人材派遣管理システム比較おすすめ10選

「既存のシステムでは、派遣スタッフのリスト化や複数人での共有ができない」

「案件ごとにExcelで管理していて、スタッフデータ収集に時間と手間がかかる」

「優良派遣事業者認定に必要な記録やエビデンスを残す機能が欲しい」

こうした課題を解決できるのが、人材派遣管理システムです。スタッフのリスト化から、複数人で共有できる一元管理など、派遣事業の業務フローに合わせた対応の効率化を実現します。

この記事では、おすすめの人材派遣管理システムを比較し、選び方のポイントを解説します。

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人材派遣管理システムとは、人材派遣業務に必要な情報を一元管理できるシステムです。派遣スタッフの勤怠状況や派遣先との契約情報、給与計算、請求書発行など、煩雑な業務をシステム上で完結できます。

多くの派遣会社では、拠点ごとに異なるシステムを使用していたり、Excelと複数のツールを併用したりと、管理が煩雑になりがちです。特に派遣スタッフが数百名規模になると、手作業での管理には限界があります。さらに、特定の担当者しか操作できない属人化が起きると、業務が停滞するリスクも生じます。

人材派遣管理システムを導入すれば、契約書や請求書などの帳票作成から送付まで、テンプレートを使って効率的に処理できます。ペーパーレス化による経費削減はもちろん、複数拠点での情報共有や業務の標準化も実現できます。

スタッフ情報の一元管理と業務の標準化が実現

人材派遣管理システムを導入すれば、派遣スタッフの基本情報、スキル、職務経歴、契約状況などを一つのシステムに集約できます。

クラウド型のシステムであれば、複数の担当者や拠点をまたいでリアルタイムに情報を共有でき、誰でも最新のデータにアクセスできます。拠点ごとに異なるシステムを使っていたり、特定の担当者しか情報を把握していなかったりする状況から脱却できます。

共通のシステムで業務フローを統一すれば、どの拠点でも同じ手順で作業を進められ、担当者の急な退職や異動があっても業務が停滞しません。スタッフのリスト化や検索も容易になり、案件に適した人材を素早く見つけられます。

Excel管理よりも効率化が実現

案件ごとにExcelファイルを作成し、スタッフデータを手作業で収集する作業は、規模が大きくなるほど時間と手間がかかります。人材派遣管理システムでは、スタッフの登録情報が自動的に蓄積され、必要な条件で絞り込み検索ができるため、データ収集にかかる時間を大幅に削減できます。

さらに、Excelと複数ツールを行き来しながら作業する必要がなくなります。システム内でデータが連動するため、転記ミスや更新漏れも防げます。

法令遵守と優良派遣事業者認定への対応もできる

優良派遣事業者認定を取得するには、適切な記録管理とエビデンスの保管が求められます。人材派遣管理システムには、労働者派遣法に基づいた契約書類の作成、事業報告書の自動生成、手数料管理簿の記録など、法令遵守に必要な機能が搭載されています。

クラウド型のシステムであれば、法改正にも自動で対応してくれるため、常に最新の法令に準拠した運用が可能です。認定取得や更新に必要な書類やデータも、システムから簡単に出力できます。

勤怠管理と給与計算の自動連携でミスが防げる

派遣スタッフの勤怠データを手作業で集計し、給与計算を行う作業は時間がかかる上にミスも発生しやすい業務です。人材派遣管理システムでは、勤怠データが自動的に給与計算に反映されるため、月末の締め作業にかかる負担を大幅に軽減できます。

既存の勤怠管理システムとAPI連携できる製品を選べば、二重打刻を避けながらデータを自動同期できます。請求書の発行も勤怠データと連動して自動計算されるため、派遣先ごとの請求漏れや金額ミスを防げます。

派遣業務の全体フローをカバーできるか

人材派遣業務は、スタッフの募集・登録から、派遣先とのマッチング、個別契約の締結、勤怠管理、給与計算、派遣先への請求まで、一連の流れで成り立っています。システムによって対応できる業務範囲が大きく異なるため、自社で止められない業務がすべてカバーされているか確認しましょう。

例えば、勤怠管理・契約管理・支払い処理・変更通知書の発行が日常業務として必須の場合、これらすべてに対応したシステムを選ぶ必要があります。一方、スタッフ募集やマッチング機能は別のツールで対応できる場合、優先度を下げて検討できます。 できるだけ少ないシステム数で業務全体を管理できる製品を選べば、データの分断や二重入力を防げます。

