テレビ会議システム比較おすすめ21選

テレビ会議システムとは、専用環境を用いて音声＋映像データを送受信し、遠隔でのコミュニケーションを可能とするシステムです。多くの拠点をテレビシステムで結びつけられるので、簡単にオンライン会議が行えます。

個人間のコミュニケーションにとどまらず、団大規模での利用に適しているのがテレビ会議システムの特徴です。複数人のグループ同士で話し合いを行ったり、個人対大人数での講演をしたりと、さまざまな使い方が考えられます。

例えば「遠隔にいる人たち同士での社内会議」「オンラインによる講演やセミナー」など、多くのシーンがテレビ会議システムの活用機会になるでしょう。今後のDX化やデジタル環境の推進のなかでも、活躍が期待されます。

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テレビ会議は、インターネット環境を使ってコミュニケーションを行う「Web会議ツール」と比較されることが多いです。

どちらも遠隔での円滑なコミュニケーションをサポートするシステムですが、以下のようにさまざまな違いがあります。

テレビ会議システムとWeb会議ツールの大きな違いは、導入における簡易性や使用時の品質です。

Web会議システムは、パソコンやスマホなどに専用ソフトをインストールして、インターネット環境を整備するだけで準備が完了します。一方でテレビ会議システムは、専用のマイク、モニター、カメラ等の設置が必要となるため、ある程度の準備期間が求められるでしょう。

簡易性ではWeb会議ツールの方が上ですが、その分テレビ会議システムは品質が高く、大規模な会議や講演などでも使用できます。

MCU（Multipoint Control Unit）と呼ばれる多地点制御装置が使用されていて、データを見やすく処理した上で各端末に送信されるのが特徴です。端末ごとに調整しなくても、安定して映像・音声の通信が行えます。

一度設置を完了してしまえば、その後は快適なオンライン会議が可能な点が、テレビ会議システムの魅力です。

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画質や音質のクオリティの高さ

映像や音声のクオリティが高い、安定している製品を選ぶのが基本です。テレビ会議システムは通信の質が高い製品が多いですが、なかには映像や音声に乱れが生じたり、途中で接続が途切れたりする製品もあります。

これらは基本的に自社のネット環境やサーバーが原因となりますが、無料・安価の製品にはシステムの安定性がそもそも欠けているケースも多いです。

きちんと画質や音声にこだわっているサービスを選択して、安心して使える環境を構築しましょう。

使い方を簡単に覚えられる

テレビ会議システムは多くの人が使うことになると想定されるため、使いやすいシステムで構築されているを選ぶのがおすすめです。

簡単なガイドラインを覚えるだけで使える、直感的な操作だけで利用できるサービスにすることで、社内におけるテレビ会議の習慣化が進められます。

逆に複雑な使い方が必要なシステムは、社員が積極的に利用することを妨げてしまうため、使用機会を減らす結果になるでしょう。

機能の中身とコストがつり合っているか

利用できる機能の中身とコストの金額がつり合っているかどうかも、比較ポイントのひとつです。自社業務に不要な機能が多く、それでいて価格が高いサービスでは、費用対効果を最大化することが難しくなります。

導入前に必要な機能を明確にして、どれくらいのコストがかかるのかを試算した上でサービスを比較しましょう。

テレビ会議システムは導入時だけでなく、その後のランニングコストも必要になるので、その点も考慮することが重要です。

ベンダーによるサポート制度の充実度

テレビ会議システムを導入する際には、ベンダーによるサポートが充実しているかも重要です。

システムの使用中に分からないことやトラブルが発生しても、サポートが充実していればすぐに解決手段を把握できます。

チャット、電話、メールなど複数のサポート体制が用意されている点を確認したり、海外産のシステムの場合には日本語対応しているかをチェックしたりといったことが必要です。

セキュリティが高いか

安心して利用できるセキュリティの高さも、テレビ会議システムを選ぶ際の基準になり得ます。送受信するデータや通信内容の暗号化、権限のない人を弾くアクセス制限など、セキュリティ上必要とされる機能が一通りそろっているシステムの導入がおすすめです。

セキュリティに力を入れていないサービスは、脆弱性が発見されて外部からの侵入を許したり、企業へのサイバー攻撃のきっかけになったりします。

安全に利用できる環境が標準で備わっていることを確認し、安心して使えるサービスの導入を第一としましょう。

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コスト削減につながる

テレビ会議システムの導入は、業務に必要なコストの削減を実現します。主に会議に参加するための移動費、参加者のための食事の費用などを削減できるでしょう。

会社にいながら外部の会議に参加できるため、移動や待機時間などの時間的コストも削減できます。

そのほか、海外に支部を持っていたり、海外企業と取引をしていたりする場合、テレビ会議システムを導入することで海外出張のコスト削減も可能です。

社内・社外の連携を強化できる

テレビ会議システムには、社内および社外との連携を強化できる点もメリットです。直接顔を合わせなくても話し合いが可能となるので、業務時間内に会議用のスケジュールを作りやすくなります。

