大量のメールを一斉配信できるメール配信システム。高速で配信できるうえに到達率も高いことから、メルマガ配信など企業のメールマーケティングに活用されています。
最終更新日: 2024年06月28日
本記事ではメール配信システムの仕組みや機能、導入メリットについて詳しく解説しています。ぜひ、メール配信システム導入を検討する際の参考にしてください。
メール配信システムとは
メール配信システムとは、メールを自動配信できるシステムのことです。あらかじめ登録したリスト内のユーザーに対し、メールの一斉送信を効率よく行えます。主に企業のメールマーケティングや、団体からのお知らせメール配信などの場面で使われています。
自社サービスに興味関心のあるターゲットへのメルマガ配信や、購買意欲の高いタイミングでのメール配信など、ニーズに合わせた配信設定ができるのがメール配信システムの大きな特徴です。
装飾やレイアウト編集、画像挿入に対応したメール作成機能を搭載しており、訴求力の高いメールスピーディーかつ簡単に作ることもできます。
メール配信システムの仕組み
メール配信システムはGmailなどの通常のメーラーと異なり「大量」かつ「高速」に「高い到達率」のメール配信を実現します。大量配信に耐えられる送信サーバーを備えていることや、複数のIPアドレスを取得していることが、一斉配信を可能にしている主な仕組みです。
メール配信システムは大きな負荷が掛かっても処理速度の落ちない送信サーバーを適用することで、大量かつ高速な配信に対応しています。また1つのIPアドレスで突然の大量配信をすると迷惑メール判定されてしまうところを、複数のIPアドレスで定期的に配信することでサーバーの信頼性を保っています。
通常のメーラーで一斉送信をする場合、配信数に上限があったり、受信者の迷惑メールフォルダに入ってしまう恐れがあったりなどが懸念点です。その点メール配信システムなら一斉配信に最適化された送信方法によって、メールを確実かつ高速で届けられます。
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メール配信システムの機能
メール配信システムはメールの一斉配信だけでなく、メール作成や配信先管理、効果測定など豊富な機能が搭載されています。
メール配信に関する機能
メール配信システムは予約配信やステップメール配信、ターゲット配信など、ユーザーごとにカスタマイズしたメール配信を行えます。
例えば誕生日特典メールを送ってリピーターを増やしたり、地域や季節に合わせたメール配信で開封率を向上したりなど、幅広いマーケティング施策に応用可能です。
| 機能 | 詳細 |
| HTMLメール配信 | 文字のフォントや色を変えたり、画像や動画を入れたりした自由なレイアウトのメールを送信できる |
| 予約配信 | あらかじめ指定しておいた時間にメールを自動送信できる |
| ステップメール配信 | 登録日や誕生日などの特定日を起点として、異なる内容の複数メールをシナリオに沿って自動配信できる |
| ターゲット配信 | 「男性のみ」「東京都在住者のみ」など、配信対象を条件で絞り込んでメール配信できる |
メール作成に関する機能
HTMLメールエディタを使って、訴求力の高いメールを初心者でも簡単に作成できます。テンプレート機能を搭載しているメール配信システムもあり、メール配信担当者の業務時間を大幅に削減可能です。
送信時にエラーが起きたアドレスの除外機能を搭載している製品もあります。サーバーを常に新しい状態を保つことができ、受信側の環境で受付拒否されるリスクを低減してくれる機能です。
| 機能 | 詳細 |
| HTMLメールエディタ | 専門知識がなくても、見栄えのよいHTMLメールをドラッグ&ドロップの簡単操作で作成できる |
| 差し込み機能 | 「〇〇様」「保有ポイントは△△です」のような形で、宛名やポイント数、商品名などの顧客情報を自動で入力できる |
| テンプレート | 製品にあらかじめ搭載された雛形や、登録した自社ならではのパターンをメール作成時に呼び出せる |
| ガイド表示 | メール作成画面などの操作画面上で、開封率やクリック率向上につながるメール作成のコツを表示できる |
| エラーアドレス管理 | 送信が失敗した要因を自動分析して、指定条件に該当する宛先を配信対象から自動で除外できる |
効果測定機能
メール配信システムは開封率やクリック率などの自動測定が可能です。メール配信担当者は効果測定の結果を数値やグラフなどで把握できます。
メール配信を介した売り上げの把握や、キャンペーンの効果測定などを行う際に有効です。次回の効果的なメール配信につなげる必要不可欠な機能と言えます。
| 機能 | 詳細 |
| 開封チェック | 配信したメールの開封数や開封者、開封された時間などを確認できる |
| クリック測定 | メール内のリンクに対して、クリック数やクリック率、クリックされた時間などを測定できる |
| ABテスト | ボタン配置や文言などが異なるパターンを比較調査して、より効果が高いメールを配信できる |
