購買管理システム比較おすすめ7選

購買管理システムとは部品や原材料、オフィス用品など、直接材や間接材の調達業務をオンライン上で完結できるシステムのことです。見積もりから検収まで、購買に関する一連の作業をシステム上で処理できます。

発注した商品の状況はシステム上に反映されるため、仕入先と何度もやりとりを重ねる必要はありません。また在庫管理や生産管理など、販売業務に関する機能を搭載したシステムを選ぶと、多くの業務を効率化できます。

購買管理システム選びなら、ぜひミツモアをご利用ください。業種や欲しい機能などの各項目を画面上で選択するだけで、ぴったりの製品を最短1分で自動診断。理想の購買管理システムが見つかります。

購買業務や販売業務の効率化

見積データの取得から仕入先への支払まで、一連の業務をシステム上で処理できるため、購買業務全般の効率化が図れます。発注データや納入予定はシステム上で最新のデータが反映され、仕入先に何度も問い合わせをする必要がありません。

大手ECサイトと連携しているシステムも多く、カタログサイトから商品を素早く発注できます。サイトのメンテナンスやアップデートも対応するため、自社での保守作業は不要です。

また受発注管理や在庫管理、生産管理など、販売関連の機能を搭載したシステムを選ぶとさらに多くの業務を効率化できます。

発注ミスや在庫過多のリスク削減

カタログを見ながら商品を発注できるシステムも多く、誤発注を避けられます。選定した商品が注文内容に自動で反映されるため、発注ミスが起きる心配はいりません。

商品や仕入先ごとに過去の発注データもシステムに保存されており、実務経験が浅い従業員も業務に取り組めます。

また、在庫管理機能を搭載しているシステムを選べば、適正在庫を維持しやすくなります。

常にリアルタイムの情報が反映されるため、意思決定のスピードと正確性を共に高められます。

作業の進捗状況を一目で把握

注文した商品の納入予定や納品書の受領、検収状況などはシステム上に反映されるため、仕入先と何度もやりとりを重ねる必要はありません。コミュニケーションコストを削減でき、自身の担当業務に集中して取り組めます。

また部品や原材料の納期を踏まえた上で生産計画を立てられ、最適な人員配置や生産性向上を実現します。さらに生産管理システムと連動させれば、原材料や部品の残数を踏まえて生産計画をすぐに把握できるでしょう。

営業担当者は製品別の生産状況を正確に把握でき、顧客との納期調整をスムーズに進められるでしょう。

過去の発注データを保存

商品や仕入先別に過去の発注データを保存できるため、必要な時にいつでもデータを活用しやすいです。購買業務の標準化によって、発注ミスの削減や業務の属人化解消を実現できます。

発注データを参考にしながら購買業務に取り組めるため、新人教育や人材育成の教材にも活用可能です。また高額商品や大量ロットの商品など、本社で集中購買している商品の発注データを一元管理できます。

グループ会社や協力会社とデータを共有すれば、納入状況を正確に把握でき、意思決定のスピードと正確性を共に高められます。

顧客の急な発注要請にも柔軟に対応

在庫数が基準値を下回った段階で、自動的に決められた個数を発注できる定量発注機能を搭載しているシステムを選べば、常に在庫補充を繰り返す必要がなくなります。

毎月一定数出荷している製品の部品や原材料を定量発注に切り替えれば、欠品のリスクと担当者の負担を減らせます。一時的に注文数が増えたとしても柔軟な対応ができるため、顧客の急な要請があっても問題ありません。

自社の業務・業態に対応できる機能を搭載しているか

自社の業種や業態に合ったシステムを選択することが重要です。特に業界特有の商慣習がある場合は注意が必要です。たとえばメーカーの場合は、顧客別に毎月一定数必ず納品している商品があるでしょう。部品や原材料の在庫数を都度確認し、毎回手発注で発注していた場合は、在庫切れや業務負担が増大するリスクが高くなります。

定量発注機能を搭載していれば、常に自動で在庫補充する仕組みを作れます。設定在庫数を下回れば自動で発注するため、在庫切れを心配する必要はありません。ホームページ上で搭載している機能を確認し、条件に見合った製品を選びましょう。

