不動産向け電子契約システムおすすめ13選

不動産向け電子契約システムとは、不動産売買や賃貸契約の締結をオンライン上で実現するために必要な機能を搭載したシステムです。2021年のデジタル改革関連法施行によって、電子契約システムを利用する企業が増加しました。

しかし、はじめて不動産向け電子契約システムを導入する場合、わからない点も多いでしょう。この記事では不動産向け電子契約システムのメリットや選び方、おすすめのシステムなどについてまとめました。

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IT重説(重要事項説明)

Web会議ツールを活用し、重要事項に関する説明をオンライン上で実施することです。対面での説明と同様、宅地建物取引士が宅地建物取引士証を提示してから説明を始めます。IT重説を実施する場合は必ず相手から承諾を取り、説明の記録を残さなければなりません。

事前に送付した重要事項説明書の内容が変わっていないか、確認しておく必要もあります。また、相手が対面での説明を希望した場合、柔軟な対応が求められます。

重要事項説明書の電子化

メールやサーバーから重要事項説明書をダウンロードすることです。宅地建物取引業法にもとづき、重要事項説明書は必ず書面での交付が必要です。

対面の場合は手元に置いておき、説明が終わった後に記名と押印を依頼します。電子化の場合は電子署名を活用し、PC画面上に提示した重要事項説明書が偽造されていないことを証明します。

電子契約

対面での記名と押印に代わる手段として電子署名を活用し、契約を締結します。オンラインでの電子契約の場合、なりすましや詐欺が起きないように注意しなければなりません。本人性を証明する手段として、不動産会社と顧客の双方が電子署名をおこないます。

また対面のときと同様に、契約締結には本人確認書類の提示が必要です。契約の先送りを避けるため、顧客に事前準備が必要な旨を伝えておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策が充実したシステムの選定が重要です。セキュリティレベルが低い場合、システムに保存した機密情報の流出を招く可能性が高まります。

たとえばWAN-Signは、データの暗号化やIPアドレス制限、定期的な脆弱性診断など、さまざまな対策を講じています。国内の2拠点でバックアップデータを保存しており、サイバー攻撃や自然災害によってデータを失う心配もいりません。

またシステムを選定する際、プライバシーマークやISMSを取得しているか、確認するのも有効です。どちらかを取得している場合、機密情報の扱いやセキュリティの仕組みに関して、第三者から認められていると認識できます。

操作性や外部システムとの連携性は優れているか

早期の安定運用を実現するためにも、ユーザーインターフェースに優れたシステムの選定が重要です。操作性に乏しいシステムを選んだ場合、契約書のアップロードやデータ入力など、一つひとつの作業をこなすのに時間がかかります。

システム導入前よりも業務効率が低下し、高い投資に見合った効果が得られません。ホームページの閲覧やデモ機を利用し、操作画面やボタン配置を確認しましょう。情報が整理されたシンプルな画面設計の場合、操作性に戸惑うことなく直感的に操作できます。

また、SFAや賃貸管理システム、基幹システムなど、多くの外部システムとの連携によって、スムーズにデータを共有できます。

サポート体制は充実しているか

サポート体制が充実したシステムを選びましょう。とくにはじめて電子契約システムを導入する場合、導入後に想定外の事態を招くケースが珍しくありません。

メールや電話、対面訪問など、さまざまな方法で担当者と連絡が取れれば、トラブルを早期に解決できます。オンラインヘルプやマニュアルが充実していると、必要な情報を効率的に集められるため、担当者に問い合わせする手間も省けます。また、従業員向けに勉強会や研修を開催してくれるか、確認しておくことも重要です。

研修への参加によって、システムの操作方法や電子署名の流れなどを学習し、早期の安定運用を実現できます。

作成可能な契約書の種類は多いか

事業運営上必要となる契約内容に対応しているか、確認しておくことが重要です。不動産開発や流通、管理など、事業内容によって締結する契約の内容は異なります。たとえば、マンションや一軒家の物件紹介を手掛けていたとしましょう。

物件紹介は不動産事業の流通に該当し、不動産の所有者と入居希望者をつなぐ役割を担います。重要事項説明書や賃貸契約書、保証委託契約書などの作成が必要です。不動産管理も並行して手掛けている場合は、駐車場賃貸借契約書や清掃委託契約書なども必要となります。

運営事業数が多いほど、取り扱う契約書の種類も増えます。今後の事業拡大も検討している場合は、幅広い契約書を作成可能なシステムを選びましょう。

自社の予算内に収まっているか

予算内に合ったシステムを選択するため、複数の企業から見積を取得しましょう。契約の締結数や電子証明書の発行数などによって月額料金は変動するため、多くのシステムは料金プランを非公開にしています。

ホームページを閲覧するだけでは、初期費用や月額料金の把握が難しい状況です。また、有料プランを利用する前に、無料トライアルやデモ機を利用するのも有効です。費用をかけずに機能性や操作画面などを確認でき、ミスマッチによる無駄な費用の発生を避けられます。

契約業務を効率化できる

不動産向け電子契約システムの導入によって、契約業務の工数を削減できます。契約書作成〜署名まで、契約締結までの業務をオンライン上で完結できます。社内稟議にかける際も、ワークフローに沿って自動的に承認依頼が回る流れです。

