不動産向け電子契約システム比較おすすめ13選

2022年の宅地建物取引業法の改正以降、不動産業界でも電子契約システムを利用する企業が増加しました。重要事項説明や契約締結などの取引過程をオンラインでおこなうことが可能になり、電子契約システムの導入を後押ししています。

不動産売買や賃貸契約の締結をオンライン上で実現するために必要な機能を搭載するなど、不動産業界に特化したシステムやプランが多数登場しています。

関連記事：電子契約システムとは？書面契約との違いや導入メリット・デメリットを解説｜ミツモア

不動産業界におけるIT技術の利用状況

公益財団法人不動産流通推進センターが公表した「2022年度 IT技術の利用状況、効果と課題に関する調査報告書」によると、不動産業界におけるDX推進の必要性を感じる企業は半数以上に達しており、とくに大規模企業でその意識が高いことがわかりました。

調査では、物件情報掲載システムが最も導入されており、次いで電子契約・電子署名システムの導入が進んでいます。システム導入の効果としては、業務効率化や顧客サービスの向上が挙げられ、多くの企業が満足感を示しています。小規模事業者では費用や適切なシステム選定に課題を感じる声が多く聞かれました。

参照：不動産流通業界における IT 技術の利用状況、効果と課題に関する調査報告書（2022 年度版）｜公益財団法人不動産流通推進センター

不動産向け電子契約システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。従業員数や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の不動産向け電子契約システムが見つかります。

2022年5月法改正により多くの契約が電子化できるようになりましたが、電子化できない契約もまだ存在します。

電子契約が可能な契約書

• 不動産取引の申込書
• 重要事項説明書
• 賃貸借契約書
• 不動産売買契約書(媒介契約書)
• 定期借地権設定契約書
• 定期建物賃貸借契約書
• 連帯保証契約書
• 物件の維持管理に必要な契約書
• 訪問販売等で交付する書面
  

特に重要事項説明書と賃貸借契約書、売買契約書が電子契約への対応、不動産業界において大きな意味を持ちます。従来の不動産取引では、あらゆる契約で重要事項説明書を書面で宅地建物取引士が交付し、賃貸借契約書も書面で交付しなければいけませんでした。

法改正により重要事項説明がオンライン上で可能となり、賃貸借契約書や売買契約書も電子化できるようになりました。ほとんどの不動産取引において、電子契約が解禁されたことになります。

電子契約が対応不可な契約書

一方、契約書によっては書面での契約が義務付けられている契約も存在します。

• 事業用定期借地契約書
• 任意後見契約書
• 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約

上記に契約は電子契約で十分な証拠を残せるとしても、成立させることが法律で認められていません。

印紙税がかからず費用削減になる

不動産会社が電子契約システムを導入することで、売買契約書などで必要な印紙税が不要になり、契約手続きにかかる費用を大幅に削減できます。不動産取引の場合、印紙税だけでも高額になるため、負担がなくなるのは大きな利点です。

契約締結までスピードが上がる

電子契約システムを導入することで、契約締結のスピードが大幅に向上します。従来の紙の契約書では、売主・買主、媒介事業者、仲介事業者、宅地建物取引士など多くの関係者に書類を渡し、押印を求める必要がありました。

郵送や来店を伴い日数と手間がかかります。契約書面の修正が必要な場合には再度全員の訂正印を求める必要があり、さらに時間がかかります。一方、電子契約になるとオンラインで迅速に契約を締結でき、書類の修正や署名も即座におこなえます。遠方の顧客であったとしても日程調整や契約準備が不要となり、最短即日で契約が可能です。

契約書の保管・管理ができる

電子契約システムを導入することで、物理的なスペースを必要とせず、書類データの保管が可能です。必要なときにタイトルや時期、検索タグを使って簡単に検索・ピックアップすることができます。

多くの不動産会社では、押印された契約書類の保管に多大なスペースと手間を要していますが、電子契約によりこのような保管や管理の負担が大幅に軽減可能です。印刷やファイリングが不要になるため、業務の効率化も実現できます。

自社内での契約業務や契約プロセスの見直しが発生する

電子契約システムの導入に際しては、契約業務および契約プロセスの全面的な見直しが必要です。まず契約書のひな型を電子契約に対応する形式に変更します。

さらに業務ルールも新たに設け、電子化された重要事項説明、売買契約、媒介契約はもちろん、更新、退去、駐車場の契約書類も一斉に電子化します。

一部だけ書面交付を続けると管理が煩雑になるため、全社的に電子化導入のメリットを説明しつつ進めることが大切です。またネットワーク環境の確認と整備もおこなうことも欠かせません、万全の体制で対応しましょう。

電子化に対応できない不動産所有者への配慮

電子契約の導入に際しては、電子化になじめない不動産所有者や高齢の大家さんへの配慮が必要です。とくに賃貸契約の場合、貸主、借主、仲介業者の三者がオンラインでのやりとりに賛同することが前提となります。

すべての取引をすぐにオンライン化するのではなく、しばらくの間は対面サービスとも併用する形で進めることが現実的です。電子化に対応できない所有者にも安心してサポートが提供でき、スムーズな移行が可能となるでしょう。

コンプライアンスの強化が必要

不動産会社が電子契約システムを導入する際には、コンプライアンスの強化が不可欠です。電子契約システムは高いセキュリティ機能を持つ一方で、自社でのセキュリティ対策も強化しなければなりません。不正アクセスやデータ改ざんを防ぐためのセキュリティ対策を徹底することが求められます。