労働者派遣法への対応機能があるか

派遣業界は労働者派遣法による規制が厳しく、個別契約書、労働条件通知書、変更通知書、事業報告書、手数料管理簿など、法定帳票の作成・保管が義務付けられています。これらの書類を手作業で作成するのは時間がかかる上、記載漏れや誤記のリスクもあります。

人材派遣管理システムには、法令に準拠したテンプレートが用意されており、登録情報をもとに自動的に書類を生成できる製品があります。法改正があった際も、クラウド型であればシステムが自動更新されるため、常に最新の法令に対応できます。優良派遣事業者認定を目指す場合も、適切な記録管理機能があるか確認しましょう。

派遣先との情報共有がスムーズにできるか

派遣業務では、派遣元と派遣先の間で勤怠データや契約情報をやり取りする必要があります。メールやExcelでのやり取りは、確認漏れや転記ミスが発生しやすく、業務負担も大きくなります。

システム上で派遣先と勤怠データを共有できる機能があれば、派遣先の担当者が承認した勤怠情報が自動的に反映され、何度もやり取りを重ねる必要がありません。契約書類の電子送付や、変更通知のオンライン対応ができる製品であれば、ペーパーレス化も促進できます。

複数拠点での一元管理ができるか

複数の拠点で派遣業務を展開している場合、拠点ごとに異なるシステムを使っていると、全社的な状況把握が困難になります。クラウド型のシステムであれば、どの拠点からでも同じシステムにアクセスでき、リアルタイムで情報を共有できます。

業務フローを統一すれば、拠点間での引き継ぎもスムーズになり、特定の担当者に依存した属人化も解消できます。本社で全拠点のスタッフ配置状況や稼働状況を把握したい場合にも有効です。

既存の勤怠管理システムなどと連携できるか

すでに勤怠管理システムや給与計算ソフトを導入している場合、派遣管理システムとAPI連携できるか確認しましょう。特に正社員と派遣スタッフで異なる勤怠システムを使っている場合、データを自動連携できれば二重打刻や二重入力を避けられます。

連携が難しい場合は、勤怠管理から給与計算、請求書発行までを一元的に処理できる統合型のシステムへの切り替えも検討しましょう。

派遣以外の事業形態にも対応しているか

人材紹介や業務請負など、派遣以外の事業も手掛けている場合、複数の就業形態に対応したシステムを選ぶ必要があります。派遣に特化したシステムでは、紹介業務で必要な成約管理や手数料計算ができない場合があります。

将来的に事業を拡大する予定がある場合も、拡張性のあるシステムを選んでおくと、後からシステムを変更する手間を省けます。

操作性に優れ、現場で定着するか

どれだけ機能が充実していても、操作が複雑で現場が使いこなせなければ意味がありません。派遣管理システムは派遣担当者だけでなく、営業担当者や経理担当者も利用するため、直感的に操作できる設計になっているか確認しましょう。

無料トライアルを活用し、実際の業務フローに沿って操作できるかテストしてください。画面の見やすさ、必要な情報へのアクセスのしやすさ、マニュアルなしでも使えるかなどをチェックできます。

スタッフ管理

派遣スタッフの基本情報、スキル、保有資格、職務経歴、希望条件などを一元管理する機能です。登録情報をもとに、案件の募集要項に合致するスタッフを検索・抽出できます。

契約状況や稼働状況もあわせて管理できるため、現在どのスタッフがどの派遣先で働いているか、契約期間はいつまでかといった情報をリアルタイムで把握できます。複数拠点で同じシステムを使えば、全社的なスタッフ情報の共有も可能です。

求人管理

派遣先企業からの求人情報を登録し、募集状況を管理する機能です。複数の求人媒体と連携できるシステムであれば、各媒体への求人掲載や応募者情報の取り込みを自動化できます。

求人ごとに必要なスキルや人数、稼働期間などを設定し、登録スタッフとのマッチングに活用できます。選考の進捗状況も可視化できるため、面接日程の管理や結果の記録もスムーズに行えます。

契約管理

派遣先企業との労働者派遣基本契約書や個別契約書、労働条件通知書、変更通知書など、派遣業務に必要な各種契約書類を作成・管理する機能です。登録されたスタッフ情報や派遣先情報をもとに、テンプレートから自動的に書類を生成できます。