進捗状況もシステム上で確認できるため、担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。他の業務に労力と時間を割けます。また、書面での契約と異なり、顧客に印刷した契約書を郵送する必要もありません。

顧客もPCやスマートフォンから署名でき、押印や記入の手間を省けます。良質な顧客体験の提供によって、イメージアップや企業認知度向上も望めます。

契約書の管理がしやすい

賃貸契約書や重要事項説明書など、過去に作成した文書データは、システム上のデータベースでまとめて管理されます。案件名や売買価格、決済日など、複数の項目を設けて管理します。情報公開の範囲やグループ構成は自由に設定可能です。

特定のキーワードを入力すると、条件に合致した文書をすぐに見つけられるため、文書を探す時間を削減できます。また、過去の文書データはクラウドストレージに保管されており、オフィスに書類保管用のスペースを確保しておく必要はありません。

保管データは自動的にバックアップされており、サイバー攻撃や自然災害にともなう紛失リスクを抑えることが可能です。

スピーディーなやりとりによって契約機会損失を防げる

契約業務の電子化によって、最短即日で顧客と契約を締結できます。契約締結までに必要な作業は、作成した契約書をシステムにアップロードし、承認と電子署名を顧客に依頼するだけです。押印や記入を依頼するために顧客へ契約書を郵送する必要はありません。

不動産売買や賃貸契約を書面で取り交わす際と比べて、契約締結までにかかる日数を削減できます。スピーディーなやりとりによって、成約率を高められる点もメリットです。

また、契約書での確認事項や入居時の注意点など、重要なポイントを契約フローに追加できるシステムもあります。事前に重要な情報を共有しておくことで、入居後のトラブルを防げます。

印紙税や印刷費を削減できる

不動産向け電子契約システムの導入によって、ペーパーレス化を促進できます。重要事項説明書や賃貸契約書など、各種文書をシステム上で作成後、ワークフローに沿って担当者へ承認を依頼する流れです。

社内の承認が取れた後は顧客に承認依頼を送り、顧客はスマートフォンやPCから契約内容の確認や署名をおこないます。契約書作成〜契約締結まで、オンライン上で一連の作業を完結できるため、紙書類の印刷や封入、郵送をおこなう必要はありません。

印刷費や消耗品購入費などを削減できます。また、不動産売買や土地譲渡など、高額な不動産譲渡契約を書面で交わす際に生じる印紙税の支払いも避けられます。

内部統制を強化できる

不動産向け電子契約システムには、内部不正による情報漏えいを防ぐ機能が多数搭載されています。顧客とのやりとりや保存した文書データを暗号化し、情報の改ざんや破壊を防ぎます。暗号化によって、情報の内容が外部からは判別できません。

クライアント認証やフォルダへのアクセス制限を実施すると、特定の従業員しかファイルにアクセスできない状況を作れます。アクセス権の過大付与にともなう内部不正を防げます。

仮に不正行為が発生しても、ログデータの確認によって犯人を素早く特定可能です。また、文書にタイムスタンプと電子署名を付与し、書類の非改ざん性と本人性を証明します。

取引先からの理解が必要になる

自社の都合のみを優先して電子契約システムを導入するのは避けましょう。顧客や取引先によってはオンラインではなく、書面での契約締結を望む方もいます。

相手にとっては新たな契約方法への対応を迫られるため、作業負担が増大します。契約方法の変更によって、信頼関係悪化や取引停止を招かないよう、書面での契約取り交わしに引き続き対応する姿勢が必要です。

また、電子契約システムを本格稼働する前に、書面やメールで契約業務の電子化を伝えておくことも有効です。電子化へ移行する時期を事前に通知しておくことで、契約方法変更にともなう混乱を避けられます。

業務フローを見直す必要がある

企業によっては電子契約システムの導入にともない、契約業務の流れを見直す必要が出てきます。仮に既存業務フローを再構築する場合、業務マニュアルの編集や従業員への再教育を実施しなければなりません。新たな業務フローに適応するまでの時間も必要でしょう。

従業員数が多い企業ほど、電子契約システムに適応するまでの時間や手間が増えるため、注意が必要です。既存業務フローと同様の流れで作業が進められるシステムを選び、早期の安定運用を実現しましょう。

また、ユーザインタフェースに優れたシステムを選ぶことも重要です。直感的に操作でき、従業員が操作性に悩まされる事態を避けられます。

情報漏えいやサイバー攻撃のリスクがある

サイバー攻撃や内部不正にともなう機密情報漏えいに細心の注意を払わなければなりません。不動産の売買価格や決済日など、システム上には多くの機密情報を保存します。

仮にセキュリティレベルが低いシステムを選んだ場合、機密情報が流出する可能性が高まります。機密情報の流出が発覚した場合、社会的な信用の低下やイメージ悪化は避けられないでしょう。

顧客や取引先から信頼を取り戻すには多くの時間が必要です。大きな損失を避けるためにも、セキュリティ対策が充実したシステムを選定しましょう。ログデータ管理やアクセス権限に対応したシステムを選ぶと、内部不正の抑止力を高められます。

不動産向け電子契約システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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