順番待ちシステム比較おすすめ8選

順番待ちシステムとは、店舗の待ち時間や呼び出し番号、受付可能人数などを表示するシステムです。顧客は来店する前にリアルタイムの混雑状況を把握できるため、長時間店頭で並ぶ事態を避けられます。

一方、店舗側も番号券の発券や順番管理、自動呼び出しなど、一連の業務をタブレット上で完結できます。デジタルサイネージやモニターに待ち時間を表示できるため、従業員は顧客から何度も問い合わせを受けることはありません。担当業務に集中できます。

はじめて順番待ちシステムを導入する場合、疑問や不安を抱えている方もいるでしょう。この記事では、順番待ちシステムのメリットや選び方、おすすめのシステムなどについて、まとめました。

マルチタイプ

汎用性に優れ、業種や業界を問わず多くの企業が利用できるタイプです。機能性が充実している点が特徴です。実店舗での発券や順番管理、自動呼出しなど、受付業務全般に関する機能を搭載しており、従業員の業務負担を軽減します。

多言語対応や自動翻訳機能を搭載しているシステムを選ぶと、外国人ともスムーズなコミュニケーションが可能です。またオンラインでの日時指定受付に対応しており、待ち時間を大幅に削減できます。

特定の業界や業種に特化したタイプ

飲食店や病院など、特定の業種に特化したタイプです。直接来店の顧客や時間指定予約、外部のグルメサイト予約など、複数の要素を加味して混雑状況や待ち時間を表示します。自社サイトやアプリには常に最新の情報が反映されるため、混雑を回避できます。

また、病院向けのシステムは、スマートフォンから順番取りや診察状況の確認をおこなえる点が特徴です。利用者は病院での待ち時間を最小限に抑えられ、二次感染を回避できます。

シンプルな機能に特化したタイプ

現在の順番を顧客と共有するのに特化したタイプです。顧客は店頭で番号札を受け取った後、指定のサイトにアクセスして現在の状況を確認します。電話での呼び出しや分析レポート、オンラインでの予約受付などの機能は搭載していません。

インターネット環境やモバイル端末が揃っていれば、すぐにでも運用を始められます。また、電話番号やメールアドレスの入力を依頼する機会がないため、個人情報流出を避けられます。

LINEミニアプリ対応タイプ

受付業務にLINEミニアプリを活用するタイプです。整理券発券や注文対応、予約リマインドなど、店舗運営に必要な機能がLINEミニアプリには搭載されています。LINE上で業務を完結できるため、ペーパーレス化促進や感染症対策強化を図れます。

また、集客率を高める機能を多数搭載している点も魅力です。メッセージ配信やクーポンの発行、ポイントカード作成によって、顧客の来店意欲を促せます。

従業員が操作しやすいか

ユーザーインターフェースに優れたシステムの選定が重要です。番号券の発券や受付管理など、一つひとつの作業に時間がかかると、かえって作業効率が低下します。高い投資に見合った効果が得られず、従業員のモチベーションも下がります。

ミスマッチを避けるためにも、トライアルを積極的に活用しましょう。トライアルとは1週間〜1カ月間などの短期間で順番待ちシステムを利用できる制度です。無料あるいは少額で利用できるため、無駄に費用をかけずに機能性や操作性、費用対効果などを確認できます。

仮に自社との相性が合わなかったとしても、結果別製品の検討を進めることもでき、大きなダメージには至りません。

導入目的に見合っているか

課題解決に必要な機能を搭載したシステムを導入するためにも、導入目的を明確化しておきましょう。導入目的が曖昧な状態でシステムの選定に臨むと、ミスマッチを招く可能性が高まります。受付業務の効率化や集客率改善など、システムによって得意分野は異なります。

たとえば、受付業務の工数増大が課題だったとしましょう。番号券の発券や呼び出し、座席案内など、受付業務がタブレット上で完結できると、従業員の業務負担を大幅に軽減できます。

多言語対応や自動翻訳機能を搭載していると、外国人が多い場合でも高品質な顧客対応が望めます。解決したい課題や目的を整理しておくと、自社がシステムに求める機能も自然と絞られるでしょう。

受付業務に必要な設備を企業側から提供してもらえるか

予算に合ったシステムを導入するには、企業が保有する設備をどの程度利用できるかが、重要なポイントです。新たに購入する設備の数が少ないほど、初期費用を抑えられます。タブレット端末やモニターなど、既存機器を流用できる場合は、準備期間も短縮できます。

ホームページや商談時に提供してもらえる設備について確認をしましょう。仮に有料だとしても、設備提供のサポートが得られる企業を選ぶのがおすすめです。機器選定の手間を省けます。

企業によってはプリンターやルーターなど、受付業務に必要な設備を一定の月額料金で提供しています。オプションを利用しない限り追加費用も発生しないため、毎月の収支管理が楽になります。

導入実績が豊富か

自社に合ったシステムを選ぶためにも、導入実績が豊富な企業のシステムを優先的に候補としましょう。導入実績が多い場合、機能性や費用対効果に関して多くの企業から評価されていると認識できます。導入事例や導入実績をホームページ上で確認しておきましょう。

似たような課題を抱えている企業や同じ業種の企業が導入していた場合、課題解決の可能性が高まります。また、企業によって申し込みから導入までの期間は異なります。システムに搭載されている機能や使用機器の数が多いほど、導入までに多くの時間が必要です。

