年末調整ソフトを比較する

年末調整といえば、これまで紙の申告書に従業員が手書きで記入し、保険料控除証明書などと共に提出するのが通例でした。しかし2020年10月から年末調整の申告がWeb上でできるようになり、年末調整の電子化が進んでいます。

年末調整の電子化は義務ではありませんが、ペーパーレス化の推進や業務の効率化により、今後電子化する企業は増加すると考えられます。とはいえ、急に紙の申請書から電子申請に切り替えると従業員の混乱を招きかねません。

そこで年末調整ソフトを使えば、電子申請書の入力を分かりやすくサポートできます。年末調整ソフトには進捗管理など人事担当者の負担を軽減する機能を搭載した製品も多くあり、年末調整に関わる業務全般を効率化できます。

会社が従業員に払った給与や賞与から源泉徴収する所得税額は、概算で出されたものです。年末調整とは本来徴収するべき所得税の1年間の総額を算出し、源泉徴収時の税額と比較することで過不足金額を調するために行います。

確定申告との違い

個人事業主やフリーランスの場合、所得税額を算出するために毎年2月から3月の期間中に自ら税務署へ所得を申告しなくてはいけません。この時の申告手続きを確定申告といいます。

一方、会社員の場合は所得税は企業が個人に代わって納税しています。納税した分は毎月の給与などから天引きされますが、あくまで1年間の概算として算出されたもののため、年末調整で正しい税額を算出し過不足分を従業員へ還付または追加徴収します。

国税庁より提供された「年調ソフト」について

「年調ソフト」は2020年10月より、年末調整の電子化を推進するため国税庁から提供されている年末調整控除申告書作成用ソフトウェアです。申告書作成の基本的な機能を備えているうえに、控除証明書の電子添付やマイナポータルとの連携にも対応します。「年調ソフト」は無償で提供されているため、年末調整にコストを掛けたくない企業に良いでしょう。

ただし、従業員の提出進捗管理など「データの回収と取りまとめ」を行う機能はありません。またデータ連携ができる給与計算システムが限られるため、自社の環境に合わせて選ぶ必要があります。

年末調整手続を電子化するメリット

年末調整の電子化は従業員と企業の両方にメリットが多いです。従業員は手書きによる手続きの際に発生していた控除額計算などが省略でき、申告書作成を効率化できます。またマイナポータル連携をしていれば、複数の控除証明書を一括で取得できるので証明書紛失のリスクがありません。

企業側のメリットは年末調整申告書のデータを利用して給与計算システムと連携し、控除額の計算が行えることです。また紙の申告書では7年間の保管が義務付けられていますが、年末調整を電子化すればデータ形式で保存できるため、保管場所が必要ありません。

年末調整にかかる業務を大幅に短縮できる

年末調整ソフトは年末調整に関わる業務のほとんどをWeb上で完結できます。そのため従業員は申告書を手書きで作成する必要がなく、スムーズに申告書作成が完了します。前年データ繰り越し機能がある年末調整ソフトなら、住所氏名や保険料など毎年大きく変わることのない項目を呼び出して入力できるためさらに作成が簡略化されるでしょう。

多くの年末調整ソフトには管理機能が備わっているので、従業員ごとの進捗を管理者が簡単に把握可能です。未提出者への督促メールを一括して送れるなど、管理者の業務工数を大幅に削減できるでしょう。また証明書の電子添付機能なら原本を確認する前に申告書と証明書の照合ができ、業務時間の短縮に繋がります。

年末調整書類の記入モレやミスを減らせる

年末調整ソフトの申告書作成画面には、ヘルプやガイドが用意されています。従業員が申告書を作成する際に迷うことなく、正しい情報を漏れなく入力できるでしょう。各種控除申請においては入力した支払額に応じて自動で控除額が計算されるため、手計算でのミスは起こりません。またスキャンした証明書情報を自動で読み取って入力してくれる製品もあります。

従業員から申告書を回収したら、管理者は税額を計算して給与計算システムへ反映させなければいけません。その際に年末調整ソフトからCSV形式でデータを出力し、給与計算システムへ反映すれば転記ミスを防ぐことが可能です。データを取り込むことで自動で計算されるため、計算ミスが起こりません。

ペーパーレス化の推進に繋がる

申告書の配布から回収、確認までをWeb上で行えるため、ペーパーレス化の推進に繋がります。テレワークや多様な働き方でオフィスに出社しない従業員が多い企業では、郵送にかかる手間とコストが削減できます。

また年末調整がデータ化されることで、紙の申告書を保管しなくてよくなります。オフィスに保管場所を確保する必要がなくなり、オフィススペースが有効活用できるでしょう。

法改正へ柔軟に対応できる

クラウドで提供される年末調整ソフトの場合、法改正があった際にはサービス提供会社が速やかに対応します。改正に伴うフォーマットの変更や証明書の提出方法などに柔軟に対応できるため、法改正による現場の混乱が最小限に抑えられるでしょう。

