給与計算アウトソーシングを比較する

給与計算アウトソーシングとは給与計算や年末調整などの業務を外部に委託できるサービスです。出勤日数に応じた給与や通勤費の算出はもちろん、有給残日数の管理や残業時間のアラート管理まで請け負ってくれます。

また健康保険料、厚生年金保険料、介護保険料、雇用保険料など従業員ごとに異なる控除額も算出してくれるので、給与計算ミスを防げるのです。経理や労務管理業務の効率化を狙いたいときに活用されることが多く、とくに従業員が増えつつある企業では導入をおすすめします。

給与計算アウトソーシングでは、主に下記の業務に対応しています。

• 出勤日数や出勤時間に応じた基本給の算出
• 住宅手当や通勤手当などの各種手当の算出
• 財形貯蓄や欠勤控除など)の各種控除額の算出
• 社会保険料の算出および算定(月変含む)
• 所得税や住民税の反映
• 給与明細の発行
• 年末調整
• 賞与額調整
• 人事評価の結果に応じた支給額変更

つまり、給与計算に関することはほぼ全て依頼できるのがポイントです。専門知識が必要な社会保険料の算定や年末調整、遅れるわけにはいかない給与明細の発行なども依頼できます。

給与計算業務を効率化できる

給与計算アウトソーシングを活用すれば、ヒューマンエラーによるミスや抜け漏れを防止できます。ミスをカバーするための動きやクレーム対応の手間が減り、給与計算業務を効率化しやすくなるでしょう。

またより高いレベルでの効率化を目指してアドバイスしてもらったり、自社の体制に合わせた運用手法を提案してもらったりすることも可能です。アウトソーシングを使わなくなっても長期的にシステムを活用できる自社の体制を構築したいときに、短期的にサービスを使うのもおすすめです。

自社の要望に合わせて委託できる

「給与計算だけお願いしたい」「年末調整や社会保険料の算定など年次業務だけアウトソーシングしたい」など、自社の要望に合わせて依頼の範囲を決められるのもポイントです。多くの給与計算アウトソーシングサービスは業務の対応幅を広めに設けており、季節性の高い社会保険料の月額変更や労働保険料の算出などにも対応しています。

またWeb給与明細への移行やクラウドツールを使った勤怠管理システムの導入など、根本的な社内体制を変えるためのアドバイスもしてもらえるので、大いに頼りましょう。自社のニーズに応じて依頼範囲を変動できるため、まずは何を解決したいか可視化しておくのがおすすめです。

法改正に対応している

給与計算アウトソーシングは、税率や社会保険料率の変更、労働基準法の改正、市区町村ごとに異なる法令などにも対応しています。

なかにはシステムが自動でアップデートされるよう対策しているアウトソーシング会社もあり、給与計算のミスを予防できます。

法改正は「知らなかった」ではすまされないことが多く、社会保険料や税金の徴収漏れの責任は企業に求められることもあるので、対策しておきましょう。

特定時期(繁忙期)の依頼も可能

年末調整、社会保険料の算定、賞与計算、新入社員の大量一括採用など、経理や労務管理部門が多忙な時期だけスポットでアウトソーシングすることも可能です。

月次業務は問題なく進行できるリソースがあっても、年次業務が加わると労働時間が長くなりやすい企業で導入するのもよいでしょう。

スポットでの依頼であれば社内システムやルールの変更を伴わないことも多く、給与情報や従業員情報など必要なデータだけ共有すれば完了するケースも多いです。月額利用料などのランニングコストもかからず、効率のよい利用法の1つです。

依頼先への説明に手間がかかる

給与計算をアウトソーシングする場合、自社の就業規則や給与規則について、細かく理解してもらうことが欠かせません。また、従業員の家族情報や居住地などに応じて手当が変動する場合、その基準や運用方法についても伝えておく必要があります。

人事評価や査定による給与テーブルの変動、賞与計算の方法など、説明に手間がかかると感じるシーンがあるかもしれません。

中長期的にアウトソーシングするのであれば、初期コストの1つとみなすこともできますが、スポットでの依頼であれば都度説明しなくてはならず、却って時間がかかるケースもあるので注意しておきましょう。

業務の入れ替え作業に時間がかかる

勤怠管理システムやWeb給与明細システムなどを新たに導入する場合、入れ替え作業に時間がかかります。従業員情報をインポートしたり、過去の給与情報と紐づけて管理したりする必要があり、時間だけでなくコストも発生するのです。

また新たなルールを社内に浸透させるのは給与計算アウトソーシングに依頼できず、社内報や社内SNSを通して適切に理解してもらう必要があります。導入したい時期から逆算してスケジュールを立てておくなど、対策をしておきましょう。

