日程調整ツールおすすめ11選

日程調節ツールとは社内外問わずさまざまな人たちと、電話やメールで何度もコミュニケーションを取らずに日程調整が終わるツールです。連携しているカレンダーから候補日を自動抽出したり、開催日時を自動登録したりできるため、ダブルブッキングの防止にもなります。

メールや電話で日程調整するとなると、1つのイベントのために膨大な時間と手間がかかってしまい、業務効率は良くないことがほとんどです。しかし近年、日程調整をする事案が増加傾向にあるため、日程調整ツールを導入して業務を効率化したい企業が増えています。

日程調整業務にどの程度使っているか

日程調整業務にどの程度の時間、人員を割いているかまず確認しましょう。

社内はもちろん、社外の人との日程調整を含めるて計算するのがおすすめです。日程調整自体が頻発しなかったり、調整相手が大人数でなかったりすると、日程調整ツールのメリットがあまり実感できない可能性もあります。

現在日程調整にかかっているコスト感と、ツールの導入にかかる時間やコストと比較して、導入の可否や予算を決定しましょう。

予約受付型か候補提案型か

日程調整ツールの調整方法には、予約受付型と候補提案型があります。予約受付型はお客様や取引先が自分で日時を選択する方法で、候補提案型は先にいくつかの候補日時を提案する方法です。

予約受付型のほうが提案の手間が省けるので、営業のアポ取りのように候補日時がたくさんあるほうが良い場合には安心でしょう。ただし相手へ自分のスケジュールがわかってしまうのがデメリットです。

なお予約受付型も候補提案型も使える日程調整ツールもありますが、片方しか使えないツールもあるのでどちらを優先するかは決めておくことをおすすめします。

既存のカレンダーツールがある場合は、日程調整ツールとの連携が可能なのか確認しましょう。連携できないツールでは日程調節ツールのメリットをほとんど活かせないため注意が必要です。

またカレンダーツールだけでなく、営業支援ツールやWeb会議ツールのような日程の管理が必要なツールとも連携できるかの確認をおすすめします。なぜなら既存のツールと連携することで、より確実なダブルブッキングの防止や正確な候補日時の抽出に繋がるからです。

さらにslackやChatworkなどのビジネスチャットツールとも連携が取れれば、日程調整ツールで確定した日時の反映だけでなく、タスク追加やコンタクト追加が自動で行われます。これによって社内共有の簡素化が可能です。

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どのデバイスに対応しているか

今後3Gのガラケーはなくなっていく予定ですが、docomoであれば2026年3月末までは使えます。そのため日程調整ツールもパソコンやスマホだけでなく、ガラケー対応が必要な企業もあることでしょう。

ですから、利用する人がどんな年齢層なのかを考慮に入れて、日程調整ツールの対応デバイスを決定する必要があります。

日程調整画面の使いやすさ

日程調整画面のデザイン性は日程調整ツールの中でもひときわ大切なポイントでしょう。なぜならわかりやすい画面でないと、お客様が操作方法をわからずに未回答となってしまうからです。

これではビジネスチャンスを逃してしまうだけでなく、顧客満足度の低下にも繋がります。顧客の年齢層やデバイスを考慮して、使いやすそうな日程調整画面を提供しているツールを導入しましょう。

管理画面の使いやすさ

管理画面の使いやすさは、社内のツール浸透率に直結します。各従業員が直感的に使うことができる日程調整ツールでないと、だんだんにツールを使わなくなる可能性が高いためです。

特に社内でしかツールを使う予定がない場合には、お客様よりも従業員のことを考えてツールの導入を検討しましょう。

無料のものも有料のものもある

日程調整ツールをまず導入してみたい際には、いったん社内運用として無料のツールを導入してみても良いでしょう。そのくらい無料のものでも使いやすいツールが多いのが特徴です。

また元々は無料ですが、使いやすくなる機能を追加したい場合に有料となるツールもあります。「社外の人ともツールを利用したい」「社内の別のツールと連携したい」という希望があれば有料ツールへ移行しましょう。

