建設業向け電子契約システム比較おすすめ7選

建設業向け電子契約システムは、業務の合意や契約を効率的に電子上で行うためのツールです。導入によって、紙の手続き不要で手軽な契約締結が可能となり、時間と費用の削減が期待できます。

電子契約システムでは契約の締結をするだけでなく、契約書の作成や保管なども行えます。以前は書面契約が義務付けられていましたが、2001年の建設業法改正によって電子契約書の使用が可能となってから、その使用が広まっています。

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建設業での電子契約システム利用については、IT書面一括法と建設業法が法的根拠となります。建設業法第19条第3項では、相手方の承諾があれば電子契約でも書面契約と同様の法的拘束力を認めるとしています。

ただし建設業法の施行規則第13条の4第2項の中では、電子契約を利用する場合、「見読性」「原本性」「本人性」の3つの技術的基準を満たす必要がある旨が記載されています。

「見読性」と「原本性」の基準についてはガイドラインが定められ、2020年10月に追加された「本人性」の基準についても経済産業省および国土交通省による照会回答にとって適法となる範囲が示されています。以下に求められる基準について簡単にまとめました。

見読性

見読性の要件については、施行規則で「当該契約の相手方がファイルへの記録を出力することによる書面を作成することができるものであること」と記載されています

つまり、電子契約の際に保存したデータやファイルを必要時にすぐに閲覧、印刷できる電子契約システムであることが求められています。

国土交通省の出したガイドラインの中では「電磁的記録をディスプレイ、書面等に速やかかつ整然と表示できるようにシステムを整備しておくことが必要である。また、電磁的記録の特長を活かし、関連する記録を迅速に取り出せるよう、適切な検索機能を備えておくことが望ましい。」とあり、この記載内容を見読性の要件としています。

原本性

施行規則の中では「ファイルに記録された契約事項等について、改変が行われていないかどうかを確認することができる措置を講じていること」と記されており、ガイドラインでは次のような手法が具体例として挙げられています。

(1)公開鍵暗号方式による電子署名

契約事項等を記録し、暗号化した電磁的記録に加え、暗号文を復号するために必要となる公開鍵を添付して相手方に送信する手法。

(2)電子的な証明書の添付

(1)の措置に加え、公開鍵が間違いなく送付した者のものであることを示す信頼される第三者機関が発行する電子的な証明書を添付して相手方に送信する手法。第三者機関とは、電子認証事務を取り扱う登記所、電子署名及び認証業務に関する法律第4条に規定する特定認証機関等が該当する。

(3)電磁的記録等の保存

必要に応じて信頼される第三者機関で記録を保管し、原本性の証明を受けられるようにしておく措置のこと。保管されている電磁的記録が改ざんされていないことを自ら証明できる手法となっていることが重要。

本人性

本人性の要件は2020年10月に追加された要件で、施行規則では「当該契約の相手方が本人であることを確認することができる措置を講じていること」と記載されています。

この要件については経済産業省および国土交通省が事業者の照会に答える形で、本人確認手法については当事者署名型電子署名、事業者署名型電子署名(2要素認証)、事業者署名型電子署名(1要素認証)、電子捺印の4手法のどれでも適法である旨を示しています。

電子署名を利用せず、電子印鑑や電子サインなどを採用した電子契約システムであっても、本人性の確認には充分と示されています。

※参照：建設業法施行規則

※参照：新事業活動に関する確認の求めに対する回答の内容の公表｜国土交通省

請負契約

建設業において請負契約は、工事やサービスの内容や工期、報酬などを定めた契約です。建設プロジェクトの請負業者と発注者との間で締結され、基本的に電子契約が可能です。

電子契約では契約書の作成から署名までのプロセスを一括化でき、印紙などの発行が必要なくなります。また下請けや孫請けとの連携がしやすくなります。各契約で紙を挟んだ手順が省略されるため、迅速な取引が進められるでしょう。

発注書・発注請書

発注書は建設業において材料や設備の発注を記した文書で、発注請書は発注を依頼する側から提供される発注の提案に対する回答や了承を求めるための文書です。

双方、電子契約が可能です。システムを利用することで、承認や署名などのプロセスが簡略化されるほか、発注に関する記録がデジタル形式で保存できるため、発注の誤解や漏れが少なくなります。

売買契約

建設業における売買契約は、建材や機器などの購入を規定する契約です。これらの売買契約の場合、電子契約システムの利用が可能です。

一方土地や建物の売買契約に関しては、宅地建物取引業法内で対面取引や書面交付が義務付けられている関係で、完全な電子契約化はできません。売買契約の内容によってはシステム利用できない点に注意しましょう。

賃貸借契約書

建設業における賃貸借契約書は、建設機材(重機)や施設の賃貸借に関する契約です。電子契約により、契約の内容や条件の共有が効率的に行われるため、契約の変更や更新が容易になります。

一方施設などの不動産に関する賃貸借契約については完全な電子契約化が進んでいないため、売買契約と同様、すべての賃貸借契約でシステムを利用できない点は理解しておきましょう。

保証契約書

建設業における保証契約書は、工事や設備の品質や性能に関する保証を取り決める契約がメインとなります。保証とは「債務者が債務の支払をしない場合に、債務者に代わって支払をする義務を負う約束をする」ことです。

これも電子契約での利用が可能で、保証内容や期間の管理の効率、保証の履行状況の追跡円滑化などに活用できます。

建設業法やグレーゾーン解消制度に対応しているか

建設業向け電子契約システムを選ぶ際には、建設業法やその他の関連規制に適合しているかが比較ポイントとなります。

請負契約時など、法的要件を満たしていなければ利用できない契約があるため、電子帳簿保存法や建設業法に対応しているか確認する必要があります。また建設業法では、どのような要件を満たせばいいのか明確でない記述もあります。

より有効な契約として、保証が欲しい場合、グレーゾーン解消制度などを活用し、規制適用の有無を官庁に確認したシステムを利用するといいでしょう。

自社システムとの互換性や連携機能があるか

電子契約システムが自社の既存システムと連携可能か、互換性が高いかは重要な比較ポイントです。

建設業では、プロジェクト管理や予算管理など、さまざまな業務を自社システムや特定の業務管理システムで管理している可能性が高いです。そのため、契約書の情報を自動的にプロジェクト管理システムに反映させたり、支払いの自動化を実現できるような連携機能があるか確認が必要となります。

API連携機能やワークフロ―管理機能があるか、連携が容易な経費管理システムやプロジェクト管理システムがあるかをチェックしましょう。

建設業向け電子契約システムは事業者によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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