EDI比較おすすめ9選

EDI(＝Electronic Data Interchange)とは「電子データ交換」を指す用語です。契約書、領収書、発注書、注文書、納品書など企業間取引に使う電子書類をやり取りするシステムのことで、専用回線や個別回線を用いて実行されます。

データ管理の手間を省きながらリアルタイムな情報交換をするための手法として確立され、メールやFAXでのやり取りより効率的であるとして広がりました。

EDIの主な種類

EDIは、主に「個別EDI」「標準EDI」「業界VAN」の3種に細分化されます。個別EDIは取引先ごとに個別の通信スタイルを確保する方法です。取引先の数だけ変換システムが必要ですが、誤送信を防ぎやすいことや特定の企業と大量のやり取りをしやすいことがメリットです。

標準EDIでは通信スタイルを標準化しながら複数社とやり取りできます。社外機関が通信スタイルを確立しているため、2社間のパワーバランスを崩すことなく導入できる点がメリットです。

業界VANも標準EDIのひとつですが、業界共通の商品コードや取引先コードがあらかじめ登録されているため、導入コストや工数を抑えられる点が特徴です。食品メーカーや医薬品メーカーなど、複数社と商品をやり取りする業態に向いています。

2024年問題(ISDN回線終了)について

2024年問題とは、2024年1月にアナログ回線がIP化されることにともない、ISDN回線を利用したEDI取引に影響が出る問題のことです。つまり現在ISDN回線を使ってEDI取引している企業は、2024年1月までに別回線を確保することが必須となるため注意しましょう。

近年はインターネット回線を利用したWeb-EDIという手法も注目されており、導入コストが安く、テレワークやサテライトオフィス勤務とも相性がよいとされています。ただしWeb-EDIはまだ標準化されておらず、データ変換の互換性が十分でないことやセキュリティ上の対策が不十分になりやすいことなど課題もあるので今後の動きをチェックしておくことが必要です。

EOSとの違い

EDIと似たシステムに「EOS(＝Electronic Ordering System)」が挙げられますが、こちらは電子発注システムのことなので注意しましょう。どちらもEDIのシステムを使うという点では同一ですが、EOSは発注や受注に特化していることが特徴です。

一方EDIでは受発注だけでなくフリーランスに発行する業務委託契約書や不動産取引に使う重要事項説明書、納品書、請求書などすべて扱えます。販売管理システムと連携しながら受発注に特化したシステムを使いたいときはEOSを、それ以外の書類も複合的に管理したいときはEDIを使い分けていきましょう。

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業務スピードが向上する

EDIの導入により、高い業務スピード向上効果が得られます。これまで郵送やFAXでおこなっていた書類のやり取りがすべてEDI内で完結するため、いわゆる「書類待ちの時間」が短縮されます。すぐに次の業務に移れるようになり、業務効率が改善されていくでしょう。

また店舗と配送センター間とでリアルタイムに情報共有できるようになり、配送のスピードが上がることもあります。派遣会社やフリーランスマッチングサービスとのやり取りでスピーディに契約書を交わすことができれば、業務に参画してもらえるタイミングも前倒ししやすく、さまざまな業態で役立つことがわかります。

ペーパーレス化できる

EDIを使えば発注書や納品書のやり取りが全てシステム上で完結するため、別途紙の書類を作成する必要がありません。ペーパーレス化に最適であり、印刷や製本にかかるコストを削減できます。

またクラウド型のEDIであれば、ペーパーレス化によってテレワークできるようになる企業もあります。書類を管理する倉庫費用も削減でき、多くのメリットを実感できるでしょう。

商取引業務の手間を削減できる

発注内容の訂正もEDI内ですぐわかるので、書類の新旧を気にする必要がなくなります。書類の新旧を確認して処理したり、電話で内容を聞いたりする必要がなくなるので、商取引に関する小さなストレスを軽減できるのがメリットです。

また業務上のミスやトラブルも防ぎやすく、本業に集中できる環境を整備できます。人手不足や効率化に悩んでいる企業こそ、EDI導入のメリットを実感しやすくなります。

必要な機能が揃っているか

まずはEDIごとの特徴や機能を比較し、自社が求める機能が搭載されているかチェックしてみましょう。ほとんどのEDIでは発注から清算まですべてに対応することができますが、細かい機能に違いがあることが多いです。