| 曜日・時間分析 | 過去の配信結果を元にして、メールが開封されやすい時間や曜日を分析できる |
データ連携に関する機能
メール配信システムでは、メールアドレスをはじめとした顧客データを外部から取得したり、社内システムと連携して活用したりできます。
大規模な顧客リスト管理を安全に管理しつつ、ユーザーの属性や興味関心を活かしたメール配信を行える心強い機能です。
| 機能 | 詳細 |
| 宛先登録フォーム | 顧客が宛先データを登録するためのフォームを使用できる |
| 空メール登録 | 指定したメールアドレスに顧客が空メールを送信するだけで、送信先データを登録できる |
| システム連携機能 | 社内のマーケティングツールやCRMなどとAPI連携やCSV連携して、宛先の一括登録やユーザー情報の取得ができる |
メール配信システムのメリット
メール配信システムの導入には、メールの高速配信や到達率向上などの様々なメリットがあります。
メルマガを簡単に作成できる
メール配信システムを活用することで、誰でも簡単に訴求力の高いメルマガを作成できます。登録パターンを適用できるテンプレートや、HTMLメールエディタ機能を使えば、顧客の目を引くメールの作成を思いのままに進められます。
また宛名や定型文の差し込み、顧客リストの登録も自動で行えるので、メルマガの作成時間も大幅に短縮可能です。
数千～数万通のメールを高速配信できる
数千～数万通の大量のメールも、メール配信システムなら高速配信可能です。通常のメーラーであれば、同じ量のメールを送るのに数十分～数時間の時間をかけなければなりません。
その点メール配信システムであれば、サーバー負荷の軽減や配信ペースの調整などの高速配信対策が施されています。そのため同じ送信数でもより短い時間で届けられるようになります。
メールの到達率が向上する
メール配信システムを活用することで、メール到達率の向上が見込めます。
通常のメーラーであれば、所有しているIPアドレスはひとつです。そのためメールを大量配信すると、プロバイダ判断で迷惑メールとして分けられてしまう可能性があります。
一方メール配信システムは、複数のIPアドレスを保持して分散しながら配信する仕組みです。そのため大量のメールを一斉に配信しても、迷惑メールとして扱われる可能性が少なくなります。
開封率やクリック率がリアルタイムでわかる
配信メールの開封率やクリック率を確認できる点も、メール配信システムを利用するメリットです。
配信効果を測定することで、配信内容の軌道修正や改善、配信タイミングの変更など、成果の向上につながる改善施策へ効率的にアプローチ可能です。
製品によってはリアルタイムでの分析機能が備わっているものもあり、早期タイミングでの振り返りや軌道修正にもつなげられます。
時間や人的コストを削減できる
メール配信システムの一斉配信機能によって、時間や人的コストを大幅に削減することが可能です。
メールの大量送信を手作業で行おうとすると、宛先や内容の精査に膨大な時間がかかります。たとえば新規登録者や退会者を1人ずつ手作業で管理するのは、現実的ではありません。また送信内容の重複や漏れなど、送信ミスのリスクも考えられます。
その点メール配信システムならリスト管理機能が備わっており、登録内容と配信内容の照合をシステム上で効率的に進められます。また自動配信設定の活用によって、宛先に応じた配信内容や対応の変更も自動化可能です。
コスト削減に向けてシステム導入を検討している場合、まずは無料のメール配信システムを使うも1つの案です。以下の記事では無料のメール配信システムを一挙11選紹介しているので、ぜひ併せて参考にしてください。
セキュリティを強化できる
メール配信システムを導入することにより、情報漏洩やウィルス感染の防止も見込めます。
メールにはメールアドレスなどの個人情報が含まれます。大量配信によって生じるメールの誤送信や、不正アクセスによる情報漏洩の可能性はゼロではありません。
メール配信システムなら配信設定の適用によって人的ミスを防止しつつ、データ通信の暗号化などの機能を駆使して、大量配信に伴うセキュリティリスクを最小限に抑えられます。
まとめ
メール配信システムについて、仕組みや機能、導入メリットなどの観点から解説しました。
【メール配信システムについて覚えておきたい3つのポイント】
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メール配信システムには企業規模や業種、予算にあわせて、さまざまな種類のサービスがあります。自社に合ったメール配信システムを活用して、売上向上や業務効率化の実現を目指してみてはいかがでしょうか。
以下の記事ではおすすめのメール配信システムを、各サービスの特徴や料金で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
| 関連記事：【2024年】メール配信システムおすすめ25選！導入メリットや製品を比較｜ミツモア |
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