また2021年1月1日に施行された法令で、当該法定調書を100枚以上提出する際には「e-Tax等による提出」が義務化されました。年末調整ソフトでは全ての申告書がデータ化されているため変換作業が必要なく、スムーズに法令を順守できます。

年末調整特化型か他のソフトに付随しているか

年末調整ソフトには年末調整の機能にのみ特化したタイプと、給与計算システムや人事・労務管理システム内の一機能として装備されているタイプがあります。すでに給与計算や人事・労務システムを導入していて年末調整機能のみを追加したい場合は、年末調整特化型のソフトを選ぶと良いでしょう。ただしその場合は、既存のシステムとの連携が可能かを確認しておく必要があります。

一方、給与計算システムや人事・労務システムをこれから導入する予定であれば、年末調整機能が付随したシステムを選ぶと、別途年末調整のために追加必要が発生するのを避けられます。

従業員と管理者の双方にとって使いやすいシステムか

従業員と管理者のどちらにとっても使いやすいソフトであることが大切です。従業員にとっては申告書入力のしやすさを重視すると良いでしょう。入力時にガイドやヘルプが表示されたり、前年データの繰越し機能があったりすると入力が容易になります。またマルチデバイスに対応しているといつでもアクセスできるため、通常業務の合間に申告書が作成可能です。

管理者機能については、各従業員の進捗が一覧で把握できると確認作業がスムーズに進められます。フェーズに合わせて督促メールを自動で送信する機能があると、管理者の負担を大きく削減できるでしょう。とはいえ、使いやすさは企業や個人によって異なります。不安な場合は「Edge Tracker」のように、無料トライアル期間がある製品を試してみるのもひとつの手です。

どんな外部システムと連携できるか

年末調整に特化したタイプのソフトの場合、外部システムとの連携の可否は業務を効率化する上で重要なチェックポイントです。たとえば給与計算システムと連携すれば年末調整の税額計算が自動で行え、労務システムと連携すれば入退社や引っ越し、結婚に伴う従業員情報の変化を年末調整へ反映できます。

ほかにもERPとの連携ができるソフトもあり、どこまでの業務を効率化したいのかを考慮して選ぶのが大切です。連携方法はCSVのインポート・エクスポートなのか、自動連携なのかも確認しましょう。

想定する予算に見合っているか

年末調整ソフトの多くは利用人数による従量課金制です。ほとんどが1人あたり300円～500円程度ですが、人数が多くなればなるほど数百円の差が重くなってくるでしょう。大企業では固定料金制の方がお得になるケースもあります。また初期費用の有無にも注意が必要です。年末調整の電子化がスムーズに導入できるか不安なら「ハーモス年末調整」のような完全無料のソフトを使ってみるのも良いかも知れません。

またアウトソーシング型や基幹システム付随型の場合は、別途見積もりが必要になることがほとんどです。その際も自社にとって必要な機能を見極めたうえで、価格とのバランスを考慮して選ぶことが大切です。

導入や運用サポート体制は整っているか

入力時のヘルプやガイドはもちろん、導入や運用サポートが整っているかをチェックしましょう。とくに人事や労務管理システムに付随しているタイプの場合は、導入後の使用方法などサポートが必要な場面が数多くあります。サポートデスクの稼働時間やサポート範囲を確認しておきましょう。

また年末調整申告書の記入に際して、チャットボットやコールセンターで従業員からの質問を代行するサービスもあります。

提供形態が自社の環境に合っているか

年末調整ソフトの提供形態には、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はインターネット経由でサービスを利用するため、サーバーの構築やソフトウェアのインストールが必要ありません。アップデートやメンテナンス、トラブル時の復旧を全てサービス提供会社が担うので手軽に利用できます。利用料が比較的安価なのもクラウド型のメリットでしょう。

一方、オンプレミス型は自社サーバーへ年末調整ソフトを取り込みます。高額な初期費用がかかるものが多いですが、自社サーバーへの構築のためセキュリティの高さが特徴です。またカスタマイズ性が高く、自社独自の機能や操作性を追求できます。

どちらがより自社の環境に適しているかを考えた上で選びましょう。

頭を悩ませる控除申請の記入を分かりやすく補助し、申告書の取りまとめや進捗管理を行える年末調整ソフトは、年末調整を電子化する上で欠かせないシステムです。年末調整のデータを給与計算システムや労務管理システムなどと連携できる製品も多いため、人事・労務担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

ただし、全ての年末調整ソフトが自社の年末調整を楽にしてくれるわけではありません。クラウド型かオンプレミス型か、自社の利用している周辺システムとの連携は可能なのかなど、年末調整ソフトを導入する前に考慮するポイントはさまざまです。

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