月日・資格取得日などを誤って届出てしまったことに気づくことがあります。その場合は「雇用保険被保険者資格取得(喪失)等届訂正(取消)願」に誤って届出た内容と正しい内容を記入してハローワークに届け出れば訂正できます。ただし、届出には訂正内容を確認できる添付書類が必要となります。氏名・生年月日であれば運転免許証や住民票などのコピー、資格取得日の訂正であれば賃金台帳・出勤簿などとなります。提出前に管轄のハローワークに確認するようにしてください。

こちらの東京労働局のホームページから「雇用保険被保険者資格取得(喪失)等届訂正(取消)願」の様式がダウンロードできます。

転職前の職場で資格喪失手続きが行われていない場合は?

雇用保険被保険者資格取得届を提出後に、ハローワークから転職前の職場で資格喪失手続きが行われていない旨の連絡が入ることがあります。これは、転職後の会社では対応できないことです。雇用保険被保険者資格取得届を提出前に確認することもできませんので仕方ありません。

その場合は、従業員から前職の会社に「雇用保険の喪失手続きがされていないのでハローワークから加入手続きができないと連絡がありました。喪失手続きを至急してほしい」と連絡をいれてもらってください。

提出した雇用保険被保険者資格取得届はハローワークで保留となり、前職の資格喪失手続きの完了後に加入手続きが進められます。

まとめ

雇用保険被保険者資格取得届は記入事項も多く、記入事項の内容を確認するだけでも手間のかかる書類です。原則添付書類が不要なため内容のチェックは社内のみになります。専門知識を要する内容もあるため、会社の総務や人事では荷の重い仕事です。加入処理漏れや正しい登録をしないと、雇用保険料や失業手当の支給に影響がでます。下手すると年度をまたいで労働保険の申告を修正することになり大変なことになります。

また、修正申告しないまでも、加入処理もれで退職者がハローワークに相談にいき正しい処理がされていないとなると、雇用保険の届出に違反のあった事業主として様々な恩恵を受けることができなくなります。そういったことを考慮すると専門家である社会保険労務士に依頼するのが安全です。

特定社会保険労務士からのコメント

上野社会保険労務士事務所 - 福岡県筑紫野市天拝坂

・なぜ鉛筆・シャープペンシルで記入しなければいけないか? それはハローワークで書類をOCRで読ませて保存するから。また、記載間違いが多いので訂正の際に都合が良い訳です(全ては事務合理化のため!)。 ・事業主の雇用保険関係書類の保管期間は下記の通りですので大切に保管しましょう。 被保険者に関する書類・・・・・・4年 労働保険料に関する書類・・・・・3年 その他雇用保険に関する書類・・・2年
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この記事を監修した社労士

上野社会保険労務士事務所 - 福岡県筑紫野市天拝坂

こんにちは!特定社会保険労務士の上野です。 【医療労務コンサルタント・介護事業労務アドバイザー・ワークスタイルコーディネイター】 弊所では、手続業務から社内諸規定作成見直し、給与計算、コンサル業務まで労務管理のワンストップサービスに注力しています。 ①労務コンサルティング (法令対応で労務リスク対策) ②雇用保険助成金申請代行 (助成金活用で人材確保・資金効率化) ③労務管理業務のアウトソーシング (高セキュリティのシステム活用で 事務の省力化)  ASPソフトの活用 (台帳・給与計算等クラウドで 情報共有・現場業務の省力化) ④個別労働関係紛争解決代理業務・ ハラスメント防止コンサル ⑤【働き方改革】対策 (法改正/賃金・評価制度/助成金の 対応で時流適応) 期待される成果を明確にしたサービスを提供します。
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