オフィススイートおすすめ7選

オフィススイートとは、文書作成、表計算、プレゼンテーションなどのビジネスで必要なツールを1つのパッケージにまとめたサービスのことです。たとえば、Microsoft365なら、Word、Excel、PowerPointのようなアプリケーションが含まれています。

オフィススイートを利用することで、複数のアプリケーションを個別に購入する必要はなくなり、各アプリケーションでは、テンプレートもあるので手間を省くことが可能です。さらにクラウド上で利用できるため、従業員とのやりとりがしやすく、セキュリティ性が高くなります。

本記事では、オフィススイートの選び方やメリット、注目のオフィススイートなどについて紹介します。ビジネスにおいて生産性を向上させる一翼を担っているため、複数のオフィススイートと比較して、自社に適したものを選びましょう。

無料版と有料版の違い

オフィススイートの無料版と有料版にはいくつかの違いがあります。無料版では、期間限定でお試しで無料ということが多く、文章作成や表計算などの基本的な機能は使えますが、有料版と比べて機能に制限がかかります。

一方で有料版は、より高度な機能が利用できるようになり、使用できる容量を増やすことが可能です。また複数のデバイスとつなげて共同業務ができるため、効率よく進められます。

インストール型

オフィススイートには主にインストール型とクラウド型の2つの種類があります。インストール型はパソコンやスマートフォンなどにソフトをダウンロードし、インストールするタイプのことです。

オフラインでも使用可能で、いつでもどこでも作業をすることが可能です。リモートワークを積極的に推奨できる一方、更新やアップデートに手間がかかることがあります。

クラウド型

クラウド型はインターネットを通じてオンライン上で提供されているサービスを利用するタイプです。データはクラウド上に保存され、複数のデバイスからアクセスができます。リアルタイムの共同編集が可能で、最新のバージョンで常に利用できるオフィススイートもあります。

ただしクラウドを利用するにはインターネット接続が必要なので注意が必要です。常にインターネットの環境下で利用できる従業員が多数の場合はクラウド型を利用するとよいでしょう。

無料トライアルを利用して機能性や操作性の確認ができるか

オフィススイートを比較するにあたって、まずは無料トライアルを活用してみましょう。従業員らが実際に操作や機能性を試すことで、生の評価を聞くことができます。

実際に無料トライアルを利用した従業員らの声を聞いて、高い評価を得たオフィススイートを採用するとよいでしょう。自社に適したオフィススイートを採用することで生産性向上へとつながることでしょう。

自社で利用しているツールとの互換性や連携は可能か

既存のツールとの互換性や連携はよく確認しておきましょう。互換性や連携がないと別のオフィススイートに買い換えなければならず、余計な出費になってしまうことがあります。Windowsパソコンを利用している企業は、iWorkやOfficeSuiteなどとの互換性が高いです。自社で利用しているパソコンは導入するオフィススイートとスムーズに連携できるか、ファイルの互換性があるかなどを確認しておきましょう。

セキュリティ対策は万全か

セキュリティ対策が十分におこなわれているか確かめましょう。セキュリティ対策が万全ではないと、サイバー攻撃に遭うリスクが高まり、データが漏えいが起こると多大な損失になってしまうおそれがあります。

オフィススイートが提供するセキュリティ対策は万全であるか、暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能は備わっているかなどを確認しましょう。企業の情報保護は何よりも優先すべきことでしょう。

サポート体制は充実しているか

トラブルが発生した際、迅速で丁寧なサポートが受けられるかも大切なことです。万が一トラブルが起こってしまうと、トラブルが解決するまでの間、何もできずに損失につながってしまうでしょう。

オフィススイートのサポート体制は充実しているか、問い合わせ先や対応時間などを確認しましょう。万が一、トラブルなどが発生した場合でも、サポート体制が充実していると安心です。

