スクール向け予約システムおすすめ6選

スクール向け予約システムとは、英会話やヨガスクール、大人の学習塾、料理教室、各種オンラインレッスンなどの予約を管理できるWebサービスです。個人事業主や少人数で運営しているスクールから規模の大きなスクールまで利用できます。

予約受付業務をシステム化することで、手間を省くことができるなど、負担の軽減が図れます。スクール向け予約システムにはそれぞれに特徴がありますので、レッスンの形態や内容にあうものを探してみましょう。

悩みを解決できる機能はあるか

予約システムはオンライン上で予約受付ができる以外にも、さまざまな機能が搭載されています。自社の悩みにあわせて機能を選ぶとよいでしょう。たとえば、予約フォーム作成、リマインドメールの自動送信、Web会議ツールとの連携、スケジュール管理、決済機能、顧客情報管理などが搭載されています。

予約を自動化したい場合は、予約フォームの作成機能があるとサイト上から簡単に予約受付ができます。メールでのリマインド機能があれば、予定を忘れる心配がないでしょう。

ほかにもスケジュール管理や決済機能に対応しているサービスを選ぶことで、煩雑な作業を効率化できます。進度などの生徒情報と結びつければ生徒管理の手間を低減することが可能です。

LINEと連携して予約はできるか

LINE公式アカウントがある場合は、予約システムと連携させることで利便性が高まります。たとえば、受講者が自分のLINEアカウント情報を使って予約したり、管理者や講師が受講者宛てに予約情報の控えや前日確認、お礼メッセージを送信したりすることが可能になります。

予約システムの中には、LINE公式アカウントの作成方法についてマニュアルを用意しているところもあるため、つくり方がわからない方は参考にしてみるとよいでしょう。メールが苦手という方にはLINE連携をしている予約システムが向いています。

マルチデバイスに対応しているか

スクール向け予約システムがスマートフォンに準拠していない場合、パソコンと同じ画面が表示されるため見づらくなります。マルチデバイスに対応していれば、スマホやタブレット端末からも予約の管理ができます。

たとえば、スクールではタブレット端末、移動中はスマホ、自宅ではパソコンを使用するというように端末を使い分けることも可能です。複数の機器を使ってスクールを運営している方は、マルチデバイス対応の予約システムが向いています。

料金は自社の予算にあっているかどうか

スクール向け予約システムのほとんどが無料プランを用意しています。無料であってもロゴが設定できたり、ギャラリー機能が使えたりと、予約以外の機能もある場合がほとんどです。

有料プランになると月間予約件数や登録顧客件数の上限が増えたり、広告が非表示にできたりするものもあります。上位プランは機能も多く、より規模の大きなスクール向けとなります。

生徒数が多い方や先々の予定まで埋まりやすいスクールでは上位プランがよいでしょう。できるだけ費用を抑えて使いたい方には、ベーシックなプランが向いています。

コンテンツ販売機能はあるか

スクール向け予約システムの中には、ネットショップの開設に対応しているものもあります。ネットショップ機能を使えば、手数料はかかりますが、オンラインレッスンのコンテンツ販売が可能です。

オンラインレッスンに対応した予約システムはZoomと連携可能なものがほとんどです。予約が入ると自動でZoomのURLが発行されたり、受講者へのリマインドが前日に届いたりするものもあります。

コンテンツをストックして販売したい方や、効率的にネットでオンラインレッスンをしたい方にはコンテンツ販売機能がある予約システムがよいでしょう。

新規の生徒も既存の生徒も予約をとりやすい

予約システムの多くは体験レッスンの予約にも対応していますので、Webでの受付だからといっていきなり入会しなければならないわけではありません。従来のように見学や体験を通してスクールが自分にあっているか吟味できます。

また、予約システムによってはスクール専用のページを作れるものもあります。その機能を使えば公式サイトのような使い方ができ、既存の生徒向けにお知らせの掲示が可能です。入会に興味がある方も教室の雰囲気を知ることができるなど、新規の生徒を増やすツールとしても使えるでしょう。