操作性や機能性に優れているか

実際に購買管理システムを利用する従業員が、使いやすいと感じるシステムを選びましょう。特にITスキルに不安を抱える従業員にも利用できるシステムを選ぶことが重要です。

使いづらいシステムを選択するとかえって作業効率が悪化し、従業員のモチベーションも低下します。無駄な費用の発生を避けるためにも、無料トライアルを活用することが重要です。

操作画面が見やすいか、データ連携はスムーズかといった点など、自社が気になる点をコストを掛けずに確認できます。

サポート体制は充実しているか

導入から運用まで一貫したサポート体制が望めるかも重要なポイントです。製品側と素早くコミュニケーションを取れれば、トラブルの早期解決が望めます。特に初めて販売管理システムを導入する場合、わからない点も多いでしょう。

メールやチャット、電話など、コミュニケーションを取る選択肢が豊富だと、対処法をすぐに理解できます。オンラインヘルプが充実していると多くの情報を収集できます。

上記の点をホームページから確認し、手厚いサポートが望める製品を選択してください。また海外製品を選ぶ場合は慎重な判断が必要です。日本支社がない場合、対面で情報共有や意見交換ができません。

外部からのアクセス機会が多いか

外出先から購買管理システムにアクセスする機会が多い場合は、クラウド型の購買管理システムがおすすめです。インターネット環境が整っていればアクセス地点を問わず、システムへアクセスできます。

外回りが多い営業担当者は外出先で、製品の在庫状況確認や納期回答、見積書作成を進められます。隙間時間の有効活用によって、事務作業のために帰社する必要はありません。顧客からの要望にも素早く対応でき、顧客ロイヤリティ向上にもつなげられます。

また在宅勤務やサテライトオフィスワークなど、働き方の柔軟性を高められる点もクラウド型の魅力です。

外部システムとの連携性に優れているか

他システムとの連携に優れた購買管理システムを選択しましょう。販売管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連動した方がより多くの業務を効率化できるからです。

たとえば在庫管理システムや倉庫管理システムと連携できれば、入出荷や検品作業を効率化できます。互いの作業の進捗状況が把握でき、部署間の連携強化が期待できます。

また生産管理システムと連携できれば、原材料や部品数に応じた生産計画を立案可能です。現場で働く従業員を最大限有効活用でき、生産性を高められます。

購買業務特化型か販売業務対応型にするか

販売管理システムは購買業務特化型と販売業務対応型の2種類に分けられます。購買業務特化型は直接材や間接材の購買に必要な機能だけを搭載しているため、販売業務対応型よりも低コストで導入しやすいです。

一方で販売業務対応型は受発注管理や在庫管理、生産管理など、販売業務に関する機能も搭載しています。ECサイトを運営している企業やメーカー企業におすすめです。

多くの業務を自動化できる半面、購買業務特化型よりも多くの費用が必要です。予算や課題の内容に応じて、どちらのタイプを選ぶかを決断しましょう。

パンチアウト機能を搭載しているか

パンチアウト連携とは外部ECサイトのカタログサイトにログインし、商品の選定や発注を行う機能です。パンチアウト機能を搭載していれば発注を自動化できるだけでなく、コスト削減も図れます。

仕入先からカタログを購入する必要がありません。メンテナンスフリーで利用できる点も魅力です。パンチアウト連携や大手ECサイトと連携しているかを確認しましょう。

大手ECサイトと数多く連携しているシステムを選ぶと、幅広い分野の商品をすぐに購入できます。仕入先も集約でき、管理コスト削減やトラブルのリスク回避にもつなげられます。

オンプレミス型は多くの初期費用が必要

オンプレミス型の購買管理システムは、多額の初期費用が必要です。システム開発からインフラ環境の構築まで、自社で対応しなければなりません。サーバーやネットワーク機器などの調達が必要になり、数百万〜数千万規模の初期費用が発生するケースも珍しくありません。

またメンテナンスやアップデート、障害復旧作業も自社対応となるため、ランニングコストも多く発生します。

豊富な資金力とシステムに精通した人材が社内にいない限り、安定した運用は難しいです。オンプレミス型はどちらの条件もクリアしている一部の大企業向けと言えるでしょう。

販売業務の効率化を望む場合は受発注の連携性を確認

購買管理システムを導入し、販売業務全般の効率化を目指す場合は注意が必要です。受発注管理の連携性に注目してください。受発注データがスムーズに連携できないと、業務効率は高まりません。ミスマッチとなる可能性が高くなります。

