セールスサポート代行おすすめ7選

セールスサポート代行サービスは営業事務代行とも呼び、営業担当者が営業活動に専念できるようサポートするサービスです。対応業務にはデータ入力やメール対応のほか、受発注業務やクライアント対応、書類の作成や管理などさまざまなものがあります。

経理事務や翻訳業務など専門的なスキルを提供するサービスもあるため、業種や目的によって選べるとよいでしょう。人材派遣とは異なり業務自体を代行会社へ委託できるため、依頼したい業務のノウハウが乏しい企業や、新規事業の立ち上げにあわせて専門的なスキルを持つ人材が必要な場合に重宝されています。

受発注業務

顧客からの注文にしたがって発注、手配、納品までをおこないます。また、納品時期や配送方法などの細かなやりとりが含まれる場合もあるでしょう。受発注業務は利益につながる重要な業務であるとともに、ミスがクレームに直結するため正確性が必要です。

バックオフィス業務

取引先と直接やりとりをしないバックオフィスでの業務です。たとえば人事や経理、労務、総務、庶務などが該当します。セールスサポート代行サービスには各部署での実務経験者やスキルを持った人材が在籍しているため、自社で人材を育てるよりも時間と費用の削減につながる場合があります。

クライアント対応業務

メール対応や電話対応など、取引先とのやりとりを担う業務です。セールスサポート代行というと、クライアント対応業務を思い浮かべる人は多いのではないでしょうか。営業が外出や商談中、休暇中などで対応できない場合に代わって顧客対応をします。

書類管理作成業務

見積書や納品書、請求書などの書類を作成、管理します。これらの書類は売上に直接関係するため正確な作成と、適切な管理が求められます。作成にはエクセルや専用のソフトを使用している企業が多いため、ツールへの対応度を求められる場合も多いでしょう。

どのような導入実績があるか

代行サービスのこれまでの実績や実際にどのような企業に導入されているかは、代行サービスの信頼性を図るひとつの指標となります。多くの実績があったり、知名度の高い企業に導入されいるかどうか確認するとよいでしょう。

また代行サービスのスタッフの経験やスキルの確認も重要です。スタッフのスキルが高いかどうかは、採用基準や入社後の研修制度などがあるか確認しましょう。

料金体系はどうか

料金プランには、成果報酬型や月の稼働時間に応じた月額制があります。月額制の場合、依頼する業務や必要なスキルによっては別途見積もりが必要なことがあるため注意しましょう。

また対応範囲の広いサービスではそもそも料金プランを明示せず、見積もり対応となります。いずれにせよ重要なのは費用対効果が高いかどうかです。実際に代行を依頼するまではスタッフのスキルや能力がわからないため、無料トライアルがあるなら利用しましょう。

セキュリティ対策は万全か

売上や取引先に関する情報を外部の人間が扱うため、セキュリティ意識が高いかどうかは確認するべき項目です。情報が漏えいすると、顧客からの信頼を失うばかりか訴訟問題にも発展しかねません。

代行サービスのセキュリティ対策が万全かどうかを確かめるためには、プライバシーマーク付与事業者であるかどうかや、個人情報に関するプライバシーポリシーが明記されているかなどを確認します。また、オンライン型のサポート代行なら通信状況の確認や、情報の取り扱いについての条項を契約書に盛り込むなどの対応が必要です。

業務内容やサポート範囲は自社のニーズに適しているか

セールスサポート代行の業務範囲は多岐にわたります。バックオフィス業務から顧客対応まで幅広く対応する代行サービスがあれば、特定の業務に絞ってサービスを提供するところもあります。

自社の課題を解決するにはどの業務を委託するべきかを明確にすることが必要です。手の足りていない業務は何か、どの業務をアウトソーシングすれば営業効率が向上するかを見極めて依頼しましょう。最適な代行サービスを選ぶことで、効果的なセールスサポートが実現します。

自社の社員がよりコア業務に集中できる

メールや電話などの顧客対応や見積作成、受発注業務など日々発生する細かい業務は、一つひとつは些末なものでも1日分となると多くの時間を費やしているものです。顧客対応が多くてするべき業務が進まなかったといった経験がある人は多いのではないでしょうか。

