バーチャルオフィスツール比較おすすめ8選

バーチャルオフィスとは、インターネット上の仮想空間に疑似オフィスを作りそこへ従業員がアクセスするツールです。

バーチャルオフィス上では自身の分身であるアバターを通じて他者とコミュニケーションを取ったり、会議を開いたりと実際にオフィスに出社しているのと変わらない感覚で仕事が進められます。またコミュニケーションが疎かになりがちなテレワークでも気軽に話しかけることができ、スムーズな業務遂行に役立ちます。

この記事ではバーチャルオフィスの選び方とともに、おすすめのバーチャルオフィスツールをご紹介します。それぞれの製品の特徴や特徴を詳しく解説するので、ぜひ製品選びの参考にしてください。

オフィス再現型

バーチャル空間上に実際のオフィスを再現し、メンバーは自身のアバターを作り出勤します。複数のフロアを作成できるツールもあり、企業のビルを丸ごとバーチャル空間に再現することも可能です。アバターにステータス表示がつけられる製品なら話しかけてよいタイミングがひと目で把握できるため、実際に出社しているのと変わらないコミュニケーションができるでしょう。

チーム連携強化型

オフィスの再現だけでなく、会議やイベントなど社内外の交流と連携を強化するタイプです。双方向のコミュニケーションが可能なため、活発な議論や密なやり取りが期待できるでしょう。また画面や資料の共有が画面上でおこなえるので、業務をスムーズに遂行できます。

コミュニケーション促進型

リモートワークで陥りがちな、コミュニケーション不足を解決します。話しかけたいアバターに触れるだけで自動的に会話が発生したりチャットルームを利用して複数人で会話ができたりと、コミュニケーションを活発にする機能が多く搭載されているのが特徴です。またPCのカメラで定期的にメンバーを撮影する機能がついているものなら、リモートワーク中でもメンバーそれぞれの顔が見え孤独感の解消に役立ちます。

マネジメント特化型

メンバーの入退室時間やログイン状況、会話履歴などをマネジメントに役立てるタイプです。自動で入退室時間を記録し勤怠管理に利用したり、アプリの使用状況から活動状況を把握できます。ツール上で取得した情報を元に1on1でのミーティングを実施し、部下のマネジメントに役立てることも可能です。

自社の目的に必要な機能が揃っているか

まずはバーチャルオフィスツールを導入する目的を明確にしましょう。オフィスとしての使用がメインの目的の場合と、オンラインイベントや教育の場として利用したい場合とでは必要な機能が異なります。

オフィス使用がメインならコミュニケーション機能や1on1ミーティング、また会議で使用できるホワイトボード機能があると便利です。一方イベントが目的なら登壇者の声が大勢に届くようスピーカー機能があったり、資料の共有などができるとよいでしょう。このように、導入目的に合った機能が搭載されているツールを選ぶことが重要です。

PC負荷により他の業務が圧迫されないか

リモートワークなどオフィスに出社していない環境下では、個人のPCを使って業務をしているケースもありPCのスペックが統一されているとは限りません。そのためどんな環境でもスムーズに動くよう、PCに負荷を与えすぎないツール選びが重要です。

仮想空間やアバターなどを使うバーチャルオフィスツールは、一般的にデータ通信量が大きくなりがちです。バーチャルオフィスを常駐させていてもストレスを感じないよう、なるべくPCへの負荷が少ないものを選びましょう。

スムーズに導入できるか

新しいツールを社内のPCに導入する際はシステム担当者が直接設定すれば済みますが、バーチャルオフィスは基本的に社外のPCやモバイル機器で使用します。そのため誰にでも簡単に導入できることが大切です。

アプリをインストールして使うタイプやブラウザ上でユーザー登録するだけで使えるものなどさまざまなツールがあるため、自社の利用環境に合ったものを選びましょう。また導入後の操作方法が簡単かどうかも確認が必要です。トライアル期間を設けているツールなら、本格的な導入の前に実際の使用感を確かめられます。

外部システムと連携できるか

現在チャットツールやカレンダー、クラウドストレージなどを利用している場合は、それらのシステムと連携できるかどうかをチェックしましょう。チャットツールやクラウド上で共有している資料を参照しながら会話ができたり、バーチャルオフィスツール上で連携した外部システムを一元管理できたりと業務の効率化につながります。

バーチャルオフィスでの会話の通知をチャットツールで受け取れるものなら、一時的に離席した際でも会話を見逃すことはありません。ツールによって連携できる外部システムは異なるので、連携させたいものが決まっている場合はしっかりと確認しておきましょう。

セキュリティに不安はないか

バーチャルオフィスツールでは気軽な雑談や業務上の会話、またWebカメラを用いた会議などが日々おこなわれます。中には一定時間ごとにメンバーの様子をWebカメラで撮影するものもあるため、プライバシーには十分に配慮しなくてはいけません。背景のぼかし機能やカメラのオン/オフ切り替え、鍵のついた会話スペースなどの機能があると安心です。

