フリーランスマネジメントシステム比較おすすめ5選

フリーランスマネジメントシステムとは、フリーランスや副業、業務委託など社外パートナーへ仕事を依頼した際に発生する業務を効率化させるシステムです。

多くのフリーランスに仕事を依頼していると、契約や発注、納品、請求などの業務が多数発生し、バックオフィスの負担になります。システムの活用により、これら業務を効率的に管理でき、負担の軽減が可能です。近年では慢性的な人材不足解消や、業務の効率化を目的としてアウトソーシング化が進んでいます。さらに働き方改革の推進により、多様な働き方が増え、副業をおこなう人も増えました。

外部パートナーが増えるにしたがって、管理する企業の負担も増加しています。このような背景のもと注目されているのが、フリーランスマネジメントシステムです。

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契約・請求業務の効率化に強いシステム

フリーランスとの契約手続きや請求書の発行、管理、承認フローが複雑で負担になっている場合は、契約や請求業務の効率化に特化したシステムがおすすめです。契約書の自動作成や、発注から請求業務まで自動化できる機能が搭載されていれば、業務の負担は大幅に減ります。

進捗管理の効率化に強いシステム

案件ごとのタスクや進捗の管理、フリーランスごとにバラバラに届く業務報告の管理を効率化したい場合には、進捗管理機能を搭載したシステムがおすすめです。案件ごとのステータスをシステム上で一元管理ができるので、煩雑になりがちな業務案件の管理が効率化できます。

スキル管理・人事評価に強いシステム

多数のフリーランスと契約していて、発注先の選別や調整に時間がかかっている場合には、スキル管理や人材管理に強いシステムが最適です。フリーランスの過去の納品物やスキル、稼働歴、社内評価などを記録する機能があれば、必要なフリーランスを見つけやすくなり、発注作業も効率化できます。

発注業務の進捗管理を効率化

発注のやり取りやタスクの進捗管理、業務報告など、フリーランスとの一連の取引業務を、システム上で一元管理が可能です。発注日やタスクの進捗、納品、請求などを1カ所で管理することにより効率化が実現します。

フリーランスとの取引業務の効率化

業務の依頼や発注、請求、支払い、契約の更新といった業務を管理できます。煩雑なバックオフィス業務の負担を軽減し、フリーランスによって異なるフォーマットの書類や、業務手順が統一できます。それによりバックオフィス業務の管理がしやすくなり、契約の更新漏れや請求書や支払いミスなどの防止が可能です。

インボイス制度など法制度に迅速対応できる

フリーランスと取引をする場合、インボイス制度や所得税法、下請法、電子帳簿保存法など法令への対応が必要です。法令は改正されることもあるため、そのたびに法令に準拠した書類の作成が必要になることもあります。

最新の法令に対応したシステムを利用することで、法律にも迅速に対応でき、適切な契約のもと安心して仕事の依頼ができます。ただしシステムにより最新の法令へアップデートするタイミングは異なるので注意が必要です。

タレントマネジメントが可能になる

システムを利用していると、フリーランスの実績や納品物が記録されます。それにより発注をおこなった担当者以外にも、外部パートナーにどんなスキルをもった人材がいるのかの把握が可能です。

組織内で情報が共有されるので、新しい案件が発生したときに、依頼すべきフリーランスの選定が効率的におこなえます。フリーランスのスキルを把握することで、能力を最大化するためのタレントマネジメントが可能になります。

契約、発注管理機能

必要事項をフォーマットに沿って入力していくだけで、電子帳簿保存法や下請法など法令に則った契約書を自動で作成できます。さらに契約の更新時期にアラート機能で通知設定をすることで契約の更新忘れや、不要な契約の延長が防げます。

適切な契約書をフリーランスと取り交わすことは、報酬額や仕事内容などのトラブル防止につながります。誰に対してどのような発注をしているのか、可視化できるのが発注管理機能です。

それにより同一のフリーランスに、別々の担当者が発注してしまうといったことが避けられます。フリーランスへの発注量がすぐにわかるので、依頼が増えすぎるのを防ぐことも可能です。

請求書管理機能

多くのシステムで、最初に作成した発注書の情報が、そのまま請求書に使用される仕組みになっています。そのためボタンひとつで請求書の作成が可能です。

今までフリーランスによって異なっていたフォーマットも統一できます。完了案件で未請求のものもすぐにわかるので、フリーランスへ発行の催促も簡単です。またシステムによっては所得税法や消費税法にも対応し、源泉徴収税や消費税を自動計算する機能を搭載しているものもあります。

進捗管理機能

フリーランスに発注した案件の進捗をステータス管理できる機能です。納品日の確認や委託している案件の状況がひと目でわかるので、進捗が遅れている場合には催促するなど早めの対策が可能になります。

法制度対応機能

下請法や電子帳簿保存法、インボイス制度など法令を遵守した契約書の作成が可能です。法制度はたびたび改正をされるので、システムの更新頻度や法改正があったときの対応を確認しておく必要があります。

フリーランス管理機能

業務委託契約を結んでいるフリーランスの名前などの基本情報やスキル、稼働状況、これまでの実績を登録できる機能です。システムによっては納品物に対する社内の評価を管理できる機能もあります。

発注する担当者が変わっても、フリーランスの情報が共有されるため、案件に最適なフリーランスに業務を依頼できます。

契約フォーマットに柔軟性はあるか

書類作成やワークフローの手間を軽減したい場合、契約フォーマットに柔軟性があるかを確認しましょう。複数のフリーランスと取引すると、案件によって契約の内容が異なるケースも出てきます。案件に合わせた契約書が柔軟に作成できれば、書類作成の負担軽減が可能です。

システム導入費用は予算の範囲内か

一般的にシステム導入の際に必要なのは、初期費用(設定費含む)＋月額費用です。初期費用が無料のシステムもあります。またカスタマイズなどした場合には、別途オプション費用がかかります。

無料トライアル期間を設けているシステムもあるので、ぜひ活用しましょう。システムによっては無料プランが用意されているので、活用してみるのもよいでしょう。実際に操作性などを確認してからのほうが、導入後スムーズに従業員へ浸透することが期待できます。

料金体系はフリーランスの稼働契約数によって変動するものと、契約フリーランスの人数によって変わるものが代表的です。自社の状況を考慮して、適したシステムを選別することが必要です。たとえば少数のフリーランスと契約し、繰り返し発注する場合には後者が適しています。

システムの特化ポイントは契約系か進捗管理か

契約系に特化したシステムならば、契約書の作成をサポートし、電子署名や変更履歴の追跡など契約全体を効率的に管理できます。また下請法などフリーランスと契約する際に、遵守すべき法律に対応した契約書の作成が可能です。

一方で進捗管理に特化したシステムの場合は、案件ごとの進捗状況をリアルタイムに把握でき、予定と実績の比較が容易に可能です。タスクの割り当てや期限の設定、優先度の管理など案件を効率的に進めるための機能が備わっています。

システムによって特化ポイントが異なります。自社の導入目的と照らし合わせて必要な機能に特化したシステムを選ぶことが重要です。

フリーランスマネジメントシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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