セールスサポート代行サービスではそれらの業務を自社従業員に代わっておこなうため、従業員がコア業務に集中できるようになります。より生産性のある業務に専念できるため、業績の向上につながるでしょう。

事務に関する採用費用や育成費用を削減できる

ひとりの人材を雇い入れ、育てるにはそれなりの時間と費用が必要です。セールスサポート代行サービスを利用すれば新たに事務スタッフを雇用する必要がなくなるため、採用に関する費用が削減できます。

また最初からスキルの高い人材に業務を委託できるので、人材を育成する必要がありません。育成期間と教育費用を削減でき、その分を営業など他部署の採用や育成に回せます。

必要に応じて業務委託の人数の調整が可能

季節を問わず年中セールスサポート業務が忙しい企業だけではありません。企業の忙しさには波があり、繁忙期になると人員が足りなくて困っている企業もあるでしょう。人が足りないからと人材を採用すれば、閑散期にスタッフを持て余してしまいます。

セールスサポート代行サービスは必要なときだけ利用できるため、イベント時や繁忙期だけ依頼することが可能です。また通年で利用している場合に、必要に応じて人員を調整するといった対応もできるでしょう。ただし、最低利用期間が設定されている場合があるため確認しておきましょう。

各分野に特化したスキルと知識を持つ人材に業務を委託できる

セールスサポート代行サービスを利用すれば、各業務ごとに高いスキルや専門知識を持つ人材に業務を任せられます。専門性の高い経理や法務などの業務は、知識のない人が手探りでおこなうよりも外部へ委託する方がよいでしょう。

また海外との取引が多い企業ならメールや資料が外国語なことが多いため、語学に長けた人材が不可欠です。各分野に特化したスキルや知識を持つ人材に委託することで、営業部電内のパフォーマンス向上が期待できます。

自社の課題が見つかり改善につながりやすい

多くのセールスサポート代行サービスでは、事前に入念なヒアリングと打ち合わせをし業務内容や必要な人材スキルなどを確認します。打ち合わせの中で、どこにリソースが足りていないかなどさまざまな課題が見つかるでしょう。

課題が見つかれば改善に向けた施策が打てます。また代行会社からはスキルや知識に長けた人材が対応するため、課題の改善が期待できます。

自社の業務の仕方と代行会社のやり方が合致しない場合がある

企業によって業務の進め方やルールはさまざまです。企業と代行会社の業務のやり方が似通っていれば問題はありませんが、合致しない場合は業務がスムーズに進まずストレスを貯めることになるでしょう。

しかしセールスサポート代行サービスでは、業務をおこなうスタッフに企業から直接指示を出すことはできません。業務に関しての齟齬を防ぐためには、導入前に業務の進め方を打ち合わせておく必要があります。

長期間の業務委託の場合は高額になる可能性がある

セールスサポート代行サービスを依頼するには、毎月一定額を利用料として代行会社へ支払います。そのため業務委託が長期間にわたると、自社で人員の採用と教育をした方が結果的に費用が安い場合があることを考慮しておきましょう。

また業務範囲や対応時間によって追加料金が発生し、思わぬ金額になることもあります。契約した時間を超過した場合も追加料金が発生するため、費用対効果を考えて導入を検討する必要があります。

代行業務の進捗状況がわかりにくい

自社で業務をおこなっていれば都度進捗を確認できますが、業務を外部に委託するセールスサポート代行サービスでは進捗状況がわかりにくい場合があります。思ったとおりに進捗できていないと営業活動に支障をきたす恐れがあるため、定期的な状況確認が必要です。

定期的な業務レポートの提出や、担当者とのミーティングが設定されているサービスなら今どのような状況なのかが確認できて安心です。業務内容にレポートやミーティングが含まれていない場合は、対応可能かどうかを確認するとよいでしょう。

セールスサポート代行は事業者によって特徴や機能もさまざま。「どのサービスを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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