人事アウトソーシング(人事代行)比較おすすめ7選

人事アウトソーシング(人事代行)とは、人事労務業務を外部企業に委託できるサービスです。社会保険や税の知識が必要な給与計算、法改正が多い社会保険業務。人事業務は専門知識を必要とするものが多く、作業が煩雑かつ、知識を持つ人に偏りやすいのが課題です。

人事アウトソーシングの活用で、給与計算や勤怠管理のような定型業務を外部委託できます。企業は自社の利益につながる人事戦略などのコア業務に注力でき、業務の属人化などリスク排除が可能です。人材不足が深刻になる日本において定型業務の外部委託は、考慮すべき手段の1つでしょう。

料金体系は予算に見合っているか

人事アウトソーシングの料金体系はサービスによってさまざまです。必ず予算と希望に合うプランがあるかを確認しましょう。稼働時間や業務量が一律の場合には定額制や月額制のサービスを、業務単位で依頼したい場合には従量制のサービスが主な選択肢になります。

要望をヒアリングのうえ、依頼する業務とそれに応じた料金を提示されるサービスがほとんどです。そのため料金確認をする際には予算と依頼したい業務を提示できるよう、自社の要望を整理しておくようにしましょう。

導入実績の豊富さと導入事例を確認する

検討するサービスの導入実績は豊富か、またどのような実績を持つかを確認しましょう。実績数は多ければ多いほどノウハウを有していますので、スムーズなサービス提供がおこなわれる可能性が高まります。

また導入事例の確認で、自社と同じ課題を持つ企業の対応実績があるかも把握可能です。実際に稼働をしてみないとわからない部分は多いですが、多くのサービスの中から希望に合致するサービスを選ぶうえで、上記情報は有益と言えるでしょう。

人事情報や機密情報の取り扱いが適切か

人事情報は個人情報を多く扱う、トップレベルの機密情報です。そのため、委託先のセキュリティへの取り組み、職場環境は細かくチェックするようにしましょう。

たとえばISMSやプライバシーマークなど、情報セキュリティ認証を取得しているかどうかも1つの目安です。委託先の職場環境を訪問し、どのようなセキュリティに対する取り組みをしているかを目視可能なサービスもあります。

またクラウドサービスなど外部システムを利用して委託先が業務をする場合には、そのサービスのセキュリティ環境も確認するようにしましょう。

サービス提供範囲が自社の要望に合致しているか

検討サービスのサービス提供範囲を確認するようにしましょう。サービスによっては労務業務や給与計算など、特定の業務に特化している場合があります。自社が依頼をしたい業務を洗い出し、その業務にどのレベルで対応してもらえるかの確認が必要です。

取り扱う業務の幅が広いサービスであれば、導入後に追加で業務依頼をしたい事態が発生した場合でも対応してもらえます。一方、特定の業務に特化したサービスであれば、オーバースペックにならずに費用をおさえてのサービス利用が期待できるでしょう。

業務フローの見直しによる費用削減につながる

人事アウトソーシングを利用する場合、アウトソーシング会社によっては企業の業務調査を実施し、煩雑化や属人化している業務の可視化をおこないます。業務フロー図や業務一覧を作成したうえで、業務委託後にどのような体制で運営するかを明確にするためです。

それゆえにアウトソーシングサービスを利用すると、業務フローの見直しも一緒におこなえます。アウトソーシング会社のノウハウで業務の効率化が図れ、人件費やシステム費などの費用削減も期待できるでしょう。

人材不足を解消し社員がコア業務に専念できる

給与計算や勤怠管理のような定型業務、法制のもとおこなう煩雑な業務が多い人事業務はアウトソーシングに適しています。上記業務を外注することで、その分の時間と人手をコア業務に活用できるでしょう。

人事のコア業務とは人事制度の策定や、タレントマネジメントなど自社の社員にしかできない、自社の利益につながる業務です。人事アウトソーシングの活用で組織の効率化や、人事部社員のエンゲージメント向上につなげられるでしょう。

外部ノウハウにより新たな人事戦略の策定につながる

人事アウトソーシング会社は人事業務のプロとして、数々のノウハウを有しています。そのため人事アウトソーシングの利用で、外部のノウハウや専門知識を取り込みやすく、自社の人事組織の向上にもつなげられます。

自社が得たいノウハウや課題を明確にしておくと、業者選定の際に解決をするのに適した業者を選べるでしょう。作業を請け負ってくれるだけでなく、自社の人事組織にとって有益な情報をもたらしてくれるサービス提供元を選ぶのがおすすめです。

人事業務の属人化を防げる

労務知識を必要とし、法改正への対応も求められる人事業務は、専門知識を必要とするため業務の属人化が起きやすいです。特定の人に仕事が偏ることで、長時間労働が起き、急な退職や休職のリスクも高まります。

人事アウトソーシングを活用すると、人事業務に精通した集団が、作業ベースで業務をおこなうため属人化を防ぐことが可能です。見えにくい業務も可視化し、作業フローが明確になるよう整備したうえでマニュアル化するので、属人化が起こらない体制を構築するきっかけにもなります。

自社にノウハウが蓄積しにくい

アウトソースをしてしまうと自社で人事業務をおこなう機会がなくなり、ノウハウが蓄積されない事態が起きる懸念があります。

人事業務を自社でおこなう体制に戻す可能性が少しでもあれば、自社でまったく何もできないという環境にならないよう、マニュアルなどで業務を書面に残してもらう、定期的に業務のすり合わせをするなどの対策が有益です。

うまく活用すればアウトソーシング会社のノウハウを、外部委託をきっかけに取り込めます。業務を任せきりにするのではなく、ノウハウ取得も含めた利用を意識することが重要でしょう。

企業文化との適合が難しい場合もある

企業文化的にアウトソーシングが難しい場合もあります。具体的にはアウトソース会社の業務遂行方法と、依頼企業の業務方針が合致しないケースです。

アウトソース会社はクラウドサービスの活用やリモートワークを軸に作業をおこなうけれども、そのような環境下での人事業務をNGとする企業もあります。

企業の体制に合わせてサービスを構築するアウトソーシング会社もあるので、自社の企業文化に合うサービス提供元を探すという手もあるでしょう。

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