定期的に会議の時間が作りやすくなるため、部門や部署ごとの情報共有や提案がより手軽に行えるようになるでしょう。部署や部門を考慮しない横断的な連絡にも使用できるため、社内全体に必要な情報をスムーズに共有できます。

社内の従業員だけでなく、取引先や業務提携を行っている企業など、社外の人たちともコミュニケーションを取りやすいです。手軽にアクセスが可能なので、必要なタイミングで相談したい相手や仕事を任せたい人材にコンタクトできるのも特徴です。

会議内容をデータとして蓄積できる

テレビ会議システムの多くには、画面の映像や音声を録音する機能があります。会議中に行った講義や解説などはデータ化して保存できるので、今後の事業に活用が可能です。

例えば新人を集めて行った教育指導やミーティングの会議映像を記録しておけば、次回以降はそれを編集したデータを教育用の資料として放送できます。教育にかける時間の短縮および効率化になるため、そのほかの業務にリソースを割けるでしょう。

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常時接続システムを行って業務を可視化できる

テレビ会議システムには、他拠点の映像や音声を流し続ける「常時接続システム」と呼ばれる機能が搭載されていることがあります。

常時接続システムを使用することで、その場にいる人に話しかける形で遠方の部署とコミュニケーションを取ったり、わざわざアポを取らずにその場で必要な人を招集して全体会議を行ったりできます。

別の場所にある部屋と映像と音声がつながった状態を維持できるので、事業に使える環境を簡単に拡張可能です。

意思決定を迅速に行える

意思決定を迅速に行えるようになるメリットもあります。

従来は事業の方針や具体的な内容を決めるために、何度も会議を重ねるのが基本でした。会議の開催が複数回におよぶことも多いので、意思決定を行うまでに時間がかかることも珍しくありません。

しかしテレビ会議システムを導入することで、簡単に会議を実施できるようになるので迅速な意思決定につながります。意思決定のスピードが上がればすぐ事業をスタートさせられ、競合他社に遅れを取るケースも少なくなるでしょう。

ビデオ通話

テレビ会議システムには、基本として「ビデオ通話機能」が備わっています。専用のマイクやカメラを使って通信を行うため、鮮明な映像と音声を相手に伝えることが可能です。

映像があることで相手の表情を見ながらコミュニケーションが取れるので、スムーズな会議の進行が可能となるでしょう。

音声通話

基本的にテレビ会議システムは、音声のみの通信にも対応しています。個人に連絡を取る場合、会社の電話にかけるよりもシステムを経由した方が早くコンタクトが可能です。

映像が必要ない簡易的な連絡の際には、音声通話の利用が便利となるでしょう。

録音・録画機能

発信した映像や音声を記録・保存する「録音機能」も、標準機能のひとつです。画面の情報を簡単に記録できるので、その後に見返して会議の反省点を見つけたり、議事録を正確に書いたりといった使い方ができます。

新人教育向けのセミナーを録画して、来年以降に再度利用するといったことも考えられるでしょう。

ユーザー管理機能

参加するユーザーの管理機能も、基本的には備わっています。アクセス権を付与したり、ユーザーごとにIDとパスワードを割り振ったりすることで、外部から勝手に会議に参加されるようなセキュリティ上の問題を防げるでしょう。

特定の人たちだけで会議を行いたい場合にも、ユーザーごとにアクセス権の設定を管理することで機密性の高い話し合いの場を設けられます。

多拠点との接続機能

複数の拠点と接続して通信を行う機能は、テレビ会議システムに必須です。特定の1箇所だけとつながるのではなく、同時に複数の場所と映像・音声を共有できるので、大人数での会議に活用できます。

100〜1,000人のような大規模での会議も、テレビ会議システムを導入することで可能となるでしょう。

画面共有機能

カメラで撮影している映像だけでなく、パソコンやタブレットに表示している画面をシステム上で共有可能です。

プレゼンの際に資料を画面に映しながら説明したり、特定の動画や画像を参考にしながら会議を進めたりできます。

プライバシー保護機能

テレビ会議システムには、参加者のプライバシーを保護する機能も備わっています。例えば接続中の背景を変更して、周囲の状況が分からないように設定することも可能です。

リモートワーク中に会議をするときなど、社員のプライベートが映り込んでしまう可能性のあるケースで便利に使えます。

テキストチャット機能

映像や音声だけでなく、簡易的なテキストチャット機能も備わっています。全員が見れる簡単なメモを残しておきたいときや、映像に対して補足として言葉による説明を加えるときなどに利用可能です。

ファイルの共有機能

テキストチャット機能上では、ファイルの共有も可能なケースが多いです。クラウドを経由して事業の資料や必要なデータを簡単に受け渡せるので、スムーズに業務を進められます。

わざわざメールなどでファイルを送受信する必要がなくなるため、業務効率化につながります。

スケジュール・タスク管理機能

会議に関するスケジュールやタスクを管理できる機能も、テレビ会議システムに備わっていることがあります。

会議で決定した内容を今後のスケジュールとして記録したり、必要なタスクの状況を管理したりといったことが可能です。外部のカレンダーやスケジュール機能と連携して、同期が可能なシステムもあります。

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