また社内の重要な情報が外部に漏れるのを防ぐため、しっかりとしたセキュリティ規格に準拠しているかどうかを確認しましょう。

従業員の勤怠管理ができる

テレワークでは上司の目が行き届かないため、実際の勤務実態がわかりにくいことが問題でした。しかしバーチャルオフィスツールを導入すると、従業員の勤務実態を管理することが可能です。

ツールにログインしている時間を記録し、出社時間と退社時間を把握すれば勤怠管理に役立てられます。一定時間ごとにPCのカメラでメンバーを撮影する機能なら、少なくとも撮影された時間にはPCの前にいることがわかります。

また離席中や取り込み中などのステータス表示で今どういう状態かが把握できるため、誰が何をしているかがわからないといった問題を解決できるでしょう。

出勤している感覚で適度な緊張感を得られる

バーチャルオフィス上に表示されるのは自身のアバターですが、そのアバターは実際の人が動かしています。メンバーがアバターを動かしている状況が相互に見えるため、まるで本物のオフィスに出社しているような感覚が得られるでしょう。

自宅で黙々と作業をしていると緊張感がなくなりますが、バーチャルオフィスに出勤していることで適度な緊張感が生まれます。また画像の自動撮影機能があるツールでは定期的に監視されている状態になるため、業務中につい気が緩んでしまうのを避けられます。

テレワークメンバーのストレス軽減につながる

テレワークをしていると、1日中誰とも話さなかったなんてことは珍しくありません。ひとりで業務にあたっていると孤独を感じ、それがストレスとなる人もいるでしょう。しかしバーチャルオフィスを利用すると気軽な雑談をツール上でできるなど、他者とのコミュニケーションが可能です。

孤独感が解消されると共に、コミュニケーションが促進されることで業務がスムーズに進行できるようになります。

業務の進捗状況の把握ができる

バーチャルオフィスツールの中には、チャットや会話の内容をログとして残せるものがあります。業務の進捗状況や作業内容をログとして残せば、リモートワークで離れた場所にいてもほかのメンバーの業務状況が把握可能です。

またメンバー一人ひとりの作業時間や活動内容を記録する機能があるツールなら、全体の進捗を確認しながら業務が進められます。進捗の遅い部署やつまづいている箇所がすぐにわかるため、業務マネジメントの効率化に役立つでしょう。

アバター機能

自分の分身となるアバターを作成し、バーチャルオフィスに疑似出勤できます。またアバターに表示されるステータスで、今どんな状況なのかを周知させることが可能です。自由にアバターをカスタマイズできるツールやアイコンの管理ができるものもあります。

Web会議・チャット機能

話したい人のアバターに触れるだけで会話ができ、簡単にコミュニケーションが取れます。またビデオ通話を使ったWeb会議で画面や資料の共有ができるなど、何気ない雑談から業務上のやりとりまで幅広く対応可能です。

勤怠管理機能

オンラインオフィスにアバターが出勤した時間や休憩、退勤時間を記録します。一定時間反応がないと離席になる機能があるものもあり、リモートワーク環境でも効率的に勤怠管理が可能です。

PCに負荷がかかる

仮想空間を構築しアバターを動かすバーチャルオフィスツールは、通信量が大きくなりがちです。そのためPCのスペックによっては大きな負荷がかかることがあるでしょう。PCに負荷がかかると動きが遅くなったり、ときにはフリーズしたりといった不具合が予想されるため注意が必要です。

トラブルを減らし業務をスムーズに進めるためには、バーチャルオフィスツールの通信量に気をつけて選ぶ必要があります。

従業員によって浸透度合いに差が出ることがある

従業員のITスキルや業務内容によって、バーチャルオフィスを使いこなせる人とそうでない人が出てくる可能性があります。操作になかなか慣れない場合は、せっかくバーチャルオフィスを導入していてもつい従来のチャットツールやメールといった連絡手段に頼ってしまうことが考えられるでしょう

社内で浸透度合いがバラバラでは生産性の低下やコミュニケーションの齟齬が予想されます。ツールの使用を徹底できるよう研修体制を整える、直感的に使える操作性に優れたツールを選ぶとよいでしょう。

人によってはストレスになる場合がある

テレワーク下でも孤独を感じにくいのがバーチャルオフィスのメリットですが、一方で常に他者とつながっている状況や画像撮影機能などをストレスに感じる人もいるでしょう。また業務内容の共有やステータス表示で、実際にオフィスに出勤しているときよりも詳細に勤務状況がわかる場合があります。

常に監視されているとメンバーが感じないよう、オフラインの時間を設けるなどの対策が必要です。

バーチャルオフィスツールは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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