エンタープライズサーチシステムおすすめ7選

エンタープライズサーチシステムとは組織内に点在する情報を横断的に検索できるシステムのことです。企業や自治体はファイルサーバやWebサイトなど多種多様な場所に、形式の異なる文書や画像を情報として保管しています。

点在するこれらの情報を必要なときに、検索ひとつで探し出せるツールがエンタープライズサーチシステムであり、導入によって作業を効率化できる点が魅力です。

この記事では編集部が厳選したおすすめのエンタープライズサーチシステムを紹介します。製品の特徴や機能、料金プランなどをまとめましたので、比較検討の参考にしてください。

自組織に必要な機能が揃っているか

エンタープライズサーチシステムを選ぶとき、システムが自組織に必要な機能を揃えているか確認してから導入を決めましょう。文書やファイル探しの作業効率を上げたい場合、プレビュー機能や高速検索機能がついているシステムを探すといいでしょう。

プレビュー機能があるものはファイルを開くことなく、素早く内容把握できるため無駄な時間やリソースを削減できます。管理部門での利用を考えている場合は検索の傾向や、どのファイルがもっとも参照されているかなど、分析機能があるものを選ぶとよいかもしれません。

高い検索精度を保ちたい場合、AIによる機械学習機能がついているものを選ぶ必要があります。必要な機能は組織の傾向や要望によって異なってきます。どのような機能が必要か、よく検討してから導入を進めましょう。

自組織で扱うファイルや文書形式に対応しているか

自組織で扱うファイルや文書の形式に対応しているかは、よく確認しておく必要があります。PDFやOfficeファイルのほか、Webサイトやグループウェア、Microsoft 365やGoogleドライブなどクラウドサービスまで、取り扱う情報の種類は多様です。

組織内外の情報も含めた検索をおこないたい場合はさらに情報の種類が増えることもあるでしょう。検索そのものはWordやPDF、HTMLなど形式を選ばずにできても、表示の際には形式が変わるシステムもあります。

スマホやWindows、Macなど対応端末を限定しているものもあり、一部端末でしかファイルを開けない可能性もあります。導入予定のシステムが、どのようなファイルや端末に対応しているかを確認、整理してから選ぶといいでしょう。

予算に見合っているか

必要な機能と予算が見合っているかはエンタープライズサーチシステムを選ぶときに重要な指標となります。システムの利用にかかる費用は製品やプランによって変わります。

ライセンスやカスタマイズ料金、ハードウェアやインフラ構築費用などいくつもの要素によって、必要な費用は違ってくるでしょう。基本システムに最初から必要機能が組み込まれている製品もあれば、カスタマイズによって追加が必要な製品もあります。

製品は比較的安価でも、欲しい機能を追加する場合は別製品の方が予算的に見合うこともあり得るのです。費用にかかわる要素を総合的に考慮して、予算に見合っているシステムを選ぶ必要があるのです。

操作性など使用しやすいか

エンタープライズサーチシステムを選ぶときは操作性についても事前に評価が必要です。検索書き込みの入力や結果のフィルタリング、ソートなどが直感的に使いやすく、モバイルデバイスでも利用が簡単かどうか、確認しておきましょう。

画面が見にくい、タグがわかりにくいというだけで使用者にとっては負担となります。検索結果が正しいか、スペルミスや語を理解する機能があるかも操作性に影響をおよぼすでしょう。事業者によっては、紛らわしい用語が多発することもあり得ます。

どんなに優れたシステムでも操作性が悪いと使われなくなります。試用版の提供やデモ体験を通じて使用しやすいシステムになっているのか確かめてから選ぶといいでしょう。

サポート体制が整っているか

エンタープライズサーチシステムを導入するにあたって、サポート体制が整っているかどうかは、組織の規模や体制次第で重要な留意点になります。問い合わせや報告に対して迅速にサポートできるのか、定期的なセミナーなどトレーニングが敷かれているかを確認しておきましょう。

エンタープライズサーチシステムをはじめて導入する企業は、自力では解決できない現象に遭遇する確率が高いです。すぐに解決してくれる存在がいるかどうか、自力で解決できるよう導いてくれるのかどうかは重要なファクターになります。どこまでサポートしてくれる体制が整っているか確認しておきましょう。

