メール誤送信対策ツールおすすめ10選

メール誤送信対策ツールとは、その名の通りメールの誤送信を防ぐためのツールです。多くのメール誤送信は、ヒューマンエラーにより起こります。「CCに間違えて社外の人を含めて送信してしまった」「パスワード設定を忘れたまま機密情報ファイルをメールに添付してしまった」など、誰にでも起こり得ます。

とはいえ複数人によるダブルチェックをしてからメール送信するシステムにしているとレスポンスが悪くなり、緊急案件に対応しづらくなるだけでなく業務効率も大幅に損なわれてしまうでしょう。そんなときに便利なのがメール誤送信対策ツールであり、業務効率を維持したままミスを防ぐ手だてとなっているのです。

メール誤送信によるリスク

メール誤送信によって起こるリスクは、情報漏洩です。顧客の個人情報、リリース前の社外秘情報、取引先に提示した見積書の金額など、企業で扱う機密情報は想像以上に多いものです。ひとつでも流出してしまうと関係各所に大きな迷惑がかかり、トラブルやクレームの対応に追われてしまうでしょう。場合によっては損害を自社で全額補填する必要があり、多大な損失につながります。

また重大な情報漏洩に至らない何気ない会話をしているだけのメールであっても、誤送信により信頼を失うこともあるので注意が必要です。

「誤送信をしてしまうような企業に自社の情報を預けられない」「細かなところに気の回らない企業なのかもしれない」と思われてしまっては、クレームがないままいつの間にか顧客離れが起きる可能性もあるのです。メール誤送信にはデメリットとリスクしかないことを承知のうえで、対策していきましょう。

BCCではなくCCやTOに設定してしまう

複数人にメールを送る際、BCCではなくCCやTOに設定してしまって関係者のメールアドレスが流出してしまうケースがあります。

TOは主に送信先となるメールアドレスの入力場所であり、CCは同時に同じ内容を知らせたい相手のメールアドレスを入力する場所です。BCCもCCと基本的な役割は同じですが、BCCに入れたメールアドレスが受信者全員に表示されることはありません。つまりお互いのメールアドレスを知る必要がない相手に同一の内容を送信したいとき役立つのがBCCなのです。

しかしBCCではなくTOやCCにメールアドレスを入力してしまった場合、当然ながら誰に当該メールが送信されているのか、全員に見えてしまいます。メールアドレスや登録者名も含めて重要な個人情報なので、個人情報流出の騒ぎとなってしまうでしょう。

宛先や宛名を間違えてしまう

Aさんに送らなくてはいけないメールをBさんに送ってしまったり、Aさん宛のメールに間違えて「B様」と記載してしまったりすることは、大きな信用問題です。

特に前者の場合、機密情報流出のきっかけになることもありリスクは高いです。後者であり、かつ内容が確実に自分宛のものだとわかっていても、業務上支障がないとはいえ不信感はぬぐえません。

宛先や宛名の間違いはほんの些細なミスで起こります。毎日何十通とメールを送るビジネスマンにとって、1件1件目視で確認していくだけでは対策が不十分と言えるでしょう。そのためメール誤送信対策ツールの活用による効率化が必要なのです。

暗号化せずにファイルを添付してしまう

添付ファイルにパスワードをかけたり暗号化したりせずメールを送信した場合、情報漏洩の可能性が高くなります。

問題なく受信先の担当者がファイルを開ければ問題ないと考えがちですが、不正アクセスや電波傍受による情報の抜き取り(もしくはコピー)が起こらないとはいえません。またマルウェアに感染したパソコンから暗号化していないファイルがそのまま抜き去られるケースも出ています。

ほかにも担当者以外がパソコンを使っていて添付ファイルの中身を閲覧してしまったり、パソコンにログインしたまま離席している間に内容を盗み見られてしまったりすることもあります。添付ファイルは例外なく暗号化するなど、自社の運用ルールを見直しておきましょう。

添付ファイルを間違えてしまう

添付すべきファイルを間違えてしまい場合もよくある間違いです。前回送信したのと同じ添付ファイルを送ってしまったり、別案件のファイルを添付してしまったりすることもあります。場合によっては競合他社の情報を送るなど、重大な機密情報漏洩になるケースも考えられます。

そもそもファイルを添付しないまま送信してしまい、二度手間が生じることも多いです。いわゆる「うっかりミス」であっても、何回も続くと信頼をなくしたり業務効率が下がったりするので軽視することはできません。

誤送信によるリスクを軽減できる

メール誤送信対策ツールを使うメリットは、誤送信による情報漏洩を防げる点にあります。顧客の個人情報、従業員の個人情報、未発表の機密情報などを社内外に流出させないよう対策でき、リスクを低減します。