たとえば、大手ショッピングモールやECサイトで自社商品を販売していたとしましょう。顧客からの注文データを取り込み、注文書の内容に転記できないと、注文を処理するだけで多くの時間が必要になります。

また、見積書の作成や顧客への納期連絡も自動化ができません。業務効率改善や作業負担を軽減するためにも、受発注管理の機能が充実した購買管理システムを選びましょう。

従業員が操作に慣れるまで時間が必要

購買管理システムを導入後、従業員が使いこなせるようになるには一定の時間が必要です。早期に従業員がシステムを使いこなせるよう、ユーザーインターフェースやユーザービリティに優れたシステムを選びましょう。

1つひとつの作業に時間が掛かるとかえって作業効率が悪化し、高い費用に見合った効果が得られません。ミスマッチを避けるためにも、無料トライアルを積極的に活用することが重要です。

無料トライアルを2週間〜1カ月用意している製品も多く、まずはコストをかけずに、操作性や機能性を確認してみるのも良いでしょう。

購買計画

原材料や部品、消耗品などの購入予定を立てる機能です。数量や仕入先、仕入価格など、購入予定の商品ごとに購入予定を立てていきます。部品や原材料の購買計画を基にして生産計画を立てるため、非常に重要な機能です。

また購買計画はいつでもシステムで確認できるため、発注モレ防止にも役立ちます。

仕入先管理

原材料や部品を購入する企業に関する情報を管理する機能です。「どの商品を・いつ・どのくらいの数量仕入れたか」など仕入れに関する情報を一元管理できます。

取引契約管理

原材料や部品を購入している企業と過去にどのような契約を結んでいるか、契約情報を一元管理する機能です。多くの企業は顧客だけでなく、仕入先とも契約書を交わしています。契約内容の不履行や内容不備を防げます

発注管理

発注した商品の価格や数量、希望納期を管理する機能です。過去の発注データをシステム上に保存しておけるため、発注ミスやトラブル防止に役立てられます。

また注文した商品の納入状況は一目で把握できるため、仕入先と何度も連絡を取り合う必要はありません。

在庫管理

工場や倉庫、オフィスに保管してある直接材や間接材の在庫数を可視化する機能です。システムには最新の在庫数が、資材や備品別に反映されます。正確な発注数を算出できるだけでなく、在庫状況を踏まえた生産計画の立案が可能です。

また倉庫管理システムと連携すると、出荷指示や在庫数共有をスムーズに進められます。

受発注管理

販売業務の効率化も望めるシステムが搭載している機能です。主にECサイトを運営する企業が活用する機能です。顧客からの注文データを取り込み、注文書の発行や受注伝票の作成、納期連絡をシステム側に一任できます。

注文データの一括処理や見積書の自動作成機能を搭載するシステムもあり、従業員の負担を軽減できます。

価格管理

仕入先から購入している原材料や部品、消耗材の購入価格を一元管理する機能です。過去の取引実績を参考にできるため、経験が浅い従業員が購買業務を担当した際、発注ミスを防げます。また仕入先変更を検討する上での資料としても活用できます。

原価・納期管理

メーカーや商社を中心に活用される機能です。発注した原材料や消耗品が従来の価格で、指定納期通りに納品されているかどうか、把握できる機能です。納期遅延が起きても理由や納入予定を仕入先と共有できれば、生産計画への影響を最小限に抑えられます。

顧客との納期調整もスムーズに進められるでしょう。

品質管理

納品された原材料や部品の品質が、取引先の保証した水準の品質を満たしているか、チェックする機能です。破損や異物混入を事前に発見することで、生産計画や顧客に与える悪影響を最小限に抑えられます。

破損や異物混入が継続的に見つかる場合は、速やかに仕入先の変更を決断しましょう。

検収支払管理

発注した商品が指定納期通りに納入され、数量や品質に問題が無ければ、検収を行う機能です。仕入伝票と請求書を作成し、仕入先に送付を行えます。

購買管理システムは製品によって特徴や機能もさまざま。「どのソフトを選べばいいかわからない・・・」といった方も多いのではないでしょうか。

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