自社に見合ったプランであるか

予算や機能、利用人数など総合的に見て導入するオフィススイートは自社に適しているか確認しましょう。高度な機能を導入したにもかかわらず、結局は利用しなかったとなると、無駄な出費になるおそれがあります。

予算と必要な機能をバランスよく考慮して選ぶとよいでしょう。具体的には予算や利用人数、ストレージ容量などの自社の情報とプラン内容を比較して自社に最適なオフィススイートを見つけましょう。

テンプレートを活用することで生産性が向上する

オフィススイートでは、図形や写真、ビデオ、グラフ、計算などがあり、テンプレートを活用することで、書類作成の手間が省けます。1から書類を作成するとなると多くの時間を費やすことになります。

iWorkではレポートや封筒、広告チラシなど用途にあわせてテンプレートが用意されており、スムーズに作成することが可能です。これにより、効率的に質の高い書類を作成することができ、生産性が向上するでしょう。

部署内での情報共有や意見交換がツール上でおこなえる

オフィススイートは部署内での情報共有や意見交換を円滑におこなえ、コミュニケーションがとりやすい環境となっています。複数の従業員が同時アクセスや同時作業をリアルタイムでおこなえ、協力して作業に取り掛かることが可能です。

Zoho Workspaceではビデオ会議やWebセミナー、Webメールはもちろん、SNSプラットフォームもあり、コミュニケーションツールが充実しています。部署内で円滑にやりとりをおこないたい場合は、ツールが充実しているオフィススイートを選ぶとよいでしょう。

複数の機能を1つのパッケージで利用できるため費用削減につながる

オフィススイートは複数の機能を1つのパッケージとなっているため、複数のソフトを購入する必要がありません。そのため1つのオフィススイートだけで文書作成や表計算などを済ませることができ、費用削減につながるでしょう。

多くのオフィススイートでは、複数の機能がセットとなっています。中には、無料でダウンロードできるオフィススイートもあります。従業員らの利用する機能や頻度などを考慮して、自社に適した費用対効果の高いオフィススイートを購入するとよいでしょう。

クラウド連携ができる

クラウド連携が可能なオフィススイートは、クラウド上にデータを自動保存し、さらにバックアップもおこなってくれます。データはクラウド上に保存されることもあり、複数のデバイスからリアルタイムでアクセスが可能です。

多くのオフィススイートでは、クラウド機能を搭載しています。万が一、パソコンが故障したとしても、オンライン上の保存なら心配する必要はありません。そのためデータの紛失リスクが軽減し、安心してデータを保持することができるでしょう。

アクセス権限をつけられるので情報漏えいのリスクが少ない

オフィススイートでは、文書やファイルにアクセス権限を設定が可能です。アクセス権限とは、文書やファイルなどに対して設定される、データや機能などを利用する権限のことです。

必要な従業員にだけアクセス権限を与えることで、第三者に知られることないため、情報漏えいのリスクを低減できます。データのセキュリティを確保しながら作業ができるため、安心して利用ができるでしょう。

ライセンスの更新期限を事前に確認する

オフィススイートを導入する際は、ライセンスの更新期限をあらかじめ確認しておきましょう。月単位や年単位で支払いが発生するため、常に費用の確保が必要です。場合によっては支払いに間に合わず、機能が使えなくなる可能性もあります。

あるいはライセンスの更新日を忘れてしまい、思わぬ出費になることもあるでしょう。引き続き同じオフィススイートを利用する場合は、更新期限が切れる前に費用を確保することをおすすめします。

ソフトウェアの使用条件を確認する

オフィススイートを導入するにあたって、ソフトウェアの使用条件を事前に確認しておくことは大切なことです。もし使用条件を満たさないと、せっかくオフィススイートを導入しても利用できずに無駄な出費や労力となってしまいます。

具体的な使用条件の確認項目として、利用できるデバイスやユーザー数、機能制限などです。導入後に業務に支障を起こさないためにも、あらかじめソフトウェアの使用条件を把握しておきましょう。

オフィススイートは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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