自社にノウハウが蓄積されない

給与計算を丸ごとアウトソーシングする期間が続くと、自社にノウハウが蓄積されません。

「アウトソーシング会社がないと給与計算できない」という状態が続き、コストばかり膨らんでしまう可能性があります。

また従業員からの問い合わせに対応できず、場合によっては社労士や税理士など別のプロフェッショナルを頼るコストも生じてしまう可能性があるので注意しましょう。

社内に給与計算担当者を数人配置し、そのうえで一時的なアウトソーシングのためにサービスを活用するのがおすすめです。

依頼したい業務に対応しているか

アウトソーシングとして依頼したい業務の範囲を明確にしたうえで、アウトソーシング会社が手がけているサービス内容との比較が大切です。

最低限の給与計算だけを依頼したいのであれば、ほとんどのアウトソーシング会社が対応しているので選択肢に困ることはないでしょう。

しかし給与計算ソフトやSaaS導入まで支援してほしい場合や、労務管理に関するコンサルティングまで依頼したい場合は、依頼先が対応しているか確認しておく必要があります。

フロンティア社会保険労務士法人は社会保険労務士が多数在籍しているため、法律に則った就業規則の作成などもサポートしてくれます。PROSRVは人事給与システムの提供もしており、オンボーディングも手厚いので新たなシステムを導入したいときに最適です。

まずは自社のニーズを明らかにしたいうえで、業者を選定していきましょう。

自社の企業規模に合っているか

給与計算アウトソーシングのなかには、中小企業特化型のサービスも多くみられます。従業員が1,000人を超える企業や、全国各地に支店が点在していて最低賃金の水準が地域ごとに異なる企業の場合、どこまで対応してくれるか事前に確認しておく必要があるので注意しましょう。

例えばアイエーピーは国際会計税務の専門家が多く、外資系企業や多国籍企業への対応に強みがあります。

ペイロールは給与計算代行での利用実績No.1を掲げており(※1)、大手企業の利用実績も豊富なので規模を問わず活用できるのが利点です。まずは給与計算アウトソーシングごとの対応規模を調べ、それに自社が合致するか調査するのがおすすめです。

※1 給与計算.jp調べ(2022年3月末時点)

セキュリティレベルが高いか

セキュリティレベルが高い給与計算アウトソーシングでないと、従業員の給与情報流出など多大なトラブルに見舞われる可能性があります。NOC給与計算アウトソーシングのようにPマークを取得しているサービスや、セキュリティ対策に長けているサービスを選定するとよいでしょう。

また給与データを共有する方法や、給与明細の発行手法について事前に質問しておくこともおすすめです。安心してデータをやり取りできるシステムがあれば、外部からの不正アクセスやなりすましを遮断することにもつながるので、特に対策したいポイントです。

外部システムと連携できるか

従業員情報管理システムや会計ソフトと連携できるアウトソーシングサービスであれば、給与計算完了後の自社負担を軽減できます。

計算された給与データをそのまま会計ソフトと連携したり、ワークフローから申請された従業員情報の変更がそのまま給与計算に反映されたりすれば、都度情報を共有する手間がかかりません。

また各府省に対するオンライン申請ツール「e-Gov」に対応しているアウトソーシングなら、徴収した源泉税などをリアルタイムで申告できるので便利です。

給与プロでは、初期費用無料のクラウド型勤怠管理システムと連携しています。株式会社BBSアウトソーシングサービスでも、モバイル端末給与明細照会サービス「Bulas Payslip Mobile」と給与計算の結果をリンクしているので、使い勝手がよいでしょう。アウトソーシング会社側がどのようなシステムを使っているか、自社のシステムと連携できるかなどを調査しておくのがおすすめです。

予算に見合っているか

初期導入費と月額のランニング費を正確に試算し、予算に見合っているか比較してみましょう。サービスの利用料だけでなくシステムの導入費なども加味し、トータルコストを算出することがポイントです。

また給与計算を依頼する従業員の数で料金が変動する場合、今後の採用戦略次第ではコストが年々膨れ上がってしまう可能性があるので注意しましょう。たとえばSUPPORT+iAでは給与計算にかかった稼働分のコストだけを請求するシステムを確立しているので、余計な費用がかかりません。

COMIT HRも業界トップレベルのコストパフォーマンスを誇るサービスなので、比較対象のひとつに加えてみてもよいでしょう。

サポート体制が手厚いか

給与計算の実務だけでなく、どこまでサポートしてくれるかでサービスを選ぶ方法もあります。

COMIT HRでは人事システムの運用や維持までフルサポートしてくれるので、給与計算以外での困りごとも積極的に相談できます。エムザスであれば、経営戦略に合わせた人事予算の立案を担当してくれるので、給与面でのコンサルタントとして相談に乗ってもらえるでしょう。

ただし給与計算だけを依頼したいのか、他の相談やアドバイスもしてほしいのかによって、最適なサービスは変わります。サービスごとの内容も比較しながら、検討していくのがポイントです。

給与計算アウトソーシングを導入するといっても、サービスによって機能や料金はさまざまです。「サービスが多くて、どのシステムを選べばいいかわからない…」といった方も多いのではないでしょうか。

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