メールセキュリティシステムおすすめ7選

メールセキュリティシステムとは、メールの送受信時に発生するセキュリティリスクを制御できるシステムです。具体的にはウイルスメールを検知してブロックする仕組みや、誤送信による情報流出が発生しないよう管理できる機能を備えています。

自社構築だと費用も運用負担も大きいセキュリティシステムをクラウドサービスとして、簡単に導入が可能です。メールを介したウイルス感染や人的ミスによる情報流出は、企業にとってとり返しのつかない被害を及ぼす可能性があります。

そのためメールセキュリティ対策を効率的に、高度におこなえるメールセキュリティシステムは、どの企業にとっても検討が必要なサービスの1つと言えるでしょう。

フィルタリングに特化したタイプ

ウイルスメールやなりすましメールのフィルタリングに特化したタイプです。攻撃性の高いメールを受信しないようにします。スパムを検知するエンジンを複数使用した多層防御や、学習型AIでスパムの行動分析をし、防御するサービスです。

またなりすましメールを検知するSPF、DKIM、DMARC方式を使用したサービスを選ぶと防御率を高められるでしょう。自社だと検出ができないウイルスの検知も期待できるので、効果の高いウイルス感染防止が期待できます。

メールの無害化に特化したタイプ

メールの無害化とは添付ファイルやメール本文に仕掛けられたマルウェアに感染をしないよう、処理をする機能です。たとえば添付ファイルの削除やHTMLメールのテキスト化、ハイパーリンク設定されたメール本文のURLを無効化するなどの操作があります。

メールの無害化でリスクを排除してのメール受信が可能ですが、確認したいメールをオリジナルの状態で閲覧できないのがデメリットです。無害化をしないメール原本をアーカイブし、保存するサービスもあるので、自社運用に適切なものを導入するようにしましょう。

メール誤送信防止に特化したタイプ

人的ミスによるメールの誤送信を防ぐ機能に特化したタイプです。設定した条件に対しTOやCCに入力された宛先をBCCに自動変換をする、上司のメールの承認を得ないと送信ができない機能です。

また送信メールを一定の時間保留し、ミスがあった際に取り戻せる機能などがあります。そのほか添付ファイルを自動で暗号化するなど送信メールを制御できるので、誤送信によるトラブルの防止と管理が可能です。

導入方法は自社のニーズに適しているか

メールセキュリティシステムの導入方法は主に3パターンです。専用機器をメールサーバー周辺に設置するゲートウェイ型や従業員個々のPCやタブレットにソフトウェアをインストールするエージェント型、サービス提供元が構築したクラウド環境上のシステムに接続をして利用するクラウド型があります。

自社で設備投資やソフトウェアの管理が不要なクラウド型が主流ではありますが、社内のシステム環境に応じて導入方法は選ぶようにしましょう。たとえば社内セキュリティ的にオンプレミスでのシステムでないと導入が厳しい場合には、ゲートウェイ型を選ぶ必要があります。

サポート体制は万全か

導入時や運用中にトラブルがあった際に、どのようなサポートが受けられるかも確認するようにしましょう。メールセキュリティシステムは、ダウンをしてしまうと困るシステムです。そのためトラブル時に業務が滞らないよう、スムーズなサポートが受けられるサービスがおすすめです。サービスによっては年中無休のサポート窓口が設けています。

また海外製品ではなく、国内サービスのほうがフットワークの軽いサポートが受けられる可能性が高いです。ただサポートの充実度は、機能の充実性との比較になります。トライアル環境で機能や操作を確認し、自社が求めるレベルのサポートを明確にしたうえで検討するようにしましょう。

検知範囲の広さやサービス提供の幅を確認する

ウイルスやスパムを検知できる範囲は、システムによってさまざまです。自社がどこまでの精度を求めるかを明確にし、適切なセキュリティ対策ができるサービスを導入しましょう。たとえばマルウェアの検知を正確におこないたいのであれば、多層防御に対応したサービスがおすすめです。

また脅威メールの防御だけでなく誤送信やメール無害化など、どこまでのセキュリティ対策を求めるかも合わせて検討しましょう。受信と送信のセキュリティ対策は各々必要ですが、別システムでの導入か、1つの製品でまかなうか、選択肢はさまざまです。自社の運用負担や予算と照らし合わせて、サービス提供の幅を細かく確認しましょう。

