工事管理システム比較おすすめ7選

工事管理システムとは、工事の契約締結から売上金回収までの一連の業務をデータ化して管理できるシステムです。現場の作業効率が上がり生産性が高まります。

さらに工程の遅れに素早く対処できるというメリットがあります。予算管理や原価管理の機能が搭載されているため、経営に影響を与える意思決定に関しても迅速におこなえるでしょう。

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現場管理

現場の住所などの基本情報を登録するとフォルダが作成され、案件情報をまとめて管理可能になります。現場情報と一緒に工程表や資料、写真なども保管できます。近隣に関する注意事項など、細かな情報を書いておくと関係者全員と共有できて便利です。

受発注管理

発注から受注、検収、請求といった工程をシステム上で管理できます。業務の効率化のほかペーパーレス化も図れます。工事管理システムによっては請求書の記載事項を最適化してあり、インボイス制度に対応済みです。

工程管理

従来はExcelでつくってFAXなどで共有していた工程表を、システム上で作成することが可能です。形式の均一化が図れて見やすくなるほか、変更が瞬時に反映されるため伝達ミスが防げます。工事管理システムによってはカレンダー形式の工程表もあります。

写真アップロード機能

現場写真のアップロードが可能です。スマートフォンで撮影した画像をその場で取り込めるので、アップロード作業のために事務所に戻る必要はありません。システムによっては写真に直接コメントが書き込める機能もあり、より指示が明確になります。

報告(日報・月報)

スマートフォンから報告書が作成可能です。テンプレートをカスタマイズすれば、一からつくるよりも迅速に報告をおこなえます。工事管理システムによっては複数人で共同編集したり、日報や月報を作成したりすることもできます。

チャット・掲示板

案件ごとに全員が投稿できるチャットルームが利用可能です。電話やメールではクローズドなコミュニケーションになってしまいますが、グループチャット形式のため過去の会話から情報を得ることもできます。会話が文字に残るため、口頭での指示で発生しがちな齟齬が防げます。

工事管理業務と経理作業の効率化

工事管理システムを使うことで、工事にかかわるお金の流れが一元管理できます。従来は工事管理システムで工事原価を登録し、会計システムで間接工事費の登録をしていたため、工事全体でかかった費用を把握するのに手間が必要でした。

一括管理が可能なシステムを導入することで、必要なデータを取り出しやすくなりますので、業務の効率化やデータの取り違え防止にもつながるでしょう。

社内外との円滑なコミュニケーション

工事管理システムにチャット機能や掲示板機能があれば、社内外の職人や関係者と情報のやりとりができます。電話やメール、FAXでは相手の応答が必要だったり、受信トレイの中でメールが埋もれてしまったりするデメリットがありました。

チャットであれば、対話形式で表示されるためより手軽にやりとりができるほか、過去の情報にもさかのぼりやすいという利点があります。

リアルタイムな工程の把握により納期が守れる

工事管理システムであれば、工程管理を通して進捗状況がほぼリアルタイムに把握できます。そのため、情報の伝達ミスが起こりにくいほか、手戻りや手直しが生じても人員の再配置をするなど早めの対処が可能です。迅速な調整ができれば手待ちが減り、工期の延長を防げる可能性が高くなります。

経営判断の迅速化

工事管理システムによっては、支払い査定画面で当月発生の債務額を確認したり、入金管理機能で入金の有無をチェックしたりできます。経営に影響するデータがすぐに確認できるため、即座に対応にあたれるでしょう。

早めに気づくことで、急速に変化する状況にあわせて最善のタイミングで手を打つことも可能になります。工事の収益改善のために分析する場合も、データの参照が早いので従来よりも前倒しで終わるでしょう。

大工工事や電気工事などの現場で効率化につながるか

工事管理システムはどれも工事にかかわる業務の管理がおこなえますが、中にはより現場での使い勝手に重きを置いたものもあります。

たとえば、現場別に写真や図面、資料を関係者と共有できれば写真がほかの案件と混ざったり、新しい案件に埋もれたりすることはありません。現場の作業効率をより高めたい場合は、現場向けの機能を多く搭載した工事現場システムを選ぶとよいでしょう。

顧客対応や管理業務を効率化できるか

工事管理システムによっては、顧客対応をより効率的にできる機能が搭載されています。顧客管理機能はその1つです。顧客管理機能があれば顧客データの一元管理ができます。

それまで請求書や見積もり書をもとに顧客データを整理していたという電気工事会社であっても、顧客管理機能を使えば古い案件に関しても情報を素早く見つけやすくなります。

顧客対応を効率化が図れることで、伝票の処理などに時間を回すことが可能です。これにより全体的な生産性が向上するでしょう。

社内のコミュニケ―ションや情報共有を活性化できるか

工事管理システムによってはチャット機能が搭載されており、各案件の担当者がグループチャットでコミュニケーションをとることができます。チャットで会話することで、直接集まって話し合う時間の短縮が可能です。

実際に、それまでは職人が毎日現場から事務所に戻って数十分から1時間の話し合いをしていたリフォーム施工会社で、チャット機能によって直接の話し合いが不要になったケースもあります。

対面でのミーティングが多い施工会社などは、チャット機能が搭載されたシステムを選ぶと組織が活性化され生産性の向上につながるでしょう。

会計システムなど既存システムと連携可能か

工事管理システムと既存のシステムを連携できれば、データの打ち直しが必要なくなり、便利です。たとえば、Sitrom-CCには外部の財務会計システムと連携できる仕訳伝票機能があります。仕訳入力をおこなうと、後は仕訳データを会計システムと連携してくれます。

従来、工事原価管理システムと財務会計システムを連携させる際に必要だった事務作業が省け、生産性の向上につながります。施工管理システムであるプロワンでも会計ソフトとの連携をおこなっています。

バックオフィスの事務作業を効率化したい場合は、システム連携が可能かどうかで工事管理システムを選ぶとよいでしょう。

工事管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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