契約期間の管理も行えるため、更新時期が近づいたスタッフを一覧表示し、更新手続きの漏れを防げます。電子契約に対応したシステムであれば、オンライン上で契約締結が完結します。

勤怠管理

派遣スタッフの出退勤時刻、労働時間、休憩時間、時間外労働などを記録・管理する機能です。スマートフォンやパソコンから打刻できるシステムが多く、派遣先での勤務状況をリアルタイムで把握できます。

派遣先の担当者による承認機能があれば、勤怠データを派遣元と派遣先で共有でき、メールやExcelでのやり取りが不要になります。既存の勤怠管理システムとAPI連携できる製品であれば、二重打刻を避けながらデータを自動同期できます。

給与計算

勤怠データをもとに、派遣スタッフに支払う給与を自動計算する機能です。時給や日給といった給与形態、残業手当、交通費などを設定しておけば、月末の締め日に自動的に給与額が算出されます。

給与明細の発行もシステム上で行えるため、印刷や郵送の手間を省けます。外部の給与計算ソフトと連携できるシステムであれば、既存の給与体系をそのまま活用できます。

請求管理

派遣先企業への請求額を、勤怠データや契約内容をもとに自動計算する機能です。派遣先ごとの単価設定や、スタッフごとの稼働時間から、請求額を正確に算出できます。

請求書の作成から送付までをシステム上で完結できるため、請求漏れや金額ミスを防げます。入金管理機能があれば、未入金の請求書を一覧表示し、督促業務も効率化できます。

派遣先管理

派遣先企業の基本情報、担当者情報、取引履歴、契約内容などを管理する機能です。一つの企業で複数の事業所や部署がある場合も、それぞれ分けて登録できます。

派遣の残枠を管理できる機能があれば、現在何名まで派遣可能かをすぐに確認でき、新たな派遣依頼にも迅速に対応できます。メモ機能で企業や担当者の特徴を記録しておけば、担当者変更時の引き継ぎもスムーズです。

事業報告書作成

労働者派遣法で義務付けられている事業報告書や、手数料管理簿などの法定帳票を自動生成する機能です。システムに蓄積されたデータをもとに、必要な項目を自動的に集計・出力できます。

法改正があった際も、クラウド型のシステムであれば最新の様式に自動更新されるため、手作業で様式を変更する必要がありません。

既存システムからの移行に時間がかかる

拠点ごとに異なるシステムを使っていたり、独自開発したシステムを長年使っていたりする場合、新しいシステムへのデータ移行に時間がかかります。スタッフ情報、契約情報、勤怠データなど、蓄積された大量のデータを正確に移行する必要があるためです。

移行作業中も業務は止められないため、並行稼働期間を設けるなど、計画的に進める必要があります。導入スケジュールには余裕を持たせ、年度の切り替わりや繁忙期を避けたタイミングで導入するとよいでしょう。

派遣先企業への説明と協力依頼が必要

勤怠管理や契約書類のやり取りをシステム化する場合、派遣先企業にも新しい運用方法を理解してもらう必要があります。特に、派遣先の担当者がシステム上で勤怠承認を行う仕組みを導入する際は、事前に操作方法を説明し、協力を得なければなりません。

派遣先によっては、これまでのExcelやメールでのやり取りを希望する場合もあります。すべての派遣先で一斉にシステム化するのではなく、段階的に移行する方法も検討しましょう。

初期費用や月額費用が予算を超える可能性がある

オンプレミス型のシステムを導入する場合、サーバーやネットワーク機器の購入、システム構築に数百万円以上の初期費用がかかるケースもあります。クラウド型であっても、従量課金制のシステムで派遣スタッフ数が多い場合、月額費用が想定以上に高額になる可能性があります。

導入前に、自社の派遣スタッフ規模と今後の拡大見込みを踏まえ、料金体系を確認しましょう。月額固定制か従量課金制か、どちらが自社に適しているかを見極める必要があります。

法令対応の範囲を確認しておく

すべての人材派遣管理システムが、労働者派遣法の全要件に対応しているわけではありません。個別契約書や変更通知書の作成機能はあっても、事業報告書の自動生成機能がない場合や、最新の法改正に対応していない場合もあります。

導入前に、自社で必要な法定帳票がすべて作成できるか、法改正時の対応はどのように行われるかを確認しておきましょう。

人材派遣管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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