システムの費用は自社の予算の範囲内か

メールセキュリティシステムは、ユーザー数ごとの課金となるサービスが多いです。そのため従業員数が多いほど費用は高額になります。また必要な機能をオプションとして追加すると費用が追加になりますので、必ず見積もりを取得し、正確な費用を確認するようにしましょう。

導入時の料金だけでなく、従業員数が増えた場合も考慮して検討するのがおすすめです。またサービスによっては、ユーザー単位ではなくドメインごとで提供するサービスもあります。初期費用の有無や契約年数の縛りも費用面に関わってきますので、チェックするのがおすすめです。

誤送信防止機能により人的ミスを防げる

メールセキュリティシステムには誤送信による情報漏えいを防ぐ機能が備わっています。たとえば一定時間メール送信を保留し、送信先を再度チェックするよう促す機能もその1つです。万が一の際、送信取り消しができるので、被害を防げます。

また上司の承認を得ないとメール送付できない機能や、送受信者、キーワードなどで条件を設定し送信メールをフィルタリングする機能などもあります。人的ミスによる誤送信は企業にとって、取り返しのつかないトラブルにつながる可能性が高いです。メールセキュリティシステムの誤送信防止機能を活用し、防止と管理に務めしましょう。

安定した環境で運用ができる

メールセキュリティシステムは日々の業務にかかわる、止まると困るシステムです。そのためサービスによっては複数のデータセンターで冗長するなど、災害時でも事業が継続できるよう環境を備えています。

またシステムの稼働率やウイルス保護率をSLAとして品質保証しているサービスもあるので、安定した環境での運用が可能です。クラウド型であれば初期構築やメンテナンスもサービス提供もとに任せられるので、止まらないサービスを運用負担なく利用できます。

機密情報保護が確実になるのでセキュリティ強化につながる

機密情報の保護が確実におこなえるようになるのもメリットの1つです。たとえばメールを送信する際、添付ファイルを自動的にパスワード付きファイルに変換する機能があります。また社外秘が含まれるメールの送信ができないようにキーワードを設定し、フィルターをかけるなども可能です。

ウイルスなど外部攻撃から守るだけでなく、自社のポリシーに沿って個人情報の流出を防ぐためのさまざまな機能があります。個々人が気を付けなくてもシステム側で制御や自動付与ができるので、従業員の負担なくセキュリティ強化がおこなえるでしょう。

IT管理者の運用負担を減らせる

自社でメールセキュリティ対策をゼロからおこなう場合、設備構築や日々のシステム運用などの負担が発生します。また誤送信をしないよう従業員に普及活動をし、ルール化するのも大変です。

メールセキュリティシステムを利用すれば、上記負担を削減する環境や機能を備えているので、IT管理者の運用負担や人件費を減らせるでしょう。具体的にはクラウド型のサービスであれば設備投資や運用は、サービス提供元に任せられます。また誤送信対策についても管理画面から条件を設定し、そもそも事態が起きないような設定が可能です。

システムが重くなるなどPC動作に影響が出る可能性がある

メールセキュリティシステムの導入で、パソコンやシステムの動作が遅くなる可能性があります。そのため無料トライアルなどで実際に操作をしてみて、スムーズな動作がおこなえるサービスを選ぶようにしましょう。

社内のシステム環境をよくするために導入をしたメールセキュリティシステムのために、業務に支障が出ては本末転倒です。機能や予算がマッチしていても自社の環境でトライアルできないサービスは、リスクがあるので避けたほうが良いでしょう。

運用の複雑化や必要な情報が届かないこともある

メールの送受信に対してセキュリティ性を高めますが、その機能によって運用が複雑になり従業員の負担が増える可能性があります。たとえば上司承認をしないとメールが送信できない仕組みは誤送信を防ぐうえで有効ですが、上司の負担が増える可能性があります。

またメールの無害化でリスクのある情報を排除できますが、必要な情報が削除されるケースも心配です。多くのサービスは自社の運用に合わせてルール設定ができるので、負担がない形で運用できるよう現場の声を確認しつつ調整しましょう。

メールセキュリティシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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