また法令遵守の徹底も重要であり、最新の法規制に対応するため、定期的なシステム更新や従業員教育も欠かせません。

入居申込から契約締結、契約書保管まで対応したシステムか

システムの選定にあたっては、一部分の機能だけでなく、入居申込から契約締結、契約書の保管まで対応できるものか確認することが重要です。全業務フローを単一のプラットフォームで管理できれば、業務効率化や手間・ミスの削減が期待でき、スムーズな運営が実現します。

賃貸管理システムなどの外部システムの連携できるか

電子契約システムが賃貸管理システムや顧客管理システムなどの外部システムと連携できるかは、選定時の重要な比較ポイントです。連携により、顧客情報や賃貸物件情報を一元管理することが可能となり、手動によるデータ入力や重複作業が削減されます。

とくに賃貸契約情報が自動的にほかのシステムと連動することで、業務間の情報共有がスムーズになり、ミスやトラブルを防ぐことができます。

不動産に特化した電子契約システムか

不動産業界向けの電子契約システムを選ぶ際には、書類のテンプレートが揃っているか、業界の慣習に対応したフォーマットや条項が含まれているかを確認することが重要です。テンプレートが豊富に揃っていれば契約書作成の手間を削減し、法的要件を容易に満たすことができます。

不動産業界で頻繁に使用される書類としては、売買契約書、賃貸借契約書、重要事項説明書などがあります。不動産に特化した製品であれば、特有の書類や契約のステップに合わせたプロセスに対応していたりするので、製品と価格をしっかり比較しながら検討しましょう。

関連記事：【2024年最新】電子契約システム比較35選！おすすめ製品の選び方や特徴を解説｜ミツモア

電子契約システムを導入する際、不動産取引における電子契約の流れを理解しておくこと導入イメージもできます。一般的な流れを紹介します。

（1）相談・内見

不動産取引の最初のステップは、相談と内見です。顧客が希望する条件を不動産会社に伝え、候補となる物件を内見します。物件の詳細や利便性、契約条件などを確認し、具体的なニーズに合った物件を選定します。オンラインツールを使って内見をおこなうことも可能で、遠方に住む顧客にも対応できます。

（2）入居申し込み

内見を終えて物件が決定したら、次に入居申し込みをおこないます。オンラインで入居申し込み書を提出し、必要な情報を入力します。個人情報や収入証明書などの添付が含まれることが一般的です。入居申し込みは迅速に処理され、不動産会社が審査をおこないます。

（3）契約関係書類の作成

入居申し込みが承認された後、契約関係書類の作成がはじまります。賃貸借契約書や重要事項説明書などが含まれます。不動産会社は電子契約システムを利用して、デジタル形式で書類を作成。契約書のテンプレートを活用することで、書類作成の効率が向上します。

（4）IT重説

重要事項説明書（重説）は、IT重説としてオンラインで実施されます。宅地建物取引士がオンライン会議システムを通じて重説をおこない、顧客に物件や契約内容に関する重要事項を説明します。IT重説により、対面の必要がなく、遠方の顧客も対応可能です。

（5）電子契約書の準備/ 送付

IT重説が完了したら、電子契約書の準備と送付をおこないます。不動産会社は、電子契約システムを使って契約書を作成し、顧客に送信します。メールや専用ポータルサイトを通じて、契約書を迅速に送付できるため、時間と労力の削減が可能です。

（6）電子契約の締結（オンライン契約）

送付された電子契約書を顧客が確認し、問題がなければ電子署名をおこなって契約を締結します。オンラインでの契約締結により、ペーパーレス化が進み、契約手続きのスピードも大幅に向上します。不動産会社は契約締結の進行状況をリアルタイムで把握できます。

（7）電子契約書の保管

締結された電子契約書は、不動産会社の電子契約システム内で安全に保管されます。契約書は認定タイムスタンプや暗号化技術を用いて保存されるため、改ざん防止と信頼性が確保されます。また検索機能によって必要な契約書を迅速に取り出すことができます。

（8）契約書類の電子交付

最後に、電子契約書を関係者に電子交付します。メールや専用ポータルを通じて、安全かつ迅速に契約書を送信。顧客や取引先との契約書の共有が簡単になり、取引の透明性と効率性の向上が実現可能です。さらに電子交付によって契約書の保存や管理が一層容易になります。

不動産向け電子契約システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

そんなときはミツモアにおまかせ。最短1分の自動診断で、ぴったりの不動産向け電子契約システムが見つかります。

ぴったりの不動産向け電子契約システムを最短1分で無料診断

従業員数や欲しい機能などの項目を画面上で選択するだけで、最適な不動産向け電子契約システムを最短1分で自動診断。もちろん費用はかかりません。

ぴったりの料金プランも一緒にお届け

希望条件に沿った料金プランも製品と一緒に診断します。概算金額を見積もりからチェックして、理想のプランを探してみましょう。

診断結果は最大5製品！比較・検討で最適な不動産向け電子契約システムが見つかる

最大で5製品の診断結果をお届けします。検討していた製品だけでなく、思わぬ製品との出会いもあるかもしれません。

ミツモアなら、ぴったりの不動産向け電子契約システムがすぐに見つかります。