受講者の満足度向上につながる

スクール向け予約システムには、プランやオプションによってさまざまな機能が搭載されています。たとえば、細かな条件付きの予約、体験レッスン予約、キャンセル待ち受付、リマインドメールやお礼メールの送信、オンライン決済などの機能があります。受講者や講師のニーズに応えられる機能が多いため、導入前よりも運営が便利になるでしょう。

現代はスマートフォンがかなり普及しているため、手持ちのデバイスで気軽にレッスン予約ができれば、受講者はより楽に教室に通うことができるため、生徒の定着につながる可能性があります。

予約を一元管理できる

予約の手段がWeb、メール、電話、受付窓口と多岐にわたっていると、予約の処理は複雑になります。受付漏れやダブルブッキングが発生してしまうと、信用問題に発展しかねません。

スクール向け予約システムを利用すれば、さまざまな受講者からの予約が一元管理できます。Webシステムで予約が受理されるため基本的に処理漏れの心配がなく、予約台帳に手作業で書き写すなどの必要もありません。手間を省いて、レッスン内容の品質向上に集中できます。

スケジュール調整を効率的におこなえる

スクール向け予約システムの多くは、カレンダー形式もしくは時間割形式のスケジュール表を採用しています。表の中から空いたレッスン枠を選択し、予約する仕組みです。視覚的でわかりやすいため、どなたでも使いやすいでしょう。

また、予約システムの中には予約期限の設定ができるものもあります。これは、レッスンの直前に生徒が予約し、講師が対応できないという状況を未然に防ぐための機能です。トラブル防止策があれば、予定を決める際にミスが起こりにくく、効率的にスケジュール調整ができます。

支払いや売上の管理が簡単になる

スクール向け予約システムの中には、ポイントや回数券の購入ができたり、クレジットカードで決済できたりなど、オンライン決済機能がついているものもあります。ダンス教室やヨガ教室など、プリぺイド方式での支払いを想定しているスクールに向いているでしょう。

オンライン決済の場合、データがシステム上に残るので、売上管理がしやすくなります。予約システムの中には、生徒から支払われた料金を計算する機能がついているものもあり、経理作業の際にも使えるでしょう。

新しい予約方法に慣れるまでに時間がかかる

スクール向け予約システムは機能が多岐にわたるものが多く、慣れるまでにある程度の時間を要することが予想されます。とくに、上位プランに加入している場合はベーシックなプランよりも機能数が多く、すぐには使いこなせない可能性があります。

多くの予約システムには操作マニュアルや、よくある質問ページが設けられているので、参考にしてみましょう。使い方に不安がある方は、操作性がシンプルなシステムを選択するのも1つの方法です。

新規生徒の人物像がわかりにくい

Webが普及する以前、入会希望者は直接スクールに足を運び、見学をしたり説明を聞いたりすることが一般的で、講師や受付スタッフは見学者と言葉を交わしたり、アンケートを書いてもらったりして情報収集ができました。新規生徒のスキルや受講の目的などを聞いて、クラスとのマッチングを図るためです。

スクール向け予約システムの中には、フォーム作成機能を搭載したものがあり、前もってアンケートに答えてもらうことが可能です。事前質問機能を使うことで、新しい生徒の求めるレッスンを提供しやすくなるでしょう。

導入に工数がかかる

スクール向け予約システムを導入するには、数日かかることがあります。大体の予約システムは、初回の問い合わせの後、運営会社の担当者がヒアリングし、デモンストレーションをおこないます。その後、契約を交わし、ミーティングを開いて希望のサイトのイメージを共有し、導入開始を目指すという流れです。

とくに有料プランの場合は、Web上で申し込みをしてすぐに始められるものではないという認識が必要です。予約システムを早期に取り入れたい場合は、余裕をもって導入しましょう。

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