有料ツールは、高くて1人当たり月1,000円程度の料金感です。予算と作業時間短縮によるコストを比較して導入しましょう。

以上が日程調整ツールの比較ポイントです。また次のボタンから「業種、従業員数、導入目的」といった簡単な質問に答えるだけで、あなたにピッタリの日程調整ツールを無料で診断することもできます。

複数人相手の日程調整が大幅に効率化できる

社内会議やセミナーのような複数人と日程調整を行わなくてはならない時、メールや電話で対応していると予想以上に時間がかかってしまいます。なぜなら個別にメールを返信していたり、参加者からの簡単な質問に答えたり、参加可能日時をまとめたりする必要があるからです。

しかし日程調整ツールと参加者のカレンダーが連携していれば、全員が空いている日時を自動抽出します。さらにひとりひとりに詳細を連絡せずとも、メールに記載しているURLを開けば内容や日程がわかるのでコミュニケーションコストの大幅削減が可能です。

もちろん日程調節ツールと連携していない参加者がいる場合でも、連携している人たちだけで自動抽出した日程から空いている日時を選ぶだけなので、簡単に日程調整ができます。このように複数人相手でも、何度も何度も似たようなメールを送る必要がなくなるので、大きく業務改善ができるでしょう。

日程調整コストを削減できる

顧客との日程調整は、思った以上に時間がかかる作業です。候補日時の抽出を行い、その日時をテキストにおこし、メールを送信します。さらに顧客からの返信メールにも対応しなくてはなりません。

しかし日程調整ツールであれば、日程の候補日を自動抽出して、日程調整のためのURLを作成できます。顧客は受信したメールに記載されたURLへ飛び、自身が空いている日程のボタンをタップすれば良いだけです。

このように顧客にとっても企業にとっても、スムーズな日程調整ができます。結果、お互いコミュニケーションコストが削減できるため、ビジネスチャンスにも繋がりやすくなるでしょう。

ビジネスチャンスを逃さずに対応できる

日程調整ツールは顧客と企業間のコミュニケーションコストの削減によって、ビジネスチャンスに繋げるだけではありません。カレンダーツールと連携することで、ダブルブッキングを防止したり、メールの連絡では起こりがちな返信忘れやコピー&ペーストによる編集漏れのリスクを軽減したりすることで、チャンスを逃さずに対応できます。

さらに日程調整に時間をかけないことで、ビジネスチャンスをものにするための準備に時間を割けるでしょう。本業の時間が増やせるということは、新規の顧客開拓にも関わりますが、既存の顧客の満足度にも関わります。そのため日程調整ツールによる時間創出は、企業にとって大きなメリットとなるでしょう。

カレンダーツールとの連携

GoogleカレンダーやOutlook予定表、iCloudカレンダーなどのよく利用されるカレンダーツールとの連携が可能です。連携したカレンダーから空いている日時を自動的に抽出するため、候補日時の書き出し作業がなくなるでしょう。

イベントURL作成、送付

連携したカレンダーツールから抽出した日時を記載した、イベントURLの作成ができます。URLを参加予定者に送付するだけで、予定者はイベントの候補日時を確認し、参加可能日時を開催者へ共有しつつ、イベント内容の詳細確認まで可能です。

複数人相手の日程調整

参加予定者が多ければ多いほど、イベントの詳細や候補日時を記載したメッセージを何通も送らなければなりません。さらに都合の良い日時を記載した個別返信に改めて返信する必要があります。

しかし日程調整ツールであれば、参加者の選択を行うだけで自動で候補日を送信可能です。日程調整の回答はツールに集約させるため、個別返信に対応する必要もありません。

このように複数相手の日程調整も行えるため、セミナーやWeb会議を行うことが多い企業ほど日程調整の作業コストを減らせるでしょう。

候補日時テキスト化

条件設定

スケジュール自動登録

Web会議ツールとの連携

ZoomやGoogleMeet、Microsoft TeamsのようなWeb会議ツールとの連携が可能です。会議の日程調整やWeb会議用のURL発行も行えるため、メッセージやチャットの手間が省けるでしょう。

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日程調整ツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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