ルーティン業務の自動化を叶えるRPAツール。中には「導入するのはハードルが高そう・・・」「まずはRPAツールについて詳しく知りたい」という方もいるかもしれません。
最終更新日: 2024年03月30日
そこで本記事では、RPAツールの仕組みや種類、注目されている理由などをわかりやすく解説します。ぜひ、導入を検討する際の参考にしてください。
RPAツールとは
RPAツールとは、定型業務をソフトウェアロボットによって自動化できるツールのことです。RPAは「Robotic Process Automation」の略で、「ロボットによる業務自動化」を意味します。
業務工程をあらかじめ記憶させることにより、指定したタイミングでRPAツールが自動で実行します。コピー&ペーストや集計作業、帳票作成といった単純な反復作業の効率化が得意です。
主にバックオフィス業務の自動化に活用されることが多く、生産性の向上や人材不足の解消に向けて導入する企業が増加しています。
VBA(マクロ機能)との違い
RPAツールとVBAは、自動化できる範囲において大きく異なります。VBAが自動化できる範囲は、ExcelをはじめとするOffice製品の作業のみ。その他のアプリケーションには対応できません。
一方RPAツールは、さまざまなアプリケーションやサイトを介した自動化が可能です。例えばExcelシートから会計ソフトへのデータ転記など、アプリケーション同士を繋ぐ間接業務に対応できます。
またRPAツールにはほとんどプログラミングが不要なのもVBAと異なるポイントです。RPAツールでは、自動化に必要なシナリオ作成が簡単なマウス操作で行えます。
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RPAツールの仕組み
RPAツールは、シナリオと呼ばれる指示書に基づいて業務を自動化します。シナリオを作成してロボットに実行を命じるまでの工程は、人の手による設定やメンテナンスが必要です。
シナリオの作成方法はRPAツールによって異なり、フローチャート形式で順番に操作コマンドを並べる方法や、画面上で実際に操作しているところを録画する方法などがあります。プログラミングなど専門的なIT技術は必要ありません。
RPAツールのシナリオを作成する際は、細かな業務工程に分けてコマンドに書き出します。「Excelを起動する」「セルに値を入力する」のように、細かい処理に分けることで正確に業務を実行する仕組みです。
RPAツールの種類
RPAツールには「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類があります。
| 種類 | 特徴 |
| デスクトップ型 | 個人のPC内にRPAをインストールするタイプ。
比較的安価に導入できるが、自動化できる業務範囲は個々のPC端末に限られる。 |
| クラウド型 | クラウド上で提供されているRPAを、インターネット経由で利用するタイプ。
自社で保守運用をする必要がない点や、Webブラウザを活用した業務の自動化に対応できるのが利点。 個々のPC端末にインストールされたローカルアプリには対応できない。 |
| サーバー型 | 自社サーバーを構築して、企業内で横断的にRPAを導入するタイプ。
全社のPCやシステムをまたいだ業務の自動化が可能で、高セキュリティかつ大規模なRPAの活用に向いている。 初期費用やランニングコストが高額で、構築にかかる期間が長い点には留意が必要。 |
RPAツールは、自動化したい業務内容や企業規模に合わせて選ぶことが大切です。
デスクトップ型はスモールスタートしたい企業に、サーバー型は大規模企業に向いています。クラウド型は中小企業から大企業まで、幅広い規模に対応できる製品が多いです。
以下の記事ではおすすめのクラウド型RPAツール各製品を比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
RPAツールが注目されている理由
RPAツールが注目されている理由として、労働人口の減少により人材確保が難しくなったことや、コロナ禍を経て働き方改革を進める企業が増えたことが背景にあると考えられます。
RPAツールは定型作業の自動化を得意としており、人材確保や働き方改革といった課題への対応策として有効です。
【RPAツールの主な導入効果】
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RPAツールで定型的な業務を自動化することで、作業時間の短縮やミスの抑制といった効果が見込めます。社員がコア業務に集中できるようになり、結果的に生産性の向上につながる点がRPAツールの大きな効果です。
また業務を24時間365日自動化できると言う点から、人材不足に悩む企業でも働き方改革を実現できます。
RPAツールを活用しやすい業務の例
RPAツールを活用しやすい場面は、定型業務や大量のデータを扱う業務、アプリケーションを横断する業務です。
手順の決まっている定型業務
RPAツールが得意とするのは、臨機応変な判断を必要としない反復作業の自動化です。一定の動作を繰り返し行う定型業務では、RPAツールの活用によって大幅な生産性向上が見込めます。
例えば見積書や売上報告書といった帳票作成を任せることが可能です。メールや社内システムから情報をコピー&ペーストし、自社の書式に落とし込んで書類を作成できます。
経費精算の申請内容チェックや入金消込といった照合作業も自動化しやすい定型業務の1つです。データの相違がないかを自動判定して、担当者の負担を削減します。
またWebサイトやSNS上でのデータ抽出にも活用可能です。自社サービスに対する口コミ収集や、競合他社の価格調査などに役立ちます。
大量のデータを扱う業務
データの処理回数が多くなる業務ではRPAツールを活用しやすく、導入の費用対効果も高くなります。
RPAツールは正確なデータ処理を、24時間365日休まずに行い続けることが可能です。加えて処理能力も高く、人間が1回あたりに数分要する作業も、RPAツールを使うと1〜2秒で済みます。
大量のデータを扱う業務にRPAツールを活用することで、人為的ミスの発生を抑えたり業務の効率化につながったりします。
アプリケーションを横断する業務
RPAツールは複数アプリケーションやWebサイト間をまたぐ業務の自動化も得意です。
具体的な活用例としては、実店舗とECサイトを横断した在庫管理が挙げられます。ECサイトと実店舗における売り上げデータの双方を取り込み、リアルタイムの在庫数を正確に把握。ECサイト上で表示する在庫数を自動更新することが可能です。
RPAツールを活用した自動化でシステム間のデータ反映頻度を増やすことにより、情報のタイムラグを軽減します。
まとめ
RPAツールについて、仕組みや注目される理由などの観点から解説しました。
【RPAツールで覚えておきたい3つのポイント】
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RPAツールは企業規模や業種、予算にあわせて、さまざまな種類の製品が流通しています。自社にとって使いやすいRPAツールを導入して、業務効率化や働き方改革の実現を目指してみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、おすすめのRPAツールを各製品の特徴や機能で比較しています。ぜひ、あわせて参考にしてください。
| 関連記事：RPAツール比較19選！選び方やタイプ別おすすめ製品を紹介｜ミツモア |
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