例えばEdiGate/POSTはトレーサビリティ可視化の機能が充実しており、従業員の誰がどの業務を担当したかを管理できます。送受信履歴や編集の履歴を残したいときに検討するとよいでしょう。

PROCURESUITEはカタログサイトとの連携ができるので、日常的にカタログを取引先に配布している企業に最適です。自社にとって使いやすい機能か、反対に余計な機能が付随してコストが高くなっていないかなどをチェックするのがおすすめです。

自社の業界に対応できるか

EDIごとの導入実績や導入業界を調べ、自社の業態に対応できるかシミュレーションしておくことも大切です。

クラウドEDI-Platformは多拠点展開している卸売業界での導入実績が多く、本部と物流センター間の連携をしたいときに最適です。スマクラも全国チェーンの小売業や食品メーカーでの実績が豊富であり、年間数10兆円の取引を支える大型EDIなので大企業にも向いています。

また、生鮮向け機能が充実しているらくうけーるなども存在します。自社にとって使いやすいかどうかを第一に、選定していきましょう。

画面操作が分かりやすいか

見積もりや発注から清算までオールインワンで管理できるEDIは、情報の一元管理ができる分、操作に慣れるまで時間がかかりやすいのが懸念点です。画面操作がわかりやすいか、誰でも扱えるユーザーインターフェースかなども、同時に重視していきましょう。

EdiGate/POSTは直感的な操作のみで完結するEDIなので、シンプルさを重視したい企業におすすめです。取引先に負担を与えることもなく、導入の設定も楽なことから、初心者でも使いやすいシステムと言えます。

外部システムと連携できるか

会計システム、受発注システム、配送システムなどと外部連携できるEDIであれば、EDI上の情報を別途インポートする必要がありません。複数のシステムを使っていても情報は統合されるので、新旧を気にすることなく活用できるのも利点です。

例えば主要会計システムと連携したいときはTradeshiftを活用するのがおすすめです。Webアプリケーションを作って連動させたいときは、ACMS WebFramerを使うのもよいでしょう。受発注だけでなくそのほかの関連業務にも目を向けながら、導入後の連携を視野に入れておくことが大切です。

予算に見合っているか

EDIごとに見積もりを取得し、自社の予算範囲内に収まるかを試算します。導入コストだけでなくランニングコストも見据えながら、数年単位で活用した場合の料金もシミュレーションしておきましょう。

Meeepaは初期費用ゼロで始められるEDIであり、1注文書400円からと比較的安価な料金プランを採用しています。受発注クラウドサービスも、消費税変更やインボイスなど新たな施策が始まったときでもコストが生じず、一定価格のまま利用できます。相見積もりを取得して一括で料金を比較すれば、自社に合ったEDIを選定しやすくなるのでおすすめです。

導入や運用のサポートが万全か

EDIは導入時の設定や社内権限の付与が必要なシステムなので、EDIを初めて利用するのであれば導入サポートが充実しているサービスにするとよいでしょう。

JFT/SaaSでは、EDI専任のエンジニアが導入をサポートしてくれます。最短10日で導入できるスピード力もあるので、面倒な設定手続きを簡略化したいときにおすすめです。また、ACMS WebFramerもEDIの立ち上げを支援するサポートが充実しています。

また運用が開始されてからのサポートが手厚いEDIを選ぶ方法もあります。クラウドEDI-PlatformやJFT/SaaSは24時間365日体制でシステムを管理しているため、万が一のトラブル発生時も安心です。

オンプレミスかクラウドかアウトソースか

オンプレミスかクラウドかアウトソースかでEDIを選定する方法もあります。近年はインターネット環境があれば時間や場所を選ばず利用できるクラウド型が注目されているので、チェックしておきましょう。

代表的なEDIとして、Meeepa、Tradeshift、クラウドEDI-Platform、スマクラ、受発注クラウドサービスなどが挙げられます。いずれもテレワークと相性がよく、クラウド型でありながら高いセキュリティレベルが確保されているので、利用に不安を感じることもありません。

EDIは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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