効率の良い情報収集が可能となる

組織内の情報に効率よくアクセス可能になる点が、エンタープライズサーチシステムを導入するメリットのひとつです。検索ひとつで求めている情報に辿り着けるので、情報収集にかかる時間や手間を削減できるようになります。

タグ付けやカテゴリ化などの機能を使えば、情報を視覚的に整理できるので、より効率的に利用しやすいです。効率の良い情報収集は企業の競争力強化にもつながります。

情報収集にかかる時間と手間が減るため、より力を入れるべき業務に集中できるようになるでしょう。正確な情報をもとに業務を進めることも可能です。情報収集業務をより効率的にしたい展望がある場合は検討みるとよいかもしれません。

横断的な情報統合でナレッジを共有できる

部門や拠点にまとまっている情報にもアクセスできるため、互いの情報共有や情報統合がより加速されるというメリットもあります。組織内の幅広い部門間では共有するべきナレッジがあっても、簡単にはシェアできないですが、システムによって簡単にシェアが可能です。

新しく入った従業員などに時間をかけず、システム組織の知識や手順を教えることもできます。広い範囲のナレッジを簡単に共有できるので、成功事例やプラクティスを全員で把握可能です。

また特定のエキスパートの知識を全体共有するため、特定の個人離職や休暇による知識不足を軽減できます。ナレッジの共有を目的としたシステム導入は、従業員それぞれの業務や知識の偏りの軽減措置としても得策と言えるでしょう。

情報漏えいを防ぎセキュリティ向上につながる

セキュリティ上の観点でも、エンタープライズサーチシステムを導入するメリットはあります。多くのシステムではアクセス権限を制御できるため、不正なアクセスを防げます。

ユーザー認証や許可の設定により、広い情報共有を可能としながらも、権限を持つ人とない人で閲覧できる情報の幅を変更も可能です。機密性の高い情報が守れるようになり、情報セキュリティは向上するでしょう。

ほかにデータ暗号化やデータ紛失防止の対策を施せるシステムもあります。ログ管理によって、セキュリティインシデントの調査と追跡もおこなえるので、情報漏えいがあった場合でも経路を追跡して更なる対策に活かせます。

管理者が従業員や書類情報を一括管理できる

管理者にとっても、エンタープライズサーチシステムの導入はメリットがあります。従業員がシステムで、どのような単語でどのような文書を何回検索したのかを管理者は一括して把握できます。

レポートや分析機能がついてるシステムも多いので、組織でどんな情報が必要とされているのか、従業員の思考はどうなっているのか、一括して管理できるでしょう。管理者は検索結果を追跡して、情報の通り道を把握しておけるので、システムに異常がある場合は早急に発見もできます。

情報の一括管理ができれば、多くの業務を合理化可能になります。管理者の業務範囲は多岐にわたるため、システム導入が管理者に寄与するでしょう。

検索精度を高めるためのチューニングが必要となる

エンタープライズサーチシステム導入時の注意点として、検索エンジンの設定やパフォーマンスチューニングが必要という点があります。どのような人がどのようなときに検索するのか事前に明確にしてから、取り込むデータの品質や性質を調整する作業が必要です。

チューニング作業は一度だけでなく、今までの検索結果などを参考に定期的におこなうことで検索精度を上げられます。必要な情報や求められている文書は、ときと場合により異なるため場面に合わせたチューニングを定期的におこなっていきましょう。

データの容量や検索速度を確認する

エンタープライズサーチシステムを導入する場合、サーバーやストレージの容量を確かめておく必要があります。必要なインフラ環境が整っていない状態だと適切にシステムを導入できない可能性もあります。

検索速度についても高負荷な書き込みが多い場合は注意が必要です。システムの応答にどれくらいの時間がかかるか確認が必要が確認しましょう。

デモ体験や試用版の段階で、どれだけの負荷にどのくらいの速度で応えられるのかを考慮することで、システムとのミスマッチが減らせるでしょう。

エンタープライズサーチシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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