見積管理システム比較おすすめ10選

見積管理システムとは、見積書の作成から発行、保管をはじめ、営業支援や分析、他システムとの連携など営業活動を幅広く支援するツールです。

企業の多くは見積書をExcelやWordなどOffice系のソフトを使用して作成しますが、それらは管理が属人化しやすく、必要なタイミングでスムーズに閲覧または使用できないという問題点が発生する場合があります。

見積管理システムであれば、作成から発行、保管までをシステム上で完結させることができるだけでなく、システムを利用した承認フローの構築やバックアップ、他システムとの連携で市場の分析など、書類作成に留まらず幅広く活用できるため営業活動全体の効率化も可能です。

この記事では編集部が厳選したおすすめの見積管理システムを紹介。製品の特徴や機能、料金プランなどから徹底比較しました。ぜひ、比較検討の参考にしてください。

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見積管理特化型

見積管理特化型は、見積書の作成から発行、管理までに特化したツールです。シンプルな機能のみなので操作性に優れており、ITリテラシーに関係なく誰にでも簡単に扱えるのが特徴です。見積書を素早く作成することに特化しているため、社外で利用されるシーンも多いです。

販売管理・ERP一体型

販売管理・ERP一体型は、基本となる見積書の作成から発行、管理などの機能以外に、後工程となるERP(基幹システム)に必要なシステムが一体化しているツールです。たとえば、見積書を作成した後、会計処理までを自動化で進められたり、会計機能を持つシステムと連携して会計や経理作業などもおこなえたりなど、幅広い機能を持つものが多い点が特徴です。営業活動だけでなく、バックオフィスの支援などで多く導入されています。

業界特化型

見積書といっても業界によって形式が大きく異なる場合があります。業界特化型は、文字通りその業界に特化した見積書を作成できるツールです。たとえば、製造や建築業界などであれば、人材や材料、工事費用を考慮した積算見積書の作成が必要ですが、業界特化型のツールであれば、それらも計算に加えて作成可能です。加えてそれぞれの業界に特化した機能を搭載していることが多く、製造や建築業界のほか、マーケティング業界や医療業界など、専門性の高い業界で導入されています。

クラウドかオンプレミスか

見積管理システムにもクラウド版、オンプレミス版があります。

クラウド版とは、クラウドサーバー上で提供される見積管理システムで、導入にも時間や手間がかからないのが特徴です。最新版の更新があった際にはすぐにアップデートされるため、常に最新の状態のシステムを使える点がポイントです。

オンプレミス版は、自社サーバーに見積管理システムのソフトウェアをインストールして利用するものです。導入に時間と手間が必要になりますが、セキュリティが高く安心して使えるのがポイントです。

企業によってどちらを選ぶべきか変わってくるので、導入前に自社の状況を確認してどちらを採用すべきか明確にしましょう。

必要な機能が揃っているか

見積管理システムはツールにもよりますが、基本の見積書作成や発行、保管以外にも、営業支援や分析、他システムとの連携機能など、幅広く扱える機能が揃っています。たとえば、見積書作成だけでなく、データを利用して原価管理や分析などをおこないたい場合、他システムとの連携機能が必須です。

企業によっては見積書作成だけに留まらず色々な使い方ができるので、導入を検討するツールに必要な機能が揃っているのかも大きなポイントといえるでしょう。

操作性が良いか/操作画面がわかりやすいか

企業によっては見積管理システムを使う頻度が高いため、操作画面の使いやすさや全体の操作性の良さも選ぶうえでのポイントです。全体の操作感が悪いシステムを導入してしまうと、見積書作成から発行までに時間がかかってしまい、業務の効率化どころかスムーズに進められないという事態になりかねません。

使用頻度が高くなると感じた場合には記事冒頭で説明した見積管理特化型などのシンプルで扱いやすいものを採用するのもおすすめです。

自社の予算に見合っているか

多くの機能を持っているシステムの場合、それに比例して料金が上がる傾向があります。見積書の作成や発行、保管のみを利用したい企業が営業支援や分析機能を搭載したツールを導入しても、多くの費用がかかるだけで意味がありません。

なかには必要な機能の分だけプラン料金が発生するツールもあります。見積管理システムを導入する際には、必ずツールの機能を確認して自社の予算に見合ったものを選びましょう。

外部システムとの連携が可能か

見積管理システムによっては外部システムとの連携が可能です。たとえば、営業支援システム、原価管理システム、顧客管理システムなどが挙げられますが、自社でこれらを利用している場合、見積管理システムと連携することでより一層活用でき、業務の効率化も期待できます。

上記で挙げたシステムを多く利用している企業の場合、外部システムと連携ができるものを選ぶこともおすすめです。

業務効率化につながる

見積管理システムを導入するメリットとして、まず業務効率化につながることが挙げられます。

見積管理システムは見積書に関するワークフローをオンライン化できるだけでなく、見積書作成に関するデータや過去作成された見積書はシステム上で保管されるため、社内でのノウハウ共有も簡単になります。

また、外出先で見積書を作成して発行することも可能になるので、相手先にスピーディーな見積もりを提案できるのはもちろん、業務効率化にもつながる点が大きなメリットといえるでしょう。

ペーパーレス化を実現できる

見積管理システムで作成した見積書はシステムに保管されます。

従来のような紙での保管の場合、数が多くなるにつれ、探す手間はもちろん見積書自体の紛失などの問題も発生することでしょう。

一方、見積管理システムの場合、データで保管するため、数が多くなったとしても検索機能で簡単に探すことができます。見積書自体がデータのため紛失する可能性も低く、ペーパーレス化を実現できると同時に管理業務の負担軽減にもつなげられるでしょう。

見積書を正確に作成できる

見積管理システムで見積書を作成する場合、あらかじめ決められたフォーマットに沿って入力することで見積書を作成していきます。

また、作成後の保管に関しても専用のデータベース上を利用するので、フォーマットに変更があった場合でもすぐに修正して反映可能です。

そのため、見積管理システムを利用することで、誰がいつ見積書を作成しても、最新のフォーマットで整合性の取れた見積書が作成できるのがメリットといえるでしょう。

セキュリティ面で注意が必要

クラウド型の見積管理システムは、見積書の作成から発行をデータ上でおこない、保管も専用のサーバーを利用することが多いです。一連の作業をオンライン上でおこなっているため、万が一外部からシステムに侵入された場合には、データの盗難だけでなく改ざんなども容易にできてしまいます。

最近のクラウド型システムの多くにはセキュリティ対策が整っていますが、見積管理システムを導入する際は事前に自社のセキュリティポリシーも確認して、合うものを導入をするようにしましょう。

導入費用がかさむ

見積管理システムを導入するのであれば、多くの場合で毎月固定の費用が発生することになります。

ExcelやWordなどOffice系のソフトを使用して見積書の作成、発行、保管をする場合であればとくに費用が発生しませんが、システムを利用することで同様の作業をおこなうにしても費用が発生します。

見積管理システムをうまく活用できなかったり、そもそも使う頻度が少ないという企業が導入してしまうと費用が無駄になってしまうので、必ず導入前に自社の状況を確認して採用すべきかを検討しましょう。

取引先の都合を確認しておく必要がある

見積管理システムを導入することで、見積書関連の業務がオンライン上でおこなえることになり業務の効率化も期待できます。

ただ、データではなく紙での作成や発行、保管のみに対応しているという企業も多いです。もちろん、データを印刷して紙で運用することも可能ですが、それだと手間が増えてしまいオンライン上でおこなえるというメリットがなくなってしまいます。

見積管理システムを採用する前に、取引先の都合を確認してから導入することをおすすめします。

見積管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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