特にヒューマンエラーが原因なことが多いメール誤送信は事前の対策が難しく、意識づけだけでは100％リスクを予防できないことが課題とされてきました。ツールの導入により、精神論ではないリスク対策がしやすくなり、自社の信頼性を確保できます。

負担が減り業務効率化につながる

メール誤送信対策ツールを使い、メールチェックに関する業務効率化を図ることも可能です。例えばこれまで全件手作業で上長承認していた場合でも、ツールを使えば重要度の高いものから優先的に承認を出せるようになります。

また「個人情報が含まれているものだけ上長承認を依頼する」「上長承認が完了すればワンクリックでメールが送信される」などの便利な機能も搭載されているので、マネジメント側の負担も軽減しやすくなるでしょう。本来のマネジメント業務に集中するためにも、ツールを上手に使いこなすことが大切です。

業務品質が向上する

ミスのない正確なメールを送れる安心感は、業務品質の向上につながります。ダブルチェックの手間が1つ減ることにより、顧客を気遣う一言を追加する余裕が生まれることもあるでしょう。業務効率化によるクイックレスポンスがかなえば、機会損失につながることなくチャンスを確実に獲得することができます。

特にメールで顧客営業をしている企業や、顧客満足度を第一に考えている企業では、メール応対の品質を考えることが欠かせません。見えない部分から収益向上を図るためにも、メール管理の手法を見直してみましょう。

誤送信を防ぎたいシーンに機能が合っているか

まずは誤送信を防ぎたいシーンに合った機能が搭載されているか、機能面の比較を進めましょう。メルマガなどの大量配信に対応しているか、ビジネス向けのツールになっているかなど、細かくチェックするのがおすすめです。

例えば複数人で運用することを前提に考えている場合、「PlayBackMail」のようにグルーピング機能が豊富なツールを選択するとよいでしょう。また多機能なオールインワン型のツールを探しているのであれば、「Cloud Mail SECURITYSUITE」などが該当します。機能をカスタマイズできる「CipherCraft(サイファークラフト)/Mail」や「safeAttachクラウドサービス」などを活用する方法もあるので、あわせて検討してみましょう。

社内で利用しているメールサービスに合っているか

社内で利用しているメールサービスに対応しているツールであれば、導入時のコストが削減できます。新たなメールサービスに切り替える必要もなく、これまで通りの業務フローを構築できるので現場の混乱も少なくて済むでしょう。

Outlook上でのメールの誤送信を予防したいのであれば、「Mail Alert」がおすすめです。またTeamsでのチャットコミュニケーションをする機会の多い企業では、チャット監視機能が搭載されている「Cloud Mail SECURITYSUITE」を導入する方法もあります。スマートフォンやタブレットでの送信も監視できる「Mail Safe」もあるので、従来の運用を損ねることなく活用できるツールを探していきましょう。

自社に必要な機能が揃っているか

最低限メール誤送信対策ツールとして必要な機能が搭載されているか、検証することも大切です。自社に必要な機能がないと導入しても違和感が生まれてしまうので注意しましょう。

例えば「PlayBackMail」は3機能のみに限定したスモールスタート向けのメール誤送信対策ツールであり、無料トライアルで使用感を試すこともできます。必要な機能に集中している一方で、英語や中国語に対応しているので、外国語でメールのやり取りをする機会の多い企業にもおすすめです。

上司によるメールチェックを省きたいのであれば、「m-FILTER MailAdviser」のようなマネジメント側の工数を削減できるツールにするとよいでしょう。

予算に見合っているか

長期的に使用することを前提に考え、予算に見合っているか試算してみましょう。ほとんどのメール誤送信対策ツールは導入コストが安価に設定されていますが、ランニングコストはメールアカウント数やユーザー数に応じて変動するので注意が必要です。

「Mail Alert」は1ユーザーあたり月額100円で安価に使えるので、小規模に導入したい企業に最適です。メールアドレス単位での課金制であり、1アドレス月額250円からMail Safeなら使えます。年間サブスクリプション型の「CipherCraft/Mail」や最大60日間のトライアルが利用できる「Active! gate SS」なども検討し、自社の予算やその他のニーズに見合う製品を比較検討してみましょう。

使いやすいユーザーインターフェースか

誰にとっても扱いやすいユーザーインターフェースのツールを重視し、使用時のストレスを緩和するのもおすすめです。特にITツールの扱いに慣れていない従業員が多いときや、操作に慣れるまでのトレーニング期間を短縮したいときに検討しましょう。

ポップアップによるアラートが充実していて、わかりやすいユーザーインターフェースになっているツールとして「m-FILTER MailAdviser」が挙げられます。普段のメール画面と似たデザインなので、操作時の違和感もないでしょう。「Mail Alert」もカラフルなデザインをしているので、分かりやすいのが特徴です。