導入してからすぐに運用できるわけではないため、計画的に導入を進めましょう。

サポート体制は整っているか

充実したサポート体制が整っている企業を選びましょう。はじめて順番待ちシステムを導入する場合、不安や疑問点が発生するケースも珍しくありません。

メールやチャット、電話など、さまざまな手段で担当者とコミュニケーションが取れると、トラブルが起きても早期解決が望めます。従業員が操作に慣れるまでの時間を短縮するため、操作方法に関する指導も受けられるか、確認しましょう。

また、オンラインヘルプやFAQが充実していると、必要な情報を効率的に収集できるため、問い合わせの手間を省けます。

受付業務を効率化できる

順番待ちシステムの導入によって、受付業務にかかる工数を大幅に削減できます。番号券の発券や順番管理、呼び出しなど、一連の業務をタブレット上で完結できます。

システムによっては自動呼出しや自動案内機能も搭載しており、受付業務に人員を必要以上に割く必要はありません。タブレットの画面は情報が整理されたシンプルな画面設計となっており、従業員が操作性に戸惑う場面は少ないでしょう。

また、顧客のスマートフォンや店頭ディスプレイに、店内の混雑状況や現在の待ち時間、呼び出し番号などが表示されます。どのくらい待ち時間が発生するか把握できるため、顧客からの問い合わせ回数を大幅に削減できます。

受付データの分析によって現状把握に努められる

来店者数や売上など、受付データの集計結果をシステム上で確認できます。「どの時間帯が混雑しているか」「売上が伸びているか」など、店舗の利用状況をひと目で把握できます。データ集計と分析はシステムがおこなうため、従業員が作業する必要はありません。

分析結果をもとに課題抽出や今後の対策を立てられます。たとえば、混雑している時間帯で店内の人員や商品の仕入れ量を増やすと、人手不足解消や収益拡大が望めます。既存従業員だけで問題なく店舗運営業務が回れば、新たに人材を採用する必要はありません。

一方、売上が伸び悩んでいる時間帯では限定メニューの提供や割引実施をおこない、集客率改善を図ります。

顧客ロイヤリティや集客率が高まる

順番待ちシステムの導入によって良質な顧客体験を提供でき、リピーターの獲得や顧客ロイヤリティ向上につなげられます。顧客はオンライン上で日時指定の予約を事前に済ませておけば、店頭で長時間待つ必要がありません。

順番が近づくと自動的にスマートフォンに通知されるため、時間を有効活用できます。また紙台帳での管理と異なり、現在の待ち時間や呼び出し状況、店内の混雑状況が、リアルタイムで把握できる点もプラスです。

顧客は来店する前にスマートフォン上で、混雑している時間帯と空いている時間帯を確認できます。来店時間の分散化によって混雑が解消され、顧客は周囲を気にせず買い物や食事をゆっくりと楽しめます。

来店意欲を高める機能が多数搭載されている

順番待ちシステムのなかには、LINEとの連携性に優れているタイプもあります。LINE公式アカウントを作成すると、クーポンやショップカードの発行など、顧客の来店意欲を高める機能を多数利用できます。

LINEのユーザー数は多く、文章や画像、動画を織り交ぜたメッセージ配信によって、幅広い年齢層に店舗情報の発信が可能です。LINEは開封率にも優れており、集客率改善や収益拡大に結びつきやすい点も特徴です。

また、新たなアプリのインストールや会員登録の必要はないため、顧客に大きな負担はかかりません。LINE公式アカウントを友だち追加するだけで、顧客は必要な情報を簡単に入手できます。

低予算でも導入できる

予算が十分に確保できない企業や組織も利用できるよう。クラウド型の順番待ちシステムが増えています。クラウド型の魅力は、全体的に費用を抑えられる点です。システムを導入する際、インフラ環境の構築やソフトウェアのインストールは必要ありません。

プリンターやルーター、アクセスポイントなど、受付業務に必要な機器はベンダーが保有しているものをサービスとして利用できます。一定の月額料金を支払って利用するため、オプションを利用しない限り追加費用は発生しません。

タブレット端末やディスプレイなど、既存機器の流用も可能です。また、機器メンテナンスやアップデートも企業側へ任せられるため、運用負担を軽減できます。

従業員が操作に慣れるための準備期間が必要となる

順番待ちシステム導入後、従業員が操作に慣れるまで一定の時間が必要です。顧客対応や店舗運営に支障が出ないよう、事前に準備期間を十分設けておくことが重要です。勉強会や研修を開催し、操作方法や一連の流れ、問い合わせへの対応を共有しておきましょう。

また、使いにくいシステムを選ぶと、従業員が一つひとつの作業に手間取り、作業効率が低下します。ユーザーインターフェースに優れたシステムを選定しましょう。

システム障害が発生した場合の対応策を確認しておく

多くの順番待ちシステムはクラウド型のため、通信障害が発生しても自社で対応する必要はありません。ただし、復旧作業が完了するまではシステムが利用できないため、別の方法を考えておく必要があります。

システム選定の際、緊急時の対応を企業側と確認しておくことが重要です。また、サイバー攻撃やマルウェア感染によるサーバーダウンを防ぐため、セキュリティ対策が充実したシステムを選定しましょう。

順番待ちシステムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どの製品を選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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