事務代行サービスおすすめ10選

企業に代わってデータ入力や受発注などの事務的な業務をおこなうのが、事務代行サービスです。日々のルーティンワークからリサーチなどの専門性のある業務まで、さまざまなバックオフィス業務を依頼できます。

事務代行サービスを導入すると事務員を雇用する費用を節約できたり、リソースをコア業務に集中できたりと多くのメリットがあります。比較的低価格ですぐに人材不足を補えるため、導入する企業の増加が増えているサービスです。

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情報管理は適切におこなわれているか

事務代行サービスでは、社内の重要なデータを外部の人材が扱います。そのため漏えいや紛失など重大な過失が起きないよう、情報管理がどのようにおこなわれているかを確認することが重要です。

リムーバブルディスクの使用制限や業務に使うPCのセキュリティ対策など、適切な管理がなされているか確認しましょう。また実際に業務をおこなうスタッフのリテラシーについても確認すると安心です。個人情報取り扱いについての定期的な研修を実施するなど、スタッフへの教育が行き届いているサービスを選びましょう。

修正依頼や稼働時間など柔軟な対応ができるか

業務をアウトソーシングするため、自社のやり方と違ったり意図が伝わっていなかったりといった問題が想定されます。その際に修正依頼が可能かどうかを確認しておきましょう。さらに契約の時間内に業務が終わらなかった場合、稼働時間を延長できるなど柔軟な対応ができると安心です。

また名刺の仕分けや清掃業務など、オフラインでの実施が必要な業務もあります。オンライン代行をおこなうサービスでは、必要に応じてオフライン対応が可能かどうか確認できるとよいでしょう。

どのような料金プランが用意されているか

事務代行サービスには月の稼働時間や契約期間、テキスト入力の文字数などに応じて料金プランが設定されています。自社が代行サービスに求める業務形式を明確にし、どの料金プランが最適かを確認しましょう。

また稼働時間が決められている場合、使いきれなかった時間を翌月へ繰越できるサービスもあります。繰越ができると費用と時間を無駄にしないで済むため、月によって業務量が異なる企業に最適です。ただし、繰越に手数料がかかる場合があるため注意しましょう。

実績が豊富で幅広い業務に対応しているか

クオリティやサポートなどの実態を知りたい場合は実績を確認してみましょう。自社の業務内容に関する導入実績があれば、自社にとって有効なサービスである可能性が高いと言えます。

またどの程度の範囲の業務に対応しているか確認することも重要です。データ入力や秘書業務のような一般的な事務作業だけでなく、Webサイト運営や翻訳、リサーチなどさまざまな業務に対応しているサービスがあります。どの業務を依頼したいのか、どの業務を代行依頼すれば自社のメリットになるのかを明確にしておきましょう。

従業員がよりメイン業務に専念できる

単調だけど時間のかかるルーティンワークや煩雑な業務を事務代行サービスに依頼できれば、時間の有効活用につながるでしょう。事務作業に従事していた時間がコア業務に使えるようになるため、成果につながる仕事へ多く時間を費やせます。

営業が顧客とのやり取りや営業活動に専念できたり、マ―ケティング担当がリサーチや戦略を練る時間を十分に確保できたりと、よりメイン業務に専念できるようになるでしょう。企業の利益に直結する業務へリソースを割くことができ、生産性の向上が期待できます。

専門スキルの活用で自社の業務品質向上が実現

事務代行に業務を依頼する目的は、誰にでもできる仕事を外部リソースに委託することだけではありません。代行サービスには専門性の高いスキルを持つ人材が多く在籍し、業務を高いレベルで遂行できます。

経理や法務の知識がない人材に任せるよりも、専門知識を持った人材に依頼するほうが高い成果が得られます。また翻訳やWebサイトのバナー作成など特別なスキルを持つ人材に、これまで着手してこなかった業務を任せることも可能でしょう。

人件費の削減につながる

事務員を1人採用するのにも、採用活動にかかる費用や入社後の育成費用、福利厚生費などさまざまな経費が必要です。事務代行を導入すれば月々の利用料のみで業務を依頼できるため、それらの費用は必要ありません。

また人材を採用すれば雇用している間ずっと給与が発生しますが、繁忙期と閑散期で大きく業務量が異なる場合も一定の給与を支払う必要があります。事務代行サービスなら繁忙期は業務を依頼し、閑散期は利用しないなど柔軟な利用が可能です。無駄な費用を削減し、人件費の節約につながります。

新たな視点による業務改善が可能

外部へ業務を委託する際には、依頼内容を明確にするためこれまで自社でおこなっていた業務の洗い出しや見直しが必要です。業務を見直す過程で、これまでなかった視点で業務を見ることができ業務改善が図れるでしょう。

また業務に精通した人材やその道のプロに依頼することで、業務効率の向上が実現します。企業内の各業務は連携しあっています。事務作業の効率が向上すると営業やその他の業務への良い影響につながるため、大きなメリットと言えるでしょう。

業務がブラックボックス化する可能性がある

事務代行サービスに業務を依頼する場合、どのように業務がおこなわれているのかが把握しにくいのがデメリットです。トラブルやミスなど問題が発生した際に詳細がわからず、対応が遅れる可能性があるでしょう。

業務をブラックボックス化させないためにも、定期的な報告やミーティングが設けられているサービスを選ぶと安心です。事務代行サービスの中には専属のディレクターがつくものもあり、随時相談ができるパートナーシップでブラックボックス化を防ぐことができるでしょう。

コミュニケーションが取りにくい

近頃はオンライン代行が主流になっています。代行スタッフの移動がなく、手軽に利用できる一方でコミュニケーションの取りづらさが問題と言えるでしょう。細かな要望や修正などをすぐに依頼できないため、業務完了までにタイムラグが生じることもあります。

コミュニケーションの取りづらさで業務が滞らないために、連絡窓口やサポートの有無を確かめておきましょう。また依頼段階で業務内容を細部まで詰めておいたり、マニュアルを用意したりといった対策も有効です。

事務代行サービスは事業者によって特徴や機能もさまざま。「どのサービスを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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