ツールの導入形態が希望に合っているか

クラウド型かオンプレミス型かなど、ツールの導入形態を自社の希望に合わせることも重要です。「CipherCraft/Mail」であれば、クラウド型にもオンプレミス型にも対応しているため導入しやすいかもしれません。

また「HENNGE One」や「Active! gate SS」のようにクラウドに特化したメール誤送信対策ツールも存在します。テレワークが多い企業など、もとからクラウド型を希望している場合は選択肢に加えましょう。

導入サポートが充実しているか

導入サポートが充実しているツールであれば、はじめてメール誤送信対策ツールを導入する企業でも安心です。チャットやメールでの問い合わせを受けつけていたり、オンボードが丁寧だったりすれば、いざというときの相談先にも困りません。

「Cloud Mail SECURITYSUITE」は管理部署による一括セキュリティ設定を支援しており、自社のセキュリティポリシーに合った運用を提案してくれます。現場の従業員に依存しないセキュリティレベルを構築でき、強固な情報漏洩対策ができるでしょう。

強制BCC／自動BCC機能

基本的にメールアドレスは全てBCCに入力され、必要なものだけTOやCCに移動する機能が搭載されています。そのため「BCCにしたかったのにうっかりCCに入れてしまった」というミスを予防できます。

中には一定数以上を入力した場合に自動でBCCにするなどの機能もあり、普段はあまりBCCを使わない従業員にとってもメリットがある機能です。

メール送信先に関するアラート機能

メール送信先のミスが検知された場合、アラートを出してくれる機能があります。過去に一度もメール送信したことがない人を宛名に設定している場合や、登録タグの異なる人同士を複数人TOに入力している場合などにアラートを鳴らします。

また権限に応じて特定の人のメールアドレスだけ閲覧できるようにするなど、そもそもの宛先を制限する機能もあるのでチェックしてみましょう。

送信拒否機能

個人情報を含むメール、暗号化されていない(もしくはパスワードが設定されていない)添付ファイルを含むメールなどの送信をシャットダウンする機能です。

完全に送信拒否することも、該当するメールだけ上長承認を求めるよう設定することもできます。また特定のドメインへの送信を拒否するなど、柔軟な設定も可能です。

上長承認機能

メールを送信する前に、上長承認を得るよう設定できる機能があります。ボタンひとつで承認待ちへとステータスを変更できるので毎回声を掛け合う必要がなく、承認を依頼する側にとってもされる側にとっても便利な機能です。またファイル添付のあるメールだけ承認の依頼を出すなど、範囲を細かく設定することも可能です。

セルフチェック促進機能

宛先、タイトル、署名などが全て揃っていないと送信できないようにするなど、セルフチェックを促進する機能も搭載されています。

また「ファイルを添付します」と本文中に記載されているのにファイルがない場合など、ミスが疑われるときにアラートを出してくれる高機能なツールも存在します。わざわざ上司によるチェックを受けずに済むので、メール送信量の多い企業や業務効率化を第一に考えたい企業に最適です。

添付ファイルの暗号化機能

添付ファイルを自動で暗号化する機能であり、うっかりミスによる暗号化忘れを防ぐ機能です。

同様にパスワードを自動で付与したり、生成したパスワードを自動で別送したりする機能もあるので、活用してみましょう。メールでやむを得ず機密情報や契約書などのやり取りをする機会が多い企業におすすめです。

送信保留機能

送信保留機能とは、その名の通り送信ボタンを押しても一定時間メールが送信されない状態が続く機能です。

送信ボタンを押した瞬間にミスに気づくようなことがあれば、すぐ修正できるのでうっかりミスを防ぎやすくなります。保留する時間や保留せず、すぐに送信したいドメインは自由に設定できるので、クイックレスポンスを意識したいときでも影響しません。

フィルタリング機能

迷惑メールやスパムメールをフィルタリングする機能が搭載されていれば、メール送信時だけでなく受信時のミスも防げます。

具体的には、マルウェアに感染する恐れのある添付ファイルをクリックしたときにアラートを出したり、本文中に不自然なURLが確認された場合に迷惑メールフォルダに移したりすることができます。メール送受信に関するあらゆるリスク対策をしたいのであれば、フィルタリング機能を重視してもよいでしょう。

ミツモアでは、メール誤送信対策ツールの比較・検討をサポートします。気になるツールを機能ごとに比較したり、予算に合ったツールだけをピックアップしたりしたいときにご活用ください。

平均2分で自動診断が完了します。もちろん費用はかかりません。「1社ずつ見積もりを取得していると時間がかかる」「複数の業務を兼任しているのでツール選定だけにあまり時間をかけられない」